Nowe obowiązki wierzycieli należności pieniężnych dotyczące działań informacyjnych, upomnień i tytułów wykonawczych - rozporządzenie z 23 lipca 2020 r.

Zakres regulacji

Minister Finansów wydał 23 lipca 2020 r. nowe rozporządzenie w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1294). Zostały w nim w szczegółowy sposób uregulowane:

• formy działań informacyjnych podejmowanych przez wierzycieli wobec zobowiązanych, zmierzających do dobrowolnego wykonania przez nich zobowiązań pieniężnych,
• tryb postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych.

Zastosowanie w praktyce

1. Rozporządzenie weszło w życie 30 lipca 2020 r.

2. Jednostki mogą podejmować działania informacyjne. Mają one nakłonić dłużnika do dobrowolnego wykonania ciążących na nim zobowiązań. Działania te są fakultatywne. Oznacza to, że wierzyciel w danej sprawie może je podjąć, ale nie musi. Działań informacyjnych nie można podejmować, jeśli:

• okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy,
• na daną należność został wystawiony tytuł wykonawczy.

Jednostki mogą podejmować działania informacyjne ustnie lub pisemnie. Fakt ich przeprowadzenia należy udokumentować w formie adnotacji w systemie teleinformatycznym lub w formie pisemnej. Rejestracji podlega:

• forma działania,
• data przeprowadzenia,
• imię i nazwisko osoby, która je wykonała.

Ogólnie obowiązujące uregulowania w zakresie działań informacyjnych są ramowe. Trzeba je uszczegółowić w ramach procedur kontroli zarządczej. Powinni to zrobić kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych. Wskazane jest ustalenie:

• etapów, na jakich podejmuje się działania informacyjne (przed wystawieniem upomnienia, po wystawieniu upomnienia, a przed wystawieniem tytułu wykonawczego, oraz przed wystawieniem tytułu wykonawczego, jeśli nie ma obowiązku wystawienia upomnienia),
• stosowanych w jednostce form działań informacyjnych (np. rozmowa telefoniczna, pismo, faks, e-mail, SMS),
• liczby powtórzeń działań informacyjnych, zanim wierzyciel rozpocznie egzekucję (jednokrotne, kilkukrotne),
• wybranej formy rejestracji działań informacyjnych (np. adnotacja automatyczna w systemie teleinformatycznym, wprowadzenie adnotacji na kartotekę dłużnika w systemie FK, adnotacja pisemna w osobnym rejestrze prowadzonym techniką ręczną).

Przyjęte rozwiązania powinny być efektywne. Nie powinny podnosić w sposób nieuzasadniony kosztów dochodzenia należności pieniężnych.

3. Stosowanie przymusowego dochodzenia należności przez wierzycieli należących do sektora publicznego jest obligatoryjne. Pierwszym krokiem jest przesłanie do dłużnika upomnienia (poza przypadkami, gdy upomnienie nie jest wymagane). Wierzyciel musi przestrzegać terminów wysyłania upomnień podanych na schemacie.

Schemat. Terminy wysyłania upomnień

Jednostki powinny zwrócić uwagę na zmianę obligatoryjnej treści upomnienia. Treść tę należy poszerzyć o pouczenia m.in. o rodzaju i wysokości odsetek z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej naliczonych na dzień wystawienia upomnienia oraz stawki tych odsetek obowiązującej na dzień wystawienia upomnienia, według której należy obliczyć dalsze odsetki do dnia wpłaty. Jednostki powinny albo wprowadzić zmiany w systemie FK (jeśli drukują upomnienia automatycznie), albo zakupić nowe druki (jeśli wystawiają upomnienia ręcznie).

4. Kolejnym krokiem jest wystawienie przez wierzyciela tytułu wykonawczego i przekazanie go organowi egzekucyjnemu. Dla należności, które mogą być egzekwowane po wystawieniu upomnienia, wierzyciel ma obowiązek wystawić tytuł wykonawczy niezwłocznie po upływie 7-dniowego terminu płatności zaległości wskazanego w upomnieniu. Dla należności, które egzekwuje się bez uprzedniego wystawienia upomnienia, obowiązują takie same zasady i terminy przekazywania tytułów wykonawczych jak wysyłania upomnień (patrz schemat).

Wierzyciele, w celu wystawienia kolejnych tytułów wykonawczych dla tego samego zobowiązanego albo zabezpieczenia należności, mają prawo występować do organu egzekucyjnego o przekazanie im informacji o:

• nadaniu tytułowi wykonawczemu klauzuli o skierowaniu tytułu do egzekucji administracyjnej,
• wysokości kosztów egzekucyjnych.

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO