Jakie pełnomocnictwa musi mieć biuro rachunkowe, aby reprezentować klienta w sprawach ZUS

Obecnie każde biuro rachunkowe nie tylko prowadzi ewidencję księgową podatnika i rozlicza należne podatki, ale także reprezentuje klientów przed ZUS. W tym zakresie składa deklaracje, wnioski o wypłatę należnych zasiłków oraz coraz częściej sporządza odwołania od negatywnych decyzji do sądu. Czynności te biuro może wykonywać na podstawie prawidłowo wypełnionego i złożonego pełnomocnictwa. Przedstawiamy zasady, jakie w tym zakresie obowiązują, ponieważ w praktyce sprawiają one problem.

Pełnomocnictwo wobec ZUS

Generalnie pełnomocnictwo do załatwienia spraw w ZUS składa się na formularzu PEL. Jest to już gotowy druk, w którym wypełnia się dane ubezpieczonego, podając jego imię, nazwisko, datę urodzenia, adres, nr PESEL, a gdy dana osoba nie posiada numeru PESEL - serię, numer oraz rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość.

W kolejnej części podaje się dane pełnomocnika. Dane identyfikujące pełnomocnika są tymi samymi, jakie należy wskazać w stosunku do ubezpieczonego, czyli osoby reprezentowanej przez biuro rachunkowe.

Ważne

Pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba fizyczna, a nie np. spółka, w formie której działa biuro rachunkowe.

Przykład

Jan Kowalski korzysta z usług biura rachunkowego "Grosik" sp. z o.o. W takiej sytuacji wypełniając druk PEL jako pełnomocnika, należy wskazać konkretnego pracownika biura rachunkowego, a nie biuro rachunkowe.

Bardzo ważnym jest zaznaczenie w formularzu zakresu pełnomocnictwa. Mianowicie, czy pełnomocnictwo jest jednorazowe, do konkretnej czynności, np. odbioru korespondencji, złożenia wniosku o wypłatę zasiłku czy do załatwiania (wszelkich) spraw w ZUS.

Należy pamiętać, że przy wyborze pełnomocnictwa ogólnego, czyli do załatwiania wszystkich spraw w ZUS, ubezpieczony musi wskazać, w jakim okresie tego pełnomocnictwa udziela, czyli wskazać daty dzienne rozpoczęcia i zakończenia działania wybranego pełnomocnika. Oznaczenie dat, w których ma obowiązywać pełnomocnictwo, nie oznacza, że ubezpieczony nie może go odwołać. Wręcz przeciwnie, ubezpieczony w każdym czasie może odwołać udzielone pełnomocnictwo, składając do ZUS wniosek PEL-O.

Pełnomocnictwo musi być podpisane przez ubezpieczonego wraz ze wskazaniem daty.

Pełnomocnictwo do reprezentowania klienta w trakcie kontroli

Żeby nie było za łatwo, mimo złożenia pełnomocnictwa ogólnego na formularzu PEL, reprezentowanie klienta biura podczas kontroli wymaga szczególnego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo to należy złożyć na formularzu PEL-K i obejmuje ono swym zakresem konkretną kontrolę.

Formularz PEL-K UPOWAŻNIENIE DO REPREZENTOWANIA PŁATNIKA SKŁADEK PODCZAS KONTROLI ZUS dotyczyć też będzie każdego klienta biura, który prowadzi działalność jednoosobową lub w formie spółki cywilnej.

Przykład

Pan Marian Kowalski prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą - montaż okien. Jego ewidencję księgową i zusowską prowadzi biuro rachunkowe "Z nami bezpiecznie". ZUS wszczął wobec p. Mariana kontrolę w zakresie prawidłowości podstawy obliczenia zasiłku chorobowego. W tej sytuacji dotychczasowe pełnomocnictwo dla pracownika biura nie wystarczy. Marian Kowalski musi złożyć formularz PEL-K.

Tabela. Rodzaje formularzy pełnomocnictw wobec ZUS

Przykład

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma trzyosobowy zarząd. Według wpisu do KRS spółkę reprezentują dwaj członkowie zarządu łącznie. Zarząd spółki zdecydował, że wskutek dobrej współpracy z biurem rachunkowym podpisze umowę na obsługę przez biuro rachunkowe także spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi. W tym celu musi wypełnić formularze PEL oraz PEL-Z.

Pełnomocnictwo do wniesienia odwołania od decyzji ZUS do sądu

Bardzo częstym błędem popełnianym przez ubezpieczonych, jak i same biura rachunkowe jest złożenie i podpisanie odwołania od negatywnej decyzji ZUS nie przez samego ubezpieczonego (płatnika składek), tylko pracownika biura rachunkowego.

Ważne

Pełnomocnictwo do złożenia w imieniu ubezpieczonego odwołania od decyzji ZUS do sądu wymaga nowego pełnomocnictwa.

Bardzo wiele biur popełnia błąd, ponieważ uważa, że skoro odwołanie od decyzji ZUS składa się do sądu za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję, to do podpisania odwołania wystarczające jest posiadane pełnomocnictwo, jak to miało miejsce w przypadku podpisów składanych np. w trakcie kontroli.

Co prawda odwołanie od decyzji składa się za pośrednictwem ZUS w ciągu miesiąca do dnia otrzymania decyzji, ale to nie jest już sprawa prowadzona przez ZUS. ZUS jedynie przekazuje akta sprawy, odwołanie i swoje stanowisko na zarzuty wniesione w odwołaniu do właściwego rzeczowo i miejscowo sądu.

Zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego (dalej: kpc) pełnomocnikiem przed sądem mogą być ściśle określone przepisami osoby, w tym m.in.: adwokat, radca prawny, osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony oraz osoba pozostająca ze stroną w stałym stosunku zlecenia (art. 87 kpc), a także przedstawiciel związku zawodowego lub inspektor pracy, oraz przedstawiciel organizacji zrzeszającej emerytów i rencistów (art. 465 kpc). W związku z takim ujęciem pełnomocnictwa w przepisach kpc warunkiem koniecznym jest aby wraz z odwołaniem od decyzji ZUS złożyć nowe pełnomocnictwo.

Ważne

Podpisanie za ubezpieczonego odwołania od decyzji ZUS bez nowego pełnomocnictwa skutkuje odrzuceniem odwołania przez sad, jako wniesionego przez podmiot nieuprawniony.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 87, art. 465, art.477⁹ ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz.1017

Radosław Michał Stępień

adwokat, radca prawny