13/2013, data dodania: 27.06.2013 Jak w świadectwie pracy określić wymiar urlopu wypoczynkowego, jeżeli jego część pracownik ma wykorzystać podczas kolejnego zatrudnienia
Pracownik miał z nami zawartą umowę na czas określony na 2 lata. Po jej zakończeniu zawarliśmy z nim kolejną umowę o pracę na czas określony. Ponieważ pracownik jest u nas zatrudniony 24 miesiące i doszło do rozwiązania umowy, musimy mu wydać świadectwo pracy i rozliczyć się z urlopu wypoczynkowego za dotychczasowy okres zatrudnienia. Ustaliliśmy z pracownikiem, że urlop wypoczynkowy wykorzysta podczas dalszego zatrudnienia w naszej firmie, jednak przez kilka dni korzystał już z tegorocznego urlopu. W jaki sposób przygotować adnotację w świadectwie pracy dotyczącą urlopu wypoczynkowego? Czy trzeba zawrzeć pisemną umowę o wykorzystaniu urlopu podczas trwania kolejnej umowy o pracę?
PROBLEM
RADA
Najlepiej będzie określić w świadectwie pracy wymiar urlopu należnego pracownikowi za okres zatrudnienia na podstawie zakończonej umowy na czas określony z zaznaczeniem, jaka część tego urlopu została przeniesiona do kolejnego stosunku pracy. Uzgodnienia w zakresie wykorzystania urlopu w trakcie kolejnego zatrudnienia nie muszą mieć formy pisemnej.
UZASADNIENIE
Świadectwo pracy za okresy zatrudnienia terminowego (tj. na podstawie umowy na czas określony, na okres próbny oraz na czas wykonywania określonej pracy) należy wydawać raz na 24 miesiące (art. 97 § 11 Kodeksu pracy). W związku z tym, w momencie wydawania pracownikowi świadectwa pracy często pozostaje on w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy - tyle że na podstawie kolejnej umowy o pracę. Jeżeli w momencie zawierania kolejnej umowy pracownikowi pozostał niewykorzystany urlop wypoczynkowy za dotychczasowy okres zatrudnienia, a nowa umowa jest zawierana bezpośrednio po zakończeniu dotychczasowej - strony mają dwie możliwości. Po pierwsze, pracodawca może wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Po drugie, strony mogą uzgodnić, że urlop zostanie wykorzystany w trakcie kolejnego stosunku pracy. W drugim przypadku powstaje problem związany z określaniem w świadectwie pracy wymiaru wykorzystanego urlopu. Nie ma bowiem przepisów określających, jak postąpić w tej sytuacji.
Posłuchaj audycji Radia INFOR.PL "Świadectwa pracy" dostępnej na www.inforfk.pl
UWAGA!
Pracodawca, który wydaje pracownikowi świadectwo pracy po upływie 24 miesięcy od zawarcia umowy terminowej, nawet jeśli go dalej zatrudnia na umowę terminową, musi rozliczyć się z pracownikiem z urlopu wypoczynkowego.
Pracodawca ma obowiązek wskazania w świadectwie pracy m.in. ile pracownik wykorzystał urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. W przepisach wykonawczych doprecyzowano, że chodzi w tym przypadku o podanie liczby dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jeżeli jednak pracownik nie wykorzystał części lub całości urlopu należnego mu za okres zatrudnienia, to wymiar "urlopu wykorzystanego" nie pokrywa się z wymiarem "urlopu przysługującego". W praktyce, w tej sytuacji w świadectwie pracy najlepiej będzie wskazać zarówno wymiar urlopu przysługującego, jak i wymiar urlopu wykorzystanego. Jeżeli pracownik ma wykorzystać przysługujący mu urlop w trakcie kolejnej umowy o pracę, to w świadectwie należy również odnotować, jaka część tego urlopu została przeniesiona do kolejnego stosunku pracy. Zapis tego rodzaju z jednej strony spełni obydwa ww. wymogi formalne, a z drugiej będzie najbardziej czytelny dla pracownika.
Przykład zapisu w świadectwie pracy dotyczący urlopu wypoczynkowego, który ma zastać wykorzystany w trakcie kolejnego zatrudnienia:
"W okresie zatrudnienia pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze: 10 dni (80 godzin) oraz dodatkowo 3 dni urlopu (24 godziny) przeniesiono do kolejnego stosunku pracy na mocy porozumienia z pracownikiem".
Uzgodnienia z pracownikiem w zakresie wymiaru urlopu przeniesionego do kolejnego stosunku pracy mogą mieć zarówno formę ustną, jak i pisemną. W tym zakresie nie wprowadzono żadnych szczególnych wymagań. Należy przyjąć, że forma pisemna nie jest w tym zakresie potrzebna z uwagi na minimalne ryzyko kierowania przez pracownika roszczeń dotyczących niezawarcia takiego porozumienia. Ponadto pracownik kwestionując fakt porozumienia dotyczącego przeniesienia urlopu może skorzystać z drogi odwoławczej, wnosząc do pracodawcy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy m.in. w zakresie rubryki dotyczącej wymiaru urlopu wypoczynkowego (z możliwością odwołania się do sądu pracy, jeśli pracodawca odmówi sprostowania).
Zobacz e-Poradnik "Urlopy w różnych systemach czasu pracy" dostępny na www.inforfk.pl
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 97 § 11, art. 171 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 675
● § 1 ust. 1 pkt 2 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania - Dz.U. Nr 60, poz. 282; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 251, poz. 1509
Jakub Ziarno
prawnik, trener i autor z kilkunastoletnią specjalizacją z zakresu prawa pracy, były inspektor Państwowej Inspekcji Pracy, obecnie prowadzi własną firmę doradczą
CZYTAJ TAKŻE
"Wydawanie świadectw pracy w przypadku umów terminowych - 8 problemów z praktyki" - MPPiU nr 5/2013, dostępny na www.mp.infor.pl
POLECAMY!
W kolejnych numerach MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń napiszemy m.in.:
● jak ustalać okresy rozliczeniowe po zmianie przepisów,
● kiedy można stosować ruchomy czas pracy,
● jakie są nowe obowiązki pracodawców w zakresie sporządzania rozkładów czasu pracy.
