Państwa pracownik jest zobowiązany do spłaty całości zadłużenia względem ZUS wraz z należnymi odsetkami, ponieważ do niedopłaty składek emerytalnych i rentowych doszło z jego winy. Należność będą Państwo musieli wyegzekwować od zatrudnionego we własnym zakresie. ZUS zasadniczo ściąga zadłużenie od płatnika składek, a nie od ubezpieczonego. Po złożeniu kompletu dokumentów korygujących na koncie płatnika powstanie z tego tytułu niedopłata, którą będą Państwo musieli uregulować.

Po osiągnięciu przez ubezpieczonego kwoty rocznego ograniczenia płatnik powinien zaprzestać naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe. Roczna podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowej jest w skali roku ograniczona do kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok. W 2012 r. wynosi ona 105 780 zł, natomiast w 2013 r. będzie wynosiła 111 390 zł (zgodnie z art. 27 projektu ustawy budżetowej na 2013 r.).

Zdarza się, że pracownik pracuje jednocześnie w kilku firmach bądź w trakcie roku zmieniał miejsce pracy. W takiej sytuacji płatnicy nie są w stanie kontrolować we własnym zakresie sumy osiąganego przez zatrudnionego przychodu, od którego obliczono składki emerytalno-rentowe. Z tego powodu to sam ubezpieczony musi "pilnować" limitu składek oraz informować odpowiednio wcześnie poszczególnych pracodawców o zarobkach z innych zakładów i ewentualnie o przekroczeniu rocznej kwoty podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej.

W przypadku gdy ubezpieczony poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym, tak że powstanie zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jest on zobowiązany do spłacenia całości tego zadłużenia (§ 10 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). W praktyce jednak zadłużenie powstałe w taki sposób ZUS i tak egzekwuje od płatnika, a nie od ubezpieczonego.

Antoni S. 10 września br. poinformował swojego pracodawcę o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Złożył pisemne oświadczenie, z którego wynikało, że z tytułu zatrudnienia etatowego u swojego pracodawcy oraz na podstawie umowy zlecenia u innego przedsiębiorcy, we wrześniu osiągnął dochód przekraczający kwotę rocznego ograniczenia. Wskazał zatem, że pracodawca powinien opłacić składki emerytalno-rentowe za wrzesień tylko od kwoty 319,78 zł, natomiast od października powinien w ogóle zaprzestać naliczania tych składek z pracowniczego przychodu Antoniego S.

Po dwóch miesiącach okazało się, że oświadczenie z 10 września było błędne. Zatrudniający go na zlecenie płatnik nie opłacał za niego w ogóle składek emerytalno-rentowych, ponieważ z tytułu zawartej umowy zlecenia Antoni S. został zgłoszony tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym we wrześniu nie nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (przychody uzyskane z umowy zlecenia, jako nieoskładkowane, w ogóle nie powinny zostać wliczone do tego limitu).

W tej sytuacji pracodawca Antoniego S. ma obowiązek złożyć do ZUS dokumentację korygującą, z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, należnych za Antoniego S. W wyniku złożonej korekty na koncie płatnika powstaje niedopłata z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nadpłata z tytułu składki zdrowotnej. Zadłużenie, wraz z należnymi odsetkami, będzie musiał uregulować płatnik. Pracodawca może jedynie wystąpić do pracownika z roszczeniem o zwrot opłaconych do ZUS składek (łącznie z wpłaconymi do ZUS odsetkami).

WAŻNE!

Ubezpieczony jest zobowiązany do opłacenia zadłużenia, które powstało wskutek jego błędnego oświadczenia.

Zaprzestanie odprowadzania składek emerytalnej i rentowych w okresie, kiedy powinny być jeszcze opłacane, wiąże się dla Państwa, jako płatnika składek, z koniecznością:

● sporządzenia korekty dokumentacji rozliczeniowej za okres, w którym podstawa wymiaru składek była zaniżona (zestaw korygujący powinien składać się z deklaracji ZUS DRA oraz raportu ZUS RCA),

● zwrócenia pracownikowi nadpłaty składki zdrowotnej, do której doszło w wyniku skorygowania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe (pracownik ma obowiązek doliczenia do podatku otrzymanej składki na ubezpieczenie zdrowotne w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym miał wypłacony ww. zwrot),

● uregulowania niedopłaty na koncie ubezpieczeń społecznych wraz z odsetkami.

WAŻNE!

Płatnik składek ma obowiązek złożyć korekty dokumentów rozliczeniowych za okres, w którym nie wykazywał składek emerytalno-rentowych, mimo że były one należne.

Mogą Państwo ponadto wystąpić z roszczeniem do pracownika, który złożył błędne oświadczenie, o zwrot nieopłaconych składek emerytalno-rentowych wraz z odsetkami. Potrącenie zaległych składek z pensji pracownika jest możliwe tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

● art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

● § 10 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Mariusz Pigulski

specjalista w zakresie kadr i płac