1. Rejestry, umowy, kontrahenci

Wszyscy przedsiębiorcy podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) bądź do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Zarówno w CEIDG, jak i w KRS wskazuje się miejsce wykonywania działalności gospodarczej/siedzibę firmy oraz ewentualne dodatkowe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Odpowiednio zmiana miejsca prowadzenia działalności/zmiana siedziby firmy (adresu) wymaga zgłoszenia w przypisanej formie i w przypisanym terminie w stosownych rejestrach.

Wykaz obowiązków przedsiębiorcy związanych ze zmianą miejsca prowadzenia działalności

Powstaje obowiązek:

1) zmiany urzędu skarbowego, w którym podatnik rozlicza podatki (gdy zmiana miejsca prowadzenia działalności wiąże się ze zmianą właściwości urzędu skarbowego),

2) aktualizacji wpisu do CEIDG,

3) aktualizacji zgłoszenia identyfikacyjnego (NIP),

4) aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego (VAT),

5) aktualizacji danych w rejestrze REGON,

6) aktualizacji danych w rejestrze ZUS,

7) zmiany umowy spółki w formie przewidzianej przepisami,

8) aktualizacji wpisu do KRS,

9) zawarcia porozumienia zmieniającego miejsce świadczenia pracy lub przekazanie pracownikom wypowiedzenia zmieniającego miejsce pracy,

10) przekazania pracownikom informacji o zmianie siedziby,

11) zmiany miejsca używania kasy rejestrującej (wpis w książce kasy, zmiana adresu punktu sprzedaży w programie kasy, aktualizacja danych dotyczących kasy w us),

12) zmiany adresu na wystawianych i otrzymywanych fakturach,

13) uzyskania zezwoleń związanych z danym miejscem prowadzenia działalności (np. na sprzedaż alkoholu),

14) zawiadomienia kontrahentów o zmianie adresu.

* Nie wszystkie wymienione obowiązki będą obciążały każdego przedsiębiorcę. Szczegółowe informacje dotyczące wymienionych obowiązków znajdują się w tekście.

Zmiana miejsca prowadzenia działalności przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jednoosobowo lub w formie spółki cywilnej

Przedsiębiorcy działający jednoosobowo oraz wspólnicy spółek cywilnych rejestrowani są w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), którą prowadzi Minister Gospodarki. Wpisowi do CEIDG podlegają m.in. dane dot. miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, takie jak:

● adres miejsca zamieszkania przedsiębiorcy,

● adres do doręczeń przedsiębiorcy oraz

● adres, pod którymi jest wykonywana działalność gospodarcza, w tym adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony.

Dane przedsiębiorcy ujawnione w CEIDG muszą być zawsze aktualne. Każdą zmianę danych należy zgłosić w ciągu 7 dni od daty, w której nastąpiła. Aktualizacja wpisu do CEIDG wymagana jest właśnie m.in. w przypadku zmiany adresu zamieszkania przedsiębiorcy, zmiany adresu wykonywania działalności (miejsca, w którym prowadzona jest firma), zmiany dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca jest zobowiązany zgłosić do CEIDG zmianę miejsca swojego zamieszkania, zarówno gdy jest to jednocześnie miejsce, w którym prowadzi działalność gospodarczą, jak i wtedy, gdy siedzibą jego firmy nie jest miejsce jego zamieszkania. Podobnie musi złożyć stosowny wniosek w CEIDG, gdy zmienia się sama siedziba firmy, a nie zmienia się miejsce jego zamieszkania.

UWAGA!

Wnioski do CEIDG są wolne od opłat.

Integralną częścią wniosku o wpis do CEIDG jest żądanie wpisu albo zmiany wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zgłoszenia płatnika składek albo jego zmiany w myśl przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w myśl przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników. Obecnie jeden wniosek o zmianę wpisu do CEIDG jest jednocześnie wnioskiem o zmianę wpisu do urzędu statystycznego, urzędu skarbowego oraz ZUS/KRUS.

UWAGA!

Przedsiębiorca zawiadamia urząd skarbowy, ZUS/KRUS oraz urząd statystyczny o zmianie miejsca prowadzenia działalności, dodatkowego miejsca wykonywania działalności oraz adresu zamieszkania przedsiębiorcy, składając jeden wniosek na formularzu CEIDG.

Podając w formularzu CEIDG-1 adres zamieszkania, przedsiębiorca powinien wskazać adres faktycznego zamieszkania (w Polsce albo za granicą). Jeżeli jest to w danym przypadku możliwe, należy podać dane adresowe zgodnie z oznaczeniem zawartym w bazie adresów TERYT - dostępnej elektronicznie na stronie www.stat.gov.pl.

Należy zaznaczyć, że adres zamieszkania przedsiębiorcy publikowany jest na stronie internetowej CEIDG, a tym samym staje się dostępny dla wszystkich wyłącznie wtedy, gdy jest jednocześnie miejscem wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w innym miejscu niż jego adres zamieszkania, wtedy na stronach systemu CEIDG publikowany jest adres, pod którym funkcjonuje firma, a prywatny adres zamieszkania przedsiębiorcy nie jest ujawniany.

UWAGA!

Wniosek CEIDG oraz instrukcja jego wypełnienia dostępne są na stronie internetowej pod adresem www.prod.ceidg.gov.pl

Wniosek CEIDG może być:

● złożony osobiście (w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy),

● przesłany listem poleconym (do wybranego przez przedsiębiorcę urzędu gminy),

● przekazany w formie elektronicznej (za pośrednictwem elektronicznego formularza) dostępnego na stronie www.prod.ceidg.gov.pl.

Aktualizacji na formularzu CEIDG dokonuje każdy ze wspólników spółki cywilnej.

Zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku spółek handlowych (osobowych i kapitałowych)

Przedsiębiorcami są także spółki prawa handlowego osobowe (spółka jawna, komandytowa, komandytowo-akcyjna, partnerska) i kapitałowe (sp. z o.o., spółka akcyjna), które powstają z momentem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

UWAGA!

Aktualizacja wpisu nie wymaga wypełnienia całego formularza. Należy jednak podać dane identyfikacyjne, czyli numer PESEL, NIP, REGON, imię i nazwisko przedsiębiorcy, datę urodzenia, nazwę skróconą firmy oraz oświadczenie dot. składania fałszywych zeznań. Wypełniając wniosek o aktualizację wpisu, należy w rubryce 01 (rodzaj wniosku) zaznaczyć pozycję 02 oraz wskazać rubryki lub pola, które będą zmieniane. Wymagane jest również podanie daty zaistnienia zmiany.

Wszystkie ww. spółki osobowe oraz kapitałowe wpisywane są do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W dziale I rejestru przedsiębiorców wpisywane są m.in.: nazwa lub firma, pod którą przedsiębiorca działa, oznaczenie jego formy prawnej oraz jego siedziba i adres. Zmiana tych danych wymaga zgłoszenia sądowi rejestrowemu.

UWAGA!

W dziale I rejestru przedsiębiorców zamieszcza się, dla każdego podmiotu, m.in. dane dot. siedziby i adresu tego podmiotu, a także siedziby i adresu oddziałów. Każdy podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców jest obowiązany zgłosić do niego m.in. ww. dane adresowe, a także informacje o ich zmianie, i to niezależnie od obowiązków wynikających z odrębnych przepisów.

Wniosek do KRS. Wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Zdarzeniem takim może być m.in. podjęcie uchwały walnego zgromadzenia spółki o zmianie jej siedziby. Zgłoszenia zmiany należy dokonać na urzędowym formularzu. Jest to formularz:

● KRS-Z1 - w przypadku spółek jawnych, komandytowych i partnerskich,

● KRS-Z2 - w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych,

● KRS-Z3 - w przypadku spółek kapitałowych (spółek z o.o. i akcyjnych).

Formularze są dostępne w sądach rejestrowych lub na stronie internetowej pod adresem www.bip.ms.gov.pl w zakładce REJESTRY I EWIDENCJE - Krajowy Rejestr Sądowy - Formularze wniosków wykorzystywanych w KRS.

Przedsiębiorca jest zatem zobowiązany:

● złożyć wniosek o zmianę wpisu (na formularzu KRS-Z1, KRS-Z2, KRS-Z3),

● dołączyć do wniosku:

- odpis protokołu walnego zgromadzenia spółki, na którym podjęto uchwałę o przeniesieniu siedziby spółki lub samą uchwałę w tej sprawie (w oryginale lub formie urzędowo poświadczonego odpisu lub wyciągu),

- tekst jednolity umowy spółki lub statutu (w oryginale lub formie urzędowo poświadczonego odpisu lub wyciągu),

● wnieść opłatę w wysokości 250 zł z tytułu dokonania zmiany wpisu,

● wnieść opłatę 250 zł z tytułu ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wniosek oraz opłaty należy wnieść na rachunek dochodów bieżących sądu rejestrowego właściwego ze względu na dotychczasową siedzibę spółki.

Wraz z wnioskiem wnioskodawca może złożyć:

● formularz RG-1 przekazywany przez sąd rejestrowy do Głównego Urzędu Statystycznego (formularz RG-1 jest dostępny na www.stat.gov.pl - Rejestry - REGON - Informacje ogólne - Formularze przeznaczone do składania wniosków do rejestru REGON w formie papierowej - RG-1 (PDF) lub e-REGON w przypadku posiadania podpisu kwalifikowanego);

● formularz aktualizacyjny NIP-2 oraz załącznik NIP-C wraz z umową najmu/umową zakupu dotyczącą nowej siedziby, przekazywany przez sąd rejestrowy do Urzędu Skarbowego (NIP-2 jest dostępny na stronach internetowych urzędów skarbowych, a także na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.finanse.mf.gov.pl);

● formularze ZUS ZPA, ZUS ZAA (zmiana adresu pracodawcy) przekazywane przez sąd rejestrowy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - dostępne na stronie internetowej ZUS pod adresem www.zus.pl w zakładce ZUS na skróty - Fomularze, formularze UE - Formularze ubezpieczeniowe.

Jeżeli przedsiębiorca skorzysta z tej możliwości, wszystkie ww. formularze są przesyłane do odpowiednich urzędów przez sąd rejestrowy KRS w ramach tzw. jednego okienka.

Część przedsiębiorców decyduje się jednak na bezpośrednie przekazanie ww. dokumentów do urzędów (statystycznego, skarbowego i ZUS).

Zmiana umowy spółki. Zmiana umowy spółki jest podstawową czynnością, która powinna być wykonana w przypadku zmiany siedziby spółki, gdy nowa siedziba spółki została wyznaczona:

● w innej miejscowości niż miejscowość wskazana dotychczas w umowie spółki,

● w tej samej miejscowości, ale pod innym adresem, a umowa spółki, poza miejscowością, zawiera także dokładny adres.

Forma zmiany umowy spółki. Zmiany umowy spółki należy dokonać w formie:

● pisemnej, pod rygorem nieważności - w przypadku spółki jawnej i partnerskiej zmiana umowy spółki, tak jak i sama umowa, musi być dokonana na piśmie pod rygorem nieważności,

● aktu notarialnego - w przypadku spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej.

Jeżeli jednak nowa siedziba spółki została wyznaczona w tej samej miejscowości, a umowa spółki nie zawiera, poza miejscowością, dokładnego adresu, zmiana siedziby nie pociąga za sobą konieczności zmiany umowy spółki.

Zmiana miejsca prowadzenia działalności regulowanej

Wiele obszarów z dziedzin życia gospodarczego podlega ustawowym ograniczeniom, co oznacza, że możliwość wykonywania zawodu lub prowadzenia działalności gospodarczej w tych obszarach istnieje wyłącznie pod warunkiem posiadania określonych kwalifikacji i uprawnień zawodowych lub uzyskania zezwoleń, koncesji albo zgłoszenia do rejestru działalności regulowanej.

Zmiana siedziby podmiotu gospodarczego prowadzącego działalność z obszaru działalności regulowanej pociąga za sobą także konieczność zgłoszenia i ujawnienia tej zmiany w rejestrze działalności regulowanej.

Przedsiębiorca zgłasza zmianę danych wpisanych do rejestru w terminie 14 dni od dnia zajścia zdarzenia, które spowodowało zmianę tych danych. Po weryfikacji wniosku pod względem materialnoprawnym i formalnym przedsiębiorca otrzymuje zaświadczenie o dokonaniu zmiany wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Warto jeszcze wspomnieć o konieczności ponownego wystąpienia o wydanie zezwolenia na sprzedaż alkoholu, jeżeli taką działalnością zajmuje się przedsiębiorca. Zezwolenia takie są bowiem wydawane w gminie dla konkretnego punktu sprzedaży. Jeżeli przedsiębiorca likwiduje działalność pod dotychczasowym adresem, powinien zgłosić ten fakt wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) w terminie 14 dni od dnia likwidacji. Likwidacja punktu sprzedaży sprawia, że dotychczasowe zezwolenie na sprzedaż alkoholu wygasa (art. 18 ust. 12 pkt 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości...). Należy w związku z tym wystąpić o wydanie zezwolenia na prowadzenie sprzedaży alkoholu w nowym punkcie sprzedaży. W tym celu przedsiębiorca powinien złożyć wniosek do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) o takie zezwolenie (przy czym dodajmy, że są trzy rodzaje zezwoleń, o które należy się ubiegać oddzielnie: na sprzedaż napojów alkoholowych o zawartości do 4,5% alkoholu oraz piwa, na sprzedaż napojów alkoholowych powyżej 4,5% do 18% zawartości alkoholu (z wyjątkiem piwa) oraz na sprzedaż napojów alkoholowych powyżej 18% zawartości alkoholu). Zezwolenie zostanie wydane tylko po uzyskaniu pozytywnej opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami rady gminy.

Do wniosku o wydanie zezwolenia należy dołączyć:

● dokument potwierdzający tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych,

● pisemną zgodę właściciela, użytkownika, zarządcy lub administratora budynku, jeżeli punkt sprzedaży będzie zlokalizowany w budynku mieszkalnym wielorodzinnym,

● decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego o zatwierdzeniu zakładu, o której mowa w art. 65 ust. 1 pkt 2 ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.).

Zezwolenia wymaga również obrót hurtowy alkoholem - art. 9 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Również w tym przypadku należy ponownie wystąpić o wydanie zezwolenia, gdy zmienia się miejsce prowadzonej działalności.

Zmiana miejsca prowadzenia działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej

Specjalne strefy ekonomiczne (SSE) to wyodrębnione administracyjnie obszary Polski, na terenie których inwestorzy/przedsiębiorcy mogą prowadzić działalność gospodarczą na preferencyjnych warunkach. Przedsiębiorcy lokujący swe inwestycje na terenie SSE mogą korzystać z pomocy publicznej, udzielanej w formie zwolnień z podatku dochodowego, z tytułu:

● kosztów nowej inwestycji lub

● tworzenia nowych miejsc pracy.

Podstawą do korzystania z tej pomocy jest zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie danej strefy. Zezwolenie może być cofnięte albo zakres lub przedmiot działalności określony w zezwoleniu może zostać ograniczony, jeżeli przedsiębiorca m.in. zaprzestał na terenie strefy prowadzenia działalności gospodarczej, na którą posiadał zezwolenie.

Taka sytuacja zaistnieje, gdy w okresie, w jakim została ustanowiona dana strefa, podmiot legitymujący się zezwoleniem na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie strefy zmieni siedzibę/miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w taki sposób, że nowa siedziba zostanie wyznaczona poza granicami strefy.

Zmiana adresu, siedziby może być przyczyną uzasadniającą złożenie wniosku o wygaszenie zezwolenia na prowadzenie działalności na terenie SSE. Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy o SSE, na wniosek przedsiębiorcy, minister gospodarki stwierdza w decyzji wygaśnięcie zezwolenia. Wygaszenie zezwolenia nie ma charakteru sankcji za niezgodne z prawem zachowanie przedsiębiorcy (jak w przypadku cofnięcia zezwolenia).

Przepisy podatkowe i dotyczące SSE nie określają wprost skutków wygaszenia zezwolenia w odniesieniu do wykorzystanej już pomocy publicznej w formie zwolnienia dochodu strefowego z opodatkowania. W praktyce przyjmuje się jednak, że wygaszenie zezwolenia nie powoduje obowiązku zapłaty podatku od dochodu z działalności strefowej uprzednio zwolnionego z opodatkowania (por. interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 26 maja 2011 r., sygn. ITPB1/415-227/11/MR).

Obowiązki wobec kontrahentów

Ze zmianą siedziby/miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wiążą się także obowiązki wobec klientów/kontrahentów firmy.

Zmieniając adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej/siedziby, należy pamiętać, że zmienią się dane firmy zamieszczane w umowach i fakturach. Tym samym o zmianie adresu siedziby firmy przedsiębiorca powinien niezwłocznie poinformować wszystkich swoich kontrahentów. Na nowych rachunkach i fakturach musi pojawić się właściwy adres. W przypadku wystawienia faktury z błędnym adresem siedziby firmy zajdzie konieczność skorygowania tych danych poprzez wystawienie faktury lub noty korygującej.

W odniesieniu zaś do treści umów spisanych przed zmianą siedziby firmy należy podkreślić, że o tym, czy przedsiębiorca musi powiadomić drugą stronę (kontrahenta) o zmianie, decydują zapisy zawarte w samej umowie. Czasami istniejące zapisy w umowie nakazują wprost powiadomić pisemnie lub e-mailowo, a nawet spisać aneks w związku ze zmianą adresu, ale nie jest to regułą. Niezależnie od tego, czy z umowy wynika obowiązek zawiadomienia o zmianie adresu, czy też nie, należy zauważyć, że w interesie przedsiębiorcy leży powiadomienie kontrahenta o nowym adresie. Adres wskazany w umowie decyduje bowiem o tym, jakie jest miejsce świadczenia usługi czy dostarczenia towaru.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 4-5, 14, 23-34, 46-49, 59, 64-68 i 75-75a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 672; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 675

● art. 1-3, 7-8, 13, 18-19, 19b, 22, art. 38 pkt 1, art. 47 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1514

● art. 9, 23, 25-26, 92-93, 105-106, 130-131, 133, 157, 171, 255-256, 304, 318 i 321 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. Nr 94, poz. 1037; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 433

● art. 1, 4 i 16-19 ustawy z 20 października 1994 r. o specjalnych strefach ekonomicznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 42, poz. 274; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97

Emilia Bartkowiak

- radca prawny, właścicielka kancelarii radcowskiej, autorka licznych publikacji z zakresu prawa gospodarczego

2. Obowiązki podatkowe

Z różnych przyczyn podatnicy decydują się na zmianę miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zmiana ta zwykle wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności. Poniżej przedstawiamy zestawienie obowiązków przedsiębiorców z tym związanych, a wynikających z przepisów podatkowych.

Zmiana właściwości organów podatkowych

Dla podatników prowadzących działalność gospodarczą najważniejszymi organami podatkowymi są organy podatkowe właściwe dla celów podatku dochodowego oraz dla celów podatku od towarów i usług (VAT). Pojawia się w związku z tym pytanie, czy zmiana miejsca prowadzenia działalności oznacza zmianę właściwości tych organów podatkowych.

Jeżeli chodzi o podatek dochodowy, zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie powoduje zmiany właściwości organów podatkowych, jeżeli nie jest związana ze zmianą:

● miejsca zamieszkania lub

● siedziby.

Spowodowane jest to tym, że w przypadku takich podatników o właściwości organów podatkowych nie decyduje miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, lecz miejsce zamieszkania lub adres siedziby (na podstawie art. 17 § 1 Ordynacji podatkowej).

Nieco inaczej jest w przypadku VAT. Dla celów tego podatku właściwym organem jest, co do zasady, naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (art. 3 ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jest tożsama ze zmianą "miejsca wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT", podatnikowi zmieni się naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach VAT.

PRZYKŁAD 1

Podatnik będący osobą fizyczną prowadzi zakład szewski w Szczecinie, w mieście, w którym działa trzech "zwykłych" naczelników urzędów skarbowych. Miejsce zamieszkania podatnika znajduje się na obszarze, dla którego właściwy jest Naczelnik I Urzędu Skarbowego w Szczecinie, zaś zakład podatnika znajduje się na obszarze, dla którego właściwy jest Naczelnik II Urzędu Skarbowego w Szczecinie. Podatnik zmienił lokal zakładu na położony na obszarze, dla którego właściwy jest Naczelnik III Urzędu Skarbowego w Szczecinie. W tej sytuacji:

1) właściwym dla podatnika dla celów podatku dochodowego pozostał Naczelnik I Urzędu Skarbowego w Szczecinie,

2) właściwym dla podatnika w zakresie rozliczeń VAT stał się Naczelnik III Urzędu Skarbowego w Szczecinie (w miejsce Naczelnika II Urzędu Skarbowego w Szczecinie).

Podatnikowi nie zmieni się urząd skarbowy właściwy dla celów VAT, w przypadku gdy czynności podlegające opodatkowaniu VAT wykonywał i nadal będzie wykonywać na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej naczelników urzędów skarbowych. Spowodowane jest to tym, że dla takich podatników właściwymi dla celów VAT są naczelnicy urzędów skarbowych właściwi ze względu na:

● siedzibę (w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej) lub

● adres zamieszkania (w przypadku osób fizycznych) podatnika

- zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o VAT.

PRZYKŁAD 2

Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że podatnik świadczy swoje usługi nie tylko w zakładzie, ale również w domach klientów na terenie całego Szczecina. W tej sytuacji właściwym dla tego podatnika w sprawach VAT naczelnikiem urzędu skarbowego był przed zmianą lokalu i jest nadal Naczelnik I Urzędu Skarbowego w Szczecinie (właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika). Na skutek zmiany lokalu (i miejsca prowadzenia działalności) przez podatnika nie doszło do zmiany naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach VAT.

Oczywiście zupełnie inaczej jest, gdy zmiana miejsca prowadzenia działalności oznacza również zmianę miejsca zamieszkania (w przypadku osób fizycznych) lub adresu siedziby (w przypadku osób prawnych oraz jednostek niemających osobowości prawnej). Jeżeli nowe miejsce zamieszkania lub adres siedziby znajdują się na obszarze objętym zakresem działania innego niż dotychczas naczelnika urzędu skarbowego, dochodzi do zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów podatku dochodowego oraz - jeżeli czynności podlegające opodatkowaniu były i są wykonywane na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej naczelników urzędów skarbowych - naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów podatku VAT.

PRZYKŁAD 3

Załóżmy, że zmianom miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w przykładach 1 i 2 towarzyszyła zmiana miejsca zamieszkania podatnika na obszar objęty właściwością Naczelnika II Urzędu Skarbowego w Szczecinie. Wówczas w sytuacji:

1) z przykładu 1 właściwym dla celów podatku dochodowego stał się Naczelnik II Urzędu Skarbowego w Szczecinie, zaś właściwym dla celów VAT stał się Naczelnik III Urzędu Skarbowego,

2) z przykładu 2 właściwym dla celów podatku dochodowego oraz VAT stał się Naczelnik II Urzędu Skarbowego w Szczecinie.

Zmiana właściwości US w trakcie okresu rozliczeniowego

Jeżeli w trakcie roku podatkowego lub określonego w odrębnych przepisach innego okresu rozliczeniowego nastąpi zdarzenie powodujące zmianę właściwości miejscowej organu podatkowego, organem podatkowym właściwym miejscowo za ten okres rozliczeniowy pozostaje ten organ podatkowy, który był właściwy w pierwszym dniu roku podatkowego lub okresu rozliczeniowego (art. 18 § 1 Ordynacji podatkowej). Zasada ta dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym oraz VAT nie ma jednak zastosowania. Z przepisów § 11-13 rozporządzenia w sprawie właściwości organów podatkowych wynika bowiem, że:

1) organem podatkowym właściwym miejscowo w sprawach należnego za dany rok podatkowy podatku dochodowego:

● od osób fizycznych dla podatników, którzy zmienili miejsce zamieszkania lub pobytu, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy - jest organ podatkowy właściwy według miejsca zamieszkania lub pobytu w ostatnim dniu roku podatkowego, a gdy zamieszkanie lub pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ustał przed tym dniem - według ostatniego miejsca zamieszkania lub pobytu na jej terytorium;

● od osób prawnych dla podatników, którzy zmienili adres siedziby, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy - jest organ podatkowy właściwy według adresu siedziby w ostatnim dniu roku podatkowego, za który jest składane zeznanie (z zastrzeżeniem, że jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami podatnik jest obowiązany do ujawnienia adresu siedziby w odpowiednim rejestrze, przepis ten stosuje się od momentu, w którym nowy adres siedziby został ujawniony w tym rejestrze, do końca roku podatkowego, za który jest składane zeznanie);

PRZYKŁAD

Podatnik będący osobą fizyczną zmienił miejsce zamieszkania (czemu towarzyszyła zmiana miejsca wykonywania działalności) w dniu 10 lutego 2013 r. Zmiana ta spowodowała zmianę naczelnika urzędu skarbowego dla celów podatku dochodowego. Mimo to zeznanie PIT-36 za 2012 r. podatnik był obowiązany złożyć w dotychczasowym urzędzie skarbowym (kierowanym przez naczelnika właściwego przed zmianą). Dopiero zeznanie PIT-36 za 2013 r. podatnik będzie obowiązany złożyć w nowym urzędzie skarbowym (kierowanym przez naczelnika właściwego po zmianie), pod warunkiem że w trakcie 2013 r. nie zmieni kolejny raz miejsca zamieszkania.

2) organem podatkowym właściwym miejscowo w sprawach zaliczek na podatek dochodowy:

● od osób fizycznych dla podatników, którzy w trakcie roku podatkowego zmienili miejsce zamieszkania lub pobytu, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy - jest organ podatkowy właściwy według miejsca zamieszkania lub pobytu w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego, a gdy zamieszkanie lub pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ustał przed tym dniem - według ostatniego miejsca zamieszkania lub pobytu na jej terytorium;

● od osób prawnych dla podatników, którzy w trakcie roku podatkowego zmienili adres siedziby, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy - jest organ podatkowy właściwy według adresu siedziby w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego (z zastrzeżeniem, że jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami podatnik jest obowiązany do ujawnienia adresu siedziby w odpowiednim rejestrze, przepis ten stosuje się od momentu, w którym nowy adres siedziby został ujawniony w tym rejestrze, do końca okresu rozliczeniowego);

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zmieniła siedzibę oraz miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Zmiana ta spowodowała zmianę naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów podatku dochodowego. Wpis o zmianie siedziby został dokonany w rejestrze przedsiębiorców 10 maja. W tej sytuacji zaliczkę na podatek dochodowy od osób prawnych za kwiecień spółka powinna wpłacić na rachunek dotychczasowego urzędu skarbowego (urzędu, którym kieruje naczelnik właściwy ze względu na adres poprzedniej siedziby). Dopiero zaliczkę za maj spółka była obowiązana wpłacić na rachunek nowego urzędu skarbowego (urzędu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na adres nowej siedziby).

3) organem podatkowym właściwym miejscowo w sprawach rozliczeń podatku od towarów i usług (jak również podatku akcyzowego) za dany okres rozliczeniowy dla podatników, którzy w trakcie okresu rozliczeniowego zmienili miejsce wykonywania czynności, miejsce zamieszkania lub adres siedziby, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy - jest organ podatkowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń podatku od towarów i usług (oraz podatku akcyzowego) w ostatnim dniu tego okresu (z zastrzeżeniem, że jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami podatnik jest obowiązany do ujawnienia adresu siedziby w odpowiednim rejestrze, przepis ten stosuje się od momentu, w którym nowy adres siedziby został ujawniony w tym rejestrze, do końca okresu rozliczeniowego, którego dotyczy deklaracja).

PRZYKŁAD

5 czerwca podatnik będący osobą fizyczną zmienił miejsce wykonywania działalności gospodarczej, co było jednoznaczne ze zmianą miejsca wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Spowodowało to zmianę naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach VAT. Mimo zmiany deklarację VAT-7 za maj (podatnik rozlicza VAT za okresy miesięczne) podatnik był obowiązany złożyć w dotychczasowym urzędzie skarbowym (kierowanym przez naczelnika właściwego przed zmianą). Również na rachunek bankowy tego właśnie urzędu podatnik powinien wpłacić kwotę podatku do zapłaty wykazaną w tej deklaracji (względnie do tego naczelnika skierować jeden z określonych przepisami wniosków dołączanych do deklaracji VAT, np. wniosek o przyspieszenie terminu zwrotu itp.).

Zmiana właściwości urzędu w trakcie postępowania podatkowego lub kontroli

Zmiany właściwości organu podatkowego (np. na skutek towarzyszącej zmianie miejsca wykonywania działalności gospodarczej zmianie miejsca wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) nie wyklucza trwające wobec podatnika postępowanie podatkowe czy przebiegająca u niego kontrola (na marginesie należy dodać, że zmiana właściwości organu podatkowego, np. na skutek zmiany siedziby podatnika, sama w sobie nie jest przesłanką wszczęcia kontroli podatkowej). Jednak zmiana właściwego urzędu skarbowego związana ze zmianą miejsca wykonywania działalności nie powoduje zmiany organu prowadzącego takie postępowanie (art. 18b Ordynacji podatkowej).

Należy przy tym wskazać, że NSA w wyroku z 22 czerwca 2010 r. (sygn. akt I FSK 1020/09) orzekł, iż:

(...) przepis art. 18b o.p. stanowi o zachowaniu ciągłości właściwości "w sprawie" w przypadku wszczęcia kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego, brak jest więc podstaw do ograniczania określonej w nim zasady do zachowania ciągłości właściwości organu jedynie w zakresie wszczętego w danej sprawie rodzaju postępowania (kontroli podatkowej albo postępowania podatkowego), jeżeli norma tego przepisu stanowi o pozostawaniu tego organu "właściwym w sprawie" bez takiego ograniczenia.

Podobne stanowisko zajęły również później, przykładowo, NSA w wyroku z 8 czerwca 2011 r., sygn. akt I FSK 940/10, czy WSA w Warszawie w wyroku z 27 października 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 604/11. A zatem w przypadku gdy po zakończeniu kontroli podatkowej i w związku z tą kontrolą zostanie wszczęte postępowanie podatkowe, to nadal właściwy w tym postępowaniu będzie naczelnik urzędu skarbowego właściwy w trakcie kontroli podatkowej (nawet jeżeli po wszczęciu kontroli podatnik przestanie już podlegać jego właściwości).

PRZYKŁAD

Podatnik świadczy usługi prawnicze w kancelarii znajdującej się w lokalu położonym na obszarze, dla którego właściwy jest Naczelnik Urzędu Skarbowego X. Na 20 lipca podatnik planował zmianę miejsca prowadzonej kancelarii na lokal położony na obszarze, dla którego właściwy jest Naczelnik Urzędu Skarbowego Y. Zmiana ta spowoduje zmianę właściwości naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów VAT.

10 lipca wobec podatnika została wszczęta przez Naczelnika Urzędu Skarbowego X kontrola podatkowa dotycząca rozliczeń w VAT. Fakt ten nie wyklucza możliwości zmiany przez podatnika miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na nowy lokal. Mimo tej zmiany właściwy w sprawie wszczętej kontroli podatkowej pozostanie Naczelnik Urzędu Skarbowego X. Organ ten będzie również właściwy w sprawie ewentualnego postępowania podatkowego, jeżeli zostanie ono wszczęte na skutek kontroli.

Aktualizacja zgłoszenia identyfikacyjnego

Zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wymaga aktualizacji zgłoszenia identyfikacyjnego. Sposób aktualizacji zależy od tego, czy podatnik zmienia tylko miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (bez zmiany miejsca zamieszkania lub siedziby), czy też zmiana miejsca działalności gospodarczej towarzyszy zmianie miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika. W obu przypadkach aktualizacja powinna zostać dokonana nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana (art. 9 ust. 1 ustawy o NIP).

Zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (bez zmiany miejsca zamieszkania lub siedziby)

Aktualizacja polega na:

1) w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - wskazaniu nowego miejsca prowadzenia działalności w części B.11 zgłoszenia NIP-2 (oraz formularzu NIP-C stanowiącym załącznik do zgłoszenia NIP-2). Wypełniając w tym celu zgłoszenie NIP-2, należy zaznaczyć kwadrat 2 w poz. 4 oraz kwadrat 1 w poz. 6;

2) w przypadku osób fizycznych będących przedsiębiorcami - wskazaniu nowego głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w części 10.1 (względnie nowego dodatkowego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w części 11.3) wniosku CEIDG-1. Wypełniając w tym celu wniosek CEIDG-1, w części 01 wniosku należy zaznaczyć kwadrat w poz. 2 i wskazać datę zmiany miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jako datę powstania zmiany;

3) w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, którzy nie są przedsiębiorcami (nie są wpisani do CEIDG), lecz prowadzą działalność gospodarczą lub podlegają zarejestrowaniu jako podatnicy VAT (dotyczy to, przykładowo, rolników czy wynajmujących nieruchomości użytkowe "prywatnie" zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni) - wskazaniu nowego głównego miejsca prowadzenia działalności w części C.5.1 (albo nowego dodatkowego miejsca prowadzenia działalności w części C.5.2) zgłoszenia NIP-7.

Zmiana miejsca działalności gospodarczej połączona ze zmianą miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika

Aktualizacja polega na:

1) w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej:

- wskazaniu nowego naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów podatku dochodowego w poz. 5 oraz

- wskazaniu nowego miejsca prowadzenia działalności w części B.11 zgłoszenia NIP-2 (względnie w załączanym do niego formularzu NIP-C). W zgłoszeniu NIP-2 należy zaznaczyć kwadrat 2 w poz. 4, kwadrat 2 w poz. 6 oraz wskazać właściwego przed zmianą naczelnika urzędu skarbowego w poz. 7);

2) w przypadku osób fizycznych będących przedsiębiorcami:

- wskazaniu nowego naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów podatku dochodowego jako aktualnego w poz. 17.1 wniosku CEIDG-1 (jeżeli podatnik nie korzysta ze zwolnienia od podatku VAT i ten sam naczelnik po zmianie jest właściwy dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych oraz VAT) albo w poz. 17.2 (w przeciwnym razie)¹ oraz

- wskazaniu nowego głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w części 10.1 wniosku CEIDG-1 (względnie nowego dodatkowego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w części 11.3). Wypełniając w tym celu wniosek CEIDG-1, w części 01 wniosku należy zaznaczyć kwadrat w poz. 2 i wskazać datę zmiany miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jako datę powstania zmiany;

3) w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, którzy nie są przedsiębiorcami (nie są wpisani do CEIDG), lecz prowadzą działalność gospodarczą lub podlegają zarejestrowaniu jako podatnicy VAT:

- wskazaniu nowego naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów podatku dochodowego w poz. 6 zgłoszenia NIP-7 oraz wskazaniu nowego głównego miejsca prowadzenia działalności w części C.5.1 (albo nowego dodatkowego miejsca prowadzenia działalności w części C.5.2).

Zmiana miejsca prowadzenia działalności a VAT

Zgłoszenie aktualizacyjne. Jeżeli zmiana miejsca prowadzenia działalności (sama w sobie albo towarzysząca zmianie miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika) powoduje zmianę właściwości naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla celów VAT, podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub podatnik VAT zwolniony powinien dokonać aktualizacji zgłoszenia VAT-R. Aktualizacja nie jest konieczna w przypadku tych podatników, którzy nie są zarejestrowani. Aktualizacji należy dokonać na formularzu VAT-R. Należy go złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego po zmianie w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana (zob. art. 96 ust. 12 ustawy o VAT), z:

1) zaznaczonym kwadratem nr 2 (aktualizacja danych) w poz. 4 formularza,

2) wskazanym w poz. 5 naczelnikiem urzędu skarbowego właściwym po zmianie miejsca prowadzenia działalności,

3) zaznaczonym kwadratem nr 2 (zmiana spowodowała zmianę właściwości organu podatkowego) w poz. 8 formularza,

4) wskazanym w poz. 9 formularza poprzednim urzędem skarbowym (urzędem skarbowym, którym kierował naczelnik właściwy przed zmianą miejsca prowadzenia działalności).

Kasy rejestrujące. Zmiana miejsca prowadzenia działalności może też być związana ze zmianą miejsca używania kas rejestrujących. Zmiana taka jest oczywiście możliwa, lecz w związku z jej dokonywaniem na podatnikach ciążą pewne obowiązki. Określają je od 1 kwietnia 2013 r. przepisy § 14 ust. 5-7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (wcześniej przepisów określających wprost takie obowiązki nie było; nie oznaczało to jednak, że nie była możliwa zmiana miejsca używania kas rejestrujących - zob. przykładowo pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Suwałkach z 31 maja 2004 r., sygn. US.IV-443/25/04, czy pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Zgierzu z 30 grudnia 2005 r., sygn. III/443-112/05).

Z przepisów obowiązujących od 1 kwietnia 2013 r. wynika, że:

1) zmiana miejsca używania kasy nie wymaga odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy (§ 14 ust. 7 rozporządzenia),

2) w przypadku zmiany miejsca używania kasy podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana (§ 14 ust. 6 rozporządzenia),

3) podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy informuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego², składając zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (§ 14 ust. 5 rozporządzenia).

Przemieszczenie towarów. Zmianie miejsca prowadzenia działalności często towarzyszy również przemieszczenie towarów do nowego miejsca prowadzenia działalności. Przepisy VAT nie wymagają szczególnego sposobu dokumentowania faktu przemieszczenia towarów w związku ze zmianą miejsca prowadzenia działalności. W konsekwencji nie musi być wystawiany żaden dokument potwierdzający takie przeniesienie. Nie ma jednak przeszkód, aby sporządzić dowód wewnętrzny (dowód przesunięcia) podobny do sporządzanego w przypadku przesunięć (przerzutów) towarów między zakładami podatnika (§ 9 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów), jeżeli podatnik uzna, że taki dowód jest mu potrzebny.

Faktury. Zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie wpływa, co do zasady, na treść wystawianych przez podatników oraz wystawianych podatnikom faktur (oczywiście pod warunkiem, że nie wiąże się ze zmianą miejsca zamieszkania lub siedziby). Spowodowane jest to tym, że obowiązkowym elementem faktur są adresy podatnika i nabywcy towarów lub usług (§ 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o fakturach), za które uznaje się, co do zasady:

1) adres miejsca zamieszkania - w przypadku osób fizycznych,

2) adres siedziby - w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej.

Kwestią sporną jest, czy zamiast adresu miejsca zamieszkania lub adresu siedziby może być na fakturach wskazywane miejsce prowadzenia działalności gospodarczej podatnika lub nabywcy. Z pisma Ministra Finansów z 9 stycznia 2013 r. (stanowi ono odpowiedź na interpelację poselską nr 12721) wynika, że tak, jeśli jest to zgłoszone za pośrednictwem wniosku CEIDG-1 (względnie zgłoszenia NIP-7) główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W piśmie tym czytamy, że:

(...) podatnik będący osobą fizyczną, który w zgłoszeniu identyfikacyjnym oprócz swojego miejsca zamieszkania zamieścił również adres głównego miejsca prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, może w miejsce adresu zamieszkania w wystawianych fakturach zamieszczać adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (w przypadku gdy podatnik nie wskaże w zgłoszeniu identyfikacji podatkowej adresu głównego miejsca prowadzenia działalności, powinien podawać w fakturze adres zamieszkania).

Pismo MF dotyczy co prawda podatników będących osobami fizycznymi, lecz należy uznać, że ma odpowiednie zastosowanie do podatników będących osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej (tj. podatnicy mogą wskazywać na fakturach adresy głównych miejsc prowadzenia działalności inne niż adres siedziby, jeżeli zostały one wskazane w zgłoszeniu NIP-2).

Należy zatem przyjąć, że formalnie zgłoszona zmiana głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej pozwala podatnikom na wystawianie i otrzymywanie faktur na nowy adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Oczywiście po zmianie miejsca prowadzenia działalności połączonej ze zmianą siedziby (w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej) lub zmianą miejsca zamieszkania podatnik powinien wystawiać faktury z nowym adresem siedziby (miejsca zamieszkania).

Przepisy nie wskazują, od kiedy należy na fakturach stosować nowe adresy. Skoro prawodawca nie zdecydował się na uregulowanie tej kwestii, to trzeba przyjąć, że na fakturach należy wykazywać nowy adres, poczynając od momentu faktycznej zmiany adresu, a nie jej formalnego ujawnienia. Kwestia ta nie jest jednak oczywista. W konsekwencji należy zalecić, aby zmiany wymienionych adresów podatnicy zgłaszali jak najszybciej, by jak najkrótszy był okres rozbieżności między stanem faktycznym a formalnym zgłoszeniem adresu (miejsca zamieszkania, siedziby lub głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej).

Szczególna sytuacja ma miejsce, gdy ujawnienie adresu siedziby we właściwym rejestrze ma charakter konstytutywny, tj. wpis jest wymagany dla skuteczności takiej zmiany. Jest tak zwłaszcza w przypadkach, gdy zmianie adresu siedziby spółki kapitałowej (spółki z o.o. lub spółki akcyjnej) towarzyszy zmiana umowy lub statutu spółki (zgodnie bowiem z art. 255 § 1 Kodeksu spółek handlowych zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru; analogicznie art. 430 § 1 k.s.h. stanowi, że zmiana statutu spółki akcyjnej wymaga uchwały walnego zgromadzenia i wpisu do rejestru). W takich przypadkach nowy adres spółki może być stosowany od dnia jego ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców.

Problem ustalenia momentu, od którego należy stosować nowe adresy na fakturach, nie jest tak istotny, jak mogłoby się wydawać, gdyż błędy w tym zakresie stanowią tzw. błędy mniejszej wagi. Nie wywołują one negatywnych skutków dla podatników, w szczególności ich popełnieniu nie towarzyszy wyłączenie możliwości odliczania podatku naliczonego z faktur. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 listopada 2009 r. (sygn. IBPP2/443-763/09/WN):

(...) z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w dacie 6 lipca 2009 r. Sąd dokonujący wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym wydał postanowienie o wpisaniu do KRS nowego adresu Wnioskodawcy. Niezwłocznie po uzyskaniu informacji o wpisie adresu w KRS Wnioskodawca rozpoczął powiadamianie kontrahentów o zmianie adresu. Jednakże w okresie pomiędzy 6 lipca a pierwszymi dniami września 2009 r., kiedy to do większości kontrahentów dotarła informacja o zmianie adresu Wnioskodawcy, wystawiono i przekazano Wnioskodawcy ok. 150 dokumentów - głównie faktur VAT ze "starym adresem", mających znaczenie rachunkowo-podatkowe. Odnosząc zatem przedstawiony stan prawny do przedstawionego stanu faktycznego, należy stwierdzić, iż fakt otrzymania od kontrahentów faktur z niewłaściwym adresem nabywcy nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony zawarty w ww. fakturach, o ile z innych, wskazanych na fakturze, danych dotyczących nabywcy jednoznacznie wynika, że nabywcą jest Wnioskodawca, a jednocześnie będzie spełniony podstawowy warunek określony w art. 86 ust. 1 i nie zaistnieją negatywne przesłanki z art. 88 cyt. ustawy o VAT.

Koszty zmiany miejsca prowadzenia działalności

Koszty ponoszone przez podatników w związku ze zmianą miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (niezależnie od tego, czy zmienia się tylko samo miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, czy też zmienia się również adres siedziby lub miejsca zamieszkania) stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodów. Jeżeli bowiem zmiana ta podyktowana jest bardziej efektywnym sposobem prowadzenia działalności, koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów. Z kolei, jeżeli zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jest konieczna z punktu widzenia dalszego prowadzenia tej działalności (gdyż w obecnym miejscu jej prowadzenie jest niemożliwe lub utrudnione), koszty tej zmiany stanowią nie tylko koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, ale również koszty ponoszone w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W konsekwencji - skoro przepisy art. 23 ust. 1 updof oraz art. 15 ust. 1 updop nie wyłączają możliwości ich zaliczania do kosztów uzyskania przychodów - stanowią one podatkowe koszty uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 updof oraz art. 16 ust. 1 updop).

Zakupy towarów i usług związane ze zmianą miejsca prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej VAT uprawniają również do odliczania VAT naliczonego. Do odliczania podatku naliczonego uprawniają bowiem podatników zakupy towarów i usług wykorzystywanych przez podatników do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT), przy czym dla istnienia tego uprawnienia związek między zakupami dokonywanymi przez podatników a czynnościami opodatkowanymi nie musi być bezpośredni. Może to być również związek pośredni (zob. przykładowo wyrok NSA z 29 marca 2011 r., sygn. akt I FSK 571/10). Taki właśnie charakter mają zakupy związane ze zmianą miejsca prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej VAT.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 17, art. 18 § 1 i art. 18b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 35

● § 13-15 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych - Dz.U. Nr 165, poz. 1371; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 195, poz. 1508

● art. 3 ust. 1 i 2, art. 86 ust. 1 i art. 96 ust. 12 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 35

● art. 9 ust. 1 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1314; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2

● art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21

● art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 613

● § 14 ust. 5-7 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r., poz. 363

Tomasz Krywan

- prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków

3. Obowiązki płatnika składek

Zmiany w zakresie danych adresowych siedziby płatnika będącego przedsiębiorcą, podlegających wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), należy zgłaszać w formie wniosku CEIDG-1 (patrz: pkt 1.1. "Rejestry, umowy, kontrahenci). Zmiany wprowadzone przez przedsiębiorcę w CEIDG są przekazywane do ZUS bez konieczności odrębnego zawiadomienia tego organu. W przypadku zmiany adresu prowadzenia działalności gospodarczej należy przesłać do ZUS formularz ZUS ZAA.

Pozostali płatnicy, zmieniający główną siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności, zobowiązani są do złożenia w ZUS (poprzez KRS lub bezpośrednio) informacji o zmianach za pomocą:

● formularza ZUS ZFA/ZUS ZPA - w przypadku zmiany siedziby płatnika,

● formularza ZUS ZAA - w przypadku zmiany adresu prowadzenia działalności.

O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu płatnik składek jest zobowiązany zawiadomić ZUS w terminie 14 dni od zaistnienia zmian (art. 44 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Zmiany danych adresowych - adresu siedziby firmy dokonuje się przez złożenie dokumentu zgłoszenia ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zmiany. Dokument zgłoszenia płatnika w tym trybie wypełnia się, wpisując "1" w polu 02 bloku I formularzy ZUS ZPA/ZUS ZFA.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zgłosiła siebie jako płatnika na formularzu ZUS ZPA. Jednocześnie podała na druku ZUS ZAA adresy prowadzenia działalności gospodarczej (inne niż adres siedziby spółki). Od 2014 r. planowana jest zmiana siedziby spółki (miejsca prowadzenia działalności pozostaną bez zmian). Jeżeli do niej dojdzie, płatnik będzie zobowiązany zgłosić zmianę za pomocą formularza, którym dokonał swojego zgłoszenia, tj. na druku ZUS ZPA. Płatnik będzie musiał wskazać, że jest to zmiana danych ("1" w polu 02 bloku I formularza ZUS ZPA) i wypełnić poprawnie kolejne bloki dokumentu. Nie ma potrzeby ponownego składania formularza ZUS ZAA (miejsca prowadzenia działalności nie uległy zmianie).

Druk ZUS ZAA (informację o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek) należy wypełnić w celu zawiadomienia ZUS o:

● adresie prowadzenia działalności,

● nowym adresie prowadzenia działalności,

● likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem,

● zmianie lub korekcie adresu prowadzenia działalności (w tym celu płatnik składek zobowiązany jest wypełnić blok III formularza ZUS ZAA, w którym zgłasza likwidację działalności pod wcześniej zgłoszonym adresem, oraz blok IV formularza, w którym zgłasza właściwy adres).

PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłosił adres siedziby na formularzu ZUS ZFA. Jednocześnie przekazał na druku ZUS ZAA adres prowadzenia działalności gospodarczej (inny niż adres siedziby). Po pewnym czasie płatnik zmienił adres prowadzenia działalności. Aby zgłosić zmianę do ZUS, musi złożyć dokument ZUS ZAA, w bloku III w polu 01 wpisać cyfrę "2" (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem), a następnie poprzednio wskazany adres działalności. Natomiast w bloku IV w polu 01 formularza płatnik powinien wpisać cyfrę "1" (tj. nowy adres prowadzenia działalności), w kolejnych polach podając adres prowadzenia działalności po zmianie.

Płatnik nie składa w tej sytuacji formularza ZUS ZFA, ponieważ adres siedziby firmy nie uległ zmianie.

Zasady wypełniania informacji ZUS ZAA
Blok I "Dane organizacyjne"	● Pól 01-02 nie wypełnia się.
Blok II "Dane identyfikacyjne płatnika składek"	● W pola 01-09 należy wpisać poprawne i aktualne dane identyfikacyjne płatnika. ● Pola 03-05 oraz 07-09 - wypełnia tylko płatnik składek będący osobą fizyczną.
Blok III "Adres prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika"	● W polu 01 - należy wpisać: - 1 - w przypadku zgłaszania nowego adresu prowadzenia działalności, - 2 - w przypadku zakończenia prowadzenia działalności pod wcześniej zgłoszonym adresem. ● W polach 02-09 - należy wpisać odpowiednio: - "zlikwidowany" adres prowadzenia działalności (jeżeli w polu 01 wpisano "2"), - aktualny adres prowadzenia działalności (jeżeli w polu 01 wpisano "1").
Bloki IV - VIII "Adres prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika"	Wypełnia się analogicznie jak blok III (ilość wypełnionych bloków odpowiednia do ilości zgłaszanych/"likwidowanych" adresów prowadzenia działalności).
Blok IX "Oświadczenie płatnika składek"	● W polu 01 - należy wpisać datę wypełnienia informacji ZUS ZAA (w formacie dzień/miesiąc/rok). ● W polu 02 - podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona. ● W polu 03 - należy umieścić pieczątkę płatnika - jeśli ją posiada.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 43 ust. 4, art. 44 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 675

● załączniki nr 6, 7 i 11 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - Dz.U. Nr 186, poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 109, poz. 633

Joanna Stolarska

- specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji z tej dziedziny

4. Obowiązki pracodawcy

Co do zasady każdy pracodawca ma swoją siedzibę zlokalizowaną pod konkretnym adresem. Zmiana takiego adresu to nie tylko obowiązki związane z przeprowadzką mienia pracodawcy. Fakt zatrudniania pracowników sprawia, że pracodawca ma określone obowiązki wobec osób zatrudnionych związane ze zmianą siedziby (adresu).

Miejsce pracy w umowie o pracę

Do niezbędnych elementów umowy o pracę należy zaliczyć m.in. oznaczenie stron umowy oraz wskazanie miejsca wykonywania pracy. Miejsce pracy określone w umowie o pracę to element umowy, który nie może być przez pracodawcę dowolnie modyfikowany w trakcie zatrudnienia. Jeżeli zatem zmiana miejsca prowadzenia działalności wiąże się ze zmianą miejsca pracy określonego w umowie o pracę, pracodawca jest obowiązany albo zawrzeć z pracownikiem porozumienie, albo przedstawić mu wypowiedzenie zmieniające miejsce pracy.

Może się zdarzyć sytuacja, że w umowie o pracę pracodawca oprócz miejsca pracy zawrze adres swojej siedziby (różny od miejsca pracy pracownika). W takiej sytuacji zmiana siedziby nie jest związana ze zmianą miejsca pracy pracownika i nie powoduje konieczności przedstawiania mu wypowiedzenia zmieniającego. Zmiana siedziby pracodawcy jest dla pracownika obojętna. Nie zmienia jego sytuacji prawnopracowniczej i nie zobowiązuje pracodawcy do zachowania żadnych formalności.

Zmiana miejsca pracy

W sytuacji gdy miejsce świadczenia pracy ulega zmianie wskutek zmiany miejsca prowadzenia działalności, niezbędna jest zmiana treści umowy o pracę w tym zakresie. Wynika to z faktu, że pracownik, zawierając umowę, godził się na zatrudnienie pod konkretnym adresem (lub rejonem działania - w przypadku pracowników mobilnych, których miejscem zatrudnienia jest np. teren całego miasta). Zmiana takiego miejsca pracy (adresu lub rejonu) może powodować niedogodności dla pracownika w związku z koniecznością dotarcia do nowego miejsca pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę, w której widnieje zapis: "miejscem pracy pracownika jest siedziba firmy znajdująca się we Wrocławiu przy ulicy X, nr". Pracodawca postanowił przenieść siedzibę w obrębie Wrocławia, ale na ulicę Y. W tej sytuacji zmiana siedziby pracodawcy nawet w granicach tego samego miasta spowoduje zmianę wskazanego w umowie o pracę adresu i tym samym lokalizacji miejsca pracy pracownika, co nie zawsze jest dla niego zmianą korzystną.

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę, w której widnieje zapis: "miejscem pracy pracownika jest siedziba firmy X". W tym przypadku zmiana siedziby firmy tylko z pozoru nie będzie wymagała zmiany umowy. Co prawda, określenie miejsca pracy w sposób bardziej ogólny, bez wskazywania na adres siedziby pracodawcy, mogłoby sugerować, iż nie ma uzasadnienia dla wręczania pracownikowi np. wypowiedzenia zmieniającego. Miejscem jego pracy każdorazowo jest siedziba firmy, niezależnie od zmiany adresu. Trzeba jednak mieć na względzie, że zmiana miejsca siedziby wiąże się ze zmianą jej położenia (adresu), co należy uznać za przedmiotowo istotny składnik umowy. Ponadto pracownik, jak należy przypuszczać, przy zawieraniu umowy godził się na świadczenie pracy w siedzibie firmy X znajdującej się w określonej miejscowości na konkretnej ulicy, a nie w dowolnej lokalizacji, w jakiej w przyszłości potencjalnie może mieścić się siedziba pracodawcy. Dlatego w takim przypadku zmiana siedziby firmy wymaga zmiany umowy o pracę.

Najmniej sprzyjającym konfliktom rozwiązaniem jest osiągnięcie porozumienia w omawianym zakresie. Jeżeli takie porozumienie zostanie osiągnięte, pracodawca przedstawia pracownikowi pisemną informację, iż:

W drodze porozumienia zmieniającego z dniem ........... ustala się miejsce świadczenia pracy: ....................................................................

Pozostałe warunki umowy o pracę nie ulegają zmianie.

UWAGA!

Zmiana miejsca pracy nie powoduje konieczności zawierania z pracownikami nowych umów o pracę. Zmiana lokalizacji nie stanowi ponadto zmiany pracodawcy (przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę).

Jeżeli porozumienie nie jest możliwe, konieczne staje się wypowiedzenie pracownikom warunku umowy, jakim jest miejsce pracy. Przedstawiamy wzór takiego wypowiedzenia.

Wzór wypowiedzenia zmieniającego miejsce pracy

Gdy zmiana adresu siedziby pracodawcy nie wpływa na zmianę miejsca pracy

Pewne kategorie pracowników - np. pracownicy mobilni, co do zasady, nie świadczą pracy w siedzibie pracodawcy. W ich umowach jako miejsce pracy może być wskazany obszar pokrywający się np. z konkretną jednostką administracyjną kraju - np. teren województwa mazowieckiego. W omawianym przypadku zmiana siedziby pracodawcy nie powoduje konieczności modyfikowania umów, ponieważ nie ma ona znaczenia z punktu widzenia miejsca wykonywania pracy.

PRZYKŁAD

Przedstawiciel handlowy prowadzi sprzedaż produktów na terenie województwa opolskiego, które jest wskazane w treści umowy jako miejsce pracy. Siedziba pracodawcy mieści się w Warszawie. Pracodawca ze względów logistycznych postanowił przenieść siedzibę do Krakowa. W tym przypadku nie ma podstaw do zmiany postanowień umowy, ponieważ przeniesienie siedziby pracodawcy nie zmienia rejonu (miejsca pracy) przedstawiciela handlowego.

Podobnie będzie w przypadku zatrudniania pracowników w formie telepracy. Jeżeli strony ustaliły, że miejscem pracy telepracownika będzie jego miejsce zamieszkania, to zmiana siedziby pracodawcy nie spowoduje konieczności modyfikacji umowy.

Co do zasady pracodawca ma jedną siedzibę (główną), mimo że w jego strukturach funkcjonują mniejsze jednostki - oddziały, filie czy biura. W przypadku gdy siedziba pracodawcy ulega zmianie, a pracownicy filii mają wskazaną jako miejsce pracy terenową jednostkę organizacyjną - nie ma podstaw do dokonania zmian w umowie.

Informacja o zmianie siedziby pracodawcy

To, że miejsce pracy pracownika nie jest usytuowane w siedzibie pracodawcy, nie oznacza, iż pracodawca jest zwolniony z obowiązku poinformowania pracowników o zmianie siedziby.

Informacja o zmianie siedziby pracodawcy może być pracownikom przekazana w sposób dowolny (zgodnie z uznaniem pracodawcy). W grę może wchodzić rozesłanie e-maili do pracowników, obwieszczenie czy zorganizowanie spotkania z pracownikami, podczas którego zostaną poinformowani o zmianie siedziby. Generalnie każdy sposób poinformowania jest dobry, pod warunkiem że informacja dotrze do każdego pracownika.

Należy podkreślić, że pracodawca ma obowiązek poinformować o zmianie siedziby firmy także tych pracowników, którzy przez dłuższy czas nie świadczą pracy - np. pracowników korzystających z urlopowych uprawnień rodzicielskich. Korzystanie z tych przywilejów wiąże się nierzadko z koniecznością doręczenia pracodawcy stosownych wniosków. Brak aktualnych danych identyfikujących siedzibę pracodawcy może w praktyce uniemożliwić korespondencję między pracownikiem a pracodawcą.

UWAGA!

Każdy pracownik niezależnie od tego, gdzie znajduje się jego miejsce pracy, musi zostać poinformowany o zmianie siedziby pracodawcy.

Obowiązek informacyjny wobec PIP i PIS

Do 16 stycznia 2013 r. pracodawcy mieli obowiązek zawiadamiania na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego m.in. o zmianie miejsca prowadzenia działalności. Od 17 stycznia 2013 r. w związku z nowelizacją Kodeksu pracy obowiązek ten został zniesiony. Pracodawca, zmieniając miejsce prowadzenia działalności, nie musi już informować o tej zmianie PIP i PIS.

Obowiązek informowania PIP i PIS został zniesiony zarówno wobec tych pracodawców, którzy dokonywali takich zgłoszeń na podstawie przepisów obowiązujących przed 17 stycznia 2013 r., jak i pracodawców, którzy rozpoczęli działalność po 16 stycznia 2013 r.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 29 § 1, art. 42 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 675

● art. 1 i 2 ustawy z 9 listopada 2012 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2013 r., poz. 2

Sebastian Kryczka

- prawnik, specjalista w zakresie prawa pracy, autor wielu publikacji o tej tematyce

¹ Odmienny sposób postępowania związany jest z tym, że właściwymi do spraw ewidencji podatników naczelnikami urzędów skarbowych dla podatników podatku od towarów i usług, którzy nie korzystają ze zwolnienia od tego podatku, są naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach podatku od towarów i usług (zob. art. 4 pkt 1 ustawy o NIP).

² Naczelnika us właściwego po zmianie adresu miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.