Poniżej prezentujemy wybrane odpowiedzi ZUS na najciekawsze pytania płatników dotyczące e-zwolnień lekarskich.

(?) Czy zakład pracy może upoważnić np. pracownika do odbioru elektronicznych zwolnień lekarskich?

Tak. Płatnik składek, który jest zobowiązany rozliczać się z ZUS w formie elektronicznej, musiał założyć profil informacyjny na Platformie Usług Elektronicznych do końca 2015 roku. Profil zawsze jest zakładany dla osoby fizycznej.

Płatnik składek będący osobą fizyczną może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. W takim przypadku profil może być założony i dla płatnika - osoby fizycznej, i dla pełnomocnika (osoby fizycznej) lub tylko dla pełnomocnika.

Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swoich przedstawicieli ustawowych lub statutowych, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi. W takim przypadku profil będzie miała tylko osoba fizyczna (pracownik), która równocześnie uzyska dostęp do roli płatnika składek.

(?) Czy biuro rachunkowe prowadzące rozliczenia płatnika może mieć dostęp do elektronicznych zwolnień wystawianych pracownikom tego płatnika?

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i dane o tych zwolnieniach udostępniane są na profilu płatnika składek. W celu uzyskania dostępu do zaświadczeń lekarskich wystawionych w formie dokumentu elektronicznego i do danych o tych zaświadczeniach niezbędne jest posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Profil zakładany jest dla osoby fizycznej. Płatnik składek obsługiwany przez biuro rachunkowe może udzielić pełnomocnictwa pracownikowi biura rachunkowego. Osoba, której zostanie udzielone pełnomocnictwo, będzie miała dostęp do pełnego profilu płatnika, w tym do zaświadczeń lekarskich.

(?) Czy do odbierania elektronicznych zaświadczeń lekarskich konieczne jest zarejestrowanie upoważnienia ZUS-PEL w pełnym zakresie czy tylko do korespondencji?

W celu uzyskania dostępu do zaświadczeń lekarskich wystawionych w formie dokumentu elektronicznego i do danych o tych zaświadczeniach niezbędne jest posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Udzielenie pełnomocnictwa do korespondencji nie daje dostępu do profilu płatnika, a zatem nie daje dostępu do zaświadczeń lekarskich.

(?) Jak będą dostarczane e-ZLA, gdy pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach pracy?

Dla każdego płatnika składek będzie wystawiane odrębne zaświadczenie lekarskie. Każdy płatnik posiadający profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS otrzyma zwolnienie elektronicznie. Natomiast płatnik składek, który nie założy profilu na PUE, otrzyma od swojego pracownika wydruk zwolnienia lekarskiego z pieczątką i podpisem lekarza.

(?) Jak będą dostarczane zwolnienia dla pracodawców zatrudniających do 5 osób?

Jeśli pracodawca nie założy profilu na PUE, nie będzie możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA na profil płatnika składek. W takiej sytuacji lekarz po wystawieniu elektronicznego zwolnienia będzie musiał wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Ten wydruk pracownik będzie musiał dostarczyć swojemu pracodawcy.

(?) Czy po otrzymaniu e-ZLA płatnik będzie zobowiązany do jego wydrukowania? Czy będzie import zwolnień do programów Płatnik, IPP?

Nie ma potrzeby drukowania dokumentu elektronicznego. Dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego są dokumenty w formie elektronicznej. Kwestia zmiany funkcjonalności programu Płatnik będzie rozważana przez ZUS.

(?) Jakie dokumenty po wystawieniu e-ZLA musi przekazać do ZUS pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków?

Pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków, powinien przekazać do ZUS zaświadczenie ZUS Z-3 albo ZUS Z-3a, które jest traktowane na równi z wnioskiem o zasiłek (nie ma wówczas potrzeby składania odrębnego wniosku o zasiłek).

Jeżeli zwolnienie dotyczy opieki, niezbędny jest także wypełniony przez ubezpieczonego wniosek (ZUS Z-15). Może być także potrzebne zaświadczenie lekarskie wystawione przez lekarza na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, jeżeli lekarz nie zelektronizował tego zaświadczenia.

(?) Jak płatnik składek będzie zgłaszał na PUE kontrolę prawidłowości wystawionego zaświadczenia lekarskiego?

Płatnik składek bezpośrednio pod danymi o elektronicznych zaświadczeniach lekarskich będzie miał udostępnioną funkcję "Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia". Skorzystanie z niej skutkuje uzupełnieniem odpowiednich danych (o zaświadczeniu lekarskim) w formularzu wniosku.

Zarówno obecnie, jak i od 1 stycznia 2016 r. płatnik składek ma możliwość złożenia do ZUS formularza OL-2 (Wniosku pracodawcy o kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego), z wykorzystaniem standardowych ścieżek wypełniania i wysyłki dokumentów. Formularz jest dostępny na Platformie Usług Elektronicznych. Stosuje się go również do papierowych ZUS ZLA.

(?) Co będzie widział płatnik na swoim profilu na PUE po kontroli zwolnienia lekarskiego pracownika?

W przypadku wystawienia przez lekarza orzecznika ZUS "Zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS" (ZUS ZLA/K) informacja o skorygowaniu zwolnienia będzie widoczna na profilu PUE płatnika. Płatnik będzie widział zmianę statusu kontrolowanego zwolnienia na "skorygowane" oraz dane o ZUS ZLA/K w zakładce "Zaświadczenia lekarskie".

(?) Jak płatnik będzie informował ZUS, że tytuł ubezpieczenia trwa nadal w przypadku kontynuacji e-ZLA?

Płatnik składek może dokonać odpowiedniej adnotacji o trwaniu ubezpieczenia na wydruku e-ZLA albo zaświadczeniu lekarskim wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, jeżeli przekazuje je do ZUS. Może także przekazać informację o ubezpieczeniu wykorzystując formularz ZAS-12 (Zaświadczenie płatnika składek o dacie dostarczenia zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA przez ubezpieczonego oraz o trwaniu ubezpieczenia chorobowego/wypadkowego) wypełniając odpowiednie punkty (2-4). Formularz jest dostępny na PUE.

(?) Czy zwolnienia wystawione po ustaniu zatrudnienia (wyrejestrowaniu przez złożenie ZUS ZSWA) będą widoczne u ostatniego płatnika takiej osoby?

Nie. Zaświadczenia elektroniczne obejmujące w całości okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia nie będą przekazywane byłym płatnikom składek. Lekarz będzie wysyłał dwa egzemplarze elektronicznego zwolnienia do ZUS.

(?) Czy będzie można wydrukować z PUE informację o elektronicznych zwolnieniach lekarskich (zestawienie) dla jednej osoby ubezpieczonej?

Nie. Dane o elektronicznych zwolnieniach lekarskich na profilu płatnika można filtrować m.in. podając dane ubezpieczonego i eksportować. Nie ma odrębnej funkcjonalności dotyczącej tworzenia zestawień według wybranych kryteriów.

(?) Czy ZUS będzie archiwizował elektroniczne zwolnienia lekarskie?

Tak. ZUS będzie przechowywał e-ZLA. Będzie się to odbywać na takich samych zasadach, jak obecnie są przechowywane w ZUS dokumenty przekazywane przez płatników składek.

(?) Mam pytanie o udostępnianie elektronicznych zwolnień na koncie PUE płatnika. Przez jaki czas będą one widoczne? Czy jeżeli będę chciała zobaczyć np. zwolnienie lekarskie pracownika sprzed kilku miesięcy, to będę musiała wykonać jakieś dodatkowe czynności? Teraz gdy chciałam sprawdzić na PUE składki z 2010 roku, musiałam zamawiać dane archiwalne. Czy w przypadku e-zwolnień będzie podobnie?

Zaświadczenia lekarskie dostępne na profilu informacyjnym płatnika składek w formie dokumentów elektronicznych wystawionych przez lekarza (w wydzielonej części skrzynki "Dokumenty i wiadomości") nie są usuwane przez ZUS. Płatnik składek może je tam zachowywać. Może je także usunąć (zarchiwizować).

Natomiast zaświadczenia lekarskie dostępne na profilu informacyjnym płatnika składek w formie danych przetworzonych w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (w nowej zakładce "Zaświadczenia lekarskie" w panelu płatnika) standardowo prezentowane są za ostatnie 12 miesięcy, z możliwością zamówienia danych archiwalnych. Płatnik nie ma możliwości usunięcia danych z tej zakładki.

Źródło: www.zus.pl