PROBLEM

RADA

Nie. Wartość paliwa zatankowanego za pomocą karty paliwowej do prywatnego samochodu wykorzystywanego do celów służbowych nie stanowi dla pracownika opodatkowanego przychodu. Warunkiem jest jednak, aby paliwo było wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej przez pracodawcę i nie służyło celom prywatnym pracownika. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Pracownik nie otrzyma od Państwa przysporzenia majątkowego w postaci paliwa udostępnionego w formie karty paliwowej. Wykorzystywanie paliwa, mimo że jest tankowane do prywatnego pojazdu, dotyczy bowiem wyłącznie celów służbowych, a nie prywatnych pracownika. Gdyby wartość paliwa zatankowanego za pomocą kart paliwowych miała powodować powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, dochodziłoby do podwójnego opodatkowania, gdyż przychód z tego tytułu podlega już opodatkowaniu w ramach kilometrówki.

Kwoty zwracane pracownikowi z tytułu jazd lokalnych zasadniczo podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych może być dokonany w formie:

● miesięcznego ryczałtu - obliczanego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne lub

● tzw. kilometrówki, tj. na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (§ 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania...). W przypadku kilometrówki przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca i powinien zawierać co najmniej następujące dane:

● nazwisko, imię i miejsce zamieszkania osoby używającej pojazdu,

● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

● kolejny numer wpisu,

● datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

● stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

● podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Pracownik nie jest zobowiązany do udokumentowania fakturami wydatków na eksploatację samochodu. Jedynym obowiązkiem pracownika jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzanej przez pracodawcę (podatnika) na koniec każdego miesiąca. Egzekwowanie tego obowiązku od pracownika jest korzystne także dla pracodawcy, gdyż brak ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów pracownika w działalności gospodarczej zatrudniającego. Potwierdził to Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w interpretacji z 31 października 2006 r., 1471/DPD2/423/115/06/MB:

(...) Jeżeli Podatnik wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wymieniony limit, wówczas nadwyżka ponad ten limit nie stanowi dla Podatnika kosztu uzyskania przychodów. Warunkiem koniecznym do zaliczenia przez pracodawcę ww. wydatków do kosztów podatkowych jest, stosownie do art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez Podatnika na koniec każdego miesiąca. Jednocześnie nie występują przeciwwskazania do potwierdzania ewidencji przez Podatnika za okresy krótsze niż miesiąc (...).

UWAGA!

Do celów prawidłowego rozliczenia kilometrówki i zaliczenia do kosztów podatkowych pracodawcy niezbędne jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

W miesiącu, w którym u pracownika wystąpił przychód ze stosunku pracy wynikający z otrzymania zwrotu kosztów za używanie jego prywatnego pojazdu do jazd lokalnych wykonywanych na potrzeby firmy, zakład pracy ma obowiązek doliczyć kwotę wypłaconej kilometrówki do innych przychodów uzyskanych w danym miesiącu przez pracownika ze stosunku pracy i od ich łącznej wartości pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną według skali podatkowej. Wyjątkiem jest zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych otrzymany przez pracownika za jazdy lokalne, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof). Taki zwrot kosztów jest zwolniony z opodatkowania. Uprawnienia w tym zakresie przyznają m.in. przepisy:

● art. 19 ustawy z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz.U. Nr 180, poz. 1109; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1036),

● art. 46a ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 12, poz. 59; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 628),

● art. 121 ust. 3c ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 182 ze zm.).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1387

● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

Rafał Styczyński

doradca podatkowy, prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz studiów podyplomowych z zakresu podatków w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu; praktykę zawodową zdobył w urzędzie skarbowym, izbie skarbowej oraz w urzędzie kontroli skarbowej; prowadzi własną kancelarię doradztwa podatkowego; autor książek oraz licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego