Po zmianie przepisów od 21 marca 2011 r. pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umów na:

● okres próbny,

● czas określony,

● czas wykonania określonej pracy

wydaje jedno zbiorcze świadectwo pracy po upływie 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z tych umów (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy).

Pracownik zatrudniony w ramach terminowych umów o pracę, może w każdym czasie żądać na piśmie wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej takiej umowy o pracę lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika (art. 97 § 1³ Kodeksu pracy).

Pracownik zatem sam decyduje, czy wystąpi o wydanie świadectwa pracy, natomiast pracodawca nie może odmówić pracownikowi wydania świadectwa pracy, jeżeli złoży on w tej sprawie wniosek.

Problem 1. Czy pracodawca może wystawić pracownikowi "zbiorcze" świadectwo pracy, gdy występują przerwy w zatrudnieniu

Należy przyjąć, że jeżeli pracownik nie złoży wniosku o wydanie świadectwa pracy, to pracodawca nie ma obowiązku jego wydania po zakończeniu poszczególnych terminowych umów o pracę, mimo że między tymi umowami są przerwy. Wynika to z tego, że obecnie obowiązujące przepisy nie zawierają sformułowania, że obowiązek wydania "zbiorczego" świadectwa pracy dotyczy tylko kolejno zawieranych bezpośrednio po sobie umów terminowych. Zatem skoro nie ma takiego zastrzeżenia w przepisach, to można wydać pracownikowi "zbiorcze" świadectwo pracy nawet wówczas, gdy występują przerwy między poszczególnymi umowami terminowymi.

WAŻNE!

Świadectwo pracy może obejmować więcej niż jeden okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych, nawet jeżeli pomiędzy poszczególnymi umowami o pracę istnieje przerwa.

Firma budowlana zatrudniała murarza w okresie od 1 maja do 31 października 2011 r. na podstawie umowy na czas określony. Z uwagi na to, że w okresie zimowym w branży budowlanej jest mało pracy, kierownik budowy nie podpisał z pracownikiem następnej umowy o pracę, ale obiecał zatrudnienie go w okresie wiosennym 2012 r. Kolejna umowa o pracę na czas określony została podpisana na okres od 1 kwietnia do 30 listopada 2012 r. Mimo że przerwa między umowami trwała 5 miesięcy, pracodawca nie miał obowiązku wystawienia pracownikowi świadectwa pracy po zakończeniu każdej z nich. Dopiero w 2013 r. z upływem 24 miesięcy, licząc od 1 maja 2011 r. powstanie taki obowiązek.

Problem 2. Jak liczyć termin 24 miesięcy na wydanie świadectwa pracy

Przepisy prawa pracy nie zawierają regulacji dotyczących liczenia terminów. Dlatego zdaniem części ekspertów z zakresu prawa pracy termin 24 miesięcy, jaki pracodawca ma na wydanie świadectwa pracy, należy liczyć korzystając z rozwiązań wynikających z prawa cywilnego. Przepisy prawa cywilnego stosujemy bowiem posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego, termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

Jednak w tym przypadku występuje również odmienny pogląd. Zgodnie z nim przy liczeniu terminów do wydania świadectwa pracy stosujemy potoczny sposób liczenia terminów. Takie stanowisko wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego. Zdaniem SN, prawo pracy ma własne, odrębne od cywilnych reguły liczenia terminów. Tak stwierdził SN w uzasadnieniu do wyroku z 17 listopada 2004 r. (II PK 64/04, M.P.Pr 2005/1/342). Ponadto kilka razy SN wprost uznał (m.in. orzeczenie z 19 grudnia 1996 r., I PKN 47/96, OSNP 1997/17/310 i uchwała z 21 maja 1991 r., I PZP 16/91, OSNC 1992/1/10), że sposobu liczenia terminów określonych w art. 112 Kodeksu cywilnego nie stosujemy do liczenia okresów pracy, od których zależą uprawnienia pracownicze. W związku z takimi rozbieżnościami najbezpieczniej dla pracodawcy będzie przyjąć liczenie terminu na wydanie świadectwa w sposób potoczny, ponieważ wówczas wyda pracownikowi świadectwo pracy dzień wcześniej niż gdyby liczył ten termin zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Pracodawca nie narazi się wówczas na żadne sankcje za nieterminowe wydanie świadectwa pracy.

Pracownik został zatrudniony 1 lipca 2011 r. na 3-miesięczny okres próbny, a następnie na umowę o pracę na czas określony na okres 1 roku. W takim przypadku najbezpieczniej dla pracodawcy będzie wydać świadectwo pracy 30 czerwca 2013 r. Upłyną wtedy 24 miesiące od zawarcia pierwszej umowy terminowej.

Problem 3. Jakie okresy pracy uwzględniać w "zbiorczym" świadectwie pracy, jeżeli pracownik otrzymał świadectwo pracy za niektóre zakończone umowy

Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi sposobu wypełniania świadectwa pracy, pracodawca jest zobowiązany do wykazywania okresów poprzedniego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy tylko w przypadku, gdy wcześniej nie wydał świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniej umowy lub poprzednich umów (art. 97 § 1³ Kodeksu pracy). Zatem pracodawca w "zbiorczym" świadectwie pracy powinien uwzględnić tylko okresy, za które pracownik nie otrzymał wcześniej świadectwa pracy.

Nie będzie jednak naruszeniem przepisów prawa pracy działanie pracodawcy polegające na wystawieniu pracownikowi "zbiorczego" świadectwa pracy uwzględniającego (choć nie ma takiego obowiązku) także okresów zatrudnienia, za które pracownik otrzymał już świadectwo pracy.

WAŻNE!

Uwzględnienie w "zbiorczym" świadectwie pracy okresów terminowego zatrudnienia, za które pracodawca wydał już świadectwo pracy na żądanie pracownika, nie narusza przepisów prawa pracy.

15 kwietnia 2013 r. upływa okres 24 miesięcy od daty pierwszego terminowego zatrudnienia (byłego już) pracownika w firmie komputerowej. Były pracownik w okresie 24 miesięcy był zatrudniany 3-krotnie na umowy o pracę na czas określony do realizacji konkretnych projektów. Za okres dwóch umów o pracę otrzymał już świadectwo pracy na własne żądanie. Natomiast za okres pracy w ramach trzeciej z umów pracodawca będzie zobowiązany z mocy prawa wydać mu świadectwo pracy z upływem terminu 24-miesięcznego. Ponieważ jest to firma zatrudniająca kilkuset pracowników i ze względów technicznych bardzo czasochłonne byłoby sprawdzanie i wystawianie każdemu byłemu pracownikowi świadectwa pracy za poszczególne okresy zatrudnienia, jeżeli było ich kilka - pracodawca wystawi pracownikowi zbiorcze świadectwo pracy potwierdzające jego zatrudnienie w ramach wszystkich 3 umów, mimo że ma obowiązek to zrobić tylko w odniesieniu do umowy o pracę, za którą pracownik świadectwa nie otrzymał. Takie postępowanie pracodawcy będzie prawidłowe.

Problem 4. Kiedy wydać świadectwo, jeżeli umowę zawarto z pracownikiem wcześniej niż nastąpiło przystąpienie do pracy

Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu upływu 24-miesięcznego terminu od zawarcia umowy. Nawet w przypadku, gdy umowa została zawarta wcześniej niż nastąpiło przystąpienie pracownika do pracy, termin na wydanie świadectwa należy liczyć od dnia, kiedy faktycznie zawarto umowę o pracę. Jeżeli jednak upływ 24-miesięcznego terminu na wydanie świadectw przypadnie w czasie trwania umowy, to świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę (art. 97 § 1² Kodeksu pracy).

Pracownik 1 kwietnia 2011 r. podpisał z pracodawcą umowę o pracę na czas określony na 3 lata. Termin rozpoczęcia pracy przypadał jednak na 1 maja 2011 r. W takim przypadku termin 24 miesięcy na wydanie świadectwa pracy liczymy od 1 kwietnia 2011 r., czyli od dnia faktycznego zawarcia umowy o pracę. Jednak z uwagi na to, że w dniu upływu tego terminu, tj. 31 marca 2013 r. umowa o pracę będzie trwała nadal, to pracodawca świadectwo pracy wyda w terminie późniejszym, tj. z dniem rozwiązania tej umowy.

Problem 5. Wystawianie świadectwa pracy, jeżeli po umowie terminowej zawarto umowę na czas nieokreślony

Świadectwo pracy za okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony należy wydać na dotychczasowych zasadach, tj. niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Za okres pracy wyłącznie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy (§ 1a rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy...).

Nie jest możliwe obecnie wydanie jednego świadectwa pracy potwierdzającego okres zatrudnienia pracownika np. w ramach umowy o pracę na okres próbny i umowy o pracę na czas nieokreślony, choćby były one zawierane jedna po drugiej. Wynika to z tego, że jedno "zbiorcze" świadectwo pracy wydaje się tylko wówczas, gdy z pracownikiem zawierane są umowy terminowe.

Pracownicy 31 marca 2013 r. kończy się druga umowa o pracę na czas określony. Obie umowy trwają łącznie 24 miesiące i pracodawca zamierza podpisać z tą pracownicą trzecią umowę o pracę na czas nieokreślony. Mimo to pracodawca ma obowiązek wydać pracownicy świadectwo pracy za okres pracy w ramach umów terminowych i nie będzie mógł wystawić świadectwa pracy (zbiorczego) za całość pracy w momencie rozwiązania z pracownicą umowy o pracę na czas nieokreślony. Dopiero w przypadku rozwiązania umowy na czas nieokreślony pracodawca wyda świadectwo pracy tylko za okres pracy na podstawie tej umowy.

Pracownik był zatrudniony od 1 czerwca 2011 r. na umowę o pracę na czas określony i następnie od 1 grudnia 2011 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony. Pracownik złożył wypowiedzenie i jego umowa o pracę na czas nieokreślony rozwiązała się 15 marca 2012 r. Pracodawca był więc zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy potwierdzające okres bezterminowego zatrudnienia w dniu rozwiązania tego stosunku pracy. Natomiast świadectwo pracy potwierdzające okres terminowego zatrudnienia tego pracownika pracodawca wyda, jeżeli pracownik wcześniej tego nie zażąda, dopiero 31 maja 2013 r.

Problem 6. Wydawanie świadectw pracy, jeżeli niektóre umowy terminowe zostały zawarte przed zmianą przepisów

Nowe zasady wydawania świadectw pracy potwierdzających terminowe zatrudnienie pracowników obowiązują od 21 marca 2011 r. i dotyczą tylko terminowych umów o pracę zawartych najwcześniej 21 marca 2011 r.

Natomiast do kolejnej umowy terminowej trwającej 21 marca 2011 r. przy wydawaniu świadectwa pracy stosuje się stare zasady wydawania świadectw pracy. Zgodnie z nimi w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy z pracownikiem, z którym pracodawca nawiązał kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, pracodawca był zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie.

Pracodawca zawierał z pracownikiem kolejne umowy na czas określony:

● od 8 września 2010 r. do 30 listopada 2010 r.,

● od 1 grudnia 2010 r. do 31 lipca 2011 r.,

● od 1 sierpnia 2011 r. do 30 listopada 2012 r.

W takim przypadku w odniesieniu do pierwszej i drugiej umowy o pracę przy wystawianiu świadectwa pracy należało zastosować stare zasady. Druga z umów trwała 21 marca 2011 r., zatem 31 lipca 2011 r. pracodawca był zobowiązany wystawić pracownikowi świadectwo pracy potwierdzające okres zatrudnienia od 8 września 2010 r. do 31 lipca 2011 r. Należy przyjąć, że można wydać świadectwo pracy za ten okres bez żądania pracownika, aby uniknąć w przyszłości problemu z zakwalifikowaniem okresu umów zawartych przed 1 marca 2011 r. do odpowiedniego świadectwa pracy. Trzecia z umów z tym pracownikiem została zawarta już w okresie obowiązywania nowych zasad więc świadectwo pracy za okres zatrudnienia od 1 sierpnia 2011 r. do 30 listopada 2012 r. pracodawca wyda pracownikowi z upływem 24 miesięcy, licząc od dnia zawarcia tej umowy, czyli 31 lipca 2013 r.

Problem 7. Wątpliwości przy wypełnianiu "zbiorczego" świadectwa pracy

W praktyce powstają wątpliwości dotyczące wypełniania w "zbiorczym" świadectwie pracy ust. 1 - dotyczącego okresu pracy i wymiaru czasu pracy, w jakim praca była świadczona, ust. 2 - dotyczącego zajmowanych stanowisk i pełnionych funkcji, ust. 3 - dotyczącego trybu i podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy oraz ust. 4 - dotyczącego wykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Należy przyjąć, że w ust. 1 trzeba ująć wszystkie okresy terminowego zatrudnienia pracownika oraz wymiary jego czasu pracy. I tak np. można w świadectwie umieścić następującą informację:

"Stwierdza się, że Jan Kowalski, syn Anny i Piotra, ur. 15 marca 1985 r., był zatrudniony w FUH Tomex w okresie:

- od 1 maja 2012 r. do 30 września 2012 r. w pełnym wymiarze czasu pracy,

- od 1 listopada 2012 r. do 28 lutego 2013 r. w wymiarze 3/4 etatu".

W ust. 2 świadectwa pracy należy wymienić wszystkie zajmowane przez tego pracownika stanowiska i pełnione funkcje oraz okresy, w których je zajmował. Jest to bowiem informacja dla kolejnego pracodawcy, który z pewnością będzie zainteresowany doświadczeniem zawodowym swojego pracownika lub kandydata na pracownika oraz tym, na jakich stanowiskach i jak długo pracował.

Przykładowo zapis ust. 2 zbiorczego świadectwa pracy może być taki:

"W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę:

- od 1 maja 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. na stanowisku młodszego księgowego,

- od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. na stanowisku księgowego".

W odniesieniu do sposobu wypełniania ust. 3 świadectwa pracy istnieją rozbieżności. Istnieje pogląd, zgodnie z którym należy w nim podać podstawy rozwiązania wszystkich stosunków pracy oraz pogląd odmienny, w świetle którego wystarczy podać tylko podstawę zakończenia ostatniej umowy o pracę.

Przykładowo przyjmując drugi pogląd, ust. 3 świadectwa pracy mógłby zostać wypełniony w następujący sposób:

"Stosunek pracy ustał w wyniku upływu czasu, na który umowa została zawarta - art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy" lub

"Stosunek pracy ustał w wyniku ukończenia pracy, dla wykonania której umowa była zawarta - art. 30 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy".

Najbezpieczniej dla pracodawcy będzie umieszczenie w ust. 3 "zbiorczego" świadectwa wszystkich trybów i podstaw rozwiązania poszczególnych terminowych stosunków pracy.

W odniesieniu zaś do ust. 4 świadectwa pracy, dotyczącego korzystania z urlopu wypoczynkowego, należy umieścić w nim informacje o urlopie wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym zakończył się stosunek pracy. Zatem w "zbiorczym" świadectwie pracy umieszcza się informację na temat wykorzystanego urlopu zbiorczo za rok, w którym rozwiązała się umowa o pracę.

Informacja o urlopie w świadectwie pracy ma istotne znaczenie, jeżeli dotyczy terminowej umowy o pracę, która zakończyła się w roku bieżącym, bowiem ma wpływ na korzystanie z urlopu wypoczynkowego u kolejnych pracodawców. Nie ma wtedy potrzeby podawania szczegółowo, ile urlopu pracownik wykorzystał w trakcie jakiej umowy, ale wystarczające będzie umieszczenie w ust. 4 świadectwa pracy informacji o liczbie dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanych do dnia rozwiązania stosunku pracy.

Problem 8. Czy pracodawca może wydać świadectwo przed upływem 24 miesięcy

Nie ma przeszkód, żeby pracodawca wydał pracownikowi świadectwo pracy nawet bez jego wniosku przed upływem 24 miesięcy, jeżeli doszło do rozwiązania terminowej umowy o pracę. Nie grożą pracodawcy za takie postępowanie żadne sankcje. Zatem jeżeli pracownik zostanie zatrudniony na podstawie umowy terminowej, która rozwiąże się przed upływem 24 miesięcy, to pracodawca nie musi czekać do upływu tego terminu, tylko może z własnej inicjatywy wydać mu świadectwo pracy za zakończony okres pracy. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy z pracownikiem zawarto kolejną terminową umowę o pracę, jak i gdy po zakończonej umowie nastąpiła przerwa w zatrudnieniu.

● art. 97 Kodeksu pracy,

● § 1-2 i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.).

Małgorzata Podgórska

specjalista w zakresie prawa pracy

Czytaj także: Jak wypełnić świadectwo pracy po zmianie przepisów - w MPPiU nr 24/2011