7/2022 [dodatek: Ściąga księgowego], data dodania: 29.06.2022 Ściąga księgowego: ZFŚS w jsfp - zasady i terminy
Pracodawcy sektora finansów publicznych prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych mają obowiązek tworzenia funduszu bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Do obowiązków pracodawcy jako administratora ZFŚS należy:
- prawidłowe ustalanie odpisów na fundusz i zwiększeń fakultatywnych odpisu i funduszu,
- terminowe przekazywanie środków z tytułu odpisów obligatoryjnych i zwiększeń fakultatywnych na rachunek bankowy funduszu,
- prawidłowe ustalanie i terminowe pobieranie oraz dochodzenie należności funduszu (np. z tytułu częściowej lub całkowitej odpłatności od osób korzystających z działalności socjalnej, zwrotu udzielonych pożyczek na cele mieszkaniowe z należnym oprocentowaniem, przychodów z innych tytułów),
- ustalenie regulaminu korzystania z ZFŚS w uzgodnieniu z przedstawicielami pracowników,
- przyznawanie świadczeń zwrotnych i bezzwrotnych z funduszu, na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS i regulaminie zakładowym korzystania z ZFŚS,
- organizowanie świadczenia usług socjalnych na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu (w tym m.in. zawieranie z kontrahentami umów o wykonywanie dostaw i usług),
- zapewnienie obsługi administracyjnej ZFŚS,
- zapewnienie obsługi księgowej ZFŚS.
Pracodawca, który nie wykonuje przepisów ustawy o ZFŚS lub podejmuje działania z nią niezgodne, podlega karze grzywny.
1. Zasady tworzenia ZFŚS w jednostkach sektora finansów publicznych
| Rodzaj jednostki | Zasady tworzenia ZFŚS | Kierownik jednostki |
| NIE MOŻE | ||
| Jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy | Fundusz tworzą obligatoryjnie, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników | Zrezygnować z tworzenia funduszu i nie wypłacać świadczenia urlopowego z ustawy o ZFŚS |
| Zrezygnować z tworzenia funduszu i wypłacać świadczenie urlopowe z ustawy o ZFŚS | ||
| Tworzyć funduszu i wypłacać świadczenie urlopowe | ||
| Czasowo zawiesić tworzenia funduszu | ||
| Połączyć ZFŚS z funduszem innej jednostki | ||
| Fundusz tworzą na podstawie ustawy o ZFŚS | Ustalić innych zasad tworzenia funduszu niż podane w ustawie o ZFŚS (w tym samodzielnie określić wysokości odpisów i kwoty średniego wynagrodzenia) | |
| Dzielić ZFŚS na osobne fundusze, np.: dla aktualnych pracowników i emerytów lub na fundusz mieszkaniowy i pożyczkowy | ||
| Jednostka budżetowa systemu oświaty | Fundusz tworzy obligatoryjnie na podstawie ustawy o ZFŚS i Karty Nauczyciela, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników | Dzielić ZFŚS na osobne fundusze, np.: dla nauczycieli, nauczycieli emerytów i rencistów, innych pracowników jednostki oraz emerytów i rencistów |
| Rozciągać zasad tworzenia funduszu obowiązujących dla czynnych i emerytowanych nauczycieli na pracowników, emerytów i rencistów niebędących nauczycielami | ||
| Jednostki mające osobowość prawną, zatrudniające według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty | Fundusz tworzą obligatoryjnie na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Mogą też w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania:
| Zrezygnować z tworzenia funduszu i wypłacać świadczenie urlopowe z ustawy o ZFŚS |
| Czasowo zawiesić tworzenia funduszu | ||
| Połączyć ZFŚS z funduszem innej jednostki | ||
| Dzielić ZFŚS na osobne fundusze, np.: dla aktualnych pracowników i emerytów lub na fundusz mieszkaniowy i pożyczkowy | ||
| Jednostki mające osobowość prawną, zatrudniające według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty | Fundusz tworzą obligatoryjnie na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Mogą też w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania:
| Postępować jw. w jednostkach mających osobowość prawną, zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty |
| Jednostki mające osobowość prawną, zatrudniające według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty | Mogą tworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenie urlopowe na podstawie ustawy o ZFŚS. Mogą też postanowić o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego | Tworzyć funduszu i wypłacać świadczenie urlopowe |
| Połączyć ZFŚS z funduszem innej jednostki | ||
| Ustalić innych zasad tworzenia funduszu niż podane w ustawie o ZFŚS | ||
| Ustalić innych zasad wypłacania świadczenia urlopowego niż określone w ustawie o ZFŚS | ||
| Dzielić ZFŚS na osobne fundusze, np.: dla aktualnych pracowników i emerytów lub na fundusz mieszkaniowy i pożyczkowy |
2. Zasady ustalania przeciętnej planowanej liczby pracowników
| Planowana przeciętna liczba pracowników = liczba pracowników, których pracodawca planuje zatrudnić w roku, na który jest tworzony ZFŚS, w przeliczeniu na pełne etaty |
| Liczbę planowaną ustala się według stanu wiedzy pracodawcy w chwili tworzenia planu wydatków na rok tworzenia ZFŚS |
| Liczbę planowaną koryguje się do liczby faktycznej na koniec roku, na który został utworzony ZFŚS |
3. Zasady ustalania faktycznej przeciętnej liczby pracowników
| Faktyczna przeciętna liczba pracowników = liczba pracowników, którzy byli faktycznie zatrudnieni w roku, na który został utworzony ZFŚS, w przeliczeniu na pełne etaty |
| Liczbę faktyczną ustala się zgodnie z dokumentacją pracowniczą na koniec roku, na który został utworzony ZFŚS |
| Liczbę faktyczną ustala się za cały rok. Należy dodać przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną sumę podzielić przez 12. Otrzymanej liczby nie zaokrągla się. |
| Przepisy nie regulują kwestii związanych z wyliczaniem przeciętnego zatrudnienia miesięcznego. Te zasady musi ustalić pracodawca. Zazwyczaj stosuje się tu metody statystyczne, takie jak średnia arytmetyczna, średnia ważona. |
4. Zasady i terminy przekazywania odpisów na rachunek bankowy ZFŚS
| Transza i rozliczenie | Termin przekazania odpisów | Wysokość przekazywanej kwoty |
| I transza | 31 maja | Należy przelać 75% kwoty planowanych odpisów obligatoryjnych na pracowników zatrudnionych:
|
| II transza | 30 września | Trzeba przekazać różnicę między kwotą rocznych planowanych odpisów:
a kwotą przekazaną do 31 maja. |
| Ostateczne rozliczenie roczne | 31 grudnia | Należy ustalić i przekazać różnicę* między kwotą rocznych planowanych odpisów obligatoryjnych naliczonych według planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych a faktyczną wielkością funduszu, obliczoną na podstawie przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych. *Jeśli różnica jest kwotą dodatnią (fundusz zaplanowano większy niż faktyczny), to nadmiarowo przekazane środki należy zwrócić z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący jednostki. W jednostkach budżetowych środki te następnie trzeba zwrócić do odpowiedniego budżetu. *Jeśli różnica jest kwotą ujemną (fundusz zaplanowano mniejszy niż faktyczny), to niedopłatę trzeba przekazać z rachunku bieżącego jednostki na rachunek bankowy ZFŚS. |
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
Podstawa prawna:
-
art. 3, art. 4, art. 5, art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923)
