Najczęściej spotykane nieprawidłowości w formularzach PIT-11 i PIT-40 dotyczą:

● wskazania nieaktualnego adresu podatnika,

● wykazania kosztów uzyskania przychodów w zawyżonej lub zaniżonej wysokości,

● podania nieprawidłowej kwoty przychodu lub zaliczki podatkowej

Pomyłka w adresie podatnika

Obowiązkowym elementem zarówno w PIT-11 (w części C), jak i w PIT-40 (w części C.2) jest podanie adresu zamieszkania podatnika, aktualnego według stanu na 31 grudnia roku podatkowego.

Trzeba pamiętać, że adresu zamieszkania nie należy utożsamiać z adresem zameldowania. Jeśli w informacji PIT-11 lub PIT-40 płatnik wskaże nieprawidłowy adres podatnika (np. z powodu nieuwzględnienia zgłoszonej przez niego zmiany miejsca zamieszkania, jeżeli nastąpiła do 31 grudnia), wówczas należy przygotować korektę z uzasadnieniem.

Wraz ze zmianą adresu podatnika zmianie może ulec właściwy dla niego urząd skarbowy, do którego należało przesłać PIT-11 lub PIT-40. W takiej sytuacji w korygowanym formularzu oprócz nowego adresu należy wskazać prawidłowy miejscowo urząd skarbowy. Korektę (wraz z uzasadnieniem) trzeba dostarczyć urzędowi skarbowemu, któremu pierwotnie doręczono ten dokument. Urząd ten powinien przesłać skorygowany formularz do urzędu właściwego miejscowo dla podatnika. Prośbę o takie przesłanie płatnik może dodatkowo zawrzeć w uzasadnieniu do korekty.

Nieprawidłowa kwota kosztów uzyskania przychodu

Zasady wykazywania kosztów uzyskania przychodu w PIT-11 i PIT-40 są różne. Wspólne jest to, że w części D poz. 24 PIT-11 i w części E poz. 24 PIT-40 należy zaznaczyć właściwą pozycję dotyczącą kosztów zastosowanych w roku podatkowym.

W informacji PIT-11 płatnik powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodów, jakie faktycznie zastosował, obliczając zaliczkę na podatek za poszczególne miesiące roku podatkowego. Przykładowo, jeżeli koszty zostały obniżone do wysokości przychodu w danym miesiącu lub w wyniku błędu programu płacowego nie były przez pewien okres w ogóle naliczane, należy je wykazać w PIT-11 w faktycznie zastosowanej wysokości.

PRZYKŁAD

Z powodu kłopotów finansowych spółka X przez 3 pierwsze miesiące 2014 r. nie wypłacała wynagrodzeń swoim pracownikom. Zaległe pensje zatrudnieni otrzymali dopiero w kwietniu 2014 r. wraz z wynagrodzeniem za ten miesiąc. W tej sytuacji, mimo realizowania wypłat w kwietniu łącznie za 4 miesiące, do celów ustalenia zaliczki na podatek można zastosować kwotę kosztów uzyskania przychodów za 1 miesiąc. W efekcie w PIT-11 za 2014 r. spółka powinna uwzględnić jedynie koszty faktycznie odliczone w 2014 r. W tej sytuacji pracownik, który sam będzie dokonywał rocznego obliczenia podatku, w zeznaniu rocznym (np. w PIT-37) ma prawo uwzględnić pełne ustawowe koszty także za okres od stycznia do marca 2014 r.

Natomiast płatnik sporządzający PIT-40 powinien uwzględnić w nim:

● pełną sumę kosztów uzyskania przychodu przysługującą podatnikowi w danym roku (z uwzględnieniem rocznego limitu) albo

● faktycznie poniesione wydatki, udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Wskazanie niewłaściwego pola dotyczącego zastosowanych kosztów uzyskania przychodów, zaniżenie lub zawyżenie kwoty kosztów uzyskania przychodów w PIT-11 lub PIT-40 powoduje powstanie obowiązku skorygowania tych formularzy i pisemnego uzasadnienia dokonanej korekty.

Błędna kwota przychodu

Często spotykaną nieprawidłowością przy sporządzaniu formularzy PIT-11 i PIT-40 jest wykazywanie przez płatników, odpowiednio w części E i części F (np. w poz. 25), niewłaściwych sum przychodu uzyskanego przez podatnika w danym roku podatkowym. Może to być wynikiem:

● uwzględnienia w przychodach wynagrodzenia, które zostało postawione do dyspozycji podatnika w roku następującym po roku, za który jest sporządzany dany formularz (np. wynagrodzenie za grudzień wypłacane w styczniu następnego roku),

● nieuwzględnienia pensji za grudzień poprzedniego roku, wypłaconej w styczniu, w roku, którego dotyczy PIT-11 lub PIT-40,

● wliczenia do przychodów wartości świadczeń zwolnionych z opodatkowania.

Popełnienie wskazanych błędów wiąże się z koniecznością przeliczenia kwoty przychodów i ponownego przesłania formularza do urzędu (w trybie korekty) z prawidłowo wykazaną wartością świadczeń otrzymanych w trakcie roku podatkowego.

Wykazanie w formularzu sporządzonym za poprzedni rok zaliczki na podatek opłaconej w bieżącym roku

W praktyce zdarza się, że od należności podatnika pracodawca pobrał w poprzednim roku zaniżoną kwotę zaliczki na podatek i swój błąd poprawia w bieżącym roku, przelewając na konto fiskusa brakującą kwotę zobowiązania podatkowego. W takiej sytuacji dopłatę podatku należy uwzględnić w formularzu PIT-11 sporządzanym za rok, w którym niedopłata została uregulowana. Nieprawidłowe jest wykazywanie takiej dopłaty w PIT-11 za rok ubiegły. Gdyby pracodawca postąpił w ten sposób, musiałby skorygować wskazany formularz.

PIT-11 jest informacją o pobranych (a nie należnych) zaliczkach na podatek dochodowy. Zatem niepobranej i nieopłaconej właściwej kwoty zaliczki nie wykazuje się w tej informacji ani w jej korekcie.

Zarówno PIT-11, jak i jego korekta powinny obrazować stan faktyczny zaistniały w danym roku. Dlatego w informacji powinny być uwzględnione tylko te zaliczki, które faktycznie zostały pobrane przez pracodawcę z dochodu pracownika w roku, za który informacja jest sporządzona. Potwierdził to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 22 września 2014 r. (IPPB4/415-589/14-2/MS1). Dotyczy to również PIT-40.

PRZYKŁAD

Pracodawca Y na początku stycznia 2015 r. zauważył, że w przypadku jednego z pracowników odprowadził w listopadzie 2014 r. zaliczkę podatkową w zaniżonej wysokości. Chcąc jak najszybciej naprawić ten błąd, 12 stycznia 2015 r. przelał na konto urzędu skarbowego niedopłaconą kwotę zaliczki, którą następnie potrącił ze styczniowej pensji pracownika. W przedstawionych okolicznościach dopłatę podatku trzeba będzie wykazać w PIT-11 za 2015 r., mimo że dotyczyła 2014 r.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 251

● art. 81, art. 82 § 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 251

● § 2 i załącznik nr 13 do rozporządzenia Ministra Finansów z 27 listopada 2014 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz.U. z 2014 r., poz. 1674

● § 2 i załącznik nr 13 do rozporządzenia Ministra Finansów z 17 listopada 2014 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz.U. z 2014 r., poz. 1634

Mariusz Pigulski

 ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej