PROBLEM

RADA

Nie można dokonać korekty sprzedaży w kasie rejestrującej. Korekta powinna być dokonana w ewidencji księgowej. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Kasa rejestrująca została skonstruowana w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika. Oznacza to, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Istnieje jednak możliwość dokonania korekty zapisów.

O dopuszczalności korekty danych zapisanych w kasie rejestrującej wypowiadał się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 kwietnia 1999 r. (sygn. akt III SA 5200/98).

Obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie figurująca np. na paragonie. Zakaz korekty paragonu jest tylko warunkiem stosowania kasy rejestrującej. Nie przekreśla natomiast zasady wynikającej z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, że podstawą opodatkowania jest obrót. Możliwe jest więc wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie. Skoro niemożliwa jest żadna korekta sprzedaży w kasie rejestrującej, to musi być ona dokonana poza kasą, ponieważ jest oczywiste, że w każdej działalności handlowej występują przypadki, kiedy korekta sprzedaży jest niezbędna, np. zwrot towarów, pomyłki kasjera, udzielanie rabatów po sprzedaży.

Zobacz e-poradnik "Kasy rejestrujące w 2013 r." dostępny w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Skoro kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej po wydrukowaniu paragonu, to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.

Od 1 kwietnia 2013 r. zasady korekty sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej określa rozporządzenie MF w sprawie kas rejestrujących.

Do 1 kwietnia 2013 r. żaden przepis prawa nie regulował sposobu zachowania się podatników w przypadku, gdy wcześniej zaewidencjonowana w kasie fiskalnej sprzedaż wymagała zmiany. W takim przypadku organy podatkowe wskazywały na prowadzenie dodatkowej ewidencji, tzw. ewidencji korekt. Ewidencja taka nie posiadała nigdy określonego wzoru, ale organy podatkowe w wydawanych interpretacjach wskazywały, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Podatnicy sprzedający towary i świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących.

Podatnicy, prowadząc ewidencję sprzedaży w kasie fiskalnej, mają obowiązek wydania nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego.

W świetle § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych nie należy ewidencjonować zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, należy ująć w odrębnej ewidencji zawierającej:

● datę sprzedaży,

● nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

● termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

● wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

● zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

● dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

● protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

SŁOWNICZEK

Przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży. Z kolei pamięcią fiskalną jest urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

UWAGA!

Od 1 kwietnia 2013 r. sformalizowano system dokumentacji zwrotów towarów, reklamacji i oczywistych pomyłek.

W kwestii skuteczności korekty w kasie rejestrującej istotne znaczenie ma również "dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży". Na pewno dokumentem takim jest oryginał paragonu fiskalnego, który otrzymuje klient w momencie sprzedaży. Jednak nie tylko, biorąc pod uwagę interpretacje przepisów omawianego rozporządzenia opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów pt. "Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r....", gdzie wskazano, że:

(...) w przypadku zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług w odrębnej ewidencji ujmuje się dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, np. paragon fiskalny czy wydruk z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych itp.).

W wyjaśnieniach Ministerstwo Finansów wymieniło bowiem paragon fiskalny jako jeden z dopuszczalnych/przykładowych dowodów dokumentujących sprzedaż.

W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik powinien dokonać niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

● błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

● krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Jak ująć w księgach korektę sprzedaży?

Ewidencja księgowa operacji związanych z korektą sprzedaży zaewidencjonowanej wcześniej za pomocą kasy fiskalnej zależy od tego, jaka jest przyczyna korekty. Do typowych przyczyn korekt należy:

● zwrot towaru,

● błędna stawka VAT,

● błędna cena towaru.

UWAGA!

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby nadal ewidencjonować zmniejszenie podstawy opodatkowania w "zeszycie korekt", o ile będzie on formalnie odpowiadał wymogom stawianym przez zapisy rozporządzenia MF z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Korekta z powodu zwrotu towaru

W przypadku zwrotu towaru będziemy mieli do czynienia z anulowaniem sprzedaży oraz podatku należnego VAT. Jednocześnie w księgach rachunkowych musimy wykazać przyjęcie zwróconego towaru.

Schemat 1. Ewidencja księgowa korekty sprzedaży w kasie rejestrującej - zwrot towaru

Wyjaśnienie do schematu 1:

1. Korekta przychodu ze sprzedaży i VAT należnego połączona ze zwrotem gotówki:

a) wartość netto,

b) podatek VAT należny,

c) wartość brutto.

2. Przyjęcie zwróconego towaru.

3. Odpisanie w koszty zniszczonego towaru.

Korekta z powodu błędnej stawki VAT

W przypadku pomyłki kasjera przy ewidencji sprzedaży w kasie polegającej na wyborze błędnej stawki VAT należy wykazać w księgach rachunkowych różnicę między podatkiem należnym obliczonym według pierwotnej stawki a podatkiem obliczonym według stawki prawidłowej.

Schemat 2. Ewidencja księgowa korekty sprzedaży w kasie rejestrującej - nieprawidłowa stawka VAT

Wyjaśnienie do schematu 2:

1. Jeżeli zastosowano stawkę niższą.

2. Jeżeli zastosowano stawkę wyższą.

Korekta z powodu błędnej ceny towaru

Jeżeli przyczyną korekty było zastosowanie nieprawidłowej ceny towaru, w księgach rachunkowych należy wykazać różnicę między sprzedażą liczoną po cenie nieprawidłowej a sprzedażą w cenie prawidłowej.

Schemat 3. Ewidencja księgowa korekty sprzedaży w kasie rejestrującej - nieprawidłowa cena towaru

Wyjaśnienie do schematu 3:

1. Jeżeli właściwa cena jest niższa:

a) korekta wartości netto,

b) podatek VAT należny,

c) wartość brutto - zwrot gotówki do kasy.

2. Jeżeli właściwa cena jest wyższa:

a) wartość netto,

b) podatek VAT należny,

c) wartość brutto - wpłata gotówki.

PRZYKŁAD

Spółka A prowadzi działalność handlową za pośrednictwem sieci sklepów detalicznych. 5 sierpnia 2013 r. przychody ze sprzedaży sklepu wyniosły 10 000 zł, od którego należny VAT wyniósł 2300 zł (dla uproszczenia zastosowano jednolitą 23% stawkę VAT). Wartość sprzedanych towarów to 8000 zł. W tym samym dniu miały miejsce dwie korekty sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej:

● klient zwrócił kupiony sprzęt AGD w cenie netto 300 zł (+ 23% VAT) i wartości 220 zł,

● kasjer popełnił błąd podczas ewidencji sprzedaży artykułów papierniczych. W kasie została zaewidencjonowana cena 100 zł netto (+ 23% VAT), podczas gdy poprawna cena wynosi 50 zł netto (+ 23% VAT).

Właściwych korekt dokonano w ewidencji korekt prowadzonych dla każdej z kas z osobna. W księgach rachunkowych ujęto sumę korekt na koniec dnia. Na podstawie dokonanych korekt skorygowano raport dobowy.

Wzór. Karta korekt

Ewidencja księgowa

1. Paragony fiskalne - sprzedaż towarów:

wartość netto: 10 000 zł

23% VAT należny: 2300 zł

wartość brutto: 12 300 zł

Wn "Kasa" 12 300,00 zł

Ma "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" 2 300,00 zł

Ma "Przychody ze sprzedaży" 10 000,00 zł

2. PK - wartość sprzedanych towarów: 8000 zł

Wn "Wartość sprzedanych towarów" 8 000,00 zł

Ma "Towary handlowe" 8 000,00 zł

3. Korekta sprzedaży na podstawie karty korekt:

wartość netto: 350 zł

23% VAT należny: 80,50 zł

wartość brutto: 430,50 zł

Wn "Przychody ze sprzedaży" 350,00 zł

Wn "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" 80,50 zł

Ma "Kasa" 430,50 zł

4. Korekta kosztów dotycząca zwróconego towaru:

Wn "Towary handlowe" 220,00 zł

Ma "Wartość sprzedanych towarów" 220,00 zł

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 35

● rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 363

Joanna Szyszkowska

specjalista ds. rachunkowości

CZYTAJ TAKŻE

"Jak rozliczyć faktury korygujące u odbiorcy faktur" - BGK 10/2013; "Ujęcie faktury korygującej w księgach" - BGK 15/2013; "Faktury korygujące w 2013" - BGK 15/2013 - dostępne na stronie www.bgk.infor.pl