Zasady oskładkowania kierowców w transporcie międzynarodowym po zmianie przepisów

Od 2 lutego 2022 r. - w związku z wejściem w życie tzw. pakietu mobilności - obowiązują zmodyfikowane reguły rozliczania składek ZUS kierowców realizujących przejazdy międzynarodowe. Obecnie, w przypadku wspomnianej grupy zawodowej, podstawę wymiaru składek zusowskich należy ustalać zgodnie z przepisami, które dotyczą pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców (czyli pracujących w ramach zagranicznego oddelegowania).

Zagraniczne przewozy drogowe nie są podróżą służbową

Po 1 lutego 2022 r. za podróż służbową kierowcy uznaje się wyłącznie zadania wykonywane na polecenie pracodawcy w ramach krajowych przewozów drogowych. A zatem, w aktualnym stanie prawnym, kierowca realizujący przewozy międzynarodowe:

• nie jest w delegacji w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy,
• nie ma prawa do diet, ryczałtów za noclegi i innych należności delegacyjnych.

Ogólne reguły wyznaczania podstawy składkowej po zmianach

Począwszy od 2 lutego 2022 r. od świadczeń przyznawanych kierowcom "międzynarodowym" pracodawcy powinni naliczać składki ZUS na zasadach przewidzianych dla pracowników oddelegowanych do pracy poza granicami Polski.

Tabela 1. Praktyczne aspekty nowych reguł rozliczeń składkowych kierowców wykonujących przejazdy międzynarodowe

Tabel 2. Wysokość podstawy wymiaru składek ZUS kierowców "międzynarodowych" obowiązująca w okresie od 2 lutego do 31 grudnia 2022 r.

Ustalenie kwoty "wirtualnych diet"

Aby prawidłowo ustalić kwotę podlegającą wyłączeniu z podstawy wymiaru składek kierowcy, należy obliczyć dla niego równowartość diet zagranicznych za każdy dzień pobytu poza terytorium Polski (określonych w przepisach rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.).

Przez sformułowanie "za każdy dzień pobytu" należy rozumieć zarówno dni pracy poza granicami kraju, jak i dni wolne od pracy, w których kierowca pozostaje w gotowości do świadczenia pracy, np. oczekując na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej.

Przy wyznaczaniu liczby dni pobytu za granicą pomija się:

• • dni urlopu wypoczynkowego (pomimo tego że wynagrodzenie urlopowe stanowi podstawę wymiaru składek),
  • dni choroby oraz
  • okres korzystania z urlopu bezpłatnego.

Przykład

Pełnoetatowemu pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierowcy pracodawca zlecił w marcu 2022 r. przewóz towarów do Włoch. Po dotarciu na miejsce i rozładunik kierowca skorzystał z 7 dni urlopu, który spędził w Rzymie. Należną w tej sytuacji kwotę wynagrodzenia urlopowego zakład pracy powinien wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS. Przy stosowaniu zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego w przedstawionych okolicznościach od całości marcowego przychodu uzyskanego w danym miesiącu przez podwładnego nie należy jednak odejmować równowartości diet za wspomniane 7 dni urlopu.

W sytuacji gdy kierowca w danej dobie przebywa w więcej niż jednym państwie, podmiot zatrudniający powinien mieć na uwadze ogólne reguły wynikające z rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., w myśl których:

• dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej;
• w przypadku podróży zagranicznej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe, pamiętając, iż:
  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej:
• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Pracownik - kierowca realizujący przejazdy międzynarodowe - został wysłany w marcu 2022 r. z ładunkiem do Niemiec, Luksemburga i Belgii. W krajach tych spędził odpowiednio: 11 godz., 9 godz. oraz 70 godz. W rozstrzyganym przypadku na potrzeby zastosowania zwolnienia zusowskiego na podstawie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, kwotę "wirtualnych diet" należy ustalić w następujący sposób:

• • Niemcy - 49 euro × 50% = 24,5 euro

  • Luksemburg - 48 euro × 50% = 24 euro

  • Belgia - 48 euro × 3 = 144 euro.

Jak wynika z powyższego, łącza kwota "wirtualnych diet" to 192,5 euro (24,5 euro + 24 euro + 144 euro).

Przeliczenia "wirtualnych diet" wg kursu NBP

Dokonując rozliczeń podatkowo-składkowych pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy i wykonującego przewozy międzynarodowe, określone w walutach obcych "wirtualne diety" (wynikające ze zwolnienia składkowego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego), należy przeliczać na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 updof).

Przykład

32-letni pracownik zatrudniony w spółce akcyjnej z Wrocławia jako kierowca wykonujący przewozy międzynarodowe od 7 do 22 marca 2022 r. został wysłany z towarem do Portugalii, z przejazdem przez Niemcy, Francję i Hiszpanię oraz z dodatkowym załadunkiem w tym ostatnim państwie. Przez resztę marca realizował on obowiązki służbowe Polsce. Jego łączny marcowy przychód wyniósł 9700 zł. Z tego powodu w tym przypadku podstawę wymiaru składek ZUS należy ustalić z zastosowaniem zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego.

Spółka na potrzeby rozliczenia ww. przewozu wskazała dwa państwa docelowe: Hiszpanię i Portugalię, z czego na ten pierwszy kraj przypadło 7 dni zagranicznego wyjazdu, a pozostałe 9 dni na Portugalię.

Uwzględniając fakt, iż do przeliczeń "wirtualnych diet" przyjęto średni kurs euro ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania marcowego przychodu przez omawianego kierowcę na poziomie 4,7989 zł, ustalenie podstawy wymiaru składek zusowskich w zaprezentowanych okolicznościach powinno wyglądać następująco:

Krok 1. Ustalenie wartości "wirtualnych diet":

•  [(7 dni przejazdu przypadającego na Hiszpanię × 50 euro × 4,7989 zł (średni kurs NBP)) + (9 dni przejazdu przypadającego na Portugalię × 49 EUR × 4,7989 zł (średni kurs NBP))] = 3795,93 zł.

Krok 2. Ustalenie finalnej podstawy wymiaru składek ZUS:

9700 zł - 3795,93 zł = 5904,07 zł.

Obliczona kwota jest niższa od kwoty prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (5922 zł), a zatem podstawa wymiaru składek za marzec powinna wynieść 5922 zł.

Krok 3. Obliczenie kwoty składek finansowanych przez pracownika:

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 7, art. 21b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 209

• art. 11a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 501

• art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

• § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

• § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

• obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 4 listopada 2021 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2022 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P. z 2021 r., poz. 1056

Mariusz Pigulski 

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej