1. Opłaty sądowe mogą być kosztem podatkowym

Przedsiębiorcy powinni stosować zasady ogólne do rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z prowadzeniem sporów w sprawach gospodarczych (art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop). Oznacza to, że aby wydatki na proces zostały uznane za koszt podatkowy:

1) powinny one być poniesione w celu:

● osiągnięcia przychodów lub

● zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

2) nie mogą być wymienione w ustawie jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 updop i art. 23 ust. 1 updof).

Przedsiębiorca powinien także zadbać, by wydatki te zostały właściwie udokumentowane. Brak ich właściwego udokumentowania także nie pozwoli mu na ich zaliczenie do kosztów podatkowych.

ENCYKLOPEDIA KSIĘGOWEGO

Opłaty sądowe - wszelkie koszty związane z wszczęciem, prowadzeniem i zakończeniem postępowania sądowego w danej sprawie. Są to zarówno:

● opłaty przypadające od uczestnika postępowania na rzecz sądu (np. opłata za wniesienie pozwu), jak i

● wydatki - koszty zastępstwa procesowego, koszty podróży do sądu, koszty ogłoszeń i koszty przeprowadzenia dowodu.

- patrz - Encyklopedia Księgowego

- hasło: Opłaty sądowe

2. Wydatki procesowe a koszty podatkowe

Udział w postępowaniu sądowym jest naturalnym ryzykiem związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Pomimo to podatkowe rozliczenie kosztów tego udziału budzi kontrowersje. Wynikają one głównie z tego, że organy podatkowe uważają, iż zaliczanie tych wydatków do kosztów podatkowych stanowi przerzucenie ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej na Skarb Państwa. Co więcej, zaliczenie tych wydatków do kosztów podatkowych często zależy od tego, która strona postępowania je ponosi.

Wydatki dłużnika związane z postępowaniem sądowym

Przedsiębiorca będący stroną pozwaną (dłużnikiem) co do zasady może mieć prawo do zaliczenia swych wydatków w postępowaniu do kosztów podatkowych (z wyjątkiem kosztów egzekucyjnych - patrz pkt 3.3.). Jednak w praktyce uznanie kosztów sądowych ponoszonych przez dłużnika za koszty podatkowe może okazać się kwestią sporną. Część organów podatkowych odmawia bowiem podatnikom możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na koszty sądowe, w których podatnicy ci występują jako pozwani (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 lutego 2010 r., sygn. IPPB3/423-882/09-4/GJ, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 kwietnia 2012 r., sygn. IBPBI/2/423-44/12/SD).

PRZYKŁAD

Jan Nowak jest zobowiązany wobec firmy XYZ na kwotę 5000 zł netto. W związku z brakiem uregulowania długu wierzyciel skierował sprawę na drogę postępowania sądowego. Jan Nowak poniósł koszty zastępstwa procesowego oraz został zobowiązany do zwrotu kosztów opłat sądowych i kosztów procesowych. Poniesionych wydatków nie może zaliczyć do kosztów podatkowych, chyba że wykaże, iż uczestnictwo w procesowaniu się z wierzycielem miało na celu racjonalną ochronę jego interesów gospodarczych.

Organy podatkowe rozróżniają przy tym dwie sytuacje dłużnika:

● obrony przed nieuzasadnionym roszczeniem,

● obrony przed uzasadnionymi roszczeniami.

Wydatki na obronę przed nieuzasadnionymi roszczeniami. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy wierzyciel domaga się świadczeń, które są nieoczywiste z prawnego punktu widzenia i niekorzystne dla dłużnika. W efekcie zmuszają dłużnika do podjęcia obrony. Dlatego w tych przypadkach wydatki sądowe stanowią koszty podatkowe. Przedsiębiorca powinien wykazać, że zaangażowanie się w proces jest związane z obroną przed roszczeniami wierzyciela podejmowaną w celu uniknięcia zmniejszenia przychodu lub zwiększenia straty. Widoczny musi być też związek postępowania z prowadzoną działalnością gospodarczą.

PRZYKŁAD

Spółka XYZ została pozwana o odszkodowanie za bezumowne korzystanie z nieruchomości. W odpowiedzi na pozew wniosła o oddalenie powództwa, wskazując, że jako nabywca nieruchomości była chroniona rękojmią wiary publicznej ksiąg wieczystych. Ostatecznie spółka przegrywa sprawę o zapłatę odszkodowania. Postępowanie było związane z obroną przed zarzutami wierzyciela, a spółka nie czuła się dłużnikiem powoda. Istnieją tu więc przesłanki do uznania wydatków sądowych za jej koszt podatkowy.

Wydatki na obronę przed oczywistym roszczeniem. Jeśli pozwany doprowadzi do procesu sądowego, pomimo że zobowiązanie wobec kontrahenta jest oczywiste i bezsporne, to nie ma prawa wydatków procesowych zaliczyć do kosztów podatkowych. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 października 2013 r., sygn. ILPB1/415-833/13-2/AP. Organ ten uznał, że:

Oceniając, czy dany wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu, należy mieć na uwadze przede wszystkim fakt, czy był on poniesiony w celu obrony przed bezprawnie skierowanymi roszczeniami, czy też konieczność jego poniesienia związana była z niewywiązaniem się podatnika z ciążących na nim obowiązków.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca nie płaci w terminie czynszu właścicielowi lokalu. Właściciel lokalu pozywa podatnika do sądu o zapłatę zaległego czynszu. Przegrywa sprawę sądową. Sąd zasądził od niego na rzecz właściciela lokalu zwrot kosztów procesu. Zasądzone koszty były efektem niezapłacenia właścicielowi lokalu należnego czynszu, przedsiębiorca nie może więc zaliczyć tego wydatku do kosztów podatkowych prowadzonej działalności.

To, kiedy i jakie koszty dłużnik może zaliczyć do kosztów podatkowych, przedstawiamy w tabeli.

Tabela. Wydatki procesowe dłużnika w jego kosztach podatkowych

Wydatki wierzyciela związane z postępowaniem sądowym

W korzystnej sytuacji są przedsiębiorcy dochodzący swych należności jako wierzyciele. Po stronie wierzyciela koszty sądowe stanowią niewątpliwie wydatki racjonalne i ekonomicznie uzasadnione. Służą one bowiem przede wszystkim zabezpieczeniu źródła przychodów. Co istotne, nie zostały również wyłączone z kosztów podatkowych - nie wymieniono ich w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop. Kwestia zaliczania do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych przez wierzyciela na sądowe dochodzenie niezapłaconej należności nie budzi zatem kontrowersji. Korzystne dla podatników stanowisko prezentują zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne. I tak, NSA w wyroku z 14 stycznia 2010 r., sygn. akt II FSK 1286/08, stwierdził:

Podatnik ma prawo zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodów koszty procesu, które ponosi w związku z realizacją przychodów ujętych już jako należne, a wynikających z wykonywanej przez niego działalności gospodarczej. Tego typu wydatki ponoszone są w celu ochrony interesów podatnika, zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów (...).

Przedsiębiorcy muszą jednak uwzględnić, że zaliczenie tych wydatków do kosztów nie jest automatyczne. Każdy przypadek ponoszenia kosztów procesu musi być rozpatrywany indywidualnie. Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 27 lutego 2013 r., sygn. ITPB4/423-21/12/AM:

Rozpatrując kwestię możliwości podatkowego rozliczenia ponoszonych przez podmioty gospodarcze kosztów sporów sądowych, należy mieć na uwadze, że pomimo nieumieszczenia tego rodzaju wydatków w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów na podstawie wyłączenia zawartego w art. 16 ustawy, nie przesądza to automatycznie o możliwości ich ujęcia jako kosztów uzyskania przychodów. (...), każdy przypadek ponoszenia takich wydatków wymaga indywidualnej analizy uwzględniającej szczegóły danej sprawy i przesłanki, jakimi kierowała się Spółka, a także strona przeciwna.

PRZYKŁAD

Podatnik (spółka z o.o.) złożył do urzędu gminy wniosek o wydanie decyzji o warunkach zabudowy, z myślą o rozszerzeniu działalności gospodarczej. Urząd przedłuża termin na wydanie decyzji, co z kolei uniemożliwia wszczęcie budowy i uzyskanie przez firmę zarobku. Spółka na podstawie art. 417 Kodeksu cywilnego wstępuje na drogę sądową o odszkodowanie za wyrządzoną szkodę i utracone zarobki.

Koszty procesu sądowego zostaną poniesione w celu ochrony interesów spółki. Wydatki z tego tytułu wiążą się z prowadzoną działalnością oraz są uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia. W efekcie poniesienia tych wydatków spółka może oczekiwać zwiększenia swoich przychodów. Wydatki te zostaną zatem poniesione w celu zabezpieczenia źródła przychodu, jakim jest prowadzona pozarolnicza działalność gospodarcza. Jako koszt pośredni będą mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych w momencie poniesienia. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 23 października 2013 r. (sygn. ITPB1/415-811b/12/AD).

3. Przegrana w sądzie a koszty podatkowe

Przedsiębiorcy, którzy broniąc swych spraw przegrali w postępowaniu, także mają prawo do zaliczenia opłat sądowych w koszty podatkowe. Przedsiębiorcy powinni jednak w takiej sytuacji wykazać, że poniesienie kosztów procesowych, nawet w sytuacji przegranego sporu, było uzasadnione ich interesem ekonomicznym. Potwierdził to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2012 r., sygn. ITPB1/415-289a/12/WM.

PRZYKŁAD

Podatnik wziął udział w konkursie, aby zdobyć zamówienie publiczne. Praca konkursowa została jednak odrzucona, na co złożył odwołanie w Krajowej Izbie Odwoławczej. Odwołanie nie zostało uwzględnione, w związku z czym zasądzono od niego koszty wpisu oraz koszty zastępstwa procesowego zamawiającego.

Wydatki na odwołanie miały na celu ochronę interesów prawnych podatnika. Są to niewątpliwie koszty związane z całokształtem prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Podjęte przez podatnika działania miały na celu obronę jego interesów (w związku z niesłusznym, jego zdaniem, odrzuceniem pracy konkursowej). Mogą one więc stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalność gospodarczej, bez względu na skuteczność postępowania, w związku z którym powstały, pod warunkiem należytego ich udokumentowania w sposób właściwy dla rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych (zob. interpretację z 11 października 2013 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPBI/1/415-568/13/BK).

Do kosztów podatkowych przedsiębiorca nie będzie mógł natomiast zaliczyć ewentualnego odszkodowania zasądzonego przez sąd z tytułów wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 22 updop i art. 23 ust. 1 pkt 19 updof. Przepis ten wyłącza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów odszkodowań oraz kar umownych, między innymi z tytułu wad wykonanych usług.

4. Koszty egzekucyjne

Wierzyciel, którego dłużnik, pomimo wyroku sądowego lub nakazu zapłaty, nie reguluje płatności, może wystąpić na drogę postępowania egzekucyjnego. Dla przedsiębiorców występujących jako wierzyciel związane jest to z ponoszeniem określonych kosztów egzekucyjnych, np. opłat za czynności komornicze.

Wierzyciel może zaliczyć do kosztów podatkowych koszty egzekucyjne związane z odzyskaniem zasądzonej należności. Oczywiste jest bowiem, że dochodzenie zapłaty należności za sprzedane towary lub usługi jest związane z prowadzoną działalnością i służy zabezpieczeniu źródła przychodów wierzyciela. Wydatki w postępowaniu egzekucyjnym stanowią jego koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Nie jest przy tym istotne, czy egzekucja będzie skuteczna, a więc czy należność zostanie odzyskana.

Koszty windykacyjne powinny obciążać dłużnika. W przypadku skutecznego odzyskania należności wierzyciel otrzymuje także zwrot kosztów egzekucyjnych, jakie zapłacił zaliczkowo komornikowi. Zwrot ten stanowi dla niego przychód podatkowy w dacie otrzymania pieniędzy. Jeżeli majątek dłużnika nie wystarczy na pokrycie kosztów egzekucji - przychód taki nie powstanie, a koszty egzekucji na stałe obciążą wierzyciela.

Wydatki związane z egzekucją wierzytelności ponoszone przez dłużnika. Wśród wydatków, których ustawodawca nie uznał za koszty uzyskania przychodów, są koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań (art. 23 ust. 1 pkt 14 updof i art. 16 ust. 1 pkt 17 updop). Przepisy te mają zastosowanie do podmiotów, które nie wykonały swoich zobowiązań (np. do dłużników). Odnosi się to do kosztów egzekucyjnych dotyczących zobowiązań o charakterze cywilnoprawnym oraz administracyjnoprawnym. Z kolei uregulowanie należności głównej nie wywołuje u dłużnika żadnych negatywnych skutków podatkowych. Zapłata zaległego zobowiązania - choć wyegzekwowana na drodze sądowej - jest jedynie ostatecznym rozliczeniem i zamknięciem wcześniej zawartej transakcji.

UWAGA!

Koszty egzekucyjne poniesione przez dłużnika w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązań nie są zaliczane do jego kosztów podatkowych.

5. Moment zaliczenia wydatków sądowych do kosztów podatkowych

Koszty związane z procesem sądowym należą do pośrednio związanych z przychodami (dotyczą ogólnego funkcjonowania podmiotu gospodarczego). Wobec tego powinny być potrącalne w dacie poniesienia. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 23 grudnia 2013 r., sygn. ITPB3/423-473a/13/PS:

Koszty związane z wystąpieniem na drogę sądową mają na celu ochronę przedsiębiorcy przed uszczupleniem jego majątku, wykorzystywanego w działalności gospodarczej prowadzonej w celu osiągania przychodów. Zatem są to koszty związane z funkcjonowaniem jednostki i jako takie stanowią pośrednie koszty uzyskania przychodów. Z tych też względów wydatki z tego tytułu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - stanowią koszty pośrednie prowadzonej działalności, które są potrącane w dacie ich poniesienia.

PRZYKŁAD

Spółka posiada nieprzeterminowaną należność od Jana Nowaka. W związku z brakiem płatności, pomimo przesyłania wezwań do zapłaty, firma skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego. Spółka jako wierzyciel poniosła koszty opłat sądowych oraz koszty zastępstwa procesowego. Wydatki te może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia. W przypadku wygrania sprawy spółka zaliczy do przychodów faktycznie zwrócone, poniesione wcześniej koszty sądowe - w kwocie wynikającej z wyroku sądu i faktycznie wyegzekwowanej od dłużnika.

6. Procesy z pracownikami a koszty podatkowe

W praktyce częste są spory przedsiębiorców z ich pracownikami. Przy okazji zwolnień czy wypadków przy pracy często dochodzi do sporów sądowych. Warto więc zaznaczyć, że organy podatkowe, co do zasady, uznają wydatki przedsiębiorców związane z tymi sporami za koszty podatkowe. Wydatki te mają na celu zachowanie źródła przychodów. Co więcej, zdaniem fiskusa wydatki te są konsekwencją zatrudnienia pracowników ("wydatki pracownicze") i jako takie nie są na ogół negowane jako koszty podatkowe.

I tak, do kosztów podatkowych fiskus pozwalał zaliczyć np. koszty zastępstwa procesowego zwrócone byłemu pracownikowi. Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 10 października 2013 r., sygn. ILPB1/415-816/13-2/AA:

(...) koszty sądowe oraz koszty zastępstwa procesowego związane z prowadzonymi przeciwko firmie Wnioskodawcy sprawami pracowniczymi - na podstawie art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - można uznać za koszt uzyskania przychodów.

Organy podatkowe także słusznie zauważały, że nie można pozbawiać podatnika prawa do zaliczenia wydatków procesowych do kosztów podatkowych tylko dlatego, że przegrał sprawę, starając się chronić swój interes prawny na drodze sądowej.

Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 10 stycznia 2012 r., sygn. ILPB3/423-479/11-2/JG:

(...) poniesienie przez podatnika wydatku w postaci kosztów postępowania sądowego na obronę swych praw jest uzasadnione. Poniesienie kosztów procesu (w przedmiocie sprawy - zastępstwa procesowego) miało na celu uchronienie źródła przychodu - majątku wykorzystywanego do działalności gospodarczej, a udział w postępowaniu sądowym był naturalnym ryzykiem związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy. Uznać zatem należy, że wydatki poniesione z tytułu zastępstwa procesowego miały swoje racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie i służyły zachowaniu źródła przychodów.

Reasumując, koszty zastępstwa procesowego zapłacone na podstawie wyroków na rzecz byłego pracownika mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednak pamiętać że do kosztów podatkowych nie można zaliczyć jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowej składki ubezpieczeniowej w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy (art. 23 ust. 1 pkt 13 updof i art. 16 ust. 1 pkt 16 updop).

PRZYKŁAD

Pracownik uległ wypadkowi podczas wykonywanej pracy. W konsekwencji pracodawca został zobowiązany orzeczeniem sądu pracy do wypłaty pracownikowi zadośćuczynienia za krzywdę wraz z ustawowymi odsetkami, a także zwrotu kosztów zastępstwa procesowego i kosztów procesu.

Wydatki poniesione z tytułu zadośćuczynienia za doznaną krzywdę wiążą się z prowadzoną działalnością gospodarczą jako wydatki będące konsekwencją wypadków przy pracy. Obowiązek ich poniesienia wynika wprost z przepisów prawa (art. 444-446 Kodeksu cywilnego). Zadośćuczynienie to nie jest jednorazowym odszkodowaniem uregulowanym w ustawie o ubezpieczeniach społecznych z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, które nie stanowi kosztu podatkowego. Tym samym nie ma przeszkód, by uznać zadośćuczynienie za koszt podatkowy.

Także wydatki poniesione z tytułu zwrotu opłaconego zastępstwa procesowego oraz opłat sądowych mogą stanowić koszty podatkowe.

Warto zaznaczyć, że zwracane pracownikom na podstawie wyroków sądowych zryczałtowane koszty zastępstwa procesowego nie podlegają po stronie pracowników opodatkowaniu jako ich przychód. Tym samym pracodawca zwracający koszty nie ma obowiązku sporządzenia i przekazania tym pracownikom oraz właściwym urzędom skarbowym informacji PIT-8C. Wynika to z faktu, że koszty procesowe zasądzone na rzecz pracowników w pierwszej kolejności zostały sfinansowane z własnych środków pracowników, a następnie na podstawie prawomocnych orzeczeń zostaną pracownikom zwrócone. Tym samym wpłacane pracownikom kwoty będą stanowić zwrot poniesionych wcześniej nakładów - nie są więc dla tych osób dodatkowym dochodem podlegającym opodatkowaniu. Dla celów podatkowych otrzymane kwoty kosztów zastępstwa procesowego pozostają neutralne podatkowo, bowiem nie mieszczą się w pojęciu przychodu. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 31 grudnia 2013 r., sygn. ILPB2/415-953/13-2/WM.

Ugoda z pracownikiem. Organy podatkowe odrzucają natomiast możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków poniesionych z tytułu ugody sądowej zawartej z pracownikiem. Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 29 stycznia 2014 r., sygn. IPPB3/423-905/13-2/GJ:

(...) odszkodowanie zostało poniesione przede wszystkim z obawy, aby spór sądowy między Spółką a pracownicą nie generował dalszych kosztów oraz aby nie narażał Spółki na rozgłos, który mógłby jej zaszkodzić. Ponadto niedopełnienie obowiązku z ugody sądowej mogłoby narazić Spółkę na dodatkowe koszty egzekucji. Koszty poniesione przez Spółkę w wyniku ugody są znacznie mniejsze niż te, które mogłyby być zasądzone, gdyby sprawa zakończyła się wyrokiem. Powyższe wskazuje, że odszkodowanie nie miało na celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodu. Celem wypłaty odszkodowania jest zwolnienie się z ciążącego na Spółce zobowiązania, wynikającego z zawartej ugody. Argument Spółki, że poniesione odszkodowanie jest znacznie mniejsze niż przypuszczalne koszty, gdyby spór trwał nadal, również nie spełnia przesłanki wskazanej przez ustawodawcę dla uznania wydatku za koszt podatkowy.

Brak spełnienia kryterium celu poniesionego wydatku przesądza więc o tym, że poniesiony wydatek w postaci odszkodowania nie może być zakwalifikowany do kosztów podatkowych.

7. Zawarcie ugody sądowej a koszty podatkowe

Nie można zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków związanych z zawarciem ugody w sytuacji, w której przedsiębiorca nie był zobowiązany do zapłaty odszkodowania. Przyjęcie przez przedsiębiorcę stanowiska przeciwnego naraża go na ryzyko sporu z organami podatkowymi.

Istnieją przypadki, w których ugoda może zostać uznana za koszt przedsiębiorcy. W tabeli przedstawiamy, jakie przesłanki powinny być spełnione, by wydatki związane z ugodą uznać za koszt podatkowy.

Tabela. Kiedy wydatki związane z ugodą sądową mogą być kosztem

Podsumowując, organy podatkowe indywidualnie podchodzą do tego, jakie ugody mogą stanowić koszty podatkowe. Z interpretacji podatkowych wynika jednak, że celem ugody zawartej z kontrahentem i stanowiącej koszt podatkowy powinna być chęć uniknięcia groźby zapłaty odszkodowania lub kary umownej. Brak tej groźby jest argumentem przemawiającym przeciwko zaliczeniu wydatków poniesionych na zawarcie ugody do kosztów podatkowych. Skoro bowiem zawarcie ugody z kontrahentem nie chroni spółki przed ryzykiem zapłaty odszkodowania lub kary umownej na podstawie omawianej umowy, to taki wydatek nie jest wydatkiem poniesionym w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.

Oczywiście należy także zauważyć, że przedłużający się spór mógłby mieć wpływ na reputację spółki oraz dalsze stosunki handlowe z kontrahentem, a w konsekwencji na obroty spółki. Co więcej, przedłużający się spór generowałby dalsze koszty związane z obroną stanowiska spółki. Są to argumenty przemawiające za zaliczeniem do kosztów podatkowych wydatków poniesionych w związku z zawarciem ugody. W tym kontekście wydatki poniesione w związku z zawarciem ugody z kontrahentem mają istotny wpływ na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów w przyszłości. W konsekwencji można argumentować, że mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki.

Warto zaznaczyć, że ugoda nie jest kosztem podatkowym, w sytuacji gdy jest wynikiem bezprawnego działania przedsiębiorcy. Tak może być m.in. w przypadku, w którym celem zapłaty kwoty wynikającej z ugody jest zwolnienie spółki z konieczności zapłaty odszkodowania za działanie niezgodne z prawem. W tej sytuacji organy podatkowe słusznie argumentują, że takie odszkodowanie stanowi swoistą dolegliwość (sankcję) za niezgodne z prawem działanie przedsiębiorcy. Dlatego ugody takie nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 24 lutego 2011 r., sygn. IBPBI2/423-1693/10/CzP.

UWAGA!

Zapłata kwot ustalonych w ugodzie sądowej będącej rezultatem bezprawnego działania spółki nie stanowi kosztu podatkowego.

8. Zwrot wydatków sądowych a przychód

Przedsiębiorcy, którzy ponieśli koszty sądowe, a wygrali w procesie, mogą liczyć na to, że sąd nakaże zwrócić im te wydatki. Powinni wtedy pamiętać, że zwrócone koszty procesu powinni zaliczyć do przychodów, jeżeli wcześniej koszty procesu zaliczyli do kosztów podatkowych (art. 14 ust. 3 pkt 3a updof i art. 12 ust. 4 pkt 6a updop). Zatem zwrócone wydatki (np. nakazany przez sąd zwrot kosztów procesu), ujęte uprzednio w kosztach podatkowych, stanowią przychód. Przychód ten należy wykazać w dacie faktycznego otrzymania zwrotu poniesionych wydatków (art. 14 ust. 1i updof i art. 12 ust. 3e updop). Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 6 lutego 2014 r., sygn. IBPBI/2/423-142/14/PC.

PRZYKŁAD

Spółka XYZ wystawiła na rzecz swojego kontrahenta fakturę z tytułu sprzedaży towarów na kwotę 20 000 zł + 4600 zł VAT.

Za swój przychód podatkowy uznała kwotę 20 000 zł.

Kontrahent nie uregulował należności, w związku z czym spółka wystąpiła do sądu (postępowanie uproszczone). Wpis sądowy wyniósł 300 zł.

Wydatek na wpis sądowy (300 zł) został przez spółkę uznany za koszt uzyskania przychodów w miesiącu poniesienia.

Po upływie trzech miesięcy sąd wydał wyrok, w którym nakazał kontrahentowi uiścić spółce kwotę 24 600 zł oraz 300 zł z tytułu zwrotu wpisu sądowego i 900 zł odsetek ustawowych. Kontrahent zapłacił te kwoty spółce zgodnie z wyrokiem sądowym.

W tej sytuacji spółka zobowiązana jest do uznania za swój przychód podatkowy kwot 300 zł i 900 zł (w dacie faktycznego otrzymania).

9. Czy poniesienie kosztów sądowych można uznać za przeznaczenie dochodu na cele uprawniające do zwolnienia od podatku

Niektórzy z podatników (np. zakłady opieki zdrowotnej) korzystają ze zwolnień od podatku dochodowego dochodów przeznaczonych na cele wymienione w ustawie (tzw. cele ustawowe). W takim przypadku, jeżeli są stroną postępowania sądowego, powstaje problem, czy finansowanie z ich dochodów kosztów sądowych może być uznane za ich wydatkowanie na cel statutowy?

Niestety, nie. Organy podatkowe zgodnie twierdzą, że takie wydatki nie mieszczą się w zakresie działalności statutowej. Tym samym dochody, z których pokryto koszty sądowe, nie korzystają ze zwolnienia podatkowego. Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 23 sierpnia 2013 r., sygn. IBPBI/2/423-623/13/JD:

(...) dochód Szpitala uprzednio przeznaczony na cele statutowe preferowane zwolnieniem podatkowym (ochrona zdrowia), a następnie wydatkowany na uiszczenie kosztów sądowych i kosztów zastępstwa procesowego nie może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania. (...) Poniesienie przez Wnioskodawcę kosztów sądowych i kosztów zastępstwa procesowego nie może być uznane za ich poniesienie na ochronę zdrowia. Jak wskazano bowiem we wniosku, pomiędzy tymi kosztami a celem preferowanym przez ustawodawcę zwolnieniem podatkowym nie istnieje bezpośredni związek, a tylko taki dopuszcza możliwość zwolnienia z opodatkowania.

W przedstawionej w interpretacji sytuacji koszty sądowe szpital mógłby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach.

PRZYKŁAD

Szpital korzysta ze zwolnienia od podatku obejmującego dochody przeznaczone na cele ochrony zdrowia. Jeden z pacjentów pozwał szpital o zapłatę odszkodowania za błędy lekarskie popełnione w związku z jego leczeniem. Czy dochody, z których sfinansowano ponoszone przez szpital koszty sądowe, mogą zostać uznane za przeznaczone na cele ochrony zdrowia, a więc dochody zwolnione od podatku?

Dochód, z którego opłacono koszty sądowe, nie może zostać uznany za wydatkowany na cele ochrony zdrowia. Tym samym dochód ten nie jest zwolniony od podatku. Wydatki te mogą jednak zostać zaliczone przez szpital do kosztów podatkowych. Szpital nie będzie mógł natomiast zaliczyć do nich ewentualnego odszkodowania zasądzonego przez sąd. W tym zakresie znajdzie zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 22 updop. Przepis ten wyłącza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów odszkodowań oraz kar umownych, między innymi z tytułu wad wykonanych usług. Zapłaty takiego odszkodowania szpital nie będzie mógł również uznać za wydatkowanie na cel uprawniający do zwolnienia, określonego w art. 17 ust. 1 pkt 4 updop. Wypłacenie odszkodowania pacjentowi nie jest bowiem wydatkowaniem dochodu na cel statutowy szpitala (ochrona zdrowia).

10. Rachunkowe ujęcie wydatków sądowych

Poniesione koszty sądowe i egzekucyjne, jako koszty pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, zalicza się - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 uor - do pozostałych kosztów operacyjnych. Ewidencjonowane są na koncie zespołu 7 "Pozostałe koszty operacyjne" w momencie ich poniesienia - zarówno u wierzyciela, jak i u dłużnika:

Wn konto 765 "Pozostałe koszty operacyjne",

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy", ew. konto 100 "Kasa".

Ewidencja zwrotu kosztów postępowania sądowego zasądzonych wyrokiem na rzecz wierzyciela jest zależna od tego, czy jednostka tworzy odpisy aktualizujące należności (na należności dochodzone na drodze sądowej jednostki powinny - co do zasady wyrażonej w art. 35b uor - dokonywać odpisów aktualizujących). Jeżeli należność była objęta odpisem aktualizującym, to zasądzony zwrot kosztów postępowania sądowego powiększa odpis aktualizujący należność:

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami", ew. konto 240 "Pozostałe rozrachunki",

Ma konto 280 "Odpisy aktualizujące rozrachunki".

Jeśli jednak należność nie była objęta odpisem aktualizującym, to zwrot kosztów powiększy konto "Pozostałe przychody operacyjne".

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami", ew. konto 240 "Pozostałe rozrachunki",

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne".

PRZYKŁAD

Jednostka skierowała do sądu należność od dłużnika w wysokości 10 000 zł. Koszty procesu sądowego wyniosły 2000 zł. Na należności skierowane na drogę sądową jednostka utworzyła odpis aktualizujący. Sąd orzekł na korzyść wierzyciela zwrot należności głównej oraz kosztów procesu sądowego.

1. PK - skierowanie należności na drogę postępowania sądowego

Wn konto 244 "Należności dochodzone na drodze sądowej" 10 000,00 zł

Ma konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 10 000,00 zł

2. PK - odpis aktualizujący należność skierowaną na drogę postępowania sądowego

Wn konto 765 "Pozostałe koszty operacyjne" 10 000,00 zł

Ma konto 280 "Odpisy aktualizujące rozrachunki" 10 000,00 zł

3. WB - koszty postępowania sądowego

Wn konto 765 "Pozostałe koszty operacyjne" 2 000,00 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 2 000,00 zł

4. PK - prawomocny wyrok sądu - zwrot należności głównej

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 10 000,00 zł

Ma konto 244 "Należności dochodzone na drodze sądowej" 10 000,00 zł

5. PK - prawomocny wyrok sądu - zwrot kosztów sądowych

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 2 000,00 zł

Ma konto 280 "Odpisy aktualizujące rozrachunki" 2 000,00 zł

Wariant 1 - Dłużnik uregulował całość zobowiązania

6. WB - uregulowanie całości zobowiązania przez dłużnika

Wn konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 12 000,00 zł

Ma konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 12 000,00 zł

7. PK - rozwiązanie odpisu aktualizującego należność

Wn konto 280 "Odpisy aktualizujące rozrachunki" 12 000,00 zł

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" 12 000,00 zł

Wariant 2 - Dłużnik nie uregulował zobowiązania, a egzekucja komornicza nie przyniosła pozytywnego rezultatu (komornik wydał postanowienie o nieściągalności)

6. PK - odpisanie należności jako nieściągalnej

Wn konto 280 "Odpisy aktualizujące rozrachunki" 12 000,00 zł

Ma konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 12 000,00 zł

11. Przedsiębiorca także może być zwolniony z kosztów sądowych

Przedsiębiorcy, zarówno będący osobami fizycznymi, jak i osobami prawnymi, biorący udział w postępowaniu sądowym, powinni pamiętać, że mogą starać się o zwolnienie z kosztów sądowych. Prawo do ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych daje im m.in. ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 102 i 103).

I tak, o zwolnienie z kosztów podatkowych mogą się ubiegać:

● osoby fizyczne - jeżeli złożą oświadczenie, z którego wynika, że nie są w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny,

● osoby prawne lub jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, którym ustawa przyznaje zdolność prawną - jeżeli nie mają dostatecznych środków na uiszczenie opłat sądowych.

Należy jednak pamiętać, że chwilowy brak środków pieniężnych na rachunku bankowym osoby prawnej nie uzasadnia domagania się zwolnienia od kosztów sądowych (tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z 18 grudnia 1990 r., sygn. akt I CZ 217/90). Ubieganie się o zwolnienie z kosztów sądowych nie jest więc rzeczą prostą. Z możliwości uzyskania takiego zwolnienia może przedsiębiorcę wykluczyć np. posiadanie zdolności kredytowej.

UWAGA!

Zwolnienie od kosztów sądowych osoby prawnej jest możliwe w sytuacji, gdy wykazane zostanie, że posiadane przez nią aktywa nie wystarczają na pokrycie tych kosztów.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. z siedzibą w Warszawie nie osiągnęła dochodów z działalności gospodarczej. Nie wystawiała faktur, jej bilans oraz rachunek zysków i strat jest zerowy. Władze spółki rozpoczynają proces z jednym kontrahentów i chcą się starać o zwolnienie z kosztów sądowych. Spółka składa do sądu wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych.

Wzór. Wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1328

● art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1328

● art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1100

● art. 102 i 103 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1025; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1306

Marek Smakuszewski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii podatkowej, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego"