Koszty sądowe obejmują opłaty i wydatki. W sprawach dotyczących należności pieniężnych skierowanych na drogę sądową pobierana jest opłata stosunkowa. Jej wysokość zależy od kwoty należności objętej zaskarżoną decyzją - stanowi ona 5% wartości, nie może być jednak niższa niż 30 zł i wyższy niż 100 000 zł.

W sprawie podlegającej rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym pobiera się od pozwu opłatę stałą, zależną od wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu umowy:

● do 2000 zł - 30 zł,

● ponad 2000 zł do 5000 zł - 100 zł,

● ponad 5000 zł do 7500 zł - 250 zł,

● ponad 7500 zł - 300 zł.

Postępowanie uproszczone jest obligatoryjne. Oznacza to, że nawet bez wiedzy i woli powoda sąd skieruje sprawę do tego trybu postępowania. Wnosząc pozew, sędzia przewodniczący dokona oceny, czy sprawa kwalifikuje się do postępowania uproszczonego. W razie pozytywnej odpowiedzi zostanie ona skierowana właśnie do tego trybu.

Wydatki obejmują:

● koszty podróży strony zwolnionej od kosztów sądowych związane z nakazanym przez sąd jej osobistym stawiennictwem,

● zwrot kosztów podróży i noclegu oraz utraconych zarobków lub dochodów świadków,

● wynagrodzenie i zwrot kosztów poniesionych przez biegłych, tłumaczy oraz kuratorów ustanowionych dla strony w danej sprawie,

● wynagrodzenie należne innym osobom lub instytucjom oraz zwrot poniesionych przez nie kosztów,

● koszty przeprowadzenia innych dowodów.

Koszty te należy ujmować na koncie "Pozostałe koszty operacyjne", zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości. Poniesione przez spółkę koszty w związku ze skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, a także koszty zastępstwa procesowego należy ujmować w księgach rachunkowych zapisem:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne",

Ma "Rachunki bankowe".

Koszty opłat sądowych ujęte na koncie "Pozostałe koszty operacyjne" stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Jeżeli na podstawie prawomocnego wyroku sądowego koszty zastępstwa procesowego oraz inne koszty sądowe, w tym odsetki, zostaną zasądzone na rzecz wierzyciela, to zwiększają one zadłużenie kontrahenta. Ewentualny zwrot takich wydatków przez dłużnika ujmowany jest jako pozostałe przychody operacyjne (konto "Pozostałe przychody operacyjne").

Pod datą skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego wskazane jest przeniesienie kwoty roszczenia z konta rozrachunkowego dłużnika na konto "Należności dochodzone na drodze sądowej".

W księgach ujmuje się to następującym zapisem:

Wn "Należności dochodzone na drodze sądowej",

Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Na koncie "Należności dochodzone na drodze sądowej" ewidencjonowane są wszelkie nieprzedawnione należności, roszczenia, kary i odszkodowania dochodzone na drodze powództwa sądowego do czasu otrzymania prawomocnego wyroku sądowego. Na koncie tym należy wykazać zarówno należność główną, jak i odsetki od nieterminowej zapłaty. Jednostka powinna prowadzić konta analityczne umożliwiające ustalenie na dany dzień kwot roszczeń dochodzonych na drodze sądowej według poszczególnych dłużników i walut.

Przeksięgowanie należności odbywa się zapisem:

Wn "Należności dochodzone na drodze sądowej",

Ma "Rozrachunki z dostawcami".

Konto "Należności dochodzone na drodze sądowej" jest kontem bilansowym aktywnym i może wykazywać wyłącznie saldo Wn (debetowe). W bilansie jest ono wykazywane w pozycji B.II.2 lit. d) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek dochodzone na drodze sądowej".

Jeżeli jednostka ocenia, że w najbliższym czasie (przykładowo w ciągu półrocza) spłata należności spornych, niepokrytych zabezpieczeniami, nie jest prawdopodobna, powinna pod datą skierowania pozwu do sądu utworzyć na nie odpis aktualizujący. Jeśli natomiast uzna, że sytuacja dłużnika jest dobra i istnieje pewność odzyskania należności w pełnej kwocie, nie musi tworzyć odpisu. Stosownie do art. 35b ustawy o rachunkowości wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa jej zapłaty. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych, zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Drugostronnie ujmuje się je na koncie "Odpisy aktualizujące wartość należności". Jeżeli przyczyna, dla której utworzono odpis, ustała, to rozwiązanie odpisu aktualizującego odnosi się w ciężar konta "Pozostałe przychody operacyjne" lub "Przychody finansowe". W bilansie saldo konta "Odpisy aktualizujące wartość należności" koryguje wartość należności figurującą jako saldo konta "Należności dochodzone na drodze sądowej".

Dla celów podatkowych odpisy aktualizujące nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Za koszt uzyskania przychodów mogą być jednak uznane odpisy aktualizujące wartość należności od tej części należności, która była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, a jej nieściągalność została uprawdopodobniona (zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 26a updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 21 updof). Nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną w szczególności, jeżeli:

● dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej lub postawiony w stan likwidacji albo została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku,

● zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu, w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego, lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe, w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków,

● wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego,

● wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

W przypadku gdy przeciwko jednostce toczy się postępowanie sądowe, musi ona podjąć decyzję o utworzeniu rezerwy na koszty postępowania sądowego, które - jeżeli sąd je zasądzi - będzie musiała zapłacić. Jeśli prawdopodobieństwo zapłaty jest większy niż 50%, wówczas jednostka powinna utworzyć rezerwę i ująć ją w księgach rachunkowych zapisem, w części obejmującej kwotę roszczenia i koszty postępowania sądowego:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne",

Ma "Rezerwy".

Z kolei rezerwę w części obejmującej odsetki ujmuje się następująco:

Wn "Koszty finansowe",

Ma "Rezerwy".

Jeżeli jednostka otrzyma wyrok sądowy, rezerwa zostanie przekształcona w zobowiązanie. Natomiast niewykorzystana rezerwa zwiększa na dzień, na który okazała się zbędna, odpowiednio pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe lub zyski nadzwyczajne.

Konto "Rezerwy na koszty postępowania sądowego" wyraża stan rezerw utworzonych w trybie art. 35d i 29 ustawy o rachunkowości. Saldo to wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.I.3. "Rezerwy na zobowiązania - pozostałe rezerwy" - z podziałem na długoterminowe i krótkoterminowe.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in. rezerw na zobowiązania, utworzonych zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 16 ust. 1 pkt 27 updop).

W momencie orzeczenia przez sąd nakazu zapłaty kwotę należności głównej objętą pozwem zalicza się ponownie - pod datą uprawomocnienia nakazu - do należności z tytułu dostaw i usług. Otrzymanie prawomocnego wyroku sądowego skutkuje uznaniem uprawdopodobnienia nieściągalności tej należności. Jeżeli należność tę jednostka uprzednio, z chwilą skierowania na drogę postępowania egzekucyjnego, zarachowała jako przychód należny, utworzony wówczas odpis aktualizujący staje się kosztem uzyskania przychodów, do wysokości ujętej uprzednio w przychodach podatkowych.

Przykład

Spółce Alfa kontrahent zalega z zapłatą za wykonaną usługę. Jego zobowiązanie wynosi 5400 zł i wynika z podpisanej przez obie strony umowy o współpracy. Spółka Alfa podjęła decyzję o skierowaniu sprawy na drogę sądową. Równocześnie spółka naliczyła kontrahentowi odsetki w wysokości 200 zł.

Ewidencja księgowa

1. Opłata za złożenie pozwu w postępowaniu uproszczonym wyniesie 250 zł (należność mieści się bowiem w przedziale ponad 5000 zł do 7500 zł).
Spółka dokonała zapłaty w kasie sądu:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne" 250

Ma "Kasa" 250

2. Naliczone odsetki spółka Alfa powinna zaewidencjonować w księgach rachunkowych na podstawie wystawionej noty odsetkowej:

Wn "Rozrachunki z kontrahentem" 200

Ma "Przychody finansowe" 200

3. W dniu złożenia wniosku do sądu o zapłatę spółka Alfa dokonała przeksięgowania wartości należności:

● 5400 zł jako należność główna oraz

● 200 zł będące naliczonymi odsetkami z tytułu nieterminowej zapłaty

Wn "Należności dochodzone na drodze sądowej" 5 600

Wn "Rozrachunki z kontrahentem" 5 600

4. Ze względu na duże prawdopodobieństwo nieodzyskania (nieściągalności) należności spółka Alfa utworzyła odpis aktualizujący na całą kwotę należności wraz z odsetkami:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne" 5 400

Wn "Koszty finansowe" 200

Ma "Odpisy aktualizujące wartość należności" 5 600

5. Spółka otrzymała prawomocny wyrok sądu uwzględniający roszczenie wierzyciela:

Wn "Rozrachunki z kontrahentem" 5 600

Ma "Należności dochodzone na drodze sądowej" 5 600

6. Spółka Alfa na mocy zasądzonego wyroku otrzymała od kontrahenta zwrot na rachunek bankowy wydatków poniesionych w związku ze złożeniem pozwu:

Wn "Rachunek bankowy" 250

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 250

7. Kontrahent dokonał również zapłaty należności głównej i odsetek w kwocie łącznej 5600 zł. W księgach rachunkowych zdarzenie to zostanie ujęte następująco:

Wn "Rachunek bankowy" 5 600

Ma "Rozrachunki z kontrahentem" 5 600

8. Z uwagi na zapłatę roszczenia przez dłużnika odpis aktualizujący stał się bezzasadny:

Wn "Odpisy aktualizujące wartość należności" 5 600

Ma "Przychody finansowe" 200

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 5 400

Patrycja Mikuła

konsultant

● art. 35b, 39 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1342

● ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 90, poz. 594; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1101