Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może zwolnić go z pracy na określony czas w celu załatwienia sprawy osobistej. W takiej sytuacji po stronie pracownika powstaje zobowiązanie do odpracowania czasu zwolnienia. Jednak czas odpracowania nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych nawet wówczas, gdy prowadzi do przekroczenia norm czasu pracy.

Aby czas odpracowania wyjścia prywatnego nie stanowił nadgodzin, powinny zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj.:

● zwolnienie zostało udzielone na pisemny wniosek pracownika,

● czas odpracowania nie narusza prawa do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych.

PRZYKŁAD

Marcin G. wykonywał pracę w godz. od 8.00 do 16.00. Pracodawca zobowiązał go do odpracowania 4 godzin wynikających z prywatnych wyjść w godz. od 19.00 do 23.00. Doba pracownicza tej osoby kończy się o godz. 8.00 i do tej godziny musi mieć zapewniony nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek dobowy. Zatem czas odpracowania pracodawca ustalił nieprawidłowo. Pracownik może bowiem zakończyć wykonywanie pracy najpóźniej o godz. 21.00.

Termin odpracowania zwolnienia

Wyznaczenie terminu odpracowania wyjścia prywatnego należy do pracodawcy. Wniosek pracownika dotyczy, co o zasady, tylko udzielenia zwolnienia. W razie akceptacji prośby pracownika datę i czas odpracowania określa pracodawca. Może on nakazać pracownikowi:

● jednorazowe odpracowanie (np. pracownik wyszedł na godzinę i we wskazanym przez pracodawcę dniu pracuje godzinę dłużej);

● odpracowanie w częściach (np. pracownik wyszedł na 4 godziny, pracodawca wskazuje 2 dni odpracowania - jednego 3 godziny, drugiego 1 godzinę);

● odpracowanie łączone (np. pracownik kilkakrotnie wychodził prywatnie, co dało łącznie 3 godziny; pracodawca wyznacza jeden dzień 3-godzinnego odpracowania).

Udzielanie zwolnienia na prywatne wyjście pracownika

Nie ma podstaw do ograniczania terminu odpracowania zwolnienia do miesiąca kalendarzowego, w którym miało miejsce prywatne wyjście. Mimo że wynagrodzenie i jego składniki przysługują za okres miesiąca, to jednak nie ograniczają pracodawcy w zakresie wyznaczenia późniejszego terminu odpracowania zwolnienia, nawet jeżeli nastąpi to po upływie okresu rozliczeniowego.

Czas zwolnienia bez wynagrodzenia

Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy). Inne przepisy nie wskazują, że za czas wyjścia prywatnego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. W związku z tym za ten okres pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia. Uzyskuje jednak prawo do wynagrodzenia za czas przepracowany w ramach odpracowania czasu wyjścia prywatnego.

W przypadku gdy termin odpracowania jest ustalony na ten sam miesiąc kalendarzowy, w którym miało miejsce wyjście prywatne, zwykle nie ma problemu z rozliczeniem wynagrodzenia niezależnie od tego, czy wynagrodzenie pracownika określone jest stawką godzinową, czy miesięczną.

PRZYKŁAD

Paweł K. w kwietniu 2014 r. wyszedł z pracy za zgodą pracodawcy na 2 godziny do lekarza. W tym samym miesiącu został 2 godziny dłużej w pracy odpracowując to wyjście. Wyjście prywatne nie wpływa na wynagrodzenie pracownika, gdyż zostało odpracowane w tym samym miesiącu. Nie ma znaczenia, jaką stawką - miesięczną czy godzinową pracownik jest wynagradzany.

Należy uznać, że w takich przypadkach, co do zasady, nie ma problemu z rozliczeniem wynagrodzenia. Jednak ważne będzie również to, na jaką porę doby pracodawca wyznaczy odpracowanie. O ile czas odpracowania nie jest traktowany jak praca w godzinach nadliczbowych, a zatem nie powstaje w związku z tym prawo do dodatkowego wynagrodzenia, o tyle nie ma wyłączenia w zakresie prawa do odrębnej wypłaty, jaką jest dodatek za pracę w porze nocnej. Zatem jeżeli odpracowanie będzie miało miejsce w godzinach nocnych, to za każdą godzinę przypadającą w tym czasie pracownikowi będzie przysługiwał dodatek.

PRZYKŁAD

Pracodawca XYZ polecił Adamowi G. odpracowanie prywatnego wyjścia w wymiarze 2 godzin w maju 2014 r., w porze nocnej ustalonej w zakładzie. Pracodawca wypłaca dodatki za pracę w porze nocnej na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę. W tej sytuacji pracownik nabywa prawo do dodatku do wynagrodzenia za pracę w nocy w wysokości 4,20 zł, co wynika z wyliczenia:

2 godz. x 2,10 zł, tj. 1680 zł : 160 godz. x 20% = 2,10 zł.

Odpracowanie w innym miesiącu

Wyznaczenie terminu odpracowania w innym miesiącu niż ten, w którym miało miejsce wyjście prywatne, powoduje konsekwencje w zakresie wynagrodzenia. O ile przy zarobkach uzależnionych od liczby przepracowanych godzin może to być sytuacja neutralna (w jednym miesiącu pracownik nie otrzyma wynagrodzenia np. za 3 godziny wyjść prywatnych, w kolejnym zarobi więcej o 3 godziny odpracowanych wyjść z poprzedniego miesiąca), o tyle przy stawce miesięcznej będzie to powodować pewne różnice.

PRZYKŁAD

Tomasz J. zarabia 3000 zł miesięcznie. W kwietniu 2014 r. przez 5 godzin był nieobecny w pracy z powodu uzyskania od pracodawcy zwolnienia na załatwienie sprawy osobistej. Odpracował je w maju 2014 r., pracując kilka razy nieco dłużej. Pracownik nie nabywa wynagrodzenia za czas zwolnienia, a zatem za kwiecień powinien otrzymać niższe wynagrodzenie, tj.:

● 3000 zł : 168 godz. (liczba godzin pracy w kwietniu) = 17,86 zł (stawka za godzinę pracy w kwietniu),

● 17,86 zł x 5 godz. (liczba godzin zwolnienia od pracy) = 89,30 zł,

● 3000 zł - 89,30 zł = 2910,70 zł (wynagrodzenie za kwiecień).

Za czas odpracowania wyjść prywatnych w maju pracownikowi przysługuje wynagrodzenie powiększone o odpracowane godziny.

Nie dochodzi w tym przypadku wyłącznie do oddania pracownikowi pomniejszenia wynagrodzenia za kwiecień, ale należy jeszcze ustalić stawkę godzinową przy uwzględnieniu wymiaru czasu pracy w maju, tj.:

● 3000 zł : 160 godz. (liczba godzin pracy w maju 2014 r.) = 18,75 zł (stawka za godzinę pracy w maju),

● 18,75 zł x 5 godz. (liczba godzin odpracowania wyznaczona na maj) = 93,75 zł,

● 3000 zł + 93,75 zł = 3093,75 zł (wynagrodzenie za maj).

Pracownik otrzyma za czas odpracowany więcej niż zostało mu potrącone. Wynika to z zastosowania zasad ustalania wynagrodzenia godzinowego określonych w § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. W innych miesiącach może być odwrotnie, tzn. pracownik może otrzymać niższą kwotę wynagrodzenia niż potrącona z wynagrodzenia za miesiąc, w którym miały miejsca wyjścia prywatne.

Brak potrącenia za czas wyjść prywatnych

Wielu pracodawców nie dokonuje potrąceń z tytułu wyjść prywatnych, wychodząc z założenia, że odpracowanie wyrówna wynagrodzenie. Mimo wskazanych wyżej różnic w ustalaniu prawa do wynagrodzenia za poszczególne miesiące, z reguły takie działanie najczęściej nie jest kwestionowane, ale nie należy go zalecać.

Brak pomniejszenia wynagrodzenia może bowiem powodować utratę nadpłaconego wynagrodzenia, tzn. kwoty zapłaconej za czas nieprzepracowany w związku z wyjściem prywatnym. Może tak się stać wówczas, gdy z jakichś powodów nie dojdzie do odpracowania (np. wskutek choroby lub zakończenia stosunku pracy).

W takiej sytuacji po stronie pracownika powstanie nienależne przysporzenie. Sposób odzyskania tej kwoty jest uzależniony od tego, czy odpracowanie było wyznaczone na kolejny miesiąc po miesiącu, w którym nastąpiło wyjście prywatne, czy na drugi z kolei (czyli wyjście nastąpiło pierwszego miesiąca, a jego odpracowanie trzeciego miesiąca).

Jednak odliczenie nienależnego wynagrodzenia na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy jest możliwe tylko w następnym, czyli najbliższym i kolejnym terminie płatności (wyrok Sądu Najwyższego z 12 kwietnia 1996 r., I PRN 32/96).

PRZYKŁAD

Na wniosek Kamila W. pracodawca udzielił mu w maju 2014 r. 4 godzin zwolnienia od pracy, które miał odpracować pod koniec czerwca. Pracodawca nie dokonał w związku z tym żadnego potrącenia z wynagrodzenia pracownika. W drugiej połowie czerwca Kamil W. zachorował i był nieobecny w pracy do końca czerwca (za okres od 20 do 30 czerwca miał prawo do wynagrodzenia chorobowego). W konsekwencji nie doszło do odpracowania 4 godzin zwolnienia. Pracownik zarabia miesięcznie 4000 zł oraz otrzymuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 400 zł miesięcznie. Zgodnie z regulaminem wynagradzania, dodatek ten przysługuje również za okresy nieświadczenia pracy spowodowane niezdolnością do pracy. Dodatek nie jest zatem wliczany do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych (wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego). Okres rozliczeniowy obowiązujący u pracodawcy wynosi 3 miesiące. Za maj Kamil W. otrzymał całą pensję (nie pomniejszono jej za czas zwolnienia od pracy). W czerwcu pracownik nie odpracował zwolnienia, z którego korzystał w maju. Zgodnie z art. 87 § 7 Kodeksu pracy, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Oznacza to, że w tym przypadku jest możliwość odliczenia opłaconych 4 godzin wyjścia prywatnego w maju z wynagrodzenia należnego za czerwiec.

Krok 1. Ustalenie nadpłaty za maj 2014 r.:

● 4400 zł : 160 godz. (wymiar czasu pracy w maju 2014 r.) = 27,50 zł,

● 27,50 zł x 4 godz. (liczba godzin zwolnienia prywatnego) = 110,00 zł (kwota nadpłaty za maj).

Krok 2. Obliczenie wynagrodzenia za czerwiec:

● 4000 zł : 30 = 133,33 zł,

● 133,33 zł x 11 dni (liczba dni niezdolności do pracy) = 1466,63 zł

● 4000 zł - 1466,63 zł = 2533,37 zł.

Dodatek otrzymywany przez pracownika nie ulega zmniejszeniu za okresy niezdolności do pracy (przysługuje także za okresy choroby), a zatem za czerwiec pracownik zachowuje prawo do pełnego dodatku w kwocie 400 zł. Łącznie za czerwiec powinien otrzymać 2933,37 zł (2533,37 zł + 400 zł).

Krok 3. Obliczenie wynagrodzenia chorobowego za czerwiec:

● 4000 zł - (4000 zł x 13,71%) = 3451,60 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego; nie wchodzi do niej dodatek, który przysługuje także za czas choroby),

● 3451,60 zł x 80% = 2761,28 zł,

● 2761,28 zł : 30 = 92,04 zł (wynagrodzenie chorobowe za 1 dzień),

● 92,04 zł x 11 dni = 1012,44 zł (wynagrodzenie chorobowe za czerwiec).

Krok 4. Ustalenie wynagrodzenia za czerwiec:

2933,37 zł (wynagrodzenie nie ulegające pomniejszeniu za czas choroby) - 110,00 zł (nadpłata za maj) + 1012,44 zł (wynagrodzenie za czas choroby) = 3835,81 zł.

Jeśli wyjście prywatne, np. z kwietnia, miałoby zostać odpracowane w czerwcu, ale z jakichś powodów nie doszłoby do tego, to niepotrąconych zarobków za czas wyjścia prywatnego nie można odliczyć z wynagrodzenia za czerwiec. Jest tak również wtedy, gdy odpracowanie (które też nie doszło do skutku) było co prawda planowane na kolejny miesiąc, ale pracodawca nie odliczył z wynagrodzenia za ten miesiąc nadpłaconej kwoty. W takiej sytuacji jedyną możliwością odzyskania nadpłaty jest potrącenie tej kwoty z wynagrodzenia na podstawie pisemnej zgody pracownika.

Nadpłata wynagrodzenia nie znajduje się bowiem w katalogu potrąceń dokonywanych bez zgody pracownika. Nie można jej też traktować jak zaliczki pieniężnej, gdyż zaliczka jest świadomie spełniona na poczet całości zobowiązania. Pracownik otrzymując za miesiąc, w którym miało miejsce zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej, wynagrodzenie naliczone i wypłacone przez osoby zajmujące się tymi czynnościami w imieniu pracodawcy, przyjął, że kwota ta jest mu w pełni należna. Taki sposób rozumowania w zasadzie potwierdził pracodawca nie dokonując pomniejszenia pensji za ten miesiąc. W sytuacji gdy nie doszło do odpracowania i tym samym powstała nadpłata, jakiekolwiek występowanie przez pracodawcę do sądu z roszczeniem jest obarczone dużym ryzykiem przegranej. Wynika to z tego, że pracownik uzyskał to świadczenie w dobrej wierze, czyli będąc w uzasadnionym przekonaniu, że mu przysługiwało.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (II PK 76/08, M.P.Pr. 2009/4/201-203), w prawie pracy nie ma zakazu dysponowania wypłaconym (uzyskanym) wynagrodzeniem według swobodnej woli pracownika, jeżeli pozwany wzajemnie pracodawca nie udowodnił, że skarżący pracownik miał świadomość otrzymywania nienależnego świadczenia w sytuacji, która była ewidentnym następstwem błędu wyspecjalizowanej firmy finansowej w prawidłowym wyliczeniu przyznanej i wypłacanej skarżącemu podwyżki wynagrodzenia.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Jeden z naszych pracowników wystąpił o zwolnienie z pracy na załatwienie spraw osobistych na 2 dni na podstawie art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy. Czy możemy udzielić pracownikowi zwolnienia w takim wymiarze i pomniejszyć mu wynagrodzenie o ten czas?

Tak. Nie ma bowiem przepisu, który ograniczałby czas trwania takiego zwolnienia. Zatem nie ma przeszkód, aby udzielili Państwo pracownikowi zwolnienia na załatwienie spraw prywatnych na cały dzień, a nie tylko na część dnia.

Zwolnienia od pracy udzielane w celu załatwienia sprawy osobistej w zdecydowanej większości dotyczą wyjścia na część dnia pracy (późniejszego przyjścia do pracy, wcześniejszego z niej wyjścia, opuszczenia pracy na pewien czas). W razie załatwiania spraw zajmujących dużo czasu, obejmujących pełne dni pracy, co do zasady, rozwiązuje się to przez udzielenie na ten czas na wniosek pracownika urlopu (w szczególności urlopu na żądanie). Nie ma jednak bezpośredniego ograniczenia, aby zwolnienie dotyczyło tylko części dnia pracy.

Wskazany przez Państwa przepis Kodeksu pracy reguluje nie tyle kwestię zwolnień od pracy, co ich odpracowywania. Ponieważ z tego przepisu nie wynika ograniczenie dotyczące długości zwolnienia na załatwienie przez pracownika prywatnych spraw, należy dopuścić możliwość zwolnienia go nawet na cały lub kilka dni. Powoduje to takie same konsekwencje w zakresie wynagrodzenia, jak w przypadku wyjścia np. na 2 lub 3 godziny.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 80, art. 151 § 2¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji, szkoleniowiec, prowadzi działalność doradczą