ZASADA 1. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia salda

Dowolny dzień w okresie ostatniego kwartału roku obrotowego, do 15. dnia następnego roku (tj. od 1 października do 15 stycznia roku następnego).

ZASADA 2. Inicjatywa uzgodnienia rozrachunków

Z inicjatywą uzgodnienia rozrachunków, w myśl ustawy o rachunkowości, występuje zawsze wierzyciel (a więc jednostka, która ma należność). Prawo bilansowe nie nakłada obowiązku występowania przez dłużnika z inicjatywą inwentaryzowania sald zobowiązań, ale i nie zabrania dłużnikowi występować o potwierdzenie wysokości długu.

ZASADA 3. Należności, które nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda

Inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda nie podlegają:

• należności sporne i wątpliwe,

• rozrachunki z tytułów publicznoprawnych,

• należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

• należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych.

Czy potwierdzenie sald należności może odbywać się drogą e-mailową?

Tak. Warunkiem jest jednak podpisanie potwierdzenia salda przez kontrahenta bezpiecznym podpisem elektronicznym. Należy przy tym pamiętać, że bezpieczny podpis elektroniczny pod potwierdzeniem e-mailowym salda powinien należeć do osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu kontrahenta.

Czy potwierdzać salda zerowe?

Tak/Nie. Jeżeli jednostka posiada kontrahentów, z którymi prowadzone są liczne transakcje generujące znaczne obroty, wskazane jest dokonanie potwierdzenia salda zerowego. Wówczas jednostka ma pewność, że nie ominęła w trakcie inwentaryzacji istotnego aktywu, który nie istnieje jedynie ze względu na popełniony błąd w księgach rachunkowych.

W innych przypadkach z reguły nie występuje się o potwierdzenie salda zerowego.

Czy możliwe jest "milczące" potwierdzenie salda ("milcząca" akceptacja salda)?

Nie. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczących potwierdzeń sald (zwanych także czasem milczącą akceptacją salda). Oznacza to, że nawet w sytuacji gdy w potwierdzeniu salda znalazła się informacja, że w przypadku nieotrzymania od kontrahenta potwierdzenia w ciągu np. 30 dni wierzyciel uznaje saldo za zgodne, to zapis taki nie jest skuteczny.

Czy saldo należności wysłane do potwierdzenia powinno uwzględniać również odsetki za zwłokę w zapłacie i kary umowne?

Tak, jeśli wierzyciel nie zamierza odstąpić od ich wyegzekwowania.

Czy potwierdzenie salda przez kontrahenta oznacza, że od należności nie trzeba dokonywać odpisów aktualizujących?

Nie. Potwierdzenie sald przez kontrahenta nie daje żadnej pewności, że należności zostaną zapłacone. Dlatego też, jeśli są to należności wątpliwe, należy na nie utworzyć odpisy aktualizujące.

Czy termin inwentaryzacji będzie dotrzymany, jeśli potwierdzenie dotyczy stanu należności ustalonego na dzień po dniu bilansowym (np. stan na 10 stycznia)?

Nie. Jednostka może co prawda dokonywać potwierdzenia sald w terminie od 1 października do 15 stycznia roku następnego, ale musi to dotyczyć stanu z ksiąg na dowolny dzień między 1 października a 31 grudnia.