Księgowanie operacji gospodarczej - usługi remontowej wykonanej w ciągu dwóch lat nastąpi zarówno w bieżącym, jak i kolejnym roku.

Zgodnie z planem kont m.in. dla samorządowych jednostek budżetowych, określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), do ewidencji operacji gospodarczych z tytułu zakupu dostaw, robót i usług służą następujące konta:

● 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" - do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Konto to obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz za spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń;

Ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań;

● 300 "Rozliczenie zakupu" - do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów (artykułów spożywczych), robót i usług, a w szczególności do ustalenia wartości materiałów, towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych;

Na stronie Wn 300 konta ujmuje się: faktury dostawców krajowych i zagranicznych łącznie z naliczonym podatkiem od towarów i usług (dalej: podatek VAT) oraz podatek VAT, podatek akcyzowy, cło pobierane przy imporcie. Na stronie Ma ewidencjonuje się: wartość przyjętych dostaw i usług, naliczony podatek VAT do rozliczenia z urzędem skarbowym bezpośrednio lub po spełnieniu określonych warunków, naliczony podatek VAT, niepodlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku należnego, dotyczący składników majątku obrotowego, zwiększający ich wartość lub obciążający właściwe koszty albo rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne, naliczony podatek VAT niepodlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku należnego, dotyczący środków trwałych, inwestycji rozpoczętych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwiększający ich wartość.

Konto 300 może wykazywać dwa salda: Wn - oznacza stan dostaw w drodze (materiały i towary w drodze) i Ma - określa stan dostaw lub usług niefakturowanych.

● 402 "Usługi obce" - do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki;

Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma księguje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

Ponadto operacje gospodarcze dotyczące zaangażowania środków finansowych z tytułu zakupu dostaw, robót i usług dokonanych w dwóch kolejnych latach budżetowych ewidencjonuje się na następujących kontach pozabilansowych:

● 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" - służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym;

Na stronie Wn konta 998 ujmuje się: równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym oraz równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Natomiast na stronie Ma ujmuje się zaangażowanie wydatków, tj. wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków;

● 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat" - służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych;

Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym, a na stronie Ma księguje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych.

Ewidencja szczegółowa do konta 999 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

ZAPAMIĘTAJ!

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, gdzie samorządowa jednostka budżetowa zleciła wykonanie usługi remontowej, która z uwagi na jej wadliwość przeprowadzona będzie w dwóch etapach - oddzielnie w roku 2015 i 2016, za które wystawione będą dwie odrębne faktury, ewidencja księgowa dotycząca tej operacji gospodarczej nastąpi na kontach księgowych zarówno w roku bieżącym, jak i kolejnym roku budżetowym.

Dodać należy, że w przypadku zapłaty za wystawioną i otrzymaną fakturę za kontynuację usługi remontowej wadliwych prac w następnym roku po roku, w którym rozpoczęto prace remontowe, tj. za 2016 r., nie wystąpią: zobowiązania wobec wykonawcy, zaliczka na poczet przyszłej usługi usunięcia usterek/reklamacji oraz nie nastąpią również korekty wystawionych wcześniej faktur.

Wobec tego ewidencja księgowa dotycząca operacji gospodarczej z tytułu dwuetapowego remontu łazienki z zapłatą za odrębne faktury wystawione w dwóch oddzielnych latach kalendarzowych powinna przebiegać tak, jak to przedstawiono na schemacie.

Schemat. Ewidencja księgowa usługi remontowej przeprowadzonej w dwóch latach

Ewidencja księgowa dotycząca przedstawionej operacji gospodarczej zakupu usługi remontowej zrealizowanej odpowiednio w 2015 i 2016 r. dokonana zostanie na kontach księgowych samorządowej jednostki budżetowej w dwóch kolejnych latach budżetowych.

RADOSŁAW TYBURCZY

biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie kontroli, autor licznych publikacji

PODSTAWY PRAWNE

● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

● załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1470)