Z dniem śmierci pracownika wygasa stosunek pracy. Pracodawca ma więc obowiązek rozliczyć niewypłacone wynagrodzenie ze stosunku pracy i inne świadczenia ze spadkobiercami zmarłego pracownika. Pracodawca może zostać zwolniony z wypłaty świadczeń w części dotyczącej odprawy pieniężnej, gdy ubezpieczył pracownika na życie. Uprawnionym (spadkobiercom) przysługuje z tego tytułu od instytucji ubezpieczeniowej odszkodowanie w wysokości co najmniej równej odprawie. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji gdy odszkodowanie jest niższe od kwoty odprawy pośmiertnej, pracodawca jest zobligowany do wypłaty różnicy.

Według art. 63¹ Kodeksu pracy z dniem śmierci pracownika prawa majątkowe wynikające ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na małżonka oraz na inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl ustawy emerytalnej. Do jakich wypłat mają prawo spadkobiercy? Są to: wynagrodzenie za pracę, zasiłek za okres niezdolności do pracy, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz inne świadczenia, w tym nagrody, wkłady do kasy zapomogowo-pożyczkowej czy zwrot kosztów delegacji służbowej.

Przed wypłatą pracodawca musi ustalić, komu może wypłacić te świadczenia. Może je wypłacić osobom uprawnionym na podstawie art. 68-71 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Są to:

● dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione - do ukończenia 16 roku życia lub 25 roku życia, jeśli się uczą, oraz bez względu na wiek, jeśli stały się całkowicie niezdolne do pracy przed 16 rokiem życia lub w czasie nauki w szkole do ukończenia 25 roku życia,

● wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie (również w ramach rodziny zastępczej) przed osiągnięciem pełnoletności, jeżeli spełniają takie warunki jak dzieci własne i zostały przyjęte na wychowanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (w tym wypadku pracownika), chyba że śmierć była następstwem wypadku, a ponadto nie mają prawa do renty po rodzicach, a gdy rodzice żyją - jeżeli nie mogą zapewnić im utrzymania lub ubezpieczony (pracownik) albo jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd,

● rodzice (w tym również macocha lub ojczym) - jeżeli ubezpieczony bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania, a ponadto spełniają warunki takie jak dla wdowy/wdowca, w tym również dotyczące wieku.

Pracodawca wypłaca tym osobom zaległe po zmarłym pracowniku świadczenia bez postępowania sądowego. Przejście praw majątkowych na wymienione osoby uprawnione do otrzymania renty rodzinnej odbywa się z pominięciem zasad postępowania spadkowego określonych w art. 922 k.c.

Uwaga

W razie braku osób uprawnionych prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku po zmarłym pracowniku i podlegają dziedziczeniu na zasadach ogólnych.

Wypłata świadczeń osobom uprawnionym do renty rodzinnej skutkuje koniecznością poboru podatku dochodowego od osób fizycznych. Na mocy art. 41 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18% przychodu i wpłacić ją na konto właściwego urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty. Ponadto na mocy art. 42 updof pracodawca będzie zobligowany do sporządzenia i przekazania informacji PIT-11. Poza tym w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym pracodawca ma obowiązek przekazać urzędowi skarbowemu właściwemu według swej siedziby deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R).

Jeśli pracodawca dokona wypłaty praw majątkowych i innych należności po przedłożeniu przez spadkobierców prawomocnego postanowienia sądu o nabyciu spadku lub zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, w terminie 14 dni od dnia dokonania wypłaty zobowiązany jest przekazać naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania spadkobiercy informację o dokonanych wypłatach i ich wysokościach.

W związku ze śmiercią pracownika na pracodawcy może ciążyć obowiązek wypłaty odszkodowań. Ustawodawca wprowadził zwolnienie z opodatkowania części wypłacanych odszkodowań. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od opodatkowania są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Zwolnieniu z opodatkowania podlegają również odszkodowania wypłacone na mocy art. 21 ust. 1 pkt 9a ww. ustawy. Zwolnieniu podlegają zapomogi wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 638 zł. Ze zwolnień nie można korzystać, gdy wypłacona kwota przekroczy wyznaczony próg.

Uwaga

Gdy kwota wypłaty przekroczy ustalony próg zwolnienia (2280 zł lub 638 zł w skali roku), pracodawca zobowiązany jest do przekazania PIT-8C.

Patrycja Mikuła

konsultant księgowy

● art. 63¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378

● art. 21 ust. 1 pkt 26, art. 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 362