Reklamacja jest zgłoszeniem przez nabywcę towaru do dostawcy, producenta, wykonawcy usługi lub towaru skargi zazwyczaj na złą jakość nabytego towaru lub wykonanej usługi, ale również m.in. na nieprawidłowość żądanej przez sprzedającego kwoty. Reklamacja często wiąże się z koniecznością wymiany towaru lub jego naprawy na koszt sprzedającego i jest dokonywana z wykorzystaniem instytucji rękojmi lub gwarancji, opisanych w Kodeksie cywilnym lub ustawie o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie kodeksu cywilnego. Nie wdając się w rozważania dotyczące różnic między gwarancją a rękojmią, należy stwierdzić, że ostatecznie towar może zostać zwrócony, wymieniony, sprzedany po obniżonej cenie lub może podlegać naprawie. Każde z tych zdarzeń wymaga różnego ujęcia w księgach rachunkowych sprzedawcy, a gdy nabywcą jest przedsiębiorca, również w księgach rachunkowych nabywcy.

1. Zwrot towaru

W przypadku uznania reklamacji przez sprzedawcę i zwrotu towaru sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą sprzedaż. Tryb i warunki wystawiania faktur korygujących regulują od stycznia 2014 r. przepisy ustawy o VAT. Został w niej zachowany dotychczasowy wymóg posiadania potwierdzonej przez nabywcę faktury korygującej. Obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się bowiem pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

UWAGA!

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest konieczne m.in. w przypadku zwrotu towarów, które uprzednio były przedmiotem eksportu, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju.

1.1. Ewidencja w księgach rachunkowych dostawcy

Wystawienie faktury korygującej sprzedaż w księgach rachunkowych dostawcy można ująć następującym zapisem, przy założeniu księgowania kwot ze znakiem "minus":

Wn "Należności od klientów" kwota brutto korekty

Wn "VAT należny" kwota VAT

Ma "Przychody ze sprzedaży towarów" kwota netto korekty

Zwrot towaru, przy założeniu, że sprzedający prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową, odbywa się zazwyczaj poprzez korektę dokumentu WZ (korekta wydania towaru na zewnątrz), który pełni analogiczną funkcję jak dokument PZ (przyjęcie towaru do magazynu). Korekta dokumentu WZ powoduje cofnięcie towaru na magazyn. Dokument ten powinien być wystawiony w chwili przyjęcia zwracanego towaru do magazynu sprzedawcy.

Ewidencja korekty WZ oznacza konieczność dokonania korekty kosztu własnego sprzedanych towarów i może przebiegać następująco (księgowanie kwot ze znakiem "minus"):

Wn "Koszt sprzedaży towarów" (-),

Ma "Magazyn towarów" (-).

Wartość korekty WZ to kwota, jaką stanowi suma cen nabycia towarów zwracanych.

1.2. Ewidencja w księgach rachunkowych nabywcy

Nabywca, po otrzymaniu faktury korygującej zakup, powinien dokonać korekty przyjęcia towaru (PZ) na magazyn, korekty zobowiązania i VAT naliczonego. Ewidencja tego zdarzenia może wyglądać następująco (księgowanie kwot ze znakiem "minus"):

Wn "Magazyn towarów" (-),

Wn "VAT naliczony" (-),

Ma "Zobowiązania wobec dostawców" (-).

UWAGA!

W przypadku gdy towary przyjmowane są na magazyn w cenach ewidencyjnych, należy skorygować również rozliczenie odchylenia od cen ewidencyjnych towarów zwracanych.

2. Wymiana towaru

2.1. Ewidencja w księgach sprzedawcy

W przypadku wymiany towaru następuje zwrot wadliwego towaru sprzedawcy i wydanie towaru wolnego od wad. Zdarza się, że wadliwy towar jest wymieniany na inny towar niż zamawiany. Wówczas zwracany towar jest towarem pełnowartościowym. Sprzedawca przyjmuje i wydaje towar z magazynu. Odbywa się to zazwyczaj na dowodach tzw. PW i RW (przyjęcie wewnętrzne, rozchód wewnętrzny). Dowody PZ i WZ są zazwyczaj w systemach magazynowych skorelowane z fakturami zakupu i sprzedaży.

UWAGA!

W przypadku wymiany towaru nie ma faktury zakupu ani faktury sprzedaży.

Ewidencja tego zdarzenia w księgach sprzedawcy może odbywać się następująco:

Przyjęcie towaru (PW) podlegającego wymianie:

Wn "Magazyn"

- w analityce "Towary pełnowartościowe/niepełnowartościowe".

Wydanie towaru wolnego od wad bądź zgodnego z zamówieniem:

Ma "Magazyn - towary",

Wn/Ma "Koszt własny sprzedanych towarów".

W przypadku wymiany towaru może zaistnieć sytuacja, gdy towar wymieniony będzie wyceniony po innym koszcie własnym sprzedaży niż towar pierwotnie wydany. Wynika to z zasad wyceny rozchodu towarów sprzedanych. Jeżeli towar przyjmowany na magazyn będzie w wartości wyższej niż towar wydawany w zamian, wówczas "Koszt własny sprzedaży" ulegnie zmniejszeniu, zatem różnica między wartością PW i PZ będzie księgowana po stronie Ma konta "Koszt własny sprzedanych towarów". W przeciwnej sytuacji koszt własny sprzedanych towarów wzrośnie, a różnica obciąży dodatkowo konto.

Przyjęcie towaru niepełnowartościowego wiąże się z koniecznością dokonania odpisów aktualizujących ten towar.

Ewidencja odpisu aktualizującego w księgach rachunkowych może przebiegać następująco:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne",

Ma "Odpisy aktualizujące wartość towarów".

UWAGA!

Jeżeli sprzedawca podejmie decyzję o zaniechaniu naprawy i utylizacji towaru bądź jego sprzedaży po symbolicznej kwocie, powinien na moment podejmowania decyzji dokonać odpisu aktualizującego wartość towaru, do wysokości możliwej do uzyskania ceny sprzedaży.

2.2. Ewidencja w księgach nabywcy

W księgach nabywcy wymiana towaru może wyglądać następująco:

Wydanie towaru w celu wymiany:

Wn "Rozliczenie zakupu towarów"

- w analityce towary przesłane do wymiany,

Ma "Magazyn - towary".

Otrzymanie nowego towaru:

Wn "Magazyn - towary",

Ma "Rozliczenie zakupu towarów"

- w analityce towary przesłane do wymiany.

3. Naprawa towaru przez sprzedawcę

3.1. Ewidencja w księgach dostawcy

Otrzymanie towaru sprzedanego do naprawy wymaga ewidencji dodatkowych kosztów związanych z przywróceniem towarowi pełnej wartości. Ewidencja tego zdarzenia w księgach sprzedawcy może przebiegać następująco:

Otrzymanie towaru do naprawy:

Konto pozabilansowe Ma "Magazyn - towary powierzone"

- w analityce towary do naprawy.

Poniesione koszty związane z naprawą sprzedanego towaru:

Wn "Koszt własny sprzedanych towarów",

Ma "Zobowiązanie wobec pracowników" lub "Zobowiązania z tytułu usług".

Wydanie naprawionego towaru:

Konto pozabilansowe Wn "Magazyn - towary powierzone"

- w analityce towary do naprawy.

3.2. Ewidencja w księgach nabywcy

Wydanie towaru do naprawy można księgować pozabilansowo:

Konto pozabilansowe Wn "Towary wydane do naprawy - z reklamacji".

Otrzymanie naprawionego towaru:

Konto pozabilansowe Ma "Zwrócone towary naprawione - z reklamacji".

4. Obniżenie ceny w wyniku uznania reklamacji

4.1. Ewidencja w księgach sprzedawcy

Niejednokrotnie w wyniku negocjacji dochodzi do obniżenia ceny sprzedaży ze strony sprzedawcy za zgodą nabywcy. Wynikiem tego jest wystawienie korekty cenowej faktury. Ewidencja zdarzenia może przebiegać następująco (księgowanie kwot ze znakiem "minus"):

Wn "Należności od odbiorców" (-),

Ma "VAT należny" (-),

Ma "Przychody ze sprzedaży towarów" (-).

Jeżeli negocjacje cenowe trwają dłuższy czas, wówczas należałoby rozważyć utworzenie odpisu aktualizującego należności, w szczególności w sytuacji, gdy na dzień bilansowy nie jest znana wartość upustu. W takiej sytuacji sprzedawca powinien, według swojej najlepszej wiedzy, skorygować wstępnie wysokość należności do kwoty możliwej do uzyskania od nabywcy, zapisem:

Wn "Przychody ze sprzedaży towarów"

- w analityce szacowane upusty,

Ma "Należności - szacowane upusty".

Wartość szacowanych upustów można obliczyć bez uwzględniania korekty VAT należnego, gdyż korekta VAT należnego będzie korektą zobowiązania z tytułu VAT, natomiast nie będzie miała wpływu na wynik finansowy okresu bilansowego, w którym dokonano sprzedaży.

4.2. Ewidencja w księgach nabywcy

Mając niepełnowartościowy towar na magazynie (również w sytuacji, gdy oczekiwana jest korekta faktury zakupu), na dzień bilansowy należy dokonać korekty wartości magazynu i zobowiązania, jednak pod warunkiem, że istnieje pewność uzyskania korekty i znana jest przypuszczalna wysokość. Dokonujemy tego w drodze księgowania:

Wn "Rozliczenia z dostawcami",

Ma "Magazyn - oczekiwane upusty do cen towarów".

5. Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej

Kasa fiskalna, jako urządzenie, nie umożliwia dokonania korekty zaewidencjonowanej na niej sprzedaży. Obecnie obowiązujące przepisy rozporządzenia Ministra Finansów, w przypadku zwrotów i uznanych reklamacji, wskutek których przedsiębiorca zwraca nabywcy całość lub część wartości towaru, wskazują, że należy prowadzić odrębną ewidencję.

Ewidencja zwrotów i reklamacji towarów musi zawierać:

● datę sprzedaży,

● nazwę towaru pozwalającą na jego identyfikację,

● termin zwrotu lub reklamacji,

● w przypadku zwrotu całej kwoty - wartość brutto towaru oraz wartość podatku należnego,

● w przypadku zwrotu części zapłaconej kwoty - wartość zwróconej kwoty oraz wartość podatku należnego, który przypada na zwróconą część,

● dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

● protokół przyjęcia towaru podpisany przez nabywcę i sprzedawcę.

6. Dokument sprzedaży

W praktyce zdarza się, że nabywca nie dysponuje paragonem potwierdzającym zakup. Korekta sprzedaży i rozpatrzenie reklamacji są w takiej sytuacji możliwe na podstawie innego dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, np. wydruku z terminala czy potwierdzenia przelewu. Dodatkowo można posiłkować się wydrukami z korespondencji elektronicznej, jeżeli nabycie odbywało się w ramach sprzedaży internetowej. Potwierdza to stanowisko Ministerstwa Finansów zaprezentowane w broszurze Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013..., udostępnionej na jego stronie internetowej. Wskazano tam, że dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży będzie na przykład paragon czy wydruk z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych).

Tabela 1. Przykład ewidencji korekt sprzedaży

Oprócz tego przepisy precyzują także, co zrobić w razie oczywistej pomyłki kasjera, czyli wydruku błędnego paragonu. Korekty błędów dokonuje się przez odrębną ewidencję, w której zapisów dokonuje się niezwłocznie po wykryciu pomyłki. Ewidencja powinna zawierać:

● wartość błędnego paragonu oraz kwotę podatku należnego,

● oryginał paragonu oraz wyjaśnienie przyczyny błędu.

Po wpisaniu błędu do ewidencji, na kasie należy ponownie zapisać sprzedaż, już w prawidłowy sposób.

Tabela 2. Przykład ewidencji błędów kasjerów

Podstawa prawna:

● art. 106b-106n ustawy o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 1608

● art. 556-576 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1370

● ustawa z 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie kodeksu cywilnego - Dz.U. z 2012 r. Nr 141, poz. 1176; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 8, poz. 432

● rozporządzenie Ministra Finansów z14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 363

● ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613

Wioletta Roman

doradca podatkowy, biegły rewident, prowadzi kancelarię w Krakowie