Koszty organizacji spotkań świątecznych z pracownikami można finansować ze środków obrotowych pracodawcy. Zdaniem niektórych organów podatkowych nie powinno się finansować tego rodzaju imprez ze środków ZFŚS. Odmienne stanowisko w tej sprawie zajął Sąd Najwyższy. Stwierdził on, że spotkania integracyjne, a do takich z całą pewnością należą organizowane przez pracodawcę spotkania świąteczne, mieszczą się w definicji działalności socjalnej. Wydatki na ich organizację mogą pochodzić z ZFŚŚ, jeżeli regulamin tego funduszu przewiduje wydatkowanie na ten właśnie cel. W tym przypadku nie ma zastosowania tzw. kryterium socjalne.

Wydatki na organizację spotkania wielkanocnego dla pracowników pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku, gdy pochodzą one ze środków obrotowych. Gdyby w organizowanym spotkaniu, oprócz pracowników, mieli wziąć udział również kontrahenci, to istnieje pewne ryzyko z zaliczeniem całości wydatków poniesionych na tego rodzaju imprezę do kosztów. Jeżeli spotkanie wielkanocne zostanie sfinansowane ze środków ZFŚS, wydatki na ten cel nie będą kosztem uzyskania przychodów. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Pracodawca zamierzający zorganizować spotkanie dla pracowników z okazji świąt wielkanocnych w większości przypadków decyduje się przeznaczyć na ten cel środki obrotowe firmy. Jest to związane z faktem, że według opinii organów podatkowych i sądów administracyjnych nie należy tego rodzaju imprez finansować ze środków ZFŚS. W tym przypadku nie ma bowiem zastosowania tzw. kryterium socjalne, od którego uzależnione jest przyznawanie świadczeń z ZFŚS (patrz wyrok WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 4283/06). Odmienne stanowisko w tej sprawie zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08. Stwierdził w nim, że:

Działalność socjalna została zdefiniowana w art. 2 ust. 1 ustawy o z.f.ś.s. Według tego przepisu działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Nie ulega wątpliwości, że kwestionowana przez skarżącą działalność w postaci imprez masowych, jak pikniki, "andrzejki", organizowanie wycieczek - mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej, względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku. (...)

W związku z drugą grupą zarzutów, dotyczących zasad korzystania przez pracowników (i inne uprawnione osoby) ze środków Funduszu, należy najpierw podkreślić, że wbrew stanowisku strony powodowej art. 8 ust. 1 ustawy o z.f.ś.s., określający zasady przyznawania usług i świadczeń, nie odnosi się do całości działalności socjalnej zakładu pracy. Według jego wyraźnego brzmienia odnosi się on wyłącznie do przyznawania ulgowych usług i świadczeń, co powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu. Jest oczywiście dopuszczalne przeznaczenie regulaminem zakładowym całości środków Funduszu na usługi (świadczenia) przyznawane na zasadach ulgowych i wówczas znajduje zastosowanie zasada przyznawania świadczeń wedle kryteriów określonych art. 8 ust. 1, czyli według tzw. kryterium socjalnego. Natomiast w wypadku kiedy regulamin przewiduje wydatkowanie środków na inne jeszcze cele - mieszczące się w ramach działalności socjalnej - może on ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach imprez integracyjnych.

Z wyroku tego wynika zatem, że organizowanie imprez integracyjnych, do których z całą pewnością należą spotkania świąteczne z pracownikami, jest działalnością socjalną w myśl art. 2 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Sąd Najwyższy podkreślił, że kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, odnosi się wyłącznie do przyznawania ulgowych usług i świadczeń. Jeżeli w regulaminie ZFŚS zapisano wydatkowanie jego środków na jeszcze inne cele, które mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej, to można ustalić inne zasady korzystania z tych świadczeń. A zatem w regulaminie może się znaleźć zapis o powszechnym dostępie, tj. na równych zasadach, do imprez integracyjnych. Jeżeli więc w regulaminie ZFŚS utworzonego w Państwa firmie znalazłby się tak brzmiący zapis, to należy przyjąć, że planowane spotkanie wielkanocne z pracownikami mogłoby zostać sfinansowane z tego rodzaju środków.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów

W przypadku sfinansowania przez Państwa spotkania wielkanocnego dla pracowników ze środków obrotowych firmy nie znajdzie zastosowania wyłączenie z kosztów przewidziane w art. 23 ust. 1 pkt 23 updof oraz w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Z przepisów tych wynika, że nie stanowią kosztu uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W przypadku spotkań z pracownikami nie można mówić, że mają one reprezentacyjny charakter. Tego rodzaju spotkania służą utrzymaniu dobrej atmosfery w pracy, motywacji do pracy i integracji pracowników. Dlatego też Państwa firma może zaliczyć do kosztów wydatki na organizację spotkania wielkanocnego dla pracowników. Również organy podatkowe potwierdzają, że z uwagi na integracyjny charakter spotkań organizowanych dla pracowników pracodawcy mają prawo zaliczyć do kosztów wydatki przeznaczone na ten cel, jako tzw. koszty pracownicze. W interpretacji indywidualnej z 29 sierpnia 2008 r., nr ITPB1/415-306a/08/AK, Dyrektor izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdził, że:

Kosztami uzyskania przychodu są także tzw. koszty pracownicze. Należą do nich m.in. wydatki związane z organizowaniem spotkań integracyjnych dla pracowników, które wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy i, jako pozostające w pośrednim związku z uzyskanymi przychodami, mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Tym bardziej że nie zostały wymienione w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jednakże do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją spotkań integracyjnych, których rzeczywistym celem jest integracja pracowników. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko wydatki na organizację spotkań, których uczestnikami są jedynie pracownicy firmy, a osoby trzecie nie biorą w nich udziału.

Należy podkreślić, że organy podatkowe, mimo że nie odmawiają waloru kosztowego wydatkom na spotkania integracyjne (w tym świąteczne) organizowane dla pracowników, to zakazują zaliczania do kosztów wydatków na napoje alkoholowe spożywane w trakcie tego rodzaju imprez. W interpretacji indywidualnej z 20 lipca 2011 r., nr IPPB1/415-544/11-2/EC, Dyrektor Izby Skarbowej stwierdził, że:

W świetle ww. wymienionych przepisów brak jest podstaw do przyjęcia, że konsumpcja alkoholu jako jeden z elementów organizowanych przez Spółkę imprez integracyjnych współtworzy motywacyjno-organizacyjny ich charakter, a więc pozwala wypełnić przesłankę art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W świetle powyższego stwierdzić należy, że wydatki na zakup napojów alkoholowych przeznaczonych na imprezy integracyjne, okolicznościowe nie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów przez Spółkę. Zatem nie można ich uznać za koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warto również zwrócić uwagę na pewne zagrożenie, jakie dla pracodawców niesie zapraszanie na spotkania świąteczne oprócz pracowników również kontrahentów. Organy podatkowe odmawiają w takim przypadku możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na takie spotkania do kosztów, i to w całości. Ich zdaniem w takim przypadku spotkanie traci integracyjny charakter, a zaczyna przybierać charakter reprezentacyjny. W przywołanej wcześniej interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 sierpnia 2008 r., nr ITPB1/415-306a/08/AK, czytamy, że:

Z uwagi na to, że w stanie faktycznym opisanym we wniosku wydatek został poniesiony w celu zorganizowania spotkania rekreacyjno-integracyjnego, którego uczestnikami - poza pracownikami - byli również kontrahenci, czyli osoby trzecie, brak jest podstaw do przyjęcia, że głównym celem tej imprezy była integracja pracowników.

(...) Reasumując, zajęte przez Pana stanowisko zaprezentowane we wniosku, według którego poniesione koszty z tytułu organizacji przedmiotowej imprezy rekreacyjno-integracyjnej stanowią koszty uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

Stanowisko to należy uznać za zbyt restrykcyjne. Nie można przyjmować, że spotkanie świąteczne, w którym oprócz pracowników wzięli udział również kontrahenci, w całości traci swój integracyjny charakter. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na organizowanie przyjęcia świątecznego zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów, powinien policzyć, ilu pracowników i gości z zewnątrz brało w nim udział, i według tego kryterium rozdzielić wydatki. Prawidłowość takiego sposobu działania potwierdził WSA w Warszawie w wyroku z 14 maja 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 2257/09, w którym stwierdził, że:

Sąd zauważa, że Minister Finansów nie twierdził, aby obowiązkiem Skarżącej było ustalenie jakiejkolwiek proporcji, według której miałyby być ustalane wydatki na reprezentację. Wskazał natomiast wydatki, które - jako przeznaczone na reprezentację - nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Są to wydatki dotyczące kontrahentów i klientów Skarżącej poniesione w związku z imprezami integracyjnymi. (...)

Zdaniem Sądu, przygotowując np. noclegi, organizator dysponuje wiedzą o ilości miejsc zamówionych z przeznaczeniem dla pracowników oraz dla kontrahentów (klientów). To samo dotyczy wydatków na wyżywienie.

W związku z tym, aby uniknąć ewentualnego sporu z organami podatkowymi, najbezpieczniej jest organizować przyjęcie świąteczne osobno dla pracowników i osobno dla kontrahentów, ewentualnie rozdzielić poniesione wydatki.

W przypadku gdy Państwa firma zdecyduje się na organizację spotkania dla pracowników ze środków ZFŚS, wydatki na ten cel nie będą dla niej kosztem. W tym przypadku kosztem są odpisy na ten fundusz.

● art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 234, poz. 1391

● art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 234, poz. 1391

Katarzyna Wojciechowska

ekspert w zakresie podatków dochodowych