Aby korzystać z możliwości, jakie dają zwolnienia elektroniczne (e-ZLA), należy założyć profil płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Obowiązek założenia profilu informacyjnego do końca grudnia 2015 r. dotyczy płatników, którzy przekazują do ZUS dokumenty rozliczeniowe drogą elektroniczną (rozliczają składki za więcej niż 5 ubezpieczonych). Pozostali płatnicy nie mają takiego obowiązku, ale mogą to zrobić dobrowolnie.

Przepisy nie przewidują sankcji za niewypełnienie tego obowiązku. Jeśli jednak płatnik składek nie założy profilu na PUE, pozbawi się dostępu do danych o elektronicznych zwolnieniach lekarskich. Nie ma to wpływu na możliwość wystawiania takich zwolnień przez lekarza.

W związku z tym jednostki budżetowe, mimo że ustawodawca nie wskazał tego wprost, też powinny założyć profil elektroniczny PUE. W grupie jednostek budżetowych należy rozróżnić:

● jednostki, które rozliczają składki za pracowników (lub osoby współpracujące) za więcej niż 5 osób - takie jednostki będą zobowiązane do utworzenia profilu PUE do 31 grudnia 2015 r.,

● jednostki, które nie rozliczają składek - dla takich jednostek utworzenie profilu w okresie przejściowym, tj. do dnia wejścia w życie e-zwolnień (do końca 2017 r.), będzie dobrowolne, ponieważ lekarz udostępni pracownikowi wydruk zwolnienia lekarskiego; po tej dacie będą tylko elektroniczne zwolnienia, zatem należy uznać, że jednostki budżetowe będą musiały utworzyć profil PUE.

Na swoim profilu PUE pracodawca będzie miał stały dostęp do zwolnień lekarskich zatrudnionych u niego pracowników. Po założeniu profilu pracodawca od razu otrzyma wiadomość, że pracownikowi wystawiono zwolnienie e-ZLA.

ZUS bezpłatnie udostępni zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym, bez numeru statystycznego choroby, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego (art. 58 ust. 1 ustawy zasiłkowej po nowelizacji). Zaświadczenia lekarskie w formie dokumentu elektronicznego nie mogą być wysyłane na adres e-mail płatnika składek (pracodawcy).

Zaświadczenie lekarskie będzie wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, zgodnie ze wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS (art. 55 ust. 1 ustawy zasiłkowej po nowelizacji).

Pracodawca będzie zwolniony z przekazywania zwolnienia do ZUS, nawet gdy ZUS będzie wypłacał zasiłek. Zwolnienie lekarskie trafi bowiem do ZUS automatycznie. Pracodawca będzie musiał przekazać do ZUS jedynie zaświadczenie wystawione na druku ZUS Z-3.

E-ZLA umożliwia także szybszą kontrolę poprawności wykorzystywania zwolnień lekarskich przez pracowników. Dotyczy to zwłaszcza krótkich zwolnień, które są często dostarczane z opóźnieniem. Pracodawca może także złożyć elektronicznie w ZUS wniosek o kontrolę prawidłowości wystawienia zwolnienia.

Poza tym pracodawca nie będzie już musiał sprawdzać, czy pracownik dostarczył zwolnienie w terminie 7 dni od jego otrzymania. W związku z tym pracownik nie poniesie konsekwencji dostarczenia zwolnienia po terminie, a pracodawca nie obniży mu zasiłku.

Jeśli płatnik składek założy profil informacyjny na PUE w 2016 r. lub później, będzie zobowiązany w terminie 7 dni od jego utworzenia do powiadomienia na piśmie swoich pracowników o ustaniu obowiązku dostarczania wydruku zwolnienia lekarskiego.

Zakładanie profilu informacyjnego

Należy pamiętać, że profil zawsze jest zakładany dla osoby fizycznej. Płatnik składek będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi jednostki budżetowej.

KROK 1 - należy wejść na stronę www.zus.pl i założyć profil na PUE. Na stronie ZUS należy się zarejestrować, płatnik otrzyma wówczas login i wybierze hasło.

KROK 2 - należy potwierdzić tożsamość - ze względu na bezpieczeństwo danych, do których płatnik uzyska dostęp. Można to zrobić:

● osobiście w jednostce ZUS - wystarczy mieć ze sobą dokument potwierdzający tożsamość, np. dowód osobisty, albo

● elektronicznie - jeśli płatnik posiada podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany lub profil zaufany Platformy Usług Administracji Publicznej) - podczas rejestracji na stronie ZUS www.zus.pl.

Dopiero po takim potwierdzeniu tożsamości dostęp do PUE zostanie aktywowany.

Sytuacje, w których konieczny będzie wydruk e-ZLA

Na żądanie ubezpieczonego oraz gdy z udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie informacji wynika, że jednostka budżetowa nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek, lekarz przekaże ubezpieczonemu wydruk wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, opatrzony jego podpisem i pieczątką.

W przypadku gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie będzie możliwe, w szczególności przy braku dostępu do Internetu albo braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, lekarz w dniu badania przekaże pracownikowi jednostki budżetowej zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, opatrzone jego podpisem i pieczątką (art. 55a ust. 6 i 7 ustawy zasiłkowej po nowelizacji). Takie papierowe zwolnienie pacjent będzie musiał dostarczyć pracodawcy albo ZUS. Natomiast lekarz będzie miał obowiązek w terminie 3 dni roboczych (od wystawienia albo ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zwolnienia) przesłać je elektronicznie do ZUS.

Przykład

Starostwo powiatowe (pracodawca) posiada profil informacyjny na PUE. Jednak na wniosek pacjenta lekarz zamiast zwolnienia elektronicznego przekazał mu wydruk z systemu teleinformatycznego. W tej sytuacji pacjent nie musi przekazywać pracodawcy wydruku zwolnienia w terminie 7 dni. Pracodawca będzie miał dostęp do e-zwolnienia na swoim profilu.

Jeśli jednostka budżetowa nie utworzy profilu, ma obowiązek do końca 2015 r. poinformować swoich pracowników o konieczności dostarczania wydruku zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej.

Jednostka budżetowa nieposiadająca profilu informacyjnego płatnika składek informuje ubezpieczonego, w formie pisemnej, w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania jej przez ubezpieczonego wydruku zaświadczenia. W przypadku utworzenia profilu informacyjnego płatnika składek, w terminie 7 dni od dnia utworzenia tego profilu, jednostka informuje ubezpieczonego, w formie pisemnej, o ustaniu obowiązku dostarczania wydruku zaświadczenia lekarskiego (art. 58 ust. 5 ustawy zasiłkowej po nowelizacji).

W sytuacji gdy pracownik otrzyma od lekarza zwolnienie na druku ZUS ZLA, należy postępować jak dotychczas. Przede wszystkim trzeba sprawdzić, czy pracownik dostarczył zwolnienie w ciągu 7 dni od jego otrzymania, a następnie albo wypłacić zasiłek (wynagrodzenie za czas niezdolności do pełnienia służby), albo niezwłocznie przekazać zwolnienie do ZUS (jeśli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków). Taka możliwość będzie tylko do końca 2017 r.

Przykład

Anna W. jest zatrudniona w szkole. Pracodawca do końca 2015 r. założy profil na PUE. Jeśli pracownica po 1 stycznia 2016 r. przyniesie zwolnienie papierowe, pracodawca będzie musiał zweryfikować, czy został zachowany 7-dniowy termin na jego dostarczenie. W przeciwnym razie pracodawca, począwszy od 8. dnia, obniży jej zasiłek chorobowy.

Pracodawcy niebędący płatnikami składek

Nowelizacja nie rozstrzyga kwestii, czy jednostki budżetowe, które wypłacają jedynie uposażenie, a nie są płatnikami składek (np. jednostki wymiaru sprawiedliwości: sądy, prokuratura, Policja, ABW, CBA itd.), mogą założyć profil informacyjny na PUE. Jak wiadomo, profil ten może założyć jedynie płatnik składek. Należy jednak uznać, że skoro od 1 stycznia 2018 r. będą obowiązywały jedynie zwolnienia elektroniczne, to założenie tego profilu będzie obowiązkowe. W przeciwnym razie jednostki te nie będą mogły ewidencjonować zwolnień elektronicznych, mimo że dowodem usprawiedliwienia nieobecności w pracy z powodu choroby nadal będzie zwolnienie lekarskie. Brak profilu, a w konsekwencji dostępu do zwolnień elektronicznych, uniemożliwi usprawiedliwianie nieobecności od 1 stycznia 2018 r.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 13-27 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2015 r., poz. 1066; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1735

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, od 10 lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS