Kontrola pracowników pracujących zdalnie - jakie możliwości ma pracodawca

Uprawnienia kontrolne pracodawcy w zakresie pracy zdalnej nie zostały uregulowane przepisami ustawy o COVID-19. Z tego względu określanie porządku i organizacji pracy, kierownictwa i nadzoru odnośnie do wykonywania pracy oraz rozliczania jej efektów może się odbywać na zasadach ogólnych oraz na podstawie regulacji wewnątrzzakładowych. Także obowiązek zadbania o bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz odpowiedzialność pracodawcy za respektowanie tych warunków przez osoby zatrudnione zdalnie wymaga zastosowania istniejących już mechanizmów kontroli pracownika, a także uregulowania ich przez pracodawcę we własnym zakresie.

Od 8 marca 2020 r. w ramach przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikom wykonywanie przez określony czas pracy zdalnej, czyli pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Kontrola pracy wykonywanej w formie zdalnej napotyka szereg ograniczeń po stronie pracodawcy.

1. Uprawnienia kontrolne pracodawcy przy pracy zdalnej

Przepisy antycovidowe dotyczące pracy zdalnej wskazują, że jest ona wykonywana na polecenie pracodawcy, które można w każdej chwili cofnąć. Pracodawca powinien zapewnić narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną. Dopuszczalne jest także używanie narzędzi i materiałów pracownika. Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Przepisy nie precyzują jednak, w jaki sposób pracodawca może kontrolować pracownika wykonującego obowiązki w tym trybie. W tym zakresie zastosowanie będą miały powszechne regulacje prawa pracy i akty wewnątrzzakładowe, ale wynikające z nich rozwiązania mogą wymagać pewnych modyfikacji odnoszących się do pracy zdalnej.

1.1. Proces usystematyzowania pracy zdalnej oraz możliwości jej kontroli

Przejście na pracę w formie zdalnej nie wpływa na uprawnienia kierownicze pracodawcy i oczekiwania co do dyspozycyjności pracowników w określonych godzinach czy możliwości rozliczania efektów tej pracy. Polecenie pracy zdalnej nie modyfikuje też podstawowego obowiązku pracownika wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń służbowych przełożonych, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy).

Natomiast sposób bezpośredniej kontroli ze strony pracodawcy zostaje znacznie ograniczony i wymaga nowego podejścia w celu zabezpieczenia interesów pracodawcy oraz ograniczenia jego odpowiedzialności (szczególnie w zakresie bhp czy RODO).

Pracodawca traci w dużym stopniu możliwość bezpośredniej kontroli warunków, przebiegu i sposobu wykonywania pracy, gdy odbywa się ona w formie zdalnej.

Decydując się na polecenie pracy zdalnej, pracodawca powinien:

Krok 1. Przeanalizować możliwości wprowadzenia pracy zdalnej i zagrożenia z tym związane

Pracodawca powinien rozpatrzyć:

• jak tryb pracy w formie zdalnej wpływa na sposób wykonywania obowiązków i jak ewentualnie dostosować zakres i sposób ich wykonywania do formuły zdalnej,
• kwestie organizacji i porządku pracy, które wpływają na zakres uprawnień pracodawcy (np. zasady porozumiewania się, potwierdzania obecności, dyspozycyjności pracowników, planowania i rozliczania czasu pracy),
• wpływ pracy zdalnej na kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• wpływ pracy zdalnej na kwestie bezpieczeństwa danych (także osobowych),
• możliwości i potrzeby techniczne w zakresie wykonywania pracy zdalnej oraz jej kontroli.

Krok 2. Określić organizację pracy oraz możliwości kontroli pracownika pracującego zdalnie, uwzględniające rozwiązania techniczne dla tego rodzaju działań

Krok 3. Dostosować wewnątrzzakładowe regulacje do zdalnej formy pracy, uwzględniając w nich procedury wykonywania pracy zdalnej (regulamin/zarządzenie stanowiące załącznik do regulaminu pracy)

Krok 4. Polecić pracownikowi pracę zdalną ze wskazaniem przyjętych w zakładzie pracy zasad wykonywania zadań w formule zdalnej

1.2. Polecenie pracy zdalnej

Powierzenie wykonywania pracy w formie zdalnej następuje na podstawie polecenia. Ustawodawca nie narzuca żadnej formy dla wydania takiego polecenia. Dla celów dowodowych warto, aby było ono wydane na piśmie bądź przekazane pocztą elektroniczną na adres służbowy pracownika. Teoretycznie treść polecenia mogłaby się sprowadzać do krótkiego zdania wskazującego, od kiedy i gdzie pracownik ma wykonywać pracę zdalną. Tak sformułowane polecenie byłoby skuteczne. Nie uwzględnia ono natomiast elementów koniecznych z punktu widzenia interesów pracodawcy do zapewnienia mu wpływu na sposób wykonywania pracy w formie zdalnej oraz jej kontroli. Warto więc przygotować odpowiednie regulacje wewnątrzzakładowe określające ten obszar i odnieść się do nich w pisemnym poleceniu pracy zdalnej, a regulacje te do niego załączyć, aby pracownik mógł się z nimi zapoznać.

Wzór. Polecenie pracy zdalnej

Uprawnienia pracodawcy, m.in. te kontrolne w trybie pracy zdalnej, w dużym stopniu zależą od jego właściwego przygotowania się do pracy w trybie zdalnym zarówno od strony technicznej (sprzęt i oprogramowanie), jak i formalnej (ustalenie procesów, przygotowanie procedur, powiadomienie pracowników o obowiązujących zasadach).

2. Wybrane aspekty pracy zdalnej mogące podlegać kontroli

Pracodawca, wprowadzając możliwość działań kontrolnych, powinien rozpocząć od ustalenia jasnych zasad obowiązujących w odniesieniu do poszczególnych elementów pracy zdalnej, a następnie określić dostosowane do nich zasady kontroli.

2.1. Miejsca wykonywania pracy zdalnej a bhp

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ust. 1 ustawy o COVID-19). Jednak wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli:

• pracownik ma niezbędne do takiej pracy:
  • umiejętności,
  • możliwości techniczne,
  • możliwości lokalowe;
• pozwala na to rodzaj pracy.

Polecenie pracy zdalnej wydane przez pracodawcę może dotyczyć miejsca zamieszkania pracownika, ale pracodawca ma prawo polecić wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu (szczególnie jeżeli pracownik zawiadomi, że nie ma odpowiednich możliwości lokalowych).

Pracodawca nie ma prawa do kontroli miejsca zamieszkania pracownika podczas pracy zdalnej bez uzyskania jego zgody. Jednak strony stosunku pracy mogą porozumieć się w tym zakresie. Możliwe jest także dokonanie przeglądu stanowiska pracy pod kątem bhp w formie zdalnej.

WAŻNE (!)

Pracodawca nie ma prawa do kontroli miejsca zamieszkania pracownika podczas pracy zdalnej bez uzyskania jego zgody.

Ograniczona możliwość kontroli stanowiska pracy powoduje, że pracodawcy, polecając pracę w formule zdalnej, często pobierają od pracowników oświadczenia o stanie bezpieczeństwa w miejscu, w którym będą wykonywać pracę zdalną, lub o świadomości pracownika, że ma obowiązek przestrzegać zasad bhp.

Wzór. Oświadczenie pracownika pobierane przy poleceniu pracy zdalnej, odnoszące się do przestrzegania przepisów bhp

Dobrą praktyką jest uwzględnienie w regulaminie pracy zdalnej obowiązujących przy jej wykonywaniu zasad bhp. Warto także przekazać pracownikom krótkie instrukcje bhp w zakresie wykonywania pracy w tej formie. W regulacjach tych możliwe jest wprowadzenie opcji kontroli pracownika w jego miejscu pracy, za zgodą pracownika.

Wzór regulaminu pracy zdalnej znajduje się na www.inforlex/ewydania.pl w zakładce "Formularze, wzory i umowy".

2.2. Czas pracy a praca zdalna

Przy pracy w trybie zdalnym zyskuje na znaczeniu konieczność kontroli czasu pracy pracowników, w tym weryfikacja godzin rozpoczynania i kończenia pracy, ewidencjonowania jej czy usprawiedliwiania nieobecności.

Przepisy Kodeksu pracy nie narzucają określonych zasad potwierdzania obecności pracownika w pracy. Tradycyjnie kwestia ta jest określana przez pracodawców w regulaminie pracy bądź w pisemnej informacji dla pracownika. Zazwyczaj jest to podpis na liście obecności bądź elektroniczny system jej rejestracji. Rozwiązania te przestają funkcjonować w przypadku pracy zdalnej. Pracodawca powinien zatem sam określić, w jaki sposób chce odznaczać obecność pracowników. Będzie to zależne od rodzaju pracy, sprzętu i możliwości technicznych.

Najpopularniejszymi metodami stosowanymi od lat w przypadku telepracy, które można analogicznie wdrożyć przy pracy zdalnej, są:

• odnotowanie zalogowania się do systemu informatycznego (może być to moduł systemu kadrowego lub inny system, z którego korzysta pracodawca, np. połączenia za pomocą systemu VPN),

• odnotowanie przez przesłanie maila/SMS-a/wiadomości w firmowym komunikatorze do przełożonego z informacją o rozpoczęciu i zakończeniu pracy w danym dniu.

Często w kontekście kontroli i rozliczania czasu pracy pojawia się pytanie o konieczność wprowadzania w ewidencji czasu pracy informacji, że praca była wykonywana w formie zdalnej. Żaden przepis nie przewiduje takiego obowiązku.

Warto natomiast zastanowić się nad modyfikacją sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy zdalnej na czas pandemii np. poprzez dopuszczenie przesyłania dokumentów poświadczających przyczynę nieobecności w pracy w formie skanu czy zdjęcia na wskazany adres mailowy pracodawcy. Analogicznie warto wprowadzić możliwość wnioskowania i udzielania urlopów np. w formie mailowej.

W kontekście czasu pracy warto także wspomnieć, że polecenie wykonywania pracy zdalnej nie oznacza automatycznie przejścia na zadaniowy system czasu pracy. W momencie wydania polecenia pracy w formie zdalnej do pracownika ma zastosowanie system i rozkład czasu pracy dotychczas go obowiązujący. Zatem niezmiennie obowiązują go przepisy Kodeksu pracy, w tym dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w porze nocnej czy okresów odpoczynku.

Przykład

Pracownik pracuje w biurze w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00. Od 1 maja 2020 r. został skierowany do pracy w formie zdalnej. Przełożony jednak zaczął otrzymywać wiadomości od pracownika przed godz. 9.00, a czasem po godz. 18.00. Przełożony powinien wyjaśnić pracownikowi, że praca poza wyznaczonymi godzinami pracy jest dopuszczalna tylko w przypadku polecenia przez pracodawcę wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.

Dlatego w poleceniu pracy zdalnej warto przypomnieć o godzinach pracy pracownika czy zasadach wykorzystywania przerw w pracy.

Warto też wprowadzić regulacje dotyczące kontrolowania, czy w wyznaczonym czasie pracownik faktycznie wykonuje pracę, np. z pomocą monitoringu aktywności w systemach komputerowych (rozwiązania te zostały omówione w punkcie 4).

2.3. Przekazywanie i rozliczanie efektów pracy

Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności uwzględniającą w szczególności:

• opis tych czynności,
• datę tych czynności,
• czas ich wykonania.

Rozwiązanie to należy uznać za opcję i dodatkowy sposób kontroli wykonywania zadań podczas pracy zdalnej.

Przykładowa karta ewidencji wykonanych czynności podczas pracy zdalnej

Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracy zdalnej (art. 3 ust. 6 i 7 ustawy o COVID-19).

W trybie pracy zdalnej pracownicy mają obowiązek wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń przełożonych. Pracodawca ma prawo zatem wymagać przekazywania efektów pracy w określony przez siebie sposób, aby skontrolować jej wykonanie i jakość. Oczekiwania ze strony pracodawcy i sposób oceny wykonywania pracy powinny zostać jasno zakomunikowane pracownikom.

3. Monitorowanie pracy

Dążenie do zwiększenia kontroli pracowników w trakcie wykonywania pracy zdalnie sprzyja szerszemu rozpowszechnieniu systemów monitorowania pracy, w szczególności przeznaczonych do tego systemów informatycznych. Tryb pracy zdalnej nie wpływa na możliwości stosowania tego rodzaju rozwiązań, a także ograniczeń, które zostały uregulowane w Kodeksie pracy oraz w przepisach dotyczących konieczności poszanowania godności i prywatności pracowników.

W przypadku pracy zdalnej w praktyce najczęstsze zastosowanie może mieć monitoring poczty elektronicznej pracownika bądź inne formy monitoringu elektronicznego, np. śledzenie aktywności na komputerze.

Taki monitoring może zostać wprowadzony, jeżeli jest to niezbędne do (art. 22³ § 1 Kodeksu pracy):

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Jednocześnie monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Oznacza to, że pracownicy muszą być powiadomieni o wprowadzeniu monitoringu i zasadach jego funkcjonowania, w tym o zakazie korzystania z poczty czy komputera dla celów prywatnych.

Kodeks pracy wymaga zresztą, aby w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, ustalono:

• cel (w praktyce ww. przesłanki),
• zakres oraz
• sposób zastosowania monitoringu.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Co więcej, przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Jednocześnie pracodawca musi pamiętać o wykonywaniu w stosunku do monitorowanych pracowników obowiązków informacyjnych określonych w art. 13 RODO. Stan epidemii i polecenie pracy w trybie zdalnym nie modyfikują w żaden sposób tych obowiązków.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2255

• art. 22³ , art. 100 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, str. 2

Robert Lisicki

radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan