Ponoszone przez jednostkę koszty w związku ze skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, a także koszty zastępstwa procesowego są ewidencjonowane na koncie pozostałych kosztów operacyjnych. W przypadku gdy jednostka utworzyła odpis aktualizujący na sporną wierzytelność, to zasądzony zwrot kosztów sądowych oraz kosztów zastępstwa procesowego podwyższa dokonane odpisy aktualizujące. Szczegóły wraz z przykładem - w uzasadnieniu.

Koszty związane z egzekwowaniem należności na drodze sądowej (tj. m.in. opłaty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, opinii biegłych itp.) są to koszty związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki (por. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowośći). Wydatki te są ewidencjonowane w dacie ich poniesienia na koncie 765 "Pozostałe koszty operacyjne". Ewentualny zwrot tych kosztów przez dłużnika jest ujmowany na koncie 760 "Pozostałe przychody operacyjne".

W przypadku gdy jednostka utworzyła odpis aktualizujący na należność dochodzoną na drodze sądowej, to zasądzony na rzecz jednostki zwrot kosztów sądowych podwyższa dokonane odpisy aktualizujące. Taki sposób ewidencji wynika z art. 35b ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W regulacji tej stwierdza się, że:

Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania.

Z zacytowanego przepisu wynika nie tylko fakt podwyższania odpisu aktualizującego o zasądzone koszty sądowe, zastępstwa procesowego i ewentualnie zasądzonych odsetek, ale również sposób postępowania w przypadku wyegzekwowania (lub odpisania) od dłużnika należnych kwot. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że w takim przypadku (tj. wyegzekwowania lub odpisania należności) należy zlikwidować zbędny odpis aktualizujący. Jego likwidacja odbywa się przez obciążenie konta 280 "Odpisy aktualizujące należności" i uznanie konta 760 "Pozostałe przychody operacyjne" (w przypadku należności głównej i kosztów sądowych) lub uznanie konta 750 "Przychody finansowe" (w przypadku odzyskanych odsetek).

PRZYKŁAD

Spółka X posiada należność w wysokości 12 300 zł (w tym 23% VAT), którą kontrahent A kwestionuje. Spółka naliczyła kontrahentowi odsetki od nieterminowej spłaty należności (150 zł). W związku z prawdopodobieństwem braku spłaty należności spółka wystąpiła z pozwem do sądu, tworząc jednocześnie odpis aktualizujący (na 100% kwoty należności). W celu reprezentowania spółki w sądzie została wynajęta kancelaria prawna, która wystawiła na spółkę X fakturę za wykonaną usługę zastępstwa procesowego w wysokości 4000 zł + 23% VAT. Sąd wydał wyrok, w którym orzekł, że kontrahent A ma:

● spłacić kwotę główną 12 300,00 zł

● uregulować odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty 200,00 zł

● zwrócić koszty sądowe (w tym opłatę sądową 622,50 zł) 2 500,00 zł

● zwrócić koszty zastępstwa procesowego 2 40,00 zł

Kontrahent A uregulował zasądzone kwoty zarówno należności głównej (wraz z odsetkami), jak i koszty sądowe i zastępstwa procesowego.

1. Nota odsetkowa - naliczenie odsetek od nieterminowej zapłaty należności

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 150,00 zł

Ma konto 750 "Przychody finansowe" 150,00 zł

2. Skierowanie sprawy do sądu - przeksięgowanie należności spornej

Wn konto 244 "Należności dochodzone na drodze sądowej" 12 450,00 zł

Ma konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 12 450,00 zł

3. WB - opłata sądowa

Wn konto 765 "Pozostałe koszty operacyjne" 622,50 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 622,50 zł

4. PK - utworzenie odpisu aktualizującego

Wn konto 765 "Pozostałe koszty operacyjne" 12 300,00 zł

Wn konto 755 "Koszty finansowe" 150,00 zł

Ma konto 280 "Odpisy aktualizujące rozrachunki" 12 450,00 zł

5. WB - poniesione przez spółkę inne koszty sądowe (2500 zł - 622,50 zł)

Wn konto 765 "Pozostałe koszty operacyjne" 1 877,50 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 1 877,50 zł

6. Faktura od kancelarii prawnej za usługę zastępstwa procesowego

Wn konto 765 "Pozostałe koszty operacyjne" 4 000,00 zł

Wn konto 223 "Rozliczenie podatku VAT naliczonego" 920,00 zł

Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki - z kancelarią prawną" 4 920,00 zł

7. WB - uregulowanie faktury za zastępstwo procesowe

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki - z kancelarią prawną" 4 920,00 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 4 920,00 zł

8. Prawomocny wyrok sądu:

a) przeksięgowanie należności spornej

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 12 450,00 zł

Ma konto 244 "Należności dochodzone na drodze sądowej" 12 450,00 zł

b) przeksięgowanie zasądzonych dodatkowych odsetek (200 zł - 150 zł)

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 50,00 zł

Ma konto 280 "Odpisy aktualizujące wartość należności" 50,00 zł

c) przeksięgowanie zasądzonych kosztów sądowych

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 2 500,00 zł

Ma konto 280 "Odpisy aktualizujące wartość należności" 2 500,00 zł

d) przeksięgowanie zasądzonych kosztów zastępstwa procesowego

Wn konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 2 400,00 zł

Ma konto 280 "Odpisy aktualizujące wartość należności" 2 400,00 zł

9. WB - uregulowanie przez dłużnika zasądzonej kwoty

Wn konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 17 400,00 zł

Ma konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami" 17 400,00 zł

10. PK - wyksięgowanie odpisu aktualizującego w związku z zapłatą należności przez kontrahenta

a) należność główna

Wn konto 280 "Odpisy aktualizujące wartość należności" 12 300,00 zł

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" 12 300,00 zł

b) odsetki

Wn konto 280 "Odpisy aktualizujące wartość należności" 200,00 zł

Ma konto 750 "Przychody finansowe" 200,00 zł

c) koszty sądowe

Wn konto 280 "Odpisy aktualizujące wartość należności" 2 500,00 zł

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" 2 500 ,00zł

d) koszty zastępstwa procesowego

Wn konto 280 "Odpisy aktualizujące wartość należności" 2 400,00 zł

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" 2 400,00 zł

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 35b ust. 1 pkt 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 613

Irena Pazio

główna księgowa, praktyk, posiada certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych