13/2014, data dodania: 26.06.2014 Drugi etap wdrażania programu Płatnik rozpoczęty
Pierwsza grupa płatników składek już od 20 maja 2014 r. może pobierać z ZUS dane ze swojego konta płatnika składek oraz kont ubezpieczonych, a także opisy statusów przetworzenia dokumentów w ZUS. Na razie nowe funkcjonalności są uruchomione tylko dla 600 wybranych płatników. Na powszechne uruchomienie pełnej funkcjonalności płatnicy muszą jeszcze poczekać.
Zgodnie z zapowiedziami ponad 600 płatników zostało wytypowanych przez ZUS do stopniowego wdrożenia pełnej funkcjonalności programu Płatnik. Zaczną oni korzystać z nowych funkcji, które jeszcze nie zostały powszechnie uruchomione. Celem uruchomienia nowych funkcjonalności jest udostępnienie możliwości weryfikacji sporządzanych dokumentów na podstawie danych zaewidencjonowanych na koncie płatnika składek i na kontach ubezpieczonych w ZUS. Dodatkowym celem jest wprowadzenie skutecznej wymiany informacji między płatnikami składek a ZUS, co w konsekwencji wyeliminuje błędy w dokumentach oraz przyspieszy obieg informacji.
Nowe funkcjonalności uruchamiane dla pierwszej grupy płatników składek
Płatnik składek, który został wytypowany do pierwszej grupy, nie instaluje nowego programu Płatnik, aby móc wykorzystać nowe funkcjonalności. To ZUS uruchamia funkcje przygotowane w obecnym programie Płatnik 9.01.001, które dotychczas były niedostępne.
Udostępnione funkcje programu Płatnik
| Nowa funkcjonalność programu | Opis |
| ● Pobranie danych zapisanych na kontach płatników i ubezpieczonych w ZUS | Odbiór danych płatnika i ubezpieczonych jest możliwy po podpisaniu oświadczenia o "Pobieraniu danych z ZUS" oraz podaniu danych z dokumentów przekazanych do ZUS, niezbędnych do uwierzytelnienia. Po pobraniu danych zostanie uzupełniona zawartość kartotek płatnika i ubezpieczonych, tak aby było możliwe przechowywanie danych pobranych z ZUS |
| Pobieranie i rejestracja informacji o stanie przetworzenia dokumentów wysłanych do ZUS | Płatnik otrzyma informację o tym, czy dokument został przetworzony, odrzucony, czy oczekuje na wyjaśnienie przez pracownika ZUS |
| Informowanie płatnika o konieczności utworzenia dokumentów wyrejestrowania członków rodzin | Podczas zapisu dokumentu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie ubezpieczonego) użytkownik tylko otrzymywał komunikat o możliwości automatycznego utworzenia dokumentów ZUS ZCNA dla niewyrejestrowanych członków rodzin. Obecnie program utworzy dokument ZUS ZCNA dla członków rodzin ubezpieczonych z taką samą datą utraty uprawnień, jak data wyrejestrowania poszczególnych ubezpieczonych z dokumentów ZUS ZWUA |
| Podpowiadanie numerów rachunków bankowych zgłoszonych przez płatnika przy tworzeniu dokumentu ZUS ZBA | Podczas tworzenia dokumentu ZUS ZBA (informacja o numerach rachunków bankowych) program umożliwia pobieranie numeru rachunku bankowego z listy rachunków dostępnych w kartotece płatnika. Dotyczy to numerów wcześniej zgłoszonych i potwierdzonych w ZUS |
| Podpowiadanie adresów prowadzenia działalności zgłoszonych przez płatnika przy tworzeniu dokumentu ZUS ZAA | Podczas tworzenia dokumentu ZUS ZAA (adresy prowadzenia działalności gospodarczej) program umożliwia pobieranie adresów prowadzenia działalności z listy adresów dostępnych w kartotece płatnika. Dotyczy to adresów wcześniej zgłoszonych i potwierdzonych w ZUS |
Opiekun dla wybranego płatnika
Dla każdego wytypowanego płatnika został wyznaczony opiekun ze strony ZUS. Ma on udzielać niezbędnej pomocy podczas pracy z nowymi funkcjami programu Płatnik 9.01.001 Podczas spotkania z płatnikiem składek opiekun ma zaprezentować kluczowe informacje o wdrażanych funkcjonalnościach i omówić planowany harmonogram.
Etapy wdrażania
ZUS ustalił 3 poziomy weryfikacji, przez które przejdą kolejno płatnicy składek, aż do etapu, w którym wysyłane dokumenty będą na bieżąco weryfikowane on-line i przesyłane bez błędów:
● poziom C - dokumenty od płatników znajdujących się na tym poziomie podlegają tylko weryfikacji formalnej, co oznacza, że nie ma wymiany informacji z systemem ZUS. To etap, na którym wszyscy płatnicy składek znajdowali się od stycznia 2014 r.,
● poziom B - dokumenty od płatników znajdujących się na tym poziomie podlegają docelowemu zakresowi weryfikacji na podstawie danych płatnika i ubezpieczonych w ZUS, jednak dla części reguł obniżony jest poziom krytyczności, co oznacza, że ZUS przyjmie dokumenty zawierające błędy zwykłe w niektórych obszarach. To właśnie na ten etap przeszli płatnicy z pierwszej grupy, której udostępniono dane z ZUS;
● poziom A - dokumenty płatników znajdujących się na tym poziomie podlegają docelowemu zakresowi weryfikacji na podstawie danych płatnika i ubezpieczonych w ZUS, a zatem ZUS nie przyjmie dokumentów z błędami. Taki jest docelowy poziom weryfikacji dla wszystkich płatników składek.
Obecnie wszyscy płatnicy znajdują się na poziomie C. Przenoszenie płatników na poziom B będzie następować stopniowo, a przenoszenie na poziom A będzie uwarunkowane spełnieniem kryterium braku błędów krytycznych w dokumentach ubezpieczeniowych.
Materiały dla płatników
ZUS przygotował materiały mające pomóc płatnikom składek w realizacji zadań związanych z pobieraniem danych. Zostały one opublikowane na stronie internetowej http://pue.zus.pl/platnik/plus. Są to:
● broszura informacyjna - zmiany w wersji 9.01.001 programu Płatnik - dokument ten zawiera opis modyfikacji, które zostały wprowadzone w wersji 9.01.001 programu Płatnik w stosunku do wersji 8.01.001,
● czynności do wykonania w programie Płatnik po włączeniu do IPP (Interaktywny Płatnik Plus) - dokument zawiera wykaz czynności, jakie płatnik powinien wykonać w zakresie: konfiguracji programu, aktualizacji komponentów programu, analizy raportu zmian w kartotekach po pobraniu danych z ZUS, po uruchomieniu dla niego nowych usług,
● najczęstsze pytania użytkowników po włączeniu do IPP - w dokumencie tym są zawarte najczęściej pojawiające się pytania płatników biorących udział we wdrożeniu IPP,
● aktualizacja ZIUA - dokument wskazuje przypadki użycia, z którymi płatnik może się spotkać podczas sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych dotyczących zmiany danych identyfikacyjnych za osoby ubezpieczone, w zależności od stanu kartoteki ubezpieczonego w bazie programu Płatnik,
● matryca dla użytkownika - jest to wykaz reguł weryfikacji obowiązujących w wersji 9.01.001 programu Płatnik wraz ze wskazaniem sposobu poprawy błędów występujących podczas weryfikacji dokumentów,
● baza wiedzy - zawiera pytania/problemy, jakie zostały zgłoszone podczas wdrożenia pilotażowego funkcjonalności programu Płatnik.
Płatnicy powinni korzystać także z innych dokumentów udostępnionych na stronie internetowej http://pue.zus.pl/platnik/pobierz. Są to:
● dokumentacja użytkownika program Płatnik, Podręcznik użytkownika i Podręcznik administratora - opisuje funkcjonalność programu Płatnik oraz jest w nim przedstawiony sposób instalacji i usuwania programu, a także opis jego konfiguracji i innych zadań administratora,
● szkolenie elektroniczne z zakresu obsługi programu Płatnik w formie lekcji "krok po kroku".
Kiedy następne grupy płatników będą pobierać dane
Nie jest jeszcze znany termin udostępnienia funkcjonalności pobierania danych następnym grupom płatników składek. Grupy te będzie sukcesywnie wyznaczać ZUS na podstawie stanu danych ubezpieczeniowych.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 4 pkt 7-8, art. 33, art. 35, art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 598
Joanna Goliniewska
specjalista i praktyk, od 20 lat zajmująca się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji w zakresie rozliczeń składkowych
