Pracodawcy, którzy udostępniali pracownikom do celów prywatnych służbowe samochody, od 1 stycznia 2015 r. będą ustalać przychód z tego tytułu w wysokości ryczałtu, którego wysokość będzie uzależniona od pojemności użyczonego pojazdu.

Wstępne badania lekarskie na nowych zasadach

Od 1 kwietnia 2015 r. pracodawcy będą mogli częściej niż dotychczas zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzania przez tę osobę wstępnych badań lekarskich. Skorzystanie z tej możliwości będzie dopuszczalne pod warunkiem, że:

● przyjęcie do pracy nastąpi w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy oraz

● pracownik przedstawi aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy u poprzedniego pracodawcy na stanowisku, na którym występowały takie same warunki pracy jak na stanowisku oferowanym przez nowego pracodawcę, a nowy pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, na którym ma być zatrudniony pracownik.

Wstępnych badań lekarskich nie trzeba będzie przeprowadzać także wówczas, gdy pracodawca zatrudnia pracownika, który pozostaje jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą i posiada aktualne orzeczenie lekarskie w zakresie profilaktycznych badań lekarskich oraz podejmuje pracę w takich samych warunkach jak dotychczas przez niego wykonywane.

Wskazane ułatwienia nie będą miały zastosowania w sytuacji zatrudnienia pracownika do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych (np. na wysokości, budowlanych lub w zbiornikach i kanałach).

Ponadto omawiana zmiana nie będzie dotyczyć orzeczeń lekarskich uzyskanych przez pracownika na potrzeby poprzedniego miejsca pracy, wydanych przed wejściem w życie nowych przepisów, tj. przed 1 kwietnia 2015 r. Również do skierowań na badania wstępne wydanych przed 1 kwietnia 2015 r. oraz badań trwających w tym dniu zastosowanie będą miały dotychczasowe przepisy, a nie nowe regulacje.

PRZYKŁAD

Przyjmijmy, że Andrzej K. był zatrudniony w "Toledo" spółce z o.o. od 1 kwietnia 2014 r. do 30 maja 2015 r. na stanowisku stolarza. Od 15 czerwca 2015 r. podejmie zatrudnienie na tym samym stanowisku w "Wiks" spółce z o.o. . Mimo że na poprzednim stanowisku występowały czynniki środowiska pracy takie same jak u nowego pracodawcy, a poziom tych czynników był taki, jak na nowym stanowisku, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy na podstawie otrzymanego w poprzedniej spółce zaświadczenia, ponieważ zostało ono wydane przed 1 kwietnia 2015 r. Nie ma znaczenia, że pracownik zostanie przyjęty do pracy przez spółkę "Wiks" w ciągu 30 dni od dnia ustania poprzedniego stosunku pracy.

Obecnie wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają wyłącznie osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej najpóźniej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.

Ryczałt za jazdy prywatne

Od 1 stycznia 2015 r. wartość przysporzenia majątkowego otrzymanego przez pracownika z tytułu udostępnienia mu służbowego samochodu do celów prywatnych będzie określona kwotowym ryczałtem uzależnionym wyłącznie od pojemności silnika. Liczba przejechanych kilometrów nie będzie miała znaczenia.

Wartość pieniężna przysporzenia majątkowego z tego tytułu będzie wynosić miesięcznie:

● 250 zł - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³,

● 400 zł - dla samochodów o pojemności większej niż 1600 cm³.

W przypadku użytkowania samochodu pracodawcy w celach prywatnych tylko przez część miesiąca wartość świadczenia będzie ustalana za każdy dzień takiego użytkowania - w wysokości 1/30 wyżej wskazanych kwot.

PRZYKŁAD

Michał B. każdego dnia wykorzystuje w celach prywatnych samochód służbowy o pojemności silnika 1800 cm³. Załóżmy, że w styczniu 2015 r. przez 10 dni był niezdolny do pracy z powodu choroby i w tym czasie nie korzystał z pojazdu. Wartość świadczenia z tytułu wykorzystywania służbowego pojazdu wyniesie 280 zł, zgodnie z poniższym wyliczeniem: 21 dni wykorzystywania pojazdu służbowego do celów prywatnych : 30 dni x 400 zł = 280 zł.

Jeżeli pracownik partycypuje w kosztach prywatnego użytkowania firmowego auta, osiąga przychód w wysokości różnicy między kwotowym ryczałtem (250 zł lub 400 zł) a ponoszoną odpłatnością. Ten sposób ustalania świadczenia dotyczy zarówno użytkowania pojazdu przez cały miesiąc, jak i przez jego część.

Pracodawcy, u których w zakresie ustalania wartości pieniężnej świadczenia w postaci udostępniania pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych obowiązują inne zasady (np. w umowie zawartej w tym celu z pracownikiem lub regulaminie wynagradzania), powinni dokonać ich zmiany i dostosować do obowiązujących przepisów. Nowe zasady rozliczania prywatnych przejazdów pracowników należy bowiem stosować od 1 stycznia 2015 r. nawet wtedy, gdy u pracodawcy obowiązują wewnątrzzakładowe zasady używania firmowej floty samochodowej.

Do 31 grudnia 2014 r. wartość nieodpłatnego świadczenia w postaci udostępniania pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych należy ustalać według zasad podanych w poniższej tabeli.

Zasady ustalania wartości udostępniania pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych do 31 grudnia 2014 r.

Urzędy skarbowe zwykle zajmowały stanowisko, zgodnie z którym płatnicy przypisując podwładnym przychód z tytułu prywatnych przejazdów powinni odnosić się do cen obowiązujących w wypożyczalniach samochodów. Jednak taki sposób ustalania podstawy opodatkowania powodował wiele trudności, był niejednoznaczny oraz narażał płatników na spór z fiskusem i konsekwencje karnoskarbowe. Wprowadzenie ryczałtowego przychodu upraszcza zarówno podatkowe, jak i składkowe rozliczenia związane z ustalaniem wartości przysporzenia uzyskiwanego przez pracownika z tytułu wykorzystywania służbowych samochodów na prywatne potrzeby.

UWAGA!

Od 1 stycznia 2015 r. wartość nieodpłatnego świadczenia, którego przedmiotem jest umożliwienie zatrudnionemu odbywania samochodem służbowym jazd prywatnych, będzie ustalana w kwotowym ryczałcie uzależnionym od pojemności silnika.

Dowóz pracownika autobusem do pracy - bez podatku

Od 1 stycznia 2015 r. będzie obowiązywać nowe zwolnienie podatkowe w postaci świadczeń uzyskiwanych przez pracowników z tytułu zorganizowanego przez pracodawcę nieodpłatnego dowozu pracowników autobusem do pracy. Przez pojęcie "autobus" należy rozumieć pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą (art. 2 pkt 41 ustawy z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym). Zatem za taki pojazd należy też uznać np. bus lub mikrobus, którym może podróżować co najmniej 10 osób (łącznie z prowadzącym pojazd).

PRZYKŁAD

Pracodawca XYZ, którego siedziba mieści się w Łasku, dowozi osobowymi samochodami codziennie do pracy na swój koszt pracowników z okolicznych miejscowości. Jednak wartość dowozu zorganizowanego przez pracodawcę tego rodzaju środkiem transportu nie może być zwolniona z opodatkowania od 1 stycznia 2015 r., gdyż pojazd musi być przystosowany do przewożenia więcej niż 9 osób razem z kierowcą. Samochód osobowy nie spełnia tych warunków.

Wprowadzenie nowego zwolnienia z podatku ma zarówno uprościć system rozliczeń organizowanych przez zakład pracy przewozów pracowników, jak również promować zatrudnianie osób bezrobotnych mieszkających m.in. na terenach najbiedniejszych lub słabo skomunikowanych gmin.

Przed zmianą przepisów zorganizowanie bezpłatnego dowozu pracowników do zakładu pracy przez pracodawcę (niezależnie od rodzaju pojazdu wykorzystywanego do tego celu) wiązało się z koniecznością ustalania przychodów pracowników z tego tytułu i potrącenia należnej zaliczki podatkowej. Do czasu wejścia w życie zmiany podatku nie trzeba odprowadzać jedynie wtedy, gdy nie ma możliwości określenia, która z zatrudnionych osób skorzystała z takiego przewozu. W tym przypadku wartość przychodu należy obliczać według cen:

● zakupu lub

● stosowanych wobec innych odbiorców (gdy pracodawca jest np. firmą transportową) lub

● rynkowych, oferowanych przez firmy wyspecjalizowane w przewozach.

UWAGA!

Od 1 stycznia 2015 r. zwolniona z podatku dochodowego będzie wartość świadczenia w postaci nieodpłatnego zapewnienia przez pracodawcę dowozu pracowników autobusem do miejsca pracy.

Zniesienie obowiązku sprawdzania poprawności rozliczeń z ZUS za poprzedni rok

Od 1 stycznia 2015 r. płatnicy składek nie mają obowiązku sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w dokumentach rozliczeniowych dotyczących danego roku kalendarzowego w terminie do 30 kwietnia następnego roku. Dotychczas każdy płatnik w terminie do końca kwietnia miał obowiązek sprawdzić poprawność tych rozliczeń za rok ubiegły i w razie stwierdzenia nieprawidłowości złożyć korektę dokumentów. Jednak przepisy ustawy systemowej nie regulowały kwestii dokumentowania wykonania tego obowiązku. Płatnik składek lub osoba zobowiązana do działania w jego imieniu mogli udokumentować to w każdy dopuszczalny przez prawo sposób, np. przez sporządzenie protokołu z przeprowadzonej weryfikacji prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za dany rok.

Niedopełnienie obowiązku dokonania wymaganej korekty stanowiło wykroczenie, za które płatnikowi składek albo osobie zobowiązanej do działania w jego imieniu mogła zostać wymierzona przez sąd na wniosek ZUS grzywna w wysokości do 5000 zł (art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy systemowej). Osobą zobowiązaną do działania w imieniu płatnika składek mogła być np. osoba prowadząca biuro rachunkowe, która na podstawie zawartej z płatnikiem składek umowy zobowiązała się do działania w jego imieniu wobec ZUS, w tym do sporządzania i przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych.

Płatnik nie powinien być karany za złożenie korekty dokumentów rozliczeniowych za rok ubiegły po 30 kwietnia, jeśli dopiero po tym dniu odkrył pomyłkę, m.in. uzyskał informację, że określony przychód, od którego nie naliczał składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, powinien być wliczony do podstawy ich wymiaru. Taka sytuacja mogła powstać zarówno wówczas, gdy płatnik sam stwierdził pomyłkę, jak i gdy jego nieprawidłowe postępowanie zostało zakwestionowane podczas kontroli przeprowadzanej przez ZUS.

UWAGA!

Zniesienie obowiązku weryfikowania poprawności rozliczeń z ZUS za rok ubiegły nie zwalnia płatników z obowiązku bieżącego składania korekt dokumentów ubezpieczeniowych.

Uchylenie obowiązku przekazywania corocznej korekty dokumentów rozliczeniowych poprawia sytuację płatników i znosi możliwość nałożenia na nich kary grzywny. Omawiana zmiana jednak w żaden sposób nie zwalnia płatników z obowiązku składania korekt dokumentów ubezpieczeniowych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.

W zależności od tego, czy nieprawidłowości zostały stwierdzone przez płatnika we własnym zakresie, czy są wynikiem działań ZUS, płatnika obowiązują różne terminy składania korekty.

Terminy przekazania dokumentów korygujących do ZUS

Raporty rozliczeniowe koryguje się w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportów świadczeniowych (ZUS RSA) w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczeń. Płatnicy sporządzają korekty tylko tych raportów, w których stwierdzili nieprawidłowości. Raporty te dołączają do korygującej deklaracji rozliczeniowej, w której wykazują pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych raportami korygującymi.

Płatnicy składek powinni również pamiętać, że nie należy korygować danych podanych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to ubezpieczonych, których podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Wówczas - bez względu na stwierdzoną różnicę - korekta jest obowiązkowa.

Brak obowiązku przekazywania przez płatników informacji rocznej niektórym ubezpieczonym

Od 1 stycznia 2015 r. płatnicy składek będą zwolnieni z obowiązku przekazania ubezpieczonym informacji o należnych za nich składkach na ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli osoby te podlegają tylko temu ubezpieczeniu.

W wyniku nowelizacji ustawodawca wprowadził możliwość przekazywania informacji tym osobom, ale wyłącznie na ich wniosek i nie częściej niż raz na miesiąc - za miesiąc poprzedni, z wyłączeniem pobierających emerytury i renty.

Przed zmianą przepisów z obowiązku przekazywania informacji o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne byli zwolnieni tylko płatnicy, którzy opłacali je za bezrobotnych oraz emerytów i rencistów.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 pkt 1-4, art. 3 pkt 1-2, pkt 4 lit. a, art. 10, art. 32, art. 41 ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej - w dniu oddania niniejszego numeru MPPiU do druku ustawa oczekiwała na podpis prezydenta

● art. 41 ust. 6a-6b, ust. 7-7b, ust. 9-10, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1146

● art. 11 ust. 2a-2b, art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1563

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Andrzej Radzisław

radca prawny, ekspert z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

W 2015 r. zmienią się zasady oskładkowania umów zlecenia przy zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Ponadto ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi zostaną objęci członkowie rad nadzorczych. Prenumeratorzy MPPiU w I kwartale 2015 r. otrzymają ujednolicony tekst ustawy systemowej z wyróżnieniem wszystkich wprowadzonych zmian oraz z komentarzem ekspertów.