PPK w małych firmach - ostatni etap rozszerzenia systemu

Podmioty zatrudniające od 1 do 19 osób, a także pozostałe firmy, które dotychczas nie utworzyły PPK, muszą w najbliższym czasie zawrzeć dwie kluczowe dla tego systemu umowy - o zarządzanie PPK oraz o prowadzenie PPK. Mikroprzedsiębiorcy (mikroprzedsiębiorstwa), u których żadna z osób zatrudnionych nie będzie chciała uczestniczyć w PPK, są z tego obowiązku zwolnieni. W przypadku odwołania deklaracji o rezygnacji z PPK choćby przez jedną osobę konieczne będzie zawarcie umów w systemie PPK oraz rozpoczęcie odprowadzania wpłat.

PPK to program dodatkowego zabezpieczenia finansowego na czas przypadający po zakończeniu aktywności zawodowej. Jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60 roku życia oraz na inne cele określone w ustawie o PPK.

Środki gromadzone na rachunku PPK finansowane są z trzech źródeł:

• przez podmiot zatrudniający (wpłaty podstawowe i ewentualnie wpłaty dodatkowe),
• przez uczestnika (wpłaty podstawowe i ewentualnie wpłaty dodatkowe),
• przez budżet państwa (wpłata powitalna, dopłaty roczne).

Obowiązkowe wpłaty na PPK obciążają podmiot zatrudniający (1,5% wysokości wynagrodzenia uczestnika PPK) oraz samego uczestnika, z którego wynagrodzenia odprowadzana jest wpłata w wysokości 2% zarobków. Jeżeli jednak jego wynagrodzenie ze wszystkich źródeł nie przekracza 120% wynagrodzenia minimalnego, może - dobrowolnie - zadeklarować wpłatę niższą, nie mniejszą niż 0,5% wynagrodzenia. Deklaracja taka nie zmienia nic w wysokości wpłat podmiotu zatrudniającego.

Poza obowiązkowymi wpłatami na PPK zarówno podmiot zatrudniający, jak i uczestnik PPK mogą zadeklarować wpłaty dodatkowe:

• do 2,5% wynagrodzenia - podmiot zatrudniający,
• do 2% wynagrodzenia - uczestnik PPK.

Ostatni etap rozszerzenia systemu PPK - małe firmy i sfera budżetowa

Ustawa o PPK była stopniowo rozszerzana na poszczególne grupy podmiotów zatrudniających, by z początkiem 2021 r. objąć dwie ostatnie grupy podmiotów - sektor finansów publicznych oraz pozostałe podmioty, które nie utworzyły dotychczas PPK, w tym te, które zatrudniają od 1 do 19 osób.

Przez podmiot zatrudniający ustawa o PPK rozumie:

• pracodawców w rozumieniu Kodeksu pracy,
• zleceniodawców,
• nakładców,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych,
• podmioty, w których działają rady nadzorcze, jeżeli ich członkowie są wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji.

Jakkolwiek w uproszczeniu podmioty zatrudniające określa się czasem jako "pracodawców", jednak należy zawsze mieć w pamięci, że w rzeczywistości chodzi o znacznie szerszą grupę podmiotów (wśród których większość rzeczywiście stanowią pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy).

Podmioty zatrudniające od 1 do 19 osób muszą zawrzeć umowy PPK w następujących terminach:

• umowę o zarządzanie PPK - do 23 kwietnia 2021 r.,
• umowę o prowadzenie PPK - do 10 maja 2021 r.

Niezrealizowanie tych obowiązków wiąże się z ryzykiem poniesienia dotkliwych sankcji finansowych w postaci grzywny do 1,5% rocznego funduszu płac (w przypadku niezawarcia umowy o zarządzanie PPK) oraz od 1000 zł do 1 000 000 zł (w przypadku niezawarcia umowy o prowadzenie PPK).

Mikroprzedsiębiorca - warunkowe wyłączenie z systemu PPK

Zgodnie z ustawą o PPK jej przepisów nie stosuje się do:

• mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• osoby fizycznej, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Powyższe dwie grupy podmiotów, pod wskazanymi warunkami, w ogóle nie podlegają ustawie o PPK i w okresie spełniania ustawowych przesłanek nie zawierają żadnej umowy (ani o prowadzenie, ani o zarządzanie PPK).

DEFINICJA

Wyłączenie obowiązku tworzenia PPK nie obejmuje zatem wszystkich firm zatrudniających poniżej 20 osób, ale tylko część z nich.

PRZYKŁAD

W dwóch spółkach z o.o., z których każda zatrudnia obecnie 9 osób, wszystkie osoby zatrudnione złożyły pracodawcy deklarację o niedokonywaniu wpłat do PPK. Jedna ze spółek posiada status mikroprzedsiębiorcy, a druga - nie (średniorocznie zatrudnia 12 pracowników).

W tej sytuacji spółka będąca mikroprzedsiębiorstwem w ogóle nie zostaje objęta ustawą o PPK. Nie zawiera umowy o zarządzanie PPK (ani - co oczywiste - umowy o prowadzenie PPK na rzecz swoich zatrudnionych, gdyż nie chcą oni być uczestnikami PPK).

Inaczej wygląda sytuacja drugiej spółki. Pomimo braku obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK (nie ma na czyją rzecz zawrzeć takiej umowy, bo wszyscy zatrudnieni zrezygnowali z uczestnictwa w systemie PPK) spółka ta ma obowiązek dokonać wyboru instytucji finansowej i zawrzeć z nią umowę o prowadzenie PPK. Uzupełnienie tej umowy o drugi etap - umowę o prowadzenie PPK - nastąpi w momencie, gdy pojawi się osoba zatrudniona, na rzecz której powstanie obowiązek zawarcia takiej umowy (np. obecny pracownik zmieni decyzję i zechce przystąpić do PPK lub uczestnikiem PPK zostanie nowo zatrudniona osoba).

Możliwość wyłączenia spod przepisów ustawy o PPK nie jest jednak dla mikroprzedsiębiorcy bezterminowa. Jeśli bowiem:

• firma straci status mikroprzedsiębiorstwa,
• firma zatrudni osobę, na rzecz której powstanie obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK, lub
• choćby jedna z osób dotychczas zatrudnionych zmieni zdanie i złoży wniosek o zawarcie umowy lub wniosek o dokonywanie wpłat,

podmiot zatrudniający będzie miał obowiązek utworzenia PPK. Oznacza to, że będzie zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, a następnie - w imieniu i na rzecz osoby wnioskującej o dokonywanie wpłat do PPK - umowy o prowadzenie PPK (poradnik Zagadnienia prawne w zakresie ustawy o PPK - stanowisko uzgodnione we współpracy z Ministerstwem Finansów, Komisją Nadzoru Finansowego w zakresie właściwości tego organu oraz Polskim Funduszem Rozwoju S.A.). Trzeba bowiem pamiętać, że osoby, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, mogą zmienić zdanie i złożyć swojemu pracodawcy wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, a w przypadku osób w wieku 55-69 lat - wniosek o zawarcie na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK.

Prowadzenie PPE jako warunek zwolnienia z obowiązku utworzenia PPK

Przepisów ustawy o PPK może również nie stosować podmiot zatrudniający, który w terminie, w którym ustawa ma do niego zastosowanie, prowadzi PPE, w którym uczestniczy co najmniej 25% osób zatrudnionych, oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe w rozumieniu ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia.

Również w tym przypadku przedstawione warunki muszą być spełnione zasadniczo w całym okresie, w którym dzięki prowadzeniu PPE podmiot zatrudniający nie decyduje się na prowadzenie PPK. Ustawa o PPK stanowi bowiem, że od dnia:

• zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE w okresie przekraczającym 90 dni,
• ograniczenia wysokości odprowadzanych składek podstawowych do PPE poniżej 3,5% wynagrodzenia,
• likwidacji PPE,
• opóźnienia w odprowadzaniu składek podstawowych do PPE przekraczającego 90 dni, które wynikło z celowego działania podmiotu zatrudniającego,

podmiot zatrudniający zostanie objęty ustawą o PPK i będzie zobowiązany wprowadzić u siebie ten system. Ponadto podmiot zatrudniający, który prowadzi PPE (i nie utworzył z tego powodu PPK), zostanie objęty obowiązkiem utworzenia PPK od dnia następującego po 1 stycznia albo 1 lipca danego roku, jeżeli według stanu na ten dzień w PPE uczestniczy mniej niż 25% osób zatrudnionych. W tych terminach trzeba przeprowadzać weryfikację odsetka uczestników PPE, warunkującą zwolnienie z obowiązku tworzenia PPK.

Zakaz nakłaniania do nieprzystępowania do PPK

PPK wiąże się dla podmiotu zatrudniającego z wymiernymi obciążeniami. Zarówno wprost związanymi z kosztami wpłat podstawowych, jak i pośrednio w związku z obsługą PPK (zawieranie umów, naliczanie i odprowadzanie wpłat, obowiązki informacyjne wobec zatrudnionych, pilnowanie terminów itp.). Stąd można zakładać, że część z nich byłaby zainteresowana tym, by PPK nie powstało.

Ustawa o PPK wśród przepisów karnych ustanawia taki, który odnosi się do nakłaniania do nieprzystępowania do PPK. Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Ustawodawca nie przybliża, jakie działania bądź zaniechania należy kwalifikować jako nakłanianie do rezygnacji przez osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK z oszczędzania w PPK. Będzie to na pewno każde działanie mające na celu nieprzystąpienie lub rezygnację z uczestnictwa (dokonywania wpłat) w PPK przez osobę zatrudnioną. Zakres możliwych sytuacji objętych przepisem jest bardzo szeroki. Obejmować będzie nie tylko namawianie do składania deklaracji o nieprzystępowaniu (rezygnacji z wpłat), ale również nawet tworzenie atmosfery wyraźnej niechęci do PPK w taki sposób, by każda z zatrudnionych osób mogła uznać, że pracodawca (podmiot zatrudniający) nie akceptuje przystępowania do PPK.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudniający 4 pracowników już od końca ubiegłego roku kilkakrotnie bardzo negatywnie wypowiadał się o PPK. Później wskazywał, że nie ma pieniędzy na wpłaty, zmuszanie go do tego będzie oznaczało konieczność zwolnienia którejś z osób, zatrudnieni zaś doprowadziliby sami do tego swoimi decyzjami o przystępowaniu do programu.

Takie zachowanie pracodawcy może być podstawą odpowiedzialności z art. 108 ustawy o PPK i narazić podmiot zatrudniający na dotkliwą sankcję finansową.

Przy przedstawianiu pracownikom (osobom zatrudnionym) informacji o PPK należy zatem ograniczyć się do przybliżenia stanu prawnego, faktycznych, suchych informacji na temat obowiązków, uprawnień i konsekwencji funkcjonowania w PPK. Jakiekolwiek negatywne oceny dotyczące systemu PPK, potencjalnych zagrożeń wynikających z PPK itp. mogą być uznane za nakłaniające pośrednio do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Pierwsze wpłaty do PPK

Po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK zawierana jest umowa o prowadzenie PPK. Zostaną nią objęte osoby, które:

• były zatrudnione 1 stycznia 2021 r., niezależnie od tego, jaki jest ich zakładowy staż pracy, o ile:

- na dzień zawierania umowy o prowadzenie PPK będą nadal zatrudnione,

- nie złożą przed zawarciem umowy deklaracji o nieprzystępowaniu do PPK,

- do dnia zawarcia umowy nie ukończą 70 roku życia,

- złożą wniosek o objęcie ich PPK, jeżeli na dzień zawierania umowy będą miały ukończone 55 lat;

• zostały zatrudnione po 1 stycznia 2021 r., o ile upłynie ich 3-miesięczne (rozumiane jako 90 dni) zatrudnienie w podmiocie zatrudniającym (wlicza się do tego okresu zatrudnienie z 12 ostatnich miesięcy).

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudniał z początkiem 2021 r. 11 pracowników, a w połowie marca przyjął do pracy 3 nowe osoby. Jedna z nowo zatrudnionych osób w okresie od września do listopada 2020 r. była zatrudniona u tego pracodawcy na podstawie umowy na czas określony. Spośród pierwszej jedenastki zatrudnionych jedna osoba zakończyła zatrudnienie w kwietniu na podstawie porozumienia stron. Załóżmy, że umowa o prowadzenie PPK została zawarta 5 maja 2021 r.

Umową zostanie objętych 10 osób z pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia (o ile będą spełniać wskazane warunki). Dla 3 osób przyjętych do pracy w połowie marca, które nie były wcześniej zatrudniane przez ten podmiot, 3 miesiące zatrudnienia (90 dni) upłyną w czerwcu. Zostaną one "dopisane" do umowy o prowadzenie PPK najpóźniej do 10 lipca. Nie mogą zostać objęte umową od razu przy jej zawarciu przez pracodawcę, po objęciu pracodawcy ustawą o PPK.

Pierwszych wpłat do PPK dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK, czyli inaczej mówiąc - po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK. Kwoty wpłat PPK finansowane ze środków pracodawcy są zwolnione ze składek ZUS, ale stanowią przychód podlegający opodatkowaniu.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o., zatrudniająca 19 osób, została objęta ustawą o PPK od 1 stycznia 2021 r. Wynagrodzenia w tym podmiocie zatrudniającym wypłacane są 10 dnia miesiąca (w kwietniu 2021 r. zostały zatem wypłacone 9 kwietnia).

Wariant I

Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 7 kwietnia 2021 r.

Pierwsze wpłaty na PPK powinny zostać naliczone i pobrane z wynagrodzeń uczestników PPK wypłaconych 9 kwietnia 2021. Nie ma przy tym znaczenia, za jaki okres przysługują - decyduje sam moment wypłaty. Odprowadzenie ich na rachunek instytucji finansowej prowadzącej PPK powinno nastąpić w okresie od 1 do 15 maja. Nie można zrobić tego wcześniej. Co ważne, kwotę wpłaty w części finansowanej przez podmiot zatrudniający należy naliczać w miesiącu przekazania wpłaty do instytucji finansowej - a zatem zaliczka na pdof od pierwszej wpłaty PPK w tym przypadku powinna zostać rozliczona z przychodami uzyskanymi w maju 2021 r.

Jednak już od kolejnej wypłaty (dokonanej w maju 2021 r.) wpłaty mogą być realizowane w miesiącu ich naliczania. W omawianym przykładzie powinny być przekazane w okresie od 10 maja 2021 r. (data wypłaty wynagrodzenia), nie później niż do 15 czerwca. Zaliczkę na pdof należy rozliczyć w miesiącu wniesienia wpłaty na rachunek instytucji finansowej (a zatem albo w maju, albo w czerwcu 2021 r.).

Wariant II

Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 12 kwietnia 2021 r.

Pierwsze wpłaty powinny zostać naliczone od wynagrodzenia wypłaconego 10 maja 2021 r. (pierwsza wypłata po zawarciu umowy). W związku zaś z tym, że maj jest miesiącem następującym po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK, wpłata może zostać dokonana już w maju, nie później jednak niż do 15 czerwca 2021 r. Odpowiednio do daty przekazania kwot na rachunki PPK zaliczkę na pdof należy rozliczyć w maju lub w czerwcu 2021 r.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 7, art. 9-10, art. 14-17, art. 96, art. 106-107, art. 133, art. 134, art. 137 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 432

• art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 162

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor licznych publikacji