Nadpłata składek powstaje, gdy płatnik opłaci je w wyższej wysokości niż zobowiązują go do tego przepisy i niż zadeklaruje w dokumentacji rozliczeniowej. Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot (art. 24 ust. 6a ustawy systemowej). W przypadku braku płatnika składek (lub jego następcy prawnego) ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek zawiadamia również ubezpieczonego. Zawiadomienie dotyczy wówczas należności składkowej w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i nadpłata jest zwracana na jego wniosek.

Zwrot składek po zawiadomieniu przez ZUS

O zwrot nadpłaty można ubiegać się po otrzymaniu z ZUS zawiadomienia o kwocie nienależnie opłaconych składek. ZUS powinien zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że ich kwota nie przekracza wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (czterokrotność opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej, tj. obecnie 4 x 2,20 zł = 8,80 zł). Jeżeli płatnik nie otrzymał takiego zawiadomienia, a stwierdza nadpłatę we własnym zakresie, również może wnioskować o jej zwrot. W takiej sytuacji zwrot nadpłaty zostanie poprzedzony postępowaniem wyjaśniającym i rozliczeniem konta. Dopiero gdy ZUS potwierdzi, że nadpłata faktycznie widnieje na koncie płatnika, zwróci mu nadpłaconą kwotę.

Korzyści (+)

Granicą czasową ubiegania się o zwrot nadpłaconych składek jest obecnie jedynie termin ich przedawnienia.

Wniosek o zwrot nadpłaty płatnik składa we właściwej - ze względu na miejsce prowadzenia działalności - terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Zainteresowany może to zrobić osobiście lub za pośrednictwem poczty. Wniosek ten można również wypełnić i wysłać za pomocą Elektronicznego Urzędu Podawczego (EUP). Od roku, aby złożyć wniosek w tej formie, nie jest wymagane posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego. Aby złożyć wniosek o zwrot nadpłaty przez Internet, wystarczy mieć tzw. profil zaufany ePUAP, który jest alternatywnym do e-podpisu sposobem potwierdzania tożsamości użytkownika w elektronicznych kontaktach z administracją publiczną. W przeciwieństwie do certyfikatów kwalifikowanych (podpisów elektronicznych), utworzenie własnego profilu zaufanego jest całkowicie bezpłatne.

Informacja o stanie rozliczeń nie może być udzielona ani przez telefon, ani osobie nieupoważnionej.

Korekta dokumentów

ZUS odmówi zwrotu nadpłaty z tytułu składek, jeśli płatnik wnioskujący o zwrot nie złoży, mimo wezwania, prawidłowych dokumentów korygujących. Jest to spowodowane tym, że dokumentacja rozliczeniowa odzwierciedla faktyczny stan rozliczeń płatnika z ZUS i bez jej złożenia nie można stwierdzić nadpłaty, a co za tym idzie - dokonać jej zwrotu. Jeżeli zatem płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty bez skorygowanych dokumentów, ZUS wezwie go, by to zrobił w terminie 7 dni. Dopiero gdy przedsiębiorca skoryguje stwierdzone nieprawidłowości, ZUS rozliczy konto i odda mu nadpłacone pieniądze. W przeciwnym razie ZUS wydaje decyzję o odmowie zwrotu składek. Jeżeli w dokumentacji rozliczeniowej - raportach lub deklaracji rozliczeniowej - zostaną stwierdzone nieprawidłowości, płatnik ma 7 dni na ich skorygowanie przez złożenie prawidłowego kompletu dokumentów rozliczeniowych (art. 41 ust. 6 i 7a oraz art. 47 ust. 3 ustawy systemowej).

Część składek do zwrotu ubezpieczonemu

Składki opłacone nienależnie, a sfinansowane przez ubezpieczonego (np. opłacone po przekroczeniu progu tzw. 30-krotności), należy zwrócić ubezpieczonemu w części, w której zostały sfinansowane z jego przychodu. Niezależnie od tego, czy firma skieruje do ZUS wniosek o zwrot składek, powinna rozliczyć się z pracownikiem ze składek, które niesłusznie potrąciła z jego wynagrodzenia.

Płatnik również może odzyskać nadpłatę. W tym celu musi przede wszystkim skorygować dokumenty rozliczeniowe złożone za pracownika, którego dotyczy nadpłata. Korekta dotyczy nie tylko podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale również składki na ubezpieczenie zdrowotne (która została zaniżona przez obniżenie podstawy jej wymiaru o nienależne składki emerytalno-rentowe).

WAŻNE!

Płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nienależnie opłacone składki sfinansowane z jego wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy sam występuje do ZUS z wnioskiem o zwrot nadpłaty.

Przepisy nie określają terminu, w którym płatnik może złożyć do ZUS wniosek o zwrot nadpłaty. Po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS płatnik składek może wnioskować o zwrot składek w dowolnym terminie - ograniczonym jedynie terminem przedawnienia należności. Ten stan prawny obowiązuje od 20 lipca 2011 r. Przed tą datą płatnicy mieli tylko 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS na złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek. Po tym terminie nadpłata mogła być "zwrócona" tylko w formie zaliczenia jej na poczet bieżących lub przyszłych składek.

Zmiana w okresach przedawnienia

Od 1 stycznia 2012 r. w przypadku nienależnie opłaconych składek (podobnie jak należności z tytułu składek nieopłaconych) stosuje się 5-letni okres przedawnienia. Poprzednio obowiązujący był 10-letni okres przedawnienia. Dlatego przepisy przewidują szczególne uregulowania dla okresu przejściowego.

Początek biegu terminu przedawnienia składek opłaconych nienależnie rozpoczyna się:

● od dnia, w którym zainteresowany został zawiadomiony przez ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, a w przypadku braku takiego zawiadomienia

● od dnia opłacenia nienależnych składek.

Pięcioletni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek dotyczy nie tylko składek opłaconych po 31 grudnia 2011 r., ale również nienależnie opłaconych przed 1 stycznia 2012 r. W tym drugim przypadku bieg 5-letniego terminu przedawnienia rozpoczął się 1 stycznia 2012 r. Jeżeli przedawnienie nienależnie opłaconych składek rozpoczęte przed 1 stycznia 2012 r. nastąpiłoby, zgodnie z dotychczasowymi przepisami, wcześniej niż po 5 latach, wówczas przedawnienie następuje z upływem tego wcześniejszego terminu.

Krzysztof W. jest od 1999 r. przedsiębiorcą i opłaca z tego tytułu składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. W listopadzie 2011 r. przez pomyłkę dwukrotnie wpłacił na rachunek bankowy ZUS kwotę składek na ubezpieczenia należnych za październik. ZUS nie zawiadomił go o kwocie nienależnie opłaconych składek. Należność ta ulegnie przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od 1 stycznia 2012 r. Nastąpi to zatem 1 stycznia 2017 r. (art. 31 ustawy systemowej w zw. z art. 12 § 4 Ordynacji podatkowej).

Bieg terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek ulega zawieszeniu:

● w przypadku wydania przez ZUS decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna,

● jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd - do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocniło się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat,

● od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy,

● w przypadku wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub decyzji obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna.

Nienależnie opłacone składki powinny zostać zwrócone w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika o zwrot nadpłaty (art. 24 ust. 6d ustawy systemowej). ZUS jednak stoi na stanowisku, że w przypadku przekroczenia górnego pułapu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 30-dniowy termin na zwrot nadpłaty należy liczyć dopiero od dnia otrzymania przez ZUS korekty dokumentacji rozliczeniowej - imiennego raportu korygującego za ubezpieczonego oraz deklaracji rozliczeniowej korygującej (taka wykładnia przepisów została opublikowana na oficjalnej stronie www.zus.pl).

● art. 24 ust. 6a-6h, art. 41 ust. 6 i ust. 7a, art. 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

● § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 listopada 2001 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz.U. Nr 137, poz. 1543).

Paweł Jakubczak

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych