PROBLEM

Chcemy zawrzeć z pracownikiem umowę dotyczącą używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Pracownik nie jest właścicielem samochodu. Pojazd jest zarejestrowany na jego ojca, ale w rzeczywistości pracownik cały czas z niego korzysta. Czy w takim przypadku możliwe będzie podpisanie umowy o używanie pojazdu z tą osobą? Jeżeli tak, to czy będziemy mogli zaliczyć związane z tym wydatki do kosztów uzyskania przychodów firmy?

ROZWIĄZANIE

Pracownik może wykorzystywać do celów służbowych samochód, którego jest jedynie posiadaczem, a właścicielem pozostaje inna osoba - w tym przypadku ojciec pracownika. Żaden przepis nie przewiduje bowiem, aby używany przez pracownika do celów służbowych pojazd musiał być jego własnością. Wydatki poniesione w związku z użytkowaniem takiego samochodu będą Państwo mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, po spełnieniu warunków określonych w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj.: wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - nie przekraczają kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - nie przekraczają wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Tytuł prawny do samochodu

Ponieważ w obowiązujących przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie ma wyraźnych uregulowań dotyczących tytułu własności samochodu (o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 updop), przy ustalaniu zasad zwrotu kosztów pojazdu należy odwołać się do odrębnych przepisów, tj. do art. 34a ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym oraz do wydanego na jego podstawie rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Powołane wyżej przepisy nie przewidują, aby pojazd używany przez pracownika do celów służbowych musiał być jego własnością. Pogląd ten potwierdził NSA w wyroku z 9 stycznia 1998 r. (sygn. akt SA/Bk 268/97, ONSA 1998/4/127).

KORZYŚCI (+)

Przepisy nie przewidują, aby pojazd używany przez pracownika do celów służbowych musiał być jego własnością.

Wydatki, które pracodawca może zaliczyć do kup

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracownika, czyli osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy). Wydatki ponoszone przez osobę wykonującą na rzecz podatnika określone czynności na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, mogą zostać przez płatnika zwrócone, nie będą jednak mogły zostać zaliczone do jego kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 updop. W przypadku tych osób możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych przewiduje art. 16 ust. 1 pkt 51 updop. Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tych wydatków będzie zawarcie w umowie odrębnej klauzuli o zwrocie kosztów używania samochodu lub nawiązanie odrębnej umowy w tym zakresie.

Przykładowy zapis w umowie zlecenia może brzmieć następująco:

(...) Strony ustalają, że Zleceniobiorcy, w związku z użytkowaniem prywatnego pojazdu w celu wykonania czynności stanowiących przedmiot zlecenia, będzie przysługiwać udokumentowany zwrot kosztów przejazdów, noclegów, napraw i przeglądu pojazdu (...).

Wymagana dokumentacja

W przypadku jazd lokalnych zwrot wydatków przyjmuje, co do zasady, formę miesięcznego ryczałtu wypłacanego pracownikowi po złożeniu przez niego pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu pojazdu do celów służbowych.

Pracownik, który nie korzysta ze zryczałtowanej formy rozliczeń, otrzymuje zwrot kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej informację o liczbie faktycznie przejechanych kilometrów potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Dotyczy to przede wszystkim jazd zamiejscowych, ewentualnie także jazd lokalnych (art. 16 ust. 5 updop).

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona także w celu udokumentowania wydatków poniesionych na rzecz podmiotów innych niż pracownicy w związku z używaniem na potrzeby działalności gospodarczej podatnika samochodów niestanowiących jego składników majątkowych (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). W razie braku ewidencji, wydatki ponoszone przez podatnika na rzecz pracowników (osób niebędących pracownikami) z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 5 updop).

Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja służbowa) nie jest dokumentem koniecznym do zaliczenia wydatków związanych z podróżą służbową do kosztów pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej powinny być określone przez pracodawcę (§ 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju).

(!)

Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja służbowa) nie jest dokumentem koniecznym do zaliczenia wydatków związanych z taką podróżą do podatkowych kosztów pracodawcy.

Przestrzeganie zasad prawidłowej dokumentacji jest warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, co potwierdził m.in. NSA w wyrokach z 18 listopada 1998 r. (sygn. akt I SA/Gd 48/97) oraz z 19 marca 1997 r. (sygn. akt SA/Gd 3038/95), a także SN w wyroku z 7 maja 1997 r. (sygn. akt III RN 20/97, OSNP 1997/21/414). Pracownik, który otrzymuje zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego w celach służbowych w formie ryczałtu, jest zobowiązany złożyć w każdym miesiącu oświadczenie dotyczące użytkowanego pojazdu. Powinno ono zawierać:

● dane dotyczące pojazdu: markę, numer rejestracyjny, pojemność silnika,
● liczbę dni, w których w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej itp.,
● liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Takie oświadczenie jest istotne ze względu na konieczność dokonania rozliczenia kosztów używania prywatnego pojazdu i zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych pracodawcy.

Wysokość zwrotu kosztów

Wysokość kwot zwracanych pracownikowi należy ustalić w postaci miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub - jeżeli ryczałt nie został ustalony - stosując stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Ustalenie wysokości kosztów pokrywanych przez pracownika przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu dotyczy przede wszystkim jazd zamiejscowych, ale może mieć także zastosowanie do jazd lokalnych.

Maksymalną kwotę ryczałtu oblicza się, mnożąc stawkę odpowiadającą rodzajowi pojazdu, a w przypadku samochodu osobowego również pojemności jego silnika, przez odpowiedni miesięczny limit przebiegu kilometrów stosowny do wielkości miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony.

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu oznacza stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą pojemność silnika (art. 16 ust. 4 updop). Ta zryczałtowana stawka dotyczy wszystkich kosztów eksploatacji pojazdu. Zastosowanie takiego mechanizmu ustalania kwoty wydatków uznawanych za koszty uzyskania przychodu powoduje, że nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu podatnika zwrócone dodatkowo ponad limit wydatki na paliwo, ubezpieczenie pojazdu, amortyzację itp. Potwierdził to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 13 listopada 2009 r. (sygn. IPPB5/423-537/09-4/PJ): (...) Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom wydatki, związane z użytkowaniem samochodu dla jej potrzeb, poniesione w czasie podróży służbowej, w tym opłaty za przejazd autostradą i parkowanie - pod warunkiem właściwego ich udokumentowania oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (...).

Jednocześnie zaliczenie wydatków zwróconych w granicach ustawowych limitów w koszty uzyskania przychodu nie jest uwarunkowane udokumentowaniem ich przez ponoszącą je osobę. Potwierdza to pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wałbrzychu z 31 marca 2006 r. (sygn. PD-III/423-38/2/1/06): (...) Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie wynika - jak słusznie zauważa Podatnik - obowiązek dokumentowania przez pracownika fakturami VAT lub rachunkami ponoszonych wydatków związanych z eksploatacją samochodu. Stąd też, dla możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy ponoszonych przez niego wydatków na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych (do wysokości ww. limitu), nie jest wymagane przedkładanie przez pracownika faktur lub rachunków dokumentujących poniesione przez niego wydatki na eksploatację tego samochodu (...).

Katarzyna Czajkowska-Matosiuk

specjalista ds. prawa pracy

PODSTAWA PRAWNA

● art. 16 ust. 1, 4 i 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.)
● art. 34a ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 ze zm.)
● rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271)