10/2015, data dodania: 13.05.2015 Jak należy ustalić składki od przychodu pracownika z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych
Pracownik naszego zakładu (przedstawiciel handlowy) wykorzystuje samochód służbowy także do celów prywatnych. Nowe przepisy podatkowe wprowadziły ryczałtowy sposób obliczania przychodu pracowniczego z tego tytułu. Czy tak samo powinniśmy wyliczyć kwotę, od której naliczymy składki ZUS? A może przychód ten jest zwolniony ze składek?
PROBLEM
RADA
Nie. Od przychodu pracowniczego związanego z użyczeniem przez pracodawcę samochodu służbowego do celów prywatnych pracowników należy odprowadzić składki. Do podstawy wymiaru składek doliczamy kwotę ustaloną na nowych zasadach. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Płatnik składek, którym jest pracodawca, ma obowiązek prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe) pracownika. Nie może pominąć żadnego z przychodów, które - zgodnie z obowiązującymi przepisami - nie podlegają wyłączeniu z oskładkowania.
Do oskładkowanych przychodów należy m.in. kwota wynikająca z używania przez pracownika pojazdu będącego w posiadaniu bądź własności pracodawcy, jeżeli pojazd ten jest używany do celów prywatnych pracownika.
UWAGA!
Wartość pieniężna świadczenia polegającego na udostępnieniu pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych jest przychodem, od którego płatnik musi odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Od 1 stycznia 2015 r. przepisy podatkowe wprowadziły ryczałtowy sposób rozliczenia wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych (art. 12 ust. 2a-2b ustawy o pdof). Ustala się ją w następującej wysokości:
● 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
● 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych - w wysokości 1/30 kwot określonych w ww. przepisach.
PRZYKŁAD
Marian B. jest zatrudniony na umowę o pracę przez wrocławskiego przedsiębiorcę przewozowego od stycznia 2015 r. Samochód o pojemności silnika 1800 cm3, który stanowi jego narzędzie pracy, może wykorzystywać do celów prywatnych. Od 9 do 18 lutego br. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. W tym czasie zostawił samochód służbowy na parkingu pracodawcy. W związku z tym pracodawca ustalił jego przychód pracowniczy za korzystanie z samochodu służbowego w wysokości 239,94 zł (400 zł : : 30 = 13,33 zł; 13,33 zł x 18 dni = 239,94 zł).
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowią przychody uzyskiwane z umowy o pracę, ustalone zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki na ubezpieczenia społeczne nie są opłacane od:
● wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy związanej z chorobą,
● zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
● przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dalej: rozporządzenie składkowe).
Rozporządzenie składkowe zawiera też własne zasady ustalania kwoty podstawy wymiaru składek od przychodów w naturze (§ 3 rozporządzenia składkowego). Jednak przepisy rozporządzenia należy stosować przy ustalaniu wartości pieniężnej świadczenia polegającego na udostępnianiu służbowego samochodu tylko wówczas, gdy udostępnienie samochodu do celów prywatnych, jako usługa, wchodzi w zakres działalności gospodarczej pracodawcy (np. wypożyczalnie aut, firmy leasingowe). W takiej sytuacji wartość świadczenia ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie braku takich zapisów - według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy (§ 3 pkt 1 rozporządzenia składkowego). Sytuacja taka dotyczy jednak stosunkowo niewielkiej liczby płatników - w zasadzie tylko tych, których działalność polega na komercyjnym wypożyczaniu/wynajmie samochodów, a także leasingodawców.
W pozostałych przypadkach, tj. gdy do zakresu działalności pracodawcy nie należą usługi związane z wypożyczaniem aut, zdaniem ZUS, podstawa wymiaru składek powinna zostać ustalona zgodnie z przepisami podatkowymi (art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Płatnicy zarówno składek, jak i podatku dochodowego mają od 1 stycznia 2015 r. ułatwione zadanie, po jednoznacznym uregulowaniu tej kwestii w przepisach podatkowych.
UWAGA!
Przy ustalaniu wartości świadczenia polegającego na udostępnieniu samochodu służbowego do celów prywatnych nie stosuje się przepisów rozporządzenia, lecz ustala tę wartość w wysokości ryczałtu określonego w ustawie o pdof.
PRZYKŁAD
Bogdan C. zatrudniony jako pracownik w firmie handlowej korzysta z samochodu służbowego również do własnych celów. Samochód ma pojemność silnika 1100 cm3 i pracownik korzystał z niego przez cały miesiąc. Pracodawca ustalił przychód Bogdana C., wliczony do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zgodnie z przepisami podatkowymi w wysokości 250 zł.
Zdaniem ZUS przychód związany z korzystaniem przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych nie korzysta ze zwolnienia składkowego. Takie stanowisko zajął ZUS m.in. w interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2015 r. (znak DII 200000/43/246/2015):
| Stan faktyczny | Własne stanowisko przedsiębiorcy w sprawie |
| 1 | 2 |
| Wnioskodawca poinformował, że przydzielił kilku swoim pracownikom samochody służbowe, które mogą być wykorzystywane również do celów prywatnych. Pracownicy mają ponosić za nie częściową odpłatność. Zostanie to zapisane w regulaminie wynagradzania. Pracodawca oświadczył, że świadczenie to będzie stanowiło przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof. | Zdaniem płatnika opisany we wniosku przychód, ustalony jako różnica między wartością świadczenia a częściową opłatnością pracownika, będzie zwolniony ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. |
| Stanowisko przedsiębiorcy, przedstawione we wniosku o interpretację, | |
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS tego rodzaju przychodu nie można zaliczyć do "nabycia po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów bądź usług", ponieważ polega jedynie na bezpłatnym korzystaniu z rzeczy będącej własnością pracodawcy. Nie jest też "korzystaniem z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji", gdyż polega na udostępnieniu pracownikowi do swobodnego używania samochodu służbowego.
Zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne może być jedynie zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu do niego należącego, jeżeli jest używany na potrzeby pracodawcy (§ 2 pkt 13 rozporządzenia składkowego).
Zwolnienie ze składek obejmuje następujące rodzaje przychodów pracownika:
● ryczałt pieniężny - ustalony zgodnie z zasadami wskazanymi w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, lub
● kilometrówkę - jeżeli pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121
● art. 81 ust. 2, ust. 5-6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 581
● art. 12 ust. 2a-2b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 478
● § 2 ust. 1 pkt 13 i pkt 26, § 3 ust. 3, pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967
Andrzej Okułowicz
ekspert i praktyk, prawnik, od 15 lat zajmujący się prawem ubezpieczeń społecznych
