Personel i Zarządzanie 3-4/2017, data dodania: 22.02.2017

Co daje uważność w planowaniu i realizacji celów?

Pozwól sobie na tę chwilę...

Co ma wspólnego uważność z biznesem? Wydawać by się mogło, że niewiele. Ale to nieprawda. Uważni dostrzegają więcej możliwości wokół siebie, są bardziej kreatywni, lepiej radzą sobie z porażkami i osiągają zamierzone cele. A to przecież jedne z najbardziej pożądanych kompetencji w biznesie.

Jednym z elementów, które uniemożliwiają osiąganie zakładanych celów, jest brak świadomości, co tak naprawdę jest warte realizacji, a co nie.

Uważność to z definicji nieoceniająca, świadoma uwaga skierowana na rzeczywistość, na to, co jest "tu i teraz". Może się więc wydawać, że planowanie jest swego rodzaju zaprzeczeniem uważności, dotyczy bowiem przyszłości. Nic bardziej mylnego. Uważność i planowanie nie są ze sobą sprzeczne. Świadomość "tu i teraz" w gruncie rzeczy jest świadomością tego, co było i konsekwencji zachowań z przeszłości, które mają odzwierciedlenie w obecnej rzeczywistości. "Tu i teraz" jest także świadomością tego, co będzie, ponieważ teraźniejsze działania wpływają na przyszłość. Uważność obejmuje zatem wszystkie perspektywy: teraźniejszą, przeszłą i przyszłą.

Świadome planowanie

Jest oczywiste, że planowanie podnosi efektywność pracy. Pytanie zatem nie brzmi, czy planować, ale raczej, jak planować? Zwykle ludzie nie tyle planują, co raczej snują różne scenariusze rozwoju wydarzeń czy przebiegu nadchodzącego dnia. Często martwią się, że dzień nie będzie dla nich pomyślny, że mają mnóstwo obowiązków do wykonania (nieprzypadkowo największe uaktywnienie hormonów stresu następuje zaraz po przebudzeniu). Aby je zrealizować, starają się bardzo rygorystycznie zaplanować dzień. Taki rygor może się wydawać zabezpieczeniem przed tym, że coś może pójść nie tak. Precyzyjny plan może zatem pomóc uniknąć zagrożeń. Z drugiej strony, zbyt rygorystyczne planowanie może powodować, że każde odstępstwo od planu będzie się wiązało z wyrzutami sumienia i negatywnymi uczuciami. Przeciwieństwem takiego podejścia jest wprowadzenie do planowania uwagi i świadomości.

Świadome przeznaczenie określonego czasu na planowanie dnia, tygodnia czy miesiąca pomaga w kontrolowaniu emocji, jakie zwykle związane są z tym działaniem. Ponadto daje szansę na wyłączenie automatycznego działania, które zwykle prowadzi do lęków czy perfekcjonizmu. Z działania automatycznego przechodzi się w tryb działania świadomego. Nie znaczy to wcale, że takie planowanie staje się wolne od obaw. Jednak maleją szanse na to, że zdajemy się wyłącznie na łaskę i niełaskę tych emocji. Z czasem planowanie staje się zwykłą, racjonalną czynnością, nieobarczoną lękiem, niespełnionymi marzeniami czy wreszcie dążeniem do nadmiernego perfekcjonizmu.

Uważne planowanie jest związane także ze świadomością własnych nawyków w sposobie planowania. Uważność pozwala na przyjrzenie się temu, co nie wspiera realizacji postawionych sobie celów, np. tendencji do wyznaczania sobie zbyt ambitnych celów, niebrania pod uwagę czynników zewnętrznych czy ludzi wokół nas. Takie nawyki zwykle prowadzą do porażki, co wzmacnia albo negatywne emocje związane z planowaniem, albo skłania ludzi do jeszcze silniejszego trzymania się nierealnych celów. Świadomość własnych nawyków prowadzi do stopniowego, coraz bardziej racjonalnego i efektywnego planowania, odsłaniając wszelkie punkty krytyczne czy nieefektywne sposoby gospodarowania czasem.

Budowanie realistycznego planu dnia

Ważne, aby budując plan dnia, dbać o realistyczne cele i szanse ich realizacji. Warto pamiętać o zasadzie 60/40, która mówi, że co najmniej 40 proc. dnia pracy i tak idzie swoim torem, niezgodnie z planem. Do zaplanowania pozostaje więc 60 proc. Osoby uważne uwzględniają więc w planie nie tylko obowiązki, lecz także czas na przemieszczanie się, oczekiwanie na odpowiedź, nieoczekiwane zdarzenia czy choćby odpoczynek. Realistyczny plan dnia ma jeszcze inną zaletę - ponieważ jest większa szansa na jego zrealizowanie - rośnie też szansa na pozytywne wzmocnienie. Uważne planowanie to także wnikliwe przeglądanie mijającego dnia, tygodnia lub miesiąca. Osoby uważne unikają zwykle pojawiającego się w takich sytuacjach poczucia winy, ale realistycznie oceniają własne dokonania, znajdują pozytywne elementy, potrafią przyznać się do błędu i wybaczyć sobie ich popełnienie. Realistyczny przegląd planu buduje istotną równowagę pomiędzy pozytywnymi i negatywnymi elementami.

Uważność w planowaniu to nie tylko umiejętność kierowania uwagi na to, co jest tu i teraz, ale także dawanie sobie przyzwolenia na brak realizacji celu i zaakceptowanie tego faktu.

Ważne

Uważne planowanie może być wykorzystane do budowy własnej uważności. Osoby, które planują uważnie, robią co pewien czas choćby krótkie przerwy, aby sprawdzić, co się z nimi dzieje, o czym myślą, jakie mają uczucia w danej chwili, jakie wrażenia odczuwają z głębi ciała, wreszcie zwracają uwagę na oddech. Mikroprzerwy wspomagają przejęcie kontroli nad emocjami, wzmacniają przejście w tryb świadomy, uspokajają, urealniają plany. A wszystko to sprzyja nieco bardziej racjonalnemu planowaniu.

Uważne planowanie dnia w pracy lub poza nią nie musi być skomplikowane, może przybrać bardzo prostą formę. Jednym z efektywnych sposobów jest zaplanowanie kilku - od pięciu do siedmiu - zadań danego dnia. Nawet bez określania, kiedy dokładnie zostaną zrealizowane. Wieczorem przegląda się listę zadań, wykreśla te, które są zrobione, a te, których nie udało się zrealizować, przenosi się na następny dzień.

Inną metodą, która pozwala skupić się na najważniejszych aspektach sposobu planowania, jest "reguła 5 proc.", czyli zidentyfikowanie kluczowych 5 proc. Nie jest to jednak łatwe - trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: co jest krytyczne w realizacji najważniejszych dla mnie celów - i te krytyczne 5 proc. realizować w pierwszej kolejności. Oczywiście 5 proc. jest liczbą umową - to może być więcej lub mniej. Osoby uważne są w dużym stopniu świadome krytycznych zadań w realizacji celów i skupiają się właśnie na nich.

Ważne

Im coś jest bardziej proste, tym łatwiejsze do zastosowania. Podobnie jest z planowaniem. Stosowanie rozbudowanych i skomplikowanych systemów planowania własnego dnia pracy zwykle powoduje, że prędzej czy później plany trafiają do kosza lub są po prostu ignorowane.

Małe cele i wiele scenariuszy

Jest takie powiedzenie: "Zajmij się minutą, a rok zajmie się sam sobą". Oddaje ono dość dobrze uważne planowanie, w którym określa się to, co stanie się w najbliższej perspektywie, nie jest zbyt złożone, za to z pewnością będzie zrealizowane. Małe cele i ich osiąganie daje nam po prostu zadowolenie, że zostały realizowane. To buduje nasze szczęście. Zbyt ambitne cele, które się nagłaśnia, niestety należą do grupy tych zadań, których realizacja rzadko się udaje.

Uważność to nie tylko umiejętność kierowania uwagi na to, co jest "tu i teraz", ale także dawanie sobie przyzwolenia na brak realizacji celu i zaakceptowanie tego faktu. Ludzie mają tendencje do zbyt długiego przeżywania i analizowania porażki, zbyt długo też pielęgnują czarne myśli. Uważne planowanie pomaga poradzić sobie z trudnym doświadczeniem, kiedy sprawy nie idą zgodnie z naszym zamiarem.

W uważnym planowaniu, podobnie jak w planowaniu scenariuszowym, bierze się pod uwagę różne możliwe opcje rozwoju wydarzeń, kwestionuje się własne założenia wobec rzeczywistości, otwiera się na niespodziewane sytuacje. Osoby uważne są raczej ciekawe świata i rozwoju wydarzeń, a nie zastanawiają się, co może pójść nie tak. Właśnie ciekawość, brak przywiązania do sprawdzonych sposobów realizacji zadań, spontaniczność to cechy charakterystyczne uważnego planowania.

Porażka a pozytywne planowanie

Porażki są nieodłączną częścią życia, a zatem i planów. Często efektem poniesionej porażki jest zmiana celów, odejście od wcześniej wyznaczonych zadań, spadek motywacji do działania czy pogorszenie samooceny. Osoby uważne wiedzą, że porażki są wpisane w plan, więc zakładają i przewidują taką możliwość. Co ważne, przygotowują się do nich w pozytywny sposób, a nie udają, że to niemożliwe. Na przykład zadają sobie pytanie: "Jeśli to się nie uda, co wtedy zrobię?". Przy tym ich motywacja do realizacji celu nie spada. Potrafią się zmotywować, pamiętając, jak ważny jest wyznaczony cel.

Nie chodzi o pozytywne myślenie pomimo wszystko. Uważność polega na dostrzeganiu świata i siebie takim, jakimi są, bez koloryzowania, nakładania ocen. Osoby uważne przyglądają się porażkom i nieprzyjemnym stanom z taką samą uwagą, co sytuacjom przyjemnym. I pozwalają odejść tym nieprzyjemnym. Pozytywne planowanie polega na znajdowaniu przyjemności w tej czynności oraz zakładaniu raczej pozytywnego rozwoju sytuacji. Pozytywne emocje sprzyjają bowiem lepszej koncentracji, lepszemu skupieniu, poszerzeniu uwagi, negatywne emocje wyzwalają zupełnie przeciwne stany: rozproszenie, zawężają pole widzenia i rozumienia.

Osoby uważne są ciekawe świata i rozwoju wydarzeń, nie zastanawiają się, co może pójść nie tak. Właśnie ciekawość, brak przywiązania do sprawdzonych sposobów realizacji zadań, spontaniczność, to cechy charakterystyczne uważnego planowania.

Co chcę osiągnąć, zamiast czego nie chcę

Osoby uważne planują to, co chcą osiągnąć, a nie to, czego chcą uniknąć. Planowanie w kategoriach unikania uaktywnia inne obszary w mózgu, odpowiedzialne za powstrzymywanie się od działania, podczas gdy plan pozytywny aktywuje obszary odpowiedzialne za motywację i oczekiwanie nagrody. Dlatego precyzowanie np. dosyć popularnego celu związanego z odchudzaniem nigdy nie powinno brzmieć: chcę w końcu być mniej otyły. To tak, jakbyśmy przyznawali: tak, jestem otyły i zasługuję na karę. Nie ma w tym stwierdzeniu akceptacji dla siebie. Trzeba pamiętać, że negatywne komunikaty generują niepożądane działania, a akceptacja skutkuje definiowaniem planów zmiany własnego życia w kategoriach znacznie bardziej pozytywnych. D. Goleman sugeruje, że dobrym sposobem radzenia sobie z inklinacją negatywną jest zadawanie pytania (w rozmaitych jego odmianach): "Jeśli wszystko pójdzie świetnie, kim będę za 10 lat?".

Badania związane z tematem uważności są prowadzone na świecie od kilkudziesięciu lat. Naukowcy jednoznacznie potwierdzają dobroczynne skutki, jakie uważność niesie dla naszego zdrowia, samopoczucia i emocji. A to przecież bezpośrednio przekłada się na życie zawodowe i osiąganie zamierzonych celów.

infoRgrafika

Jarosław Chybicki

Partner zarządzający Grow One, dyrektor merytoryczny Sopockiego Instytutu Rozwoju Biznesu; certyfikowany instruktor mindfulness.

jchybicki@sirb.pl

 

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK