21/2014, data dodania: 23.10.2014 Czy należy opodatkować zwrot wydatków wypłacany zleceniobiorcy za używanie prywatnego samochodu
Podjęliśmy decyzję, że będziemy zwracali jednemu ze zleceniobiorców koszty jazd zamiejscowych, które odbywa prywatnym samochodem osobowym. Wartość zwracanych kosztów nie będzie przekraczała limitu wynikającego z iloczynu przejechanej przez niego liczby kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. Zleceniobiorca nie prowadzi działalności gospodarczej. Czy powinniśmy pobierać zaliczkę od kwot zwracanych zleceniobiorcy?
PROBLEM
RADA
Nie powinni Państwo pobierać zaliczki na podatek dochodowy od dokonywanego na rzecz zleceniobiorcy zwrotu kosztów używania przez niego prywatnego samochodu w jazdach zamiejscowych. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Z pytania wynika, że zleceniobiorca nie prowadzi działalności gospodarczej. W związku z tym otrzymywane przez niego wynagrodzenie, a także zwrot kosztów używania na potrzeby zleceniodawcy prywatnego samochodu osobowego należy uznać za przychody z działalności wykonywanej osobiście (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 listopada 2009 r., sygn. IBPBII/1/415-694/09/BD).
Nie oznacza to jednak, że mają Państwo obowiązek pobierać zaliczkę od dokonywanego na rzecz zleceniobiorcy zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu. Przede wszystkim należy zastanowić się, czy w tym przypadku uzyskane kwoty mogą być zwolnione z pdof. Jeżeli tak jest, to nie będzie na Państwu ciążył obowiązek pobrania z tego tytułu zaliczki.
Przypomnijmy, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof wolne od podatku dochodowego są:
● diety i
● inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (z nieistotnym w tym przypadku zastrzeżeniem przewidzianym w art. 21 ust. 13 updof).
Taką inną należnością, o której mowa w przywołanym przepisie, jest m.in. zwrot kosztów używania prywatnego samochodu osobowego. Natomiast przepisem regulującym wysokość stawki za 1 km, jaka przysługuje z tytułu używania tego pojazdu, jest rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych - § 2 pkt 2 lit. a), § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.
Maksymalne stawki za 1 km przebiegu
| Samochód osobowy o pojemności skokowej | |
| do 900 cm3 | powyżej 900 cm3 |
| 0,5214 zł | 0,8358 zł |
A zatem ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof może korzystać m.in. zwrot kosztów używania przez zleceniobiorcę prywatnego samochodu osobowego na cele zlecone przez zleceniodawcę w wysokości iloczynu przejechanych przez niego kilometrów i stawki za 1 km przebiegu - patrz ramka powyżej. W takim przypadku zleceniodawca nie ma obowiązku pobierania zaliczki na podatek dochodowy. Stanowisko to potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 8 marca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-1086/12/BD. Czytamy w niej, że:
(...) należy stwierdzić, że dokonywany przez Wnioskodawcę jako zleceniodawcę zwrot kosztów używania przez zleceniobiorców prywatnych samochodów, którymi dojeżdżają do klientów (kontrahentów) - stanowił będzie dla nich przychód z działalności wykonywanej osobiście, jednakże podlegający zwolnieniu z opodatkowania zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem na Wnioskodawcy od dokonanych zwrotów nie będzie ciążył obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
PRZYKŁAD 1
Zleceniobiorca do wykonywania jazd służbowych używa prywatnego samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3. Z tytułu używania prywatnego samochodu na potrzeby zleceniodawcy otrzymuje zwrot wydatków obliczony jako iloczyn przejechanych kilometrów (ustalany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) oraz stawki za 1 kilometr przebiegu w wysokości 0,5214 zł. Otrzymany zwrot korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof. Na zleceniodawcy nie ciąży obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od tego świadczenia.
Jeżeli zleceniodawca zdecydowałby się np. na stosowanie wyższej niż ustawowa stawki za kilometr przejechany prywatnym samochodem przez zleceniobiorcę, to powstała z tego tytułu nadwyżka podlegałaby opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zleceniodawca jako płatnik powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od tej nadwyżki.
PRZYKŁAD 2
Załóżmy, że zleceniobiorcy z przykładu nr 1 zleceniodawca przyznał stawkę za 1 kilometr przebiegu w wysokości 0,7214 zł. Jest ona zatem o 10 groszy korzystniejsza od stawki "ustawowej". Od nadwyżki ponad przysługujący limit zleceniodawca będzie zobowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1328
● § 2 pkt 2 lit. a), § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167
Marcin Szymankiewicz
doradca podatkowy, praktyk, autor licznych publikacji o tematyce podatkowej
Czytaj także: "Podróże służbowe - praktyka podatkowa po zmianach przepisów" - dodatek Przegląd Orzecznictwa i Interpretacji do Mk nr 6/2014.
