PROBLEM

RADA

Zawierając z członkiem zarządu umowę odpłatnego korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych, spółka świadczy usługi opodatkowane 23% stawką VAT. Jeśli członek zarządu nie jest pracownikiem spółki (stosunek pracy), to powinna ona zaewidencjonować tę czynność za pomocą kasy rejestrującej. Na żądanie nabywcy usługi powinna być wystawiona faktura. Stanowi ona równocześnie podstawę do zaksięgowania przychodu - można tego dokonać także na podstawie polecenia księgowania czy też innego dowodu księgowego, gdyby faktura nie została wystawiona.

UZASADNIENIE

W przypadku zawarcia z członkiem zarządu umowy korzystania z samochodu służbowego za wynagrodzeniem spółka otrzymuje wynagrodzenie z tytułu używania należącego do niej składnika majątku (niezależnie od tego, czy stanowi on środek trwały, czy jest użytkowany na podstawie umowy leasingu lub podobnej). Mamy więc w tym przypadku do czynienia ze świadczeniem usługi w zamian za wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu VAT. Stanowisko to potwierdzane jest także przez organy podatkowe. Minister Finansów w interpretacji z 7 listopada 2013 r. (sygn. PT8/033/237/742/WCX/13/RD-115890) uznał, że:

(...) odpłatne udostępnianie pracownikom do celów prywatnych przedmiotowych samochodów osobowych, na podstawie przywołanego wyżej art. 8 ust. 1 ww. ustawy o podatku od towarów i usług, będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem VAT.

Stawka VAT

Spółka powinna zastosować podstawową stawkę 23% VAT do opodatkowania czynności polegającej na odpłatnym umożliwieniu korzystania z samochodu przez członka zarządu (art. 41 ust. 1 w zw. z art. 146a ustawy o VAT). Czynności tego rodzaju nie zostały bowiem wymienione w katalogu czynności zwolnionych z VAT. Nie ma też żadnych podstaw prawnych do stosowania którejkolwiek z obniżonych stawek VAT w tym przypadku.

Dokumentacja

Spółka nie ma, co do zasady, obowiązku wystawienia faktury dokumentującej tę transakcję. Podatnicy VAT nie mają bowiem zasadniczo obowiązku wystawiania faktur nabywcom - osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (a w takim charakterze występuje członek zarządu). Niemniej jednak - na żądanie nabywcy zgłoszone w przewidzianym przepisami terminie - spółka ma obowiązek udokumentować daną czynność fakturą (por. art. 106b ust. 2 i 3 pkt 2 ustawy o VAT). Takie żądanie może być zawarte np. w umowie najmu pojazdu.

Jeśli jednak nabywca usługi nie zgłosi żądania wystawienia faktury, to dokumentowanie sprzedaży może następować na podstawie polecenia księgowania, o którym Państwo wspominają w pytaniu, czy innych dowodów wewnętrznych.

Ewidencja w kasie rejestrującej

Niektóre rodzaje sprzedaży są jednak zwolnione z obowiązku ewidencjonowania. Takim zwolnieniem jest objęta m.in. dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników. Usługi najmu pojazdu świadczonej na rzecz pracownika nie trzeba zatem ewidencjonować w kasie. Potwierdził to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 15 stycznia 2014 r. (sygn. IPPP2/443-1171/13-2/KOM). Trzeba jednak dodać, że członek zarządu nie musi być (i najczęściej nie jest) powiązany ze spółką stosunkiem pracy. W takiej sytuacji usługę najmu należy zaewidencjonować w kasie rejestrującej.

Cena najmu

Kluczowym problemem występującym w praktyce, aczkolwiek niesygnalizowanym w pytaniu, jest określenie wartości świadczonej usługi najmu. Przyjmuje się tu najczęściej jedną z czterech metod określania wartości tego świadczenia:

1) obliczenie wartości świadczenia według liczby przejechanych kilometrów w celach prywatnych i stawki za jeden kilometr ustalonej umownie - często na podstawie zasad wynikających z rozporządzenia o dietach,

2) obliczenie wartości świadczenia według wartości rynkowej tego typu usługi, przyjętej na podstawie cen rynkowych stosowanych przez firmy specjalizujące się w wynajmie samochodów,

3) ustalenie wartości świadczenia w sposób zryczałtowany jako zryczałtowanej opłaty obliczanej na podstawie obiektywnych kryteriów (amortyzacja, koszty eksploatacji wynajmowanego pojazdu),

4) obliczenie wartości świadczenia na podstawie jednej z ww. metod, z uwzględnieniem proporcji czasu wykorzystywania pojazdu do celów służbowych i prywatnych.

Trzeba jednak podkreślić, że przyjęcie którejkolwiek z przedstawionych metod nie daje gwarancji uznania jej przez fiskusa. Warto zatem "zabezpieczyć się" w takim przypadku interpretacją indywidualną.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 7 ust. 1, art. 8 ust. 1, art. 15 ust. 2, art. 41 ust. 1, art. 43, art. 106b ust. 1 pkt 1, ust. 2, art. 111 ust. 1, art. 146a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1171

Grzegorz Gębka

doradca podatkowy, prawnik, właściciel kancelarii prawnopodatkowej

Czytaj także: "Jakie są skutki udostępniania pracownikom samochodów do celów prywatnych".