Świadectwo pracy powinno być wypełnione zgodnie z obowiązującym wzorem i instrukcją jego wypełniania, określonymi w rozporządzeniu z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania i wypełniania. Nie jest to zatem dokument, w którym pracodawca może dokonywać dowolnych zapisów, a jedynie te wynikające ściśle z obowiązujących przepisów.

Błąd 1. Przyczyna ustania stosunku pracy

W świadectwie pracy (ust. 3 świadectwa) przewidziano konieczność wskazania przyczyny ustania stosunku pracy w jednej z trzech rubryk obejmujących w:

● pkt a) typowe przypadki rozwiązania stosunku pracy,
● pkt b) szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy,
● pkt c) wygaśnięcie stosunku pracy.

W tym miejscu świadectwa pracy bardzo często dochodzi do dokonywania przez pracodawców błędnych zapisów.

Najczęstsza pomyłka wynika z mylnego rozumienia pojęć "rozwiązanie stosunku pracy" i "wygaśnięcie stosunku pracy". Wielu pracodawców błędnie przyjmuje, że do wygaśnięcia stosunku pracy dochodzi w przypadku upływu okresu, na jaki była zawarta umowa o pracę.

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na czas określony od 1 stycznia 2012 r. do 30 czerwca 2012 r. Po rozwiązaniu umowy o pracę 30 czerwca br. pracownikowi wydano świadectwo pracy, w którym w ust. 3 lit. c wskazano jako podstawę ustania stosunku pracy: "wygaśnięcie stosunku pracy - art. 30 § 1 pkt 4 k.p." Taki zapis jest nieprawidłowy i pracodawca powinien wskazać przyczynę rozwiązania stosunku pracy w ust. 3 lit. a świadectwa pracy jako: "rozwiązanie z upływem czasu, na który była zawarta umowa - art. 30 § 1 pkt 4 k.p."

Do wygaśnięcia stosunku pracy dochodzi wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami, tj. takimi, jak np.: śmierć pracownika, śmierć pracodawcy, 3-miesięczna nieobecność pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, niezgłoszenie przez pracownika powrotu do pracy w terminie 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy z wyboru.

W ust. 3 lit. a świadectwa pracy pracodawca podaje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 Kodeksu pracy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia - dodatkowo wskazuje stronę stosunku pracy składającą w tej sprawie oświadczenie woli.

Pracodawcy często zapominają o konieczności wskazania strony stosunku pracy, która dokonała rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia. Informacja ta jest ważna nie tylko z punktu widzenia kolejnego pracodawcy, ale również urzędów pracy, które uzależniają przyznanie prawa do zasiłku dla bezrobotnych od tego, która ze stron rozwiązała stosunek pracy. Dlatego w przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy należy wskazać, oprócz trybu i podstawy prawnej, również stronę umowy, która swoim oświadczeniem doprowadziła do jego ustania.

(!)

W świadectwie pracy należy wskazać stronę, która dokonała rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

Pracodawcy często mylą tryb rozwiązania umowy z podstawą prawną. Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić w trybie określonym w art. 30 Kodeksu pracy i jest to:

● porozumienie stron,
● oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
● oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia,
● z upływem czasu, na który była zawarta,
● z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Wskazanie podstawy prawnej niejednokrotnie również jest problematyczne. O ile nie ma wątpliwości ze wskazaniem tej podstawy przy zwolnieniu dyscyplinarnym (art. 52 Kodeksu pracy) lub rozwiązaniu w związku z przedłużającą się chorobą pracownika (art. 53 Kodeksu pracy) czy rozwiązaniu umowy przez pracownika z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków przez pracodawcę (art. 55 Kodeksu pracy), o tyle pracodawcy najczęściej nie wiedzą, jaką wskazać podstawę przy wypowiedzeniu pracownikowi umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony. Najczęściej wskazują w takim przypadku art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, chociaż błędem nie będzie wskazanie art. 32 lub 33 Kodeksu pracy. Poprawne będzie również wskazanie jako podstawy rozwiązania umowy o pracę art. 10 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników.

Prawidłowy zapis w tym punkcie świadectwa pracy powinien brzmieć:

Stosunek pracy ustał w wyniku:

w "rozwiązania za wypowiedzeniem przez pracodawcę - art. 30 § 1 pkt 2 k.p."

w "rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę - art. 53 § 1 pkt 1 k.p."

w "wygaśnięcia - art. 63² § 1 k.p."

Błąd 2. Urlop wypoczynkowy

Równie często błędy w świadectwie pracy pojawiają się w punkcie dotyczącym wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (ust. 4 pkt 1 świadectwa). Należy tam wskazać wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Natomiast pracodawcy często wskazują cały wykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy w roku ustania stosunku pracy bez względu na to, czy był to urlop zaległy czy należny w danym roku.

PRZYKŁAD

Pracownik rozwiązał umowę o pracę 30 czerwca 2012 r. Zarówno w roku 2010, jak i w 2011 w ogóle nie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Miał zatem 52 dni urlopu zaległego za lata 2010 i 2011 (26 dni za każdy rok) oraz proporcjonalnie 13 dni urlopu za 2012 r. W 2012 r. pracownik wykorzystał w naturze 39 dni urlopu wypoczynkowego. Za pozostałe 26 dni wypłacono mu ekwiwalent pieniężny. W wydawanym pracownikowi świadectwie pracy w ust. 4 pkt 1 pracodawca wpisał: "pracownik wykorzystał 39 dni, za 26 wypłacono ekwiwalent pieniężny". Taki zapis jest nieprawidłowy, bowiem w takim przypadku należało wskazać wyłącznie urlop za 2012 r. przez zawarcie przykładowo zapisu "za 13 dni (104 godziny) wypłacono ekwiwalent pieniężny". Nie wskazuje się zatem nawet całości należnego ekwiwalentu, ale tylko tę część, która przysługuje za urlop z roku ustania stosunku pracy, tj. za rok 2012.

Niekiedy pracodawcy wykazują w tym punkcie odrębnie urlop wykorzystany przez pracownika w naturze i odrębnie ten, za który przysługuje ekwiwalent pieniężny, zamieszczając np. zapis "10 dni (80 godzin) + 4 dni (32 godziny) ekwiwalent pieniężny". Taki zapis nie będzie błędem, jednak nie ma konieczności rozbijania tego urlopu na takie dwie części. Wystarczy łącznie wskazać rozliczone przez pracodawcę 14 dni urlopu wypoczynkowego. Dość często pracodawcy zamieszczają w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy zapis o treści: "wypłacono ekwiwalent za 13 dni urlopu", mimo że na dzień wydania świadectwa pracy taki ekwiwalent nie został jeszcze wypłacony pracownikowi. Taki zapis może zatem skutkować zawiadomieniem przez pracownika prokuratury o popełnieniu przez pracodawcę przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów.

ZWRÓĆ UWAGĘ!

Wpisanie do świadectwa pracy informacji o wypłacie ekwiwalentu za urlop, mimo że taka wypłata nie została jeszcze dokonana przez pracodawcę, może skutkować zawiadomieniem przez pracownika prokuratury o popełnieniu przez pracodawcę przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów.

Często również pracodawcy nie wskazują w tym punkcie świadectwa pracy liczby godzin urlopu wypoczynkowego, a jedynie liczbę dni. Ustawodawca nie przewidział natomiast w tym zakresie wyjątków i bez względu na system czasu pracy, w jakim był zatrudniony pracownik, należy wskazać zarówno liczbę dni, jak i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Błąd 3. Informacja o odprawie

Mimo że w ust. 4 pkt 9 obowiązującego wzoru świadectwa pracy zapisano, że wskazuje się w nim informację dotyczącą wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, to należy stwierdzić, że punkt ten nie odnosi się do wypłacanej pracownikowi odprawy emerytalnej. Wynika to z faktu, że tylko jedna umowa o pracę w życiu pracownika będzie rozwiązywała się w związku z jego przejściem na emeryturę i tylko ten pracodawca, który zatrudniał w tym czasie pracownika, będzie zobowiązany do wypłaty odpowiedniej odprawy. Informacja o wypłaceniu odprawy nie będzie zatem miała wpływu na uprawnienia pracownika u kolejnego pracodawcy.

Ewentualny następny pracodawca osoby, której stosunek pracy ustał wcześniej w związku z przejściem na emeryturę, będzie zatrudniał ją jako emeryta, a zatem rozwiązanie z tym pracownikiem umowy nie będzie mogło mieć już związku z jego przejściem na emeryturę. Pracodawca ten nie będzie zatem zobowiązany do wypłacenia temu pracownikowi odprawy bez względu na to, czy pracownik otrzymał ją od poprzedniego pracodawcy zobowiązanego do takiej wypłaty.

W świadectwie pracy należy zatem zawrzeć jedynie te informacje, do których przedstawienia pracodawca jest uprawniony na podstawie obowiązujących przepisów. W tych przepisach wskazany katalog informacji zawieranych w świadectwie pracy jest zamknięty. Sporządzając świadectwo pracy należy każdorazowo mieć na uwadze instrukcję jego wypełniania zawartą w rozporządzeniu z 15 maja 1996 r. Stosowanie się do wskazówek w niej zawartych z pewnością pozwoli uniknąć błędów w tym dokumencie.

Aleksander P. Kuźniar

specjalista ds. prawa pracy

PODSTAWA PRAWNA

● art. 97 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.)