Pełną treść wyroku znajdziesz na www.inforfk.pl w zakładce Orzecznictwo

Wyrok NSA wyklucza automatyzm w uznawaniu za reprezentację każdego wydatku poniesionego przez przedsiębiorcę na zakup usług gastronomicznych. NSA uznał, że nie stanowi kosztu reprezentacji wydatek na poczęstunek, który serwowany jest w ramach:

● działań marketingowych lub reklamowych firmy, dotyczących promocji produktu lub usługi,

● prowadzonych negocjacji z kontrahentami lub w ramach szkoleń, odpraw dla pracowników oraz podmiotów powiązanych gospodarczo, których celem nie jest kształtowanie wizerunku firmy, lecz doprowadzenie do nawiązania lub rozbudowania jej kontaktów gospodarczych, wprowadzenie na rynek określonych towarów i usług lub poprawa skuteczności ich sprzedaży, wzrost efektywności pracy itp.

Przy czym przez poczęstunek należy rozumieć usługę gastronomiczną świadczoną zarówno w siedzibie podatnika, jak i poza nią.

Ważne jest to, że NSA zajął takie stanowisko, wypowiadając się nie tylko w sprawie niekorzystnej dla podatnika interpretacji indywidualnej, ale i niekorzystnego wyroku WSA. Spór rozstrzygnięty przez NSA dotyczył następującej sytuacji. Przedstawiciele spółki z o.o. spotykali się z klientami i dostawcami spółki w miastach, w których spółka nie posiadała biura. Jej przedstawiciele zapraszali danego kontrahenta na lunch/obiad do restauracji, podczas którego były omawiane kwestie dotyczące współpracy, w tym prezentowane nowe produkty spółki oraz prowadzone negocjacje biznesowe. Posiłki spożywane podczas tych spotkań w restauracjach nie miały charakteru wytwornych ani okazałych, lecz stanowiły zwykły lunch/obiad, wybierany spośród dań zawartych w menu restauracji. Celem spotkań było - w ocenie spółki - tylko i wyłącznie omówienie z kontrahentem spraw biznesowych, a nie wykreowanie określonego wizerunku czy też ukazanie zasobności spółki. Wydatki dotyczące tych posiłków dokumentowano fakturami VAT wystawianymi na spółkę.

Ciekawa wykładnia spornego przepisu

NSA przyjął korzystną dla podatników wykładnię art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, jako wymieniającego przykładowe koszty reprezentacyjne w postaci zakupu: usług gastronomicznych, żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W interpretacji tej samo wskazanie przez organy podatkowe, że podatnik wydał pieniądze na usługę gastronomiczną, organizując spotkanie biznesowe, nie oznacza automatycznie, że jest to wydatek reprezentacyjny. Interesujące w uzasadnieniu wyroku jest powołanie się na następujący argument. W art. 16 ust. 1 pkt 28 updop ustawodawca użył zwrotu: (...) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne (...). NSA zwrócił uwagę na to, że jest to odmienne sformułowanie niż (...) kosztów reprezentacji, w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne (...). Ustawodawca, nie używając słowa "wydatków" we wskazanym fragmencie przepisu, zawęził katalog sytuacji, które mogą mieć charakter reprezentacyjny. Zdaniem NSA można więc wyciągnąć wniosek, że ustawodawca podjął decyzję, iż na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop nie każdy wydatek na usługę gastronomiczną stanowi koszt reprezentacji.

Przedsiębiorca przeprowadza dowód

Praktyczny aspekt tego wyroku polega na tym, że przedsiębiorcy powinni móc udowodnić, że spotkanie biznesowe połączone z obiadem nie miało charakteru reprezentacyjnego. W praktyce tylko gromadzenie na bieżąco dokumentów dowodzących biznesowego celu spotkań pozwoli zaliczać poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodu.

PRZYKŁAD

Przedstawiciel handlowy spółki z o.o. A. spotkał się w restauracji z kontrahentami i przedstawił im najnowszą ofertę handlową. Przedstawiciel zamówił lunch, kawę i ciastka dla siebie i kontrahentów. Do podpisania umowy nie doszło w dniu spotkania, ale dwa tygodnie później w siedzibie firmy. Przedstawiciel handlowy poprosił kontrahentów o podpisanie protokołu spotkania. Zawierał on: daty spotkania, opis jego miejsca, prezentację celu biznesowego spotkania oraz podpisy uczestników spotkania. Przedstawiciel handlowy przekazał protokół do księgowości spółki wraz z fakturą VAT na 170 zł brutto wystawioną na spółkę z o.o. A. Księgowa dołączyła do protokołu i faktury VAT kopię umowy podpisanej dwa tygodnie po spotkaniu w restauracji z jego uczestnikami. Komplet dokumentów chroni spółkę z o.o. A. przed zarzutem, iż poniesiony wydatek miał charakter wydatku reprezentacyjnego.

Protokół spotkania w restauracji utrudni organom podatkowym wykazanie, że zakup poczęstunku i kawy dla wszystkich uczestników spotkania przez przedstawiciela handlowego miał charakter reprezentacji. Jest też sposobem potwierdzenia wykonania pracy przez przedstawiciela handlowego, jeżeli jest on rozliczany zarówno z liczby zorganizowanych spotkań z kontrahentami, jak i z przeprowadzonej dzięki temu sprzedaży.

Nie zawsze zręcznie jest uzyskać taki dokument. W zależności od tego, z kim przedsiębiorca albo jego przedstawiciel się spotyka i w jakim miejscu, według zasad organizowania spotkań biznesowych poproszenie o podpisanie protokołu będzie nietaktem albo, wprost przeciwnie, spotka się z pełnym zrozumieniem. Mniej kontrowersyjną formą zdobycia dowodu, jaki był cel spotkania w restauracji, może być włączenie do dokumentacji księgowej korespondencji e-mailowej przedsiębiorcy albo jego przedstawiciela z kontrahentami. Pierwszy e-mail to np. zaproszenie na spotkanie do restauracji z opisem planu jego przebiegu - e-mail dowodzi, że celem organizowanego spotkania są np. negocjacje handlowe. Drugi e-mail do kontrahenta jest podziękowaniem za przybycie na spotkanie i uczestniczenie w owocnych rozmowach. Dołączenie takich e-maili do faktury VAT w księgowości spółki ma znaczenie dowodowe co do poniesienia wydatku niemającego charakteru reprezentacji.

Spółka przeprowadzająca dużą liczbę spotkań biznesowych w restauracjach i kawiarniach może stworzyć rejestr dokumentów potwierdzających przebieg takich spotkań - protokoły spotkań albo e-maile z zaproszeniami byłyby umieszczane w rejestrze z informacją, która faktura VAT jest dowodem poniesienia wydatku "niereprezentacyjnego" na kawę czy drobny poczęstunek.

Za każdym razem trzeba ocenić, czy wydatek jest reprezentacyjny czy biznesowy

Wyrok NSA z 10 września 2013 r. nie pozwala na definitywne rozstrzygnięcie, jaki wydatek w czasie spotkania biznesowego, np. w restauracji, poniesiony za kontrahenta jest kosztem uzyskania przychodu organizatora spotkania, a jaki ma charakter reprezentacji. Cechą bieżących rozstrzygnięć NSA jest to, że sądy podkreślają, iż kwalifikacja musi być dokonywana odrębnie, zależnie od okoliczności. Przełomowy w tym zakresie jest wyrok NSA z 17 czerwca 2013 r. w poszerzonym składzie siedmiu sędziów (sygn. akt II FSK 702/11).

Pamiętajmy, że zdaniem NSA tylko wydatki na zakup usług gastronomicznych, których głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych jako wydatki reprezentacyjne. Oznacza to, że od 2013 r. sądy administracyjne stoją na stanowisku, iż kolacja z kontrahentem czasem może mieć charakter reprezentacji, a w innym przypadku mieć charakter czysto biznesowy. Przypomnijmy, że wcześniej organy podatkowe i niektóre sądy stosowały automatyzm polegający na uznawaniu każdego wydatku poniesionego na spotkanie w restauracji z kontrahentem podatnika za wydatek reprezentacyjny. Wyeliminowanie tego automatyzmu w 2013 r. jest sukcesem podatników.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1036

Tomasz Król

prawnik, konsultant podatkowy, autor licznych publikacji z dziedziny podatków

"Koszty reprezentacji - rozbieżności interpretacyjne" - dodatek do Mk nr 11/2013: Przegląd orzecznictwa i interpretacji, dostępny na www.mk.infor.pl