Ochrona danych osobowych pracowników przy wdrażaniu regulacji w obszarze jawności wynagrodzeń

Jawność wynagrodzeń dotyka kwestii związanych z ochroną danych osobowych pracowników. Informacje o wynagrodzeniu oraz inne dane konieczne do analizy przejrzystości wynagrodzeń w organizacji są bowiem danymi osobowymi. Pracodawcy, przygotowując się do wdrożenia w firmie nowych wymagań dotyczących jawności wynagrodzeń, powinni zatem pamiętać o zasadach ochrony danych osobowych i spełnieniu określonych obowiązków w tym zakresie.

Od 24 grudnia 2025 r. weszły w życie nowe przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), które dotyczą jawności wynagrodzeń i są pierwszym elementem wdrożenia w Polsce przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej: dyrektywa o jawności wynagrodzeń). Dalszych przepisów w tym zakresie możemy się spodziewać do połowy 2026 r. z uwagi na to, że 7 czerwca 2026 r. upływa termin na wdrożenie w Polsce całości europejskich wymagań określonych w tej dyrektywie. Przygotowując organizację do nowego procesu związanego z jawnością wynagrodzeń, musimy zapewnić zgodność z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Kluczowe będą tutaj zasada minimalizacji i zachowania poufności danych osobowych, jakimi są informacje o wynagrodzeniu konkretnych pracowników.

1. Ochrona danych w procesie rekrutacji

W ramach nowelizacji k.p., która weszła w życie 24 grudnia 2025 r., pracodawcy mają nowe obowiązki dotyczące przekazywania kandydatom informacji o warunkach wynagradzania. Zgodnie z nowymi przepisami kandydaci do pracy powinni otrzymać informacje na temat przewidzianego dla danego stanowiska początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału (tzw. widełki płacowe). Obowiązkowe jest także przekazanie informacji o regulacjach płacowych, jakie obowiązują w organizacji, które mają wpływ na warunki wynagrodzenia pracownika (np. o zasadach określonych w regulaminie wynagradzania). Takie informacje można przekazać w ogłoszeniu o pracę albo na późniejszym etapie rekrutacji, jednak nie później niż przed zawarciem umowy o pracę. Dodatkowo k.p. przewiduje wprost zakaz pytania kandydata do pracy o wynagrodzenie, jakie otrzymuje w obecnej pracy lub miał w poprzednich stosunkach pracy.

Te nowe obowiązki wpływają m.in. na to, jakie dane osobowe można zbierać o kandydatach do pracy w procesie rekrutacji, a jakich danych zbierać pracodawcy nie wolno. Informacja o wynagrodzeniu kandydata w obecnym oraz poprzednich stosunkach pracy jest daną osobową i stosuje się do niej wszystkie zasady ochrony danych osobowych określone w RODO. To oznacza, że zbieranie informacji o wynagrodzeniu w obecnym oraz poprzednich stosunkach pracy nie tylko narusza k.p., ale także RODO - z uwagi na brak podstawy prawnej do przetwarzania takich danych osobowych przez pracodawcę.

Zakaz pytania o obecne lub przeszłe wynagrodzenie nie oznacza jednak, że nie można pytać kandydatów do pracy o ich oczekiwania finansowe. Dane dotyczące oczekiwań co do wynagrodzenia nadal można zbierać w procesie rekrutacyjnym. Podstawą prawną do zbierania takich danych może być niezbędność takich danych do podjęcia działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo uzasadniony interes pracodawcy, polegający na prawidłowym i efektywnym przeprowadzeniu procesu rekrutacyjnego, który będzie bardzo trudny do osiągnięcia bez poznania oczekiwań finansowych kandydata do pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kandydaci do pracy mogą także przekazać informacje o swoim wynagrodzeniu u obecnego pracodawcy dobrowolnie i z własnej inicjatywy. Wówczas pracodawca będzie przetwarzał takie informacje w oparciu o zgodę kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą wyraża on poprzez swoje zachowanie (wyraźne działanie potwierdzające zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO). Oceniamy to bardzo podobnie, jak przekazanie w CV dodatkowych informacji przez kandydatów z własnej inicjatywy, bez jakiegokolwiek żądania pracodawcy i poza katalogiem danych wymaganych przez k.p.

2. Obowiązki RODO w zakresie jawności wynagrodzeń

2.1. Obsługa wniosków dotyczących informacji o wynagrodzeniach

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń przewiduje uprawnienia informacyjne dla pracowników dotyczące indywidualnego wynagrodzenia danego pracownika oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, jak pracownik wnioskujący o informacje.

Przepisy o jawności wynagrodzeń zawarte w projektowanej ustawie o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (nr UC127 w wykazie prac legislacyjnych rządu) przyznają pracownikom prawo do uzyskania informacji o strukturze wynagrodzeń w firmie i porównania, czy ich wynagrodzenie jest niższe niż średnie wynagrodzenie osób przeciwnej płci wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Jednak nie oznacza to, że informacje dotyczące wynagrodzeń konkretnych pracowników będą mogły być ujawnione. Obowiązkiem pracodawcy będzie zaprezentowanie i przekazanie informacji o wynagrodzeniach w taki sposób, aby chronić dane osobowe konkretnych pracowników, czyli informacje o indywidualnych wynagrodzeniach.

Pracodawca będzie miał obowiązek udostępnić jedynie średnie wynagrodzenia w podziale na płeć i kategorie pracowników, a nie indywidualne dane o wynagrodzeniach. Pracownicy nie mogą poznać wynagrodzeń innych osób w firmie. Takie informacje są poufne i dostępne tylko dla uprawnionych osób w organizacji (m.in. dla działu HR, kadry zarządzającej).

Jeżeli w konkretnych okolicznościach realizacja obowiązku informacyjnego prowadziłaby do ujawnienia danych o wynagrodzeniu konkretnego pracownika (bezpośrednio lub pośrednio), dostępu do takich informacji nie może otrzymać pracownik wnioskujący o informacje, a jedynie uprawniony przedstawiciel pracowników lub specjalny organ ds. równości (nadzorujący przestrzeganie wymogów dotyczących równości płac).

Udostępnienie danych o wynagrodzeniu konkretnego pracownika nieuprawnionej osobie będzie stanowiło naruszenie RODO, ze wszystkimi konsekwencjami, takimi jak konieczność zgłoszenia incydentu do UODO.

Warto podkreślić, że pracownik może zawsze dobrowolnie ujawnić swoje wynagrodzenie innym pracownikom. Pracodawcy nie powinni wprowadzać zakazów, które mają uniemożliwiać dobrowolne dzielenie się przez pracowników informacjami o ich wynagrodzeniu (np. nie powinni wprowadzać do umów o pracę zobowiązania pracowników do zachowania poufności informacji o wynagrodzeniu).

2.2. Przygotowanie raportów o luce płacowej

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń przewiduje obowiązki sprawozdawcze w zakresie luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej dla firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników. To oznacza przygotowywanie raportów z danymi o wynagrodzeniach. Kluczowe jest to, aby takie raporty nie zawierały informacji, które pozwolą na identyfikację wynagrodzeń konkretnych pracowników. Muszą być także sporządzane wyłącznie przez osoby uprawnione do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie.

3. Przygotowanie pracodawców do obowiązków wynikających z RODO w zakresie jawności wynagrodzeń

Pierwszy etap wdrożenia dyrektywy o jawności wynagrodzeń, który realizowała nowelizacja k.p. obowiązująca od 24 grudnia 2025 r., już obecnie wymaga odpowiedniego stosowania przepisów w zgodzie z RODO. Natomiast planowany na połowę 2026 r. kolejny etap wdrożenia dyrektywy wymaga przeglądu procesów w organizacji i przygotowania do niego z odpowiednim wyprzedzeniem, zatem już teraz należy zdiagnozować obszary do działania w tym zakresie.

3.1. Przygotowanie pracowników HR do minimalizacji danych w procesie rekrutacji

Nowelizacja k.p., która weszła w życie 24 grudnia 2025 r., wymaga uczulenia pracowników działów HR pracujących w obszarze rekrutacji na fakt, że informacje o wynagrodzeniach z poprzednich miejsc zatrudnienia kandydata do pracy są danymi osobowymi. Przetwarzanie ich podlega w tej chwili ograniczeniu. Należy przygotować rekruterów do prawidłowego formułowania pytań w tym zakresie. Do konieczności skupienia się na oczekiwaniach finansowych kandydata, a nie jego dotychczasowych zarobkach, o które pytać już nie wolno.

3.2. Aktualizacja klauzul informacyjnych

Nowy proces związany z realizacją obowiązków w zakresie jawności wynagrodzeń (informowanie i raportowanie o wynagrodzeniach) wiąże się z nowym celem przetwarzania danych osobowych pracowników. Zgodnie z RODO pracodawca powinien poinformować pracowników o tym nowym celu przetwarzania ich danych osobowych. Takie informacje pracodawca zazwyczaj przekazuje pracownikom w klauzuli informacyjnej przy zawieraniu umowy o pracę lub umieszcza ją w firmowym intranecie.

Jeżeli pojawia się nowy proces związany z przetwarzaniem danych osobowych pracowników (tak jak w przypadku jawności wynagrodzeń), pracodawca powinien zaktualizować klauzulę informacyjną dla nich i przekazać ją zatrudnionym (np. wysłać aktualizację e-mailem do pracowników).

3.3. Aktualizacja wewnętrznej dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych

Zgodnie z RODO każdy proces przetwarzania danych osobowych pracodawca powinien wpisać do rejestru czynności przetwarzania danych i przeprowadzić tzw. ogólną analizę ryzyka dla takiego procesu, czyli analizę potencjalnych zagrożeń dla przetwarzania danych osobowych, ich wpływu na osoby, których dane przetwarzamy w tym procesie (w tym przypadku pracowników), oraz prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Na tej podstawie pracodawca powinien dobrać odpowiednie zabezpieczenia (środki techniczne i organizacyjne), aby chronić dane osobowe przed naruszeniami. W przypadku procesu związanego z analizą wynagrodzeń, informowaniem o wynagrodzeniach i raportowaniem luki płacowej należy przy takiej analizie ryzyka zwrócić szczególną uwagę na zagrożenia dla zachowania poufności danych o wynagrodzeniach i możliwości identyfikacji, ile zarabia konkretny pracownik. Należy także uwzględnić zagrożenia dla bezpieczeństwa danych przetwarzanych w specjalnych systemach wspierających procesy związane z analizą wynagrodzeń i raportowaniem (m.in. sprawdzić, czy poprawnie przeprowadzono anonimizację danych o wynagrodzeniach i nie można zidentyfikować konkretnego pracownika).

3.4. Procedury dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych

Jednym z kluczowych obowiązków RODO w każdym procesie przetwarzania danych osobowych jest zadbanie o bezpieczeństwo tych danych. W przypadku procesu związanego z analizą, informowaniem i raportowaniem o wynagrodzeniach pracowników powinniśmy zadbać przede wszystkim o jasne procedury i instrukcje dla pracowników dotyczące zasad dostępu do danych o wynagrodzeniach. Dostęp do takich danych powinni mieć jedynie pracownicy realizujący obowiązki związane z wynagrodzeniami. Celem takich wewnętrznych zasad bezpieczeństwa jest zapewnienie, że osoby nieuprawnione (w tym nieuprawnieni inni pracownicy w organizacji) nie będą miały dostępu do informacji o wynagrodzeniach innych pracowników i takie dane nie zostaną ujawnione w raportach o luce płacowej. Należy także zadbać o zasadę minimalizacji danych.

3.5. Weryfikacja i umowy z dostawcami

W procesie związanym z analizą, informowaniem i raportowaniem o wynagrodzeniach w organizacji możemy korzystać z pomocy zewnętrznych dostawców (np. biuro księgowe, outsourcing kadr i płac, dostawcy oprogramowania kadrowo-płacowego). Jeżeli tacy dostawcy będą mieli dostęp do danych o wynagrodzeniach konkretnych pracowników (danych osobowych), to mamy obowiązek zweryfikować takiego dostawcę (pod kątem zapewniania prawidłowej ochrony danych osobowych) i zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, np. będziemy korzystali z systemu do analizy i raportowania danych o wynagrodzeniach w modelu Software-as-a-Service. Jeśli takie umowy są już zawarte, należy zweryfikować, czy nie wymagają uzupełnienia o dodatkowe czynności przetwarzania.