Tak, faktury za usługi wystawione na przełomie roku a dotyczące roku ubiegłego należy ująć w kosztach grudnia roku poprzedniego.

W związku z pojawiającymi się na przełomie roku wieloma wątpliwościami dotyczącymi księgowania faktur VAT należy, przede wszystkim, dokładnie sprawdzić zapisy obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości, ponieważ to od nich w dużej mierze będzie uzależniony sposób ujęcia faktur w księgach rachunkowych.

Prawidłowo skonstruowane zarządzenie powinno odzwierciedlać przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) dotyczące zasady memoriału. Jednostka budżetowa powinna uwzględnić w swoim zarządzeniu ważny zapis, że stosować będzie zasadę memoriału, która wymaga ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich przypadających na rzecz jednostki przychodów, jak też obciążających ją kosztów, związanych z tymi przychodami, dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 uor). Kierując się tą nadrzędną zasadą, jednostka powinna w księgach rachunkowych grudnia ująć koszty dotyczące tego okresu, wynikające z wystawionych i otrzymanych w styczniu faktur. Ponadto, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 uor).

Sposoby ewidencji faktur na przełomie roku budżetowego przedstawiono na dwóch przykładach.

Przykład 1

Fakturę VAT za wykonaną usługę lub nabyty towar wystawioną 31 grudnia 2013 r., która wpłynęła do jednostki 7 stycznia 2014 r., należy ująć w księgach rachunkowych grudnia w sposób przedstawiony na schemacie.

SCHEMAT. Ewidencja faktury VAT otrzymanej w styczniu 2014 r., ale wystawionej w grudniu 2013 r.

Objaśnienie do schematu:

1. Faktura VAT wystawiona w grudniu 2013 r. za wykonaną usługę/nabyty towar w grudniu 2013 r. - Wn konto zespołu "4", Ma 201 2 500,00 zł

W przedstawionej sytuacji, jeśli księgi rachunkowe nie są zamknięte, należy zaksięgować na podstawie faktury VAT zarówno koszty, jak i zobowiązania w grudniu 2013 r.

Przykład 2

Fakturę VAT za wykonaną usługę lub nabyty towar w grudniu 2013 r., wystawioną 3 stycznia 2014 r., która wpłynęła do jednostki 7 stycznia 2014 r., można ująć w księgach rachunkowych na dwa sposoby.

SPOSÓB 1

SCHEMAT. Ewidencja na podstawie faktury VAT tylko w księgach 2013 r.

Objaśnienie do schematu:

1. Faktura VAT wystawiona w styczniu 2014 r. za wykonaną usługę/nabyty towar w grudniu 2013 r. - Wn konto zespołu "4", Ma 201 2 500,00 zł

SPOSÓB 2

SCHEMAT. Ewidencja na podstawie PK w księgach rachunkowych 2013 r. oraz na podstawie faktury VAT w księgach rachunkowych 2014 r.

1. Księgi rachunkowe 2013 r.

Objaśnienie do schematu:

1. Koszty usługi/nabytego towaru w grudniu 2013 r. (PK) - Wn konto zespołu "4", Ma 300 2 500,00 zł

Ewidencji w 2013 r. podlegają jedynie koszty.

2. Księgi rachunkowe 2014 r.

Objaśnienie do schematu:

1. Faktura VAT za wykonaną usługę/nabyty towar w grudniu 2013 r. - Wn 300, Ma 201 2 500,00 zł

Ewidencji zobowiązania należy dokonać w 2014 r.

Zgodnie z zasadą memoriału, wszystkie przypadające na rzecz jednostki przychody, jak też obciążające ją koszty, związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, trzeba ująć w księgach danego roku.

ZUZANNA LUBIŃSKA

magister ekonomii, pracownik jednostki samorządu terytorialnego, specjalista w zakresie rachunkowości budżetowej i rozliczania projektów europejskich

Podstawy prawne

● art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)

● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)