W przypadku pracodawców udostępniających swoim pracownikom samochody służbowe do celów prywatnych, lecz nie jako nieodpłatne świadczenie, dotychczasowe zasady rozliczeń z tego tytułu pozostają bez zmian.

Czy aby wprowadzić ryczałt z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych, musimy opracować regulamin pracy (jeżeli nie jesteśmy do tego zobowiązani)? Czy pracownicy będą musieli potwierdzać korzystanie z samochodów dodatkowym oświadczeniem? Czy takie zapisy może zawierać umowa o pracę?

Wprowadzenie przepisów dotyczących określenia wartości świadczenia z tytułu całkowicie lub częściowo nieodpłatnego wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych (art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof) nie wiąże się z powstaniem obowiązków w zakresie prawa pracy, zwłaszcza tworzenia regulaminów pracy przez pracodawców stosujących wskazane przepisy ustawy o pdof.

Analogicznie nie ma obowiązku wprowadzania treści odpowiadających wskazanym przepisom do istniejących u pracodawców regulaminów pracy. Ze względów porządkowych zalecana jest natomiast zmiana postanowień regulaminów pracy niezgodnych z tymi przepisami (chodzi o postanowienia określające inne zasady ustalania wysokości przychodów z tytułu całkowicie lub częściowo nieodpłatnego wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych).

Wprowadzeniu tych przepisów nie towarzyszyło również określenie obowiązku sporządzania przez pracowników jakichkolwiek szczególnych oświadczeń czy zamieszczania w umowie o pracę zapisów o nieodpłatnym korzystaniu. Jednak nie ma przeszkód, aby takie oświadczenia, zapisy w umowie o pracę lub umowy cywilnoprawne albo regulaminy w tym zakresie były praktykowane. Zależy to bowiem wyłącznie od woli stron stosunku pracy.

Wzór umowy o korzystanie z samochodu służbowego, w tym również do celów prywatnych

Czy kwotę ryczałtu z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych (250 zł lub 400 zł) należy doliczyć wyłącznie do przychodu podlegającego opodatkowaniu? Czy wskazana kwota jest zwolniona ze składek ZUS?

Wprowadzone od 1 stycznia 2015 r. kwoty nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych stanowią podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych przychody ze stosunku pracy. Z przepisów ustawy systemowej wynika, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód tych osób w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, z wyjątkiem przychodów zwolnionych z tych składek (art. 18 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej). Jednak przychód z tytułu użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych nie jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego). A zatem przychody z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych nie tylko powiększają opodatkowane przychody pracowników, ale również podlegają oskładkowaniu. Aktualna w tym zakresie pozostaje interpretacja gdańskiego oddziału ZUS z 29 maja 2013 r. (znak DI/100000/451/659/2013), zgodnie z którą:

(...) wśród przychodów wyłączonych z postawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, określonych ww. rozporządzeniu, nie zostały wymienione świadczenia w postaci m.in. bezpłatnego udostępnienia przez pracodawcę pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych i tym samym takie świadczenie stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla zatrudnionych pracowników (...).

PRZYKŁAD

Pracodawca od 1 marca 2015 r. umożliwia Leszkowi G. używanie do celów prywatnych samochodu służbowego o pojemności silnika 1349 cm³. Płaca zasadnicza pracownika wynosi 2600 zł. Przychód ze stosunku pracy osiągany miesięcznie przez tę osobę to 2850 zł (2600 zł + 250 zł). Kwota tego przychodu stanowi jednocześnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne Leszka G.

Lista płac za marzec 2015 r. powinna wyglądać następująco (przy założeniu, że pracownik nie korzystał w tym miesiącu ze zwolnień lekarskich ani nie wystąpiła inna nieobecność w pracy oraz ma on prawo do podstawowych kup i złożył PIT-2):

Obowiązujące w naszej firmie przepisy wewnątrzzakładowe dotyczące udostępniania samochodu służbowego do celów prywatnych przewidują obciążanie pracownika kosztami tego świadczenia. Wysokość kosztów została ustalona na podstawie cen rynkowych wynajmu samochodów oraz ceny paliwa, czyli nie jest to świadczenie powodujące powstanie przychodu (świadczenie nieodpłatne). Czy w związku ze zmianami ustawy o pdof od 1 stycznia 2015 r. musimy zmienić sposób rozliczania udostępniania samochodu służbowego?

Dodane od 1 stycznia 2015 r. przepisy wskazujące wysokość świadczenia z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych mają zastosowanie w dwóch przypadkach:

● jeżeli samochody służbowe są wykorzystywane przez pracowników do celów prywatnych nieodpłatnie - wówczas wysokość osiąganych przez podatników przychodów należy ustalać na podstawie art. 12 ust. 2a i 2b ustawy o pdof, tj. jeżeli samochód był używany przez cały miesiąc do celów prywatnych, to wartość nieodpłatnego świadczenia z tego tytułu wynosi:

● 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³;

● 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³;

● jeżeli samochody służbowe są wykorzystywane przez pracowników do celów prywatnych częściowo odpłatnie, tj. odpłatność ponoszona przez pracowników jest niższa od wyżej wskazanych kwot, wówczas przychodem pracownika jest różnica między kwotą 250 zł lub 400 zł a ponoszoną przez niego odpłatnością.

Nowe przepisy nie mają zastosowania wówczas, gdy odpłatność ponoszona przez pracowników jest wyższa niż wskazane wyżej kwoty. Taka sytuacja najprawdopodobniej ma miejsce w przedstawionym przez Państwa pytaniu, tj. ustalone na podstawie cen rynkowych wynajmu samochodu oraz ceny paliwa koszty udostępniania pracownikowi samochodu służbowego są wyższe niż 250 zł lub 400 zł, czyli wyższe niż maksymalna kwota przychodu pracownika wynikająca z art. 12 ust. 2a i 2b ustawy o pdof.

Prowadzi to do wniosku, że wskazane przepisy nie wpływają na dotychczas stosowane przez Państwa zasady rozliczania udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych. Zatem mogą Państwo nadal stosować dotychczasowe zasady tych rozliczeń.

Czy prezes spółki z o.o. wykonujący swoje czynności na podstawie powołania (nie jest pracownikiem spółki) otrzymuje od 1 stycznia 2015 r. przychód z tytułu udostępnienia mu samochodu służbowego do celów prywatnych?

Należy wyjaśnić, że nie jest tak, iż dopiero od 1 stycznia 2015 r. powstają przychody z tytułu nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego udostępniania samochodów osobom fizycznym. Takie przychody powstawały również na podstawie przepisów obowiązujących do końca 2014 r. Jednak wtedy ich wysokość zawsze była ustalana na zasadach ogólnych (art. 11 ust. 2a i 2b ustawy o pdof).

Zasady ustalania wartości pieniężnej nieodpłatnych świadczeń innych niż udostępnienie samochodu

Od 1 stycznia 2015 r. dodane zostały jedynie przepisy szczególne określające sposób ustalania wysokości tych przychodów w przypadkach, gdy samochody służbowe są wykorzystywane do celów prywatnych przez pracowników (art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof).

Nowe przepisy nie mają zastosowania do prywatnego wykorzystywania samochodów służbowych przez osoby fizyczne niebędące pracownikami, w tym osoby fizyczne pełniące funkcje członków zarządu spółki na podstawie powołania. A zatem niebędący pracownikiem prezes spółki wykonujący swoje czynności na podstawie powołania, któremu nieodpłatnie udostępniany jest samochód służbowy do celów prywatnych, uzyskuje z tego tytułu przychody z nieodpłatnych świadczeń, których wysokość należy ustalić na podstawie ceny rynkowej stosowanej przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów (art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o pdof). W tym zakresie od 1 stycznia 2015 r. nic się nie zmieniło. Identycznie bowiem wyglądała sytuacja w 2014 r. oraz w latach wcześniejszych.

Czy prezes spółki zatrudniony na umowę o pracę w zadaniowym czasie pracy, korzystający z samochodu służbowego do celów związanych z działalnością spółki, powinien otrzymać zryczałtowane świadczenie z tego tytułu? Używanie samochodu wyłącznie na potrzeby prywatne występuje tylko w weekendy, ponieważ zdarza się, że prezes pracuje również w miejscu zamieszkania.

Obowiązujące od 1 stycznia 2015 r. przepisy szczególne dotyczące ustalania przychodu z nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego prywatnego korzystania z samochodów służbowych mają zastosowanie do wszystkich pracowników, w tym będących pracownikami prezesów spółek.

Zatem w przedstawionej sytuacji u prezesa spółki powstaje przychód ze stosunku pracy w wysokości określonej tymi przepisami (250 zł lub 400 zł, jeżeli przez cały miesiąc wykorzystywał samochód na potrzeby prywatne).

Należy przy tym zauważyć, że w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wysokość przychodów ustala się za każdy dzień takiego wykorzystywania w wysokości 1/30 kwot określonych w art. 12 ust. 2a ustawy o pdof, tj. z 250 zł i 400 zł, które wynoszą odpowiednio za 1 dzień korzystania 8,33 zł i 13,33 zł. Przepis ten może mieć zastosowanie także w przypadku wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych tylko w weekendy. Dlatego w przedstawionej sytuacji przychód prezesa spółki należy ustalić nie w wysokości miesięcznego ryczałtu, lecz w wysokości ryczałtu stanowiącego iloczyn dni wykorzystywania przez prezesa samochodu do celów prywatnych oraz stawki za 1 dzień.

PRZYKŁAD

Prezes spółki korzysta z samochodu służbowego o pojemności silnika 1998 cm³ do celów prywatnych tylko w weekendy, tj. od piątku do niedzieli. W takim przypadku za luty 2015 r. do przychodów prezesa zamiast kwoty ryczałtu miesięcznego w wysokości 400 zł można zaliczyć kwotę 159,96 zł, tj. iloczyn 12 dni (sumy piątków, sobót i niedziel w lutym 2015 r.) oraz 13,33 zł (tj. 1/30 z 400 zł).

Tomasz Krywan

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii podatkowej, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 11 ust. 2a i ust. 2b, art. 12 ust. 2a-2c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 251

● art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121