Ochrona danych w procesie rekrutacji a obowiązki pracodawcy w zakresie jawności płac

Nowelizacja Kodeksu pracy obowiązująca od 24 grudnia 2025 r. wprowadziła nowe obowiązki informacyjne po stronie pracodawców, zobowiązując ich do ujawniania warunków wynagradzania już na etapie rekrutacji. Jednocześnie regulacje te wpływają na dopuszczalny zakres danych osobowych pozyskiwanych od kandydatów. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania procedur rekrutacyjnych oraz standardów prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, tak aby zapewnić zgodność zarówno z Kodeksem pracy, jak i RODO.

Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu

W związku z nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie 24 grudnia 2025 r., pracodawcy zostali zobowiązani do przekazywania kandydatom informacji o warunkach wynagradzania już na etapie procesu rekrutacyjnego. Kandydaci muszą uzyskać informację o przewidzianym dla danego stanowiska początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale (tzw. widełkach płacowych). Pracodawca ma również obowiązek poinformowania o regulacjach płacowych obowiązujących w organizacji, które wpływają na warunki zatrudnienia, w tym m.in. o postanowieniach regulaminu wynagradzania.

Informacje te mogą zostać przekazane w ogłoszeniu o pracę lub na późniejszym etapie procesu rekrutacyjnego, jednak nie później niż przed zawarciem umowy o pracę - z wyprzedzeniem umożliwiającym świadome negocjacje.

Wprowadzone regulacje bezpośrednio wpływają na dopuszczalny zakres danych osobowych pozyskiwanych od kandydatów. Informacja o wynagrodzeniu uzyskiwanym aktualnie lub w poprzednich stosunkach pracy stanowi daną osobową i podlega ochronie zgodnie z przepisami RODO. To oznacza, że zbieranie informacji o wynagrodzeniu w obecnym oraz poprzednich stosunkach pracy nie tylko narusza k.p., ale także RODO - z uwagi na brak podstawy prawnej do przetwarzania takich danych osobowych przez pracodawcę.

Oczekiwania finansowe kandydata

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może również zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytań o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy, ani w poprzednich stosunkach pracy. Celem tej zmiany jest przerwanie procesu utrwalania się tzw. luki płacowej ze względu na płeć. Opieranie nowej oferty wynagrodzenia wyłącznie na dotychczasowych zarobkach kandydata utrwala nierówności, ignorując realną wartość pracy na nowym stanowisku. Nadal dopuszczalne jest pytanie kandydata, który otrzymał informację o wysokości początkowej wynagrodzenia lub przedziale tego wynagrodzenia, o jego oczekiwania finansowe.

Zakaz pytania o obecne lub przeszłe wynagrodzenie nie oznacza jednak, że nie można pytać kandydatów do pracy o ich oczekiwania finansowe. Dane dotyczące oczekiwań co do wynagrodzenia nadal można zbierać w procesie rekrutacyjnym. Podstawą prawną do zbierania takich danych może być:

• niezbędność takich danych do podjęcia działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo

• uzasadniony interes pracodawcy, polegający na prawidłowym i efektywnym przeprowadzeniu procesu rekrutacyjnego, który będzie bardzo trudny do osiągnięcia bez poznania oczekiwań finansowych kandydata do pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dobrowolne ujawnienie informacji o wynagrodzeniu

Kandydaci do pracy mogą także przekazać informacje o swoim wynagrodzeniu u obecnego pracodawcy dobrowolnie i z własnej inicjatywy. Wówczas pracodawca będzie przetwarzał takie informacje w oparciu o zgodę kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą wyraża on poprzez swoje zachowanie (wyraźne działanie potwierdzające zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO). Oceniamy to bardzo podobnie, jak przekazanie w CV dodatkowych informacji przez kandydatów z własnej inicjatywy, bez jakiegokolwiek żądania pracodawcy i poza katalogiem danych wymaganych przez k.p.