Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ZUS 2021

W 2021 r. pracodawców czeka wiele ważnych zmian w zakresie zagadnień kadrowo-płacowych. Dotyczą one przede wszystkim minimalnego wynagrodzenia za pracę, zwolnienia z opodatkowania przychodów z tytułu odbywania praktyki absolwenckiej, a także stażu uczniowskiego, wdrażania PPK przez najmniejsze podmioty i jednostki sektora finansów publicznych czy powiadamiania ZUS o zawieranych umowach o dzieło.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie najważniejszych zmian kadrowo-płacowych, które wejdą w życie w 2021 r.

Tabela 1. Przegląd zmian w zakresie wynagrodzeń

Lp.	Czego dotyczy zmiana	Na czym polega zmiana
Od 1 stycznia 2021 r.
1.	Minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa	Wzrosło minimalne wynagrodzenie za pracę oraz świadczenia i parametry, których podstawą obliczenia jest to wynagrodzenie. Podwyższeniu uległa też minimalna stawka godzinowa.
2.	Współczynnik ekwiwalentowy	Zmianie uległ współczynnik służący do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
3.	Zerowy PIT	Podatnicy w wieku do 26 lat odbywający praktykę absolwencką lub staż uczniowski mogą korzystać ze zwolnienia z podatku osiąganych przychodów.

 

Minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa

PRZED ZMIANĄ > Do 31 grudnia 2020 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosiło 2600 zł.

PO ZMIANIE > Od 1 stycznia 2021 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2800 zł (podwyżka o 200 zł w stosunku do roku ubiegłego).

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość płacy minimalnej wyznaczamy w kwocie proporcjonalnej do liczby godzin pracy przypadających do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu, biorąc za podstawę wysokość minimalnego wynagrodzenia.

Tabela 2. Wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązująca w 2021 r.

Wymiar etatu	Płaca minimalna brutto
cały etat	2800 zł
3/4 etatu	2100 zł
1/2 etatu	1400 zł
1/3 etatu	933,33 zł
1/4 etatu	700 zł

Należy przypomnieć, że przy obliczaniu wysokości minimalnego wynagrodzenia pracownika nie bierze się pod uwagę:

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (a także ryczałtu za godziny nadliczbowe),
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej (a także ryczałtu za godziny nocne),
• dodatku stażowego.

Wysokość ustawowej płacy minimalnej wpływa na wiele świadczeń należnych pracownikom. Szczegóły pokazuje tabela 3.

Tabela 3. Należności pracownicze uzależnione od minimalnej płacy w 2021 r.

Dodatek za pracę w porze nocnej

Miesiąc/Sposób obliczenia/Kwota dodatku za 1 godzinę

Styczeń (2800 zł : 152 godz.) x 20% = 3,68 zł Luty (2800 zł : 160 godz.) x 20% = 3,50 zł Marzec (2800 zł : 184 godz.) x 20% = 3,04 zł Kwiecień (2800 zł : 168 godz.) x 20% = 3,33 zł Maj (2800 zł : 152 godz.) x 20% = 3,68 zł Czerwiec (2800 zł : 168 godz.) x 20% = 3,33 zł Lipiec (2800 zł : 176 godz.) x 20% = 3,18 zł Sierpień (2800 zł : 176 godz.) x 20% = 3,18 zł Wrzesień (2800 zł : 176 godz.) x 20% = 3,18 zł Październik (2800 zł : 168 godz.) x 20% = 3,33 zł Listopad (2800 zł : 160 godz.) x 20% = 3,50 zł Grudzień (2800 zł : 176 godz.) x 20% = 3,18 zł

Odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowanie za stosowanie mobbingu

W przypadku wydania przez sąd w 2021 r. orzeczenia stwierdzającego stosowanie mobbingu lub naruszenie zasad równego traktowania w zatrudnieniu pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż 2800 zł.

Wynagrodzenie za czas przestoju niezawinionego przez pracownika oraz wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy pracownika wynagradzanego w inny sposób niż stawką miesięczną lub godzinową

Wynagrodzenie miesięczne z ww. tytułu nie może być niższe niż 2800 zł odpowiednio do wymiaru etatu.

Odprawa za zwolnienie z pracy z przyczyn niedotyczących pracowników

Odprawa należna na mocy ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników wynosi: 1-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata, 2-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat, 3-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat. Wysokość odprawy nie może przekraczać kwoty 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2021 r. jest to kwota 42 000 zł (2800 zł x 15). Od 24 czerwca 2020 r. na czas stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, wprowadzonego w związku z COVID-19, pracodawcy, u których wystąpił odpowiedni spadek obrotów gospodarczych, ograniczają wysokość odpraw, odszkodowań lub innych świadczeń pieniężnych należnych pracownikom w związku z rozwiązaniem umowy o pracę (art. 15gd ustawy o COVID-19). Ograniczyć ww. wypłaty należy do wysokości 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2021 r. do kwoty 28 000 zł).

Minimalna podstawa świadczeń chorobowych

Od 1 stycznia 2021 r. minimalna podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa niż 2416,12 zł [2800 zł - (2800 zł x 13,71%)]. Pracownikowi zatrudnionemu na niepełny etat przysługuje co do zasady proporcjonalne minimalne wynagrodzenie za pracę i od tej podstawy ustalane są świadczenia chorobowe. Najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych w zależności od wymiaru etatu wynosi: przy 3/4 etatu: 1812,09 zł (2100 zł - 13,71% x 2100 zł), przy 1/2 etatu: 1208,06 zł (1400 zł - 13,71% x 1400 zł), przy 1/3 etatu: 805,37 zł (933,33 zł - 13,71% x 933,33 zł), przy 1/4 etatu: 604,03 zł (700 zł - 13,71% x 700 zł).

 

1.1. Minimalna stawka godzinowa przy umowach cywilnoprawnych

PRZED ZMIANĄ > Do 31 grudnia 2020 r. minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców oraz usługobiorców, do których stosuje się przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w zakresie minimalnej stawki godzinowej, wynosiła 17 zł.

PO ZMIANIE > Od 1 stycznia 2021 r. minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców oraz usługobiorców, do których stosuje się przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w zakresie minimalnej stawki godzinowej, wynosi 18,30 zł (wzrost o 1,30 zł w stosunku do 2020 r.).

1.2. Kwoty wolne od potrąceń w 2021 r.

PRZED ZMIANĄ > Do 31 grudnia 2020 r. kwoty wolne od potrąceń były ustalane od minimalnego wynagrodzenia za pracę w wysokości 2600 zł.

PO ZMIANIE > Od 1 stycznia 2021 r. kwoty wolne od potrąceń należy ustalać od minimalnego wynagrodzenia za pracę w wysokości 2800 zł.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwota wolna ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru etatu. Dotyczy to także potrąceń dobrowolnych, co potwierdza stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy wyrażone w piśmie z 22 lutego 2011 r. (GPP-364-4560-8-1/11/PE/RP).

Przy ustalaniu kwot wolnych od potrąceń istotne są przede wszystkim:

• wysokość ustawowej płacy minimalnej,
• wymiar czasu pracy pracownika wskazany w umowie o pracę,
• rodzaj dokonywanego potrącenia,
• wysokość wpłat dokonywanych na PPK,
• wskaźniki podatkowe, takie jak zryczałtowane koszty uzyskania przychodu oraz kwota zmniejszająca miesięczne zaliczki na podatek, stosowana tylko wówczas, gdy pracownik złoży PIT-2,
• objęcie "zerowym PIT",
• posiadanie na utrzymaniu nieosiągających dochodów członków rodziny w sytuacji, gdy z powodu podjętych w Polsce działań zapobiegających zakażeniem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek jego rodziny utracił źródło dochodu.

Tabela 4. Wysokość kwot wolnych od potrąceń w 2021 r. dla pracowników pełnoetatowych (w zł)

Przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz przy dobrowolnych potrąceniach na rzecz pracodawcy
KUP 250 zł, PIT-2	KUP 250 zł, bez PIT-2	KUP 300 zł, PIT-2	KUP 300 zł, bez PIT-2
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK
2061,67	2017,67	2069,67	2026,67
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK
2198,67	2198,67	2198,67	2198,67
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
1998,67	1954,67	2006,67	1962,67
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
2142,67	2142,67	2142,67	2142,67
Przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi
KUP 250 zł, PIT-2	KUP 250 zł, bez PIT-2	KUP 300 zł, PIT-2	KUP 300 zł, bez PIT-2
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK*
1546,25	1513,25	1552,25	1520,00
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK
1649,00	1649,00	1649,00	1649,00
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
1499,00	1466,00	1505,00	1472,00
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
1607,00	1607,00	1607,00	1607,00
Przy potrącaniu kar pieniężnych
KUP 250 zł, PIT-2	KUP 250 zł, bez PIT-2	KUP 300 zł, PIT-2	KUP 300 zł, bez PIT-2
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK*
1855,50	1815,90	1862,70	1824,00
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK
1978,80	1978,80	1978,80	1978,80
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
1798,80	1759,20	1806,00	1766,40
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
1928,40	1928,40	1928,40	1928,40
Przy dobrowolnych potrąceniach innych niż te na rzecz pracodawcy
KUP 250 zł, PIT-2	KUP 250 zł, bez PIT-2	KUP 300 zł, PIT-2	KUP 300 zł, bez PIT-2
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK*
1649,34	1614,14	1655,74	1621,34
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", nieobjęty PPK
1758,94	1758,94	1758,94	1758,94
Pracownik niekorzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
1598,94	1563,74	1605,34	1570,14
Pracownik korzystający z "zerowego PIT", uczestnik PPK**
1714,14	1714,14	1714,14	1714,14

 * Przy zastosowaniu stawki podatku w wysokości 17%.

** Przy założeniu, że wpłata na PPK finansowana przez pracodawcę wynosi 1,5%, a wpłata finansowana z wynagrodzenia pracownika 2% i jest naliczana od kwoty 2800 zł.

1.2.1. Pogorszenie sytuacji materialnej a kwota wolna od potrąceń

Od 16 maja 2020 r. obowiązuje nowa zasada dotycząca dokonywania potrąceń z pracowniczego wynagrodzenia. Zgodnie z nią, w sytuacji gdy z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zakażeniem wirusem SARS-CoV-2:

• pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub
• członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu
• kwoty wolne od potrąceń, określone w art. 87¹ § 1 Kodeksu pracy, ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu.

Zgodnie z tymi uregulowaniami:

• przez członka rodziny należy rozumieć odpowiednio:

- małżonka albo rodzica wspólnego dziecka oraz

- dziecko w wieku do 25 roku życia, a także

- dziecko, które ukończyło 25 rok życia, legitymujące się orzeczeniem o niepełnosprawności, jeżeli w związku z tą niepełnosprawnością przysługuje świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy, o którym mowa w ustawie z 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, albo zasiłek dla opiekuna, o którym mowa w ustawie z 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów;

• przez dziecko należy rozumieć dziecko własne pracownika, dziecko współmałżonka, a także dziecko rodzica wspólnego dziecka;
• do członków rodziny nie zalicza się dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego, dziecka pozostającego w związku małżeńskim, a także pełnoletniego dziecka posiadającego własne dziecko.

1.2.2. Kwota wolna od potrąceń na przełomie roku

Częstą wątpliwością pojawiającą się wśród pracodawców jest to, czy przy potrąceniach dokonywanych z wynagrodzenia za grudzień wypłacanego w styczniu stosować nowe czy poprzednio obowiązujące kwoty wolne.

Zgodnie z poglądem Biura Krajowej Rady Komorniczej wyrażonym w piśmie z 18 stycznia 2011 r. (KRK/IV/117/11) kwota wolna od zajęć powinna być obliczana na podstawie płacy minimalnej obowiązującej w miesiącu, za który pensja jest należna.

Inne stanowisko w tej sprawie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy w piśmie z 26 stycznia 2011 r. (GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP). Zgodnie z nim podczas dokonywania potrąceń z należności za pracę pracodawca powinien uwzględniać kwotę wolną obliczoną od ustawowego minimum obowiązującego w dacie wypłaty pensji. Przy dokonywaniu potrąceń z pracowniczego wynagrodzenia na przełomie roku od 1 stycznia należy stosować kwotę wolną ustaloną od nowej płacy minimalnej.

Mając na względzie przeznaczenie kwoty wolnej, która jest gwarantem pewnego minimum bytowego w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, za słuszny należy przyjąć drugi z przedstawionych poglądów.

1.2.3. Kwota wolna od potrąceń przy umowach cywilnoprawnych

Podniesienie pracowniczej płacy minimalnej wpływa też na wyższe kwoty wolne od potrąceń zleceniobiorców oraz innych osób fizycznych będących dłużnikami, uzyskujących świadczenia okresowe, które zapewniają im utrzymanie lub stanowią dla nich jedyne źródło przychodów. Od 1 stycznia 2019 r. wspomnianą grupę dłużników objęto ochroną w zakresie granic potrącenia i kwot wolnych od potrąceń wynikającą z przepisów art. 87 i art. 871 Kodeksu pracy (art. 833 § 21 Kodeksu postępowania cywilnego).

W opinii Ministerstwa Sprawiedliwości:

w przypadku osób innych niż pracownicy, których należności są chronione na zasadach przewidzianych w art. 87 i art. 871 Kodeksu pracy, kwoty wolne od potrąceń ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu niepełnoetatowym - zgodnie z art. 871 § 2 Kodeksu pracy. A zatem jeśli przykładowo w danym miesiącu zleceniobiorca przepracował część miesiąca, a przez to mniej godzin, niż wynosi nominalny czas pracy przewidziany dla pracownika pełnoetatowego, to kwoty wolne zmniejsza się proporcjonalnie, analogicznie jak w przypadku pracowników pracujących na część etatu. Z uwagi na brak jednolitej wykładni przepisów nakazującej przyjęcie odpowiedniej metody obniżenia kwoty wolnej w stosunku do przychodów osób niebędących pracownikami, za dopuszczalne należy uznać pomniejszanie kwoty wolnej proporcjonalnie do liczby przepracowanej w miesiącu jednostki czasu (np. godzin lub dni); jeśli zleceniodawca otrzyma od organu egzekucyjnego zajęcie wierzytelności przysługujących zleceniobiorcy, a posiada wiedzę, że wynagrodzenie wypłacane zleceniobiorcy z tytułu zlecenia ma charakter świadczenia wypłacanego okresowo w powtarzających się odstępach czasu i którego celem jest zapewnienie utrzymania albo stanowi jedyne źródło dochodu dłużnika, powinien podjąć decyzję o zastosowaniu do tego wynagrodzenia granicy potrącenia i kwoty wolnej od potrąceń w wysokości minimalnej płacy aktualnie przysługującej pracownikom.

KOMENTARZ > Wzrost minimalnej płacy jest działaniem korzystnym dla pracowników i osób wykonujących umowy cywilnoprawne, do których stosuje się przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jednak dla pracodawców wyższa płaca minimalna oznacza:

• wyższe koszty pracy, a także
• konieczność zaktualizowania parametrów w programach kadrowo-płacowych i przeliczania części świadczeń przysługujących pracownikom. Dotyczy to przede wszystkim tych należności, które są ustalane na przełomie roku i przy wyliczaniu których zostały uwzględnione składniki ustalane na podstawie minimalnej płacy z poprzedniego roku, np. dodatków i ryczałtów za pracę w porze nocnej, ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 pkt 1a i pkt 1b, art. 6-8 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 2207

• art. 361 § 1, art. 58, art. 61² § 1, art. 63² § 2, art. 87¹, art. 91, art. 151⁸ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 833 § 1, § 21 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1575; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• art. 45, art. 47, art. 61 ust. 1-2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• § 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 10 września 2019 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2020 r. - Dz.U. z 2019 r. poz. 1778

• § 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 15 września 2020 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2021 r. - Dz.U. z 2020 r. poz. 1596

• art. 52 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 - Dz.U. z 2020 r. poz. 875; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

 

Współczynnik ekwiwalentowy

PRZED ZMIANĄ > W 2020 r. współczynnik urlopowy wynosił 21,08.

PO ZMIANIE > W 2021 r. współczynnik urlopowy wynosi 21.

Współczynnik służący do wyliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. W 2021 r. wynosi on 21, co wynika z następującego wyliczenia:

[365 dni - (52 niedziele + 9 dni świątecznych wypadających w 2021 r. w inne dni niż niedziela + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy)] : 12 = 21.

Przy kalkulowaniu tego współczynnika należy uwzględnić święta przypadające w 2021 r., tj.:

• 1 stycznia (piątek) - Nowy Rok,
• 6 stycznia (środa) - Trzech Króli,
• 5 kwietnia (poniedziałek) - drugi dzień Wielkiej Nocy,
• 1 maja (sobota) - Święto Pracy,
• 3 maja (poniedziałek) - Święto Konstytucji 3 Maja,
• 3 czerwca (czwartek) - Boże Ciało,
• 1 listopada (poniedziałek) - Wszystkich Świętych,
• 11 listopada (czwartek) - Narodowe Święto Niepodległości,
• 25 grudnia (sobota) - pierwszy dzień Bożego Narodzenia.

Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu.

Tabela 5. Wysokość współczynnika ekwiwalentowego dla wybranych niepełnych wymiarów czasu pracy obowiązująca w 2021 r.

Wymiar etatu	Wartość współczynnika ekwiwalentowego
1/2	10,5
1/3	7,0
1/4	5,25
3/4	15,75
3/5	12,6
5/8	13,13
7/8	18,38

 

KOMENTARZ > Zmiana współczynnika służącego do wyliczania pieniężnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wymusza przede wszystkim zaktualizowanie jego nowej wysokości do stosowanych w zakładach pracy systemów kadrowo-płacowych.

Współczynnik ekwiwalentowy należy przyjmować do obliczania ekwiwalentu za urlop z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego. Jeżeli więc przykładowo pracownik nabywa w styczniu 2021 r. prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 2020 r., należy stosować współczynnik z 2021 r. Natomiast w przypadku gdy pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w 2020 r., ale jego wypłata nastąpiła dopiero w styczniu 2021 r., pracodawca powinien zastosować współczynnik obowiązujący w 2020 r.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920

• § 18-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

 Zerowy PIT

PRZED ZMIANĄ > Do 31 grudnia 2020 r. z tzw. zerowego PIT mogli korzystać podatnicy do ukończenia 26 lat od przychodów osiąganych:

• ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy,
• z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof.

PO ZMIANIE > Od 1 stycznia 2021 r. zerowym PIT objęte są otrzymane przez podatnika do ukończenia 26 lat przychody:

• ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy,
• z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof,
• z tytułu odbywania praktyki absolwenckiej, o której mowa w przepisach ustawy z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich,
• z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe,
• do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł.

Do końca 2020 r. omawiane zwolnienie funkcjonowało wyłącznie w przypadku pierwszych dwóch ww. grup przychodów.

1.1. Praktyki absolwenckie

Na praktyki absolwenckie można przyjmować osoby, które ukończyły co najmniej gimnazjum lub ośmioletnią szkołę podstawową i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyły 30 lat. Jednak ze zwolnienia podatkowego skorzystają praktykanci do ukończenia 26 lat.

Praktyka absolwencka odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej z podmiotem przyjmującym na praktykę. Maksymalny czas trwania tej umowy nie może przekroczyć 3 miesięcy. Praktyka może mieć charakter odpłatny, ale może też być odbywana nieodpłatnie. Decydują o tym strony w zawartej umowie.

Jeżeli strony umówiły się, że praktyki będą odbywane odpłatnie, świadczenie pieniężne z tego tytułu nie może przekraczać 2-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2021 r. 5600 zł).

1.2. Staż uczniowski

Uczniowie technikum i uczniowie szkoły I stopnia niebędący młodocianymi pracownikami mogą, w okresie nauki, odbywać staż w rzeczywistych warunkach pracy. Staż uczniowski odbywa się wówczas na podstawie umowy zawieranej między podmiotem przyjmującym na staż a uczniem, a jeżeli jest on niepełnoletni - z jego rodzicami. Staż ma na celu ułatwiać uzyskanie doświadczenia i umiejętności praktycznych niezbędnych do wykonywania pracy w zawodzie. Z tytułu odbywania stażu uczeń otrzymuje miesięczne świadczenie pieniężne, chyba że strony umowy postanowią, że staż jest nieodpłatny. Wysokość miesięcznego świadczenia pieniężnego nie może przekraczać minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2021 r. 2800 zł).

1.3. Stosowanie zwolnienia

Tak jak w 2020 r. również w 2021 r. pracodawcy nie potrzebują od zatrudnionych osób w wieku do 26 lat oświadczeń o spełnianiu warunków do korzystania ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, tzw. zerowego PIT. Oznacza to, że obecnie płatnik w przypadku pracowników lub zleceniobiorców w wieku do 26 lat nie pobiera podatku dochodowego automatycznie, bez ich wniosku. Taki podatnik może natomiast złożyć płatnikowi pisemny wniosek (odrębnie dla każdego roku) o pobór zaliczek podatkowych bez stosowania omawianej ulgi. Podmiot zatrudniający po otrzymaniu takiego dokumentu musi zacząć naliczać podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym go otrzymał.

W opinii resortu finansów dzień 26 urodzin jest ostatnim dniem na skorzystanie z zerowego PIT.

Powyższy pogląd został wyrażony m.in.:

• w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 listopada 2019 r. (0113-KDIPT2-1.4011.410.2019.2.MD);
• w objaśnieniach podatkowych w sprawie zerowego PIT wydanych przez Ministerstwo Finansów i opublikowanych na stronie internetowej www.podatki.gov.pl 14 kwietnia 2020 r. Zgodnie z ich treścią: Warunek wieku musi być spełniony na moment uzyskania przychodów. Jednocześnie mając na uwadze, że w zakresie ustalania wieku art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT nie odsyła do Kodeksu cywilnego, to przy interpretacji zawartego w tym przepisie sformułowania "do ukończenia 26. roku życia" należy stosować ogólne przepisy prawa podatkowego, czyli art. 12 § 4 Ordynacji podatkowej. Norma ta stanowi, że terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień. Powyższe oznacza, że prawo do ulgi dla młodych - przy spełnieniu pozostałych warunków - przysługuje podatnikowi włącznie z dniem 26. urodzin. Jednocześnie do terminu wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT nie ma zastosowania art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej. W sytuacji zatem, gdy dzień 26. urodzin przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy nie następuje "przesunięcie" daty urodzin na następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy. Dzieje się tak dlatego, że ukończenie 26. roku życia nie stanowi terminu w znaczeniu dokonania przez podatnika danej czynności w określonym przedziale czasu (ukończenie 26. roku nie wiąże się z żadną aktywnością ze strony podatnika). Do dnia ukończenia 26. roku życia podatnik ma jedynie otrzymać przychód.

Zaprezentowana interpretacja przepisów jest korzystna dla podatników. Jednak zdaniem części ekspertów nie jest zgodna z utrwaloną wykładnią art. 112 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia. Ostatnim dniem na skorzystanie ze zwolnienia z podatku przychodów: ze stosunku pracy, umowy zlecenia, praktyki absolwenckiej i stażu uczniowskiego jest dzień, w którym przypadają 26 urodziny uprawnionego podatnika.

PRZYKŁAD

Podatnik, urodzony 9 lutego 1995 r., zatrudniony na podstawie umowy zlecenia korzysta ze zwolnienia z podatku przychodu z tego tytułu. Jeżeli 9 lutego 2021 r. podatnik otrzyma wynagrodzenie ze zlecenia i nie przekroczy ono rocznego limitu wynoszącego 85 528 zł, będzie zwolnione z podatku.

W związku z rozszerzeniem katalogu przychodów zwolnionych z podatku o pochodzące z praktyki absolwenckiej i stażu uczniowskiego należy je wykazać w PIT-11. Służy temu odrębna pozycja w nowym wzorze PIT-11 oznaczonym jako wersja 27 w jego części E i G. Wzór ten należy stosować do przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) od 1 stycznia 2021 r. Należy przy tym pamiętać, że limit zwolnienia z podatku wszystkich omawianych przychodów jest jeden i wynosi obecnie 85 528 zł.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że Patryk L. w 2021 r. osiągnął przychody od tego samego podmiotu z praktyki absolwenckiej w wysokości 5000 zł, z umowy zlecenia - 25 000 zł i ze stosunku pracy - 56 000 zł. Łącznie wyniosły one 86 000 zł. Przy założeniu, że w 2021 r. limit zwolnienia z podatku ww. przychodów oraz stawka podatku nie zmienią się, Patryk L. przekroczy go o 472 zł (5000 zł + 25 000 zł + 56 000 zł - 85 528 zł). Od powstałej nadwyżki płatnik powinien pobrać 17% podatek. Każdy rodzaj przychodu należy odrębnie wykazać w PIT-11 składanym za 2021 r. PIT-11 (w wersji 27) należy wypełnić w następujący sposób:

Omawiane zwolnienie podatkowe obejmuje m.in. przychody pracownicze, przy czym nie chodzi tu wyłącznie o wynagrodzenie za faktyczne świadczenie pracy. Zatem świadczenie chorobowe od pracodawcy, podobnie jak m.in. wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie za zwolnienia okolicznościowe czy za przestój, jest przychodem ze stosunku pracy i również może być wyłączone z opodatkowania ze względu na wiek podatnika i w ramach ustawowego limitu. Inaczej jest w przypadku zasiłków chorobowych. Zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane w razie choroby i macierzyństwa (np. zasiłek chorobowy, macierzyński czy opiekuńczy) są zaliczane do przychodów z innych źródeł. Z tego powodu nie można nie naliczać podatku od wskazanych zasiłków (por. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 września 2019 r., sygn. 0112-KDIL3-1.4011.202.2019.2.GM). Natomiast świadczenia pozapłacowe otrzymywane na podstawie umowy o pracę stanowią przychód ze stosunku pracy, także wtedy, gdy przysługują za czas pobierania zasiłków. Świadczenia te mogą być objęte nowym zwolnieniem podatkowym.

Zwolnienie "zerowy PIT dla młodych" wciąż nie obejmuje przychodów z umów o dzieło. Mimo dużych oczekiwań podatników związanych z tą kwestią przychody te są konsekwentnie wyłączone ze zwolnienia. Wynika to m.in. z tego, że umowy o dzieło często pozwalają na skorzystanie z 50% kosztów uzyskania przychodu z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych lub rozporządzania przez nich tymi prawami.

KOMENTARZ > Począwszy od 2021 r., krąg uprawnionych do korzystania ze zwolnienia podatkowego dedykowanego dla młodych podatników w wieku do 26 lat został rozszerzony. Do pracowników i zleceniobiorców dołączyły bowiem osoby odbywające praktyki absolwenckie oraz staże uczniowskie. Zmiana ta oczywiście powinna być postrzegana jako korzystna dla podatników.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 21 ust. 1 pkt 148, art. 45b pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• art. 1 pkt 4 ustawy z 28 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2020 r. poz. 2123

• § 1 pkt 3, § 2 ust. 1 pkt 2, § 2-3 i załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 28 grudnia 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz.U. z 2020 r. poz. 2432

 

II. Ubezpieczenia społeczne

Tabela 1. Przegląd zmian w zakresie ubezpieczeń społecznych

Lp.	Czego dotyczy zmiana	Na czym polega zmiana
Od 1 stycznia 2021 r.
1.	Pracownicze Plany Kapitałowe	Pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki z sektora finansów publicznych dotąd nieobjęte ustawą o PPK mają obowiązek wprowadzić nowy plan oszczędzania na przyszłe, czasowe świadczenie dla uczestników PPK.
2.	Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS	Płatnicy składek i osoby fizyczne zawierające umowy o dzieło mają obowiązek zgłaszania zawarcia takich umów do ZUS.
Od 1 lipca 2021 r.
3.	Elektroniczna automatyzacja kontaktów z ZUS	Usprawniono system komunikacji elektronicznej z ZUS w zakresie wniosków i usług dostępnych na PUE ZUS.

 

Pracownicze plany kapitałowe

PRZED ZMIANĄ > W 2020 r. do wprowadzenia PPK były zobowiązane podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób i co najmniej 20 osób (z wyjątkiem jednostek sektora finansów publicznych bez względu na liczbę zatrudnianych osób).

PO ZMIANIE > Od 1 stycznia 2021 r. PPK obejmuje pozostałe podmioty zatrudniające (mniej niż 20 osób) i jednostki sektora finansów publicznych.

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to funkcjonujący od 2019 r. powszechny i prywatny system długoterminowego gromadzenia oszczędności na dodatkowe świadczenie dla uczestnika PPK. Udział w gromadzeniu środków mają:

• podmioty zatrudniające,
• zatrudnione w ww. podmiotach osoby oraz
• budżet państwa.

Celem PPK jest dodatkowe i systematyczne oszczędzanie środków pieniężnych przez ich uczestników z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez te osoby 60 lat.

Ustawodawca przewidział długi okres przejściowy, w trakcie którego nowy system jest wprowadzany stopniowo, dla poszczególnych grup podmiotów zatrudniających. W 2021 r. obowiązek utworzenia PPK obejmuje ostatnie grupy podmiotów zatrudniających, tj.:

• zgłaszających do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych mniej niż 20 osób,
• pozostałe podmioty zatrudniające, które nie zostały dotąd objęte PPK,
• jednostki sektora finansów publicznych, dla których ustawa o PPK przewiduje odrębne terminy wdrożenia planu.

Tabela 2. Najważniejsze terminy dla podmiotów włączonych do systemu PPK od 1 stycznia 2021 r.

Podmiot zatrudniający	Stosowanie ustawy o PPK	Porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej	Umowa o zarządzanie PPK	Umowa o prowadzenie PPK
Podmioty zatrudniające mniej niż 20 osób* Pozostałe podmioty zatrudniające, które nie zostały mocą ustawy o PPK objęte do końca 2020 r. systemem PPK*	od 1 stycznia 2021 r.	do 23 marca 2021 r.	do 23 kwietnia 2021 r.	do 10 maja 2021 r.
Jednostki sektora finansów publicznych	od 1 stycznia 2021 r.	do 26 lutego 2021 r.	do 26 marca 2021 r.	do 10 kwietnia 2021 r.

* Z wyłączeniem sektora finansów publicznych.

Należy zwrócić uwagę, że:

• podmioty zatrudniające, należące do jednej grupy kapitałowej, mogą przystąpić do PPK w terminie, w którym przystępuje największy podmiot z grupy (z największą liczbą osób zatrudnionych) i tym samym mogą zawrzeć umowę o zarządzanie PPK i umowę o prowadzenie PPK w terminach przewidzianych dla tego podmiotu (art. 134 ust. 4 ustawy o PPK);
• zmiana liczby osób zatrudnionych w okresach między terminami, według których brany jest pod uwagę stan zatrudnionych, a terminami, od których należy tworzyć PPK, nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia (odpowiedź Ministerstwa Finansów z 30 października 2018 r. na interpelację poselską nr 26880, www.sejm.gov.pl).

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. na 31 grudnia 2019 r. zgłaszała do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych 19 osób (pracowników i zleceniobiorców). Zatem nie została włączona do PPK od 1 lipca 2020 r. W połowie 2020 r. stan zatrudnienia w spółce wzrósł do 40 osób. Ma ona obowiązek utworzyć PPK, pod ustawowymi warunkami, od 1 stycznia 2021 r. Zalicza się bowiem do grupy pozostałych podmiotów, które zostały włączone do PPK w ostatnim terminie.

1.1. Umowa o zarządzanie PPK a Prawo zamówień publicznych

Zgodnie ze stanowiskiem resortu finansów, z punktu widzenia ustawy o PPK, możliwe było zawarcie przez podmioty zatrudniające z sektora finansów publicznych umowy o zarządzanie PPK przed 1 stycznia 2021 r. W takim jednak przypadku najwcześniejszym dopuszczalnym terminem wejścia w życie tej umowy powinien być 1 stycznia 2021 r. Ww. umowa może przewidywać także późniejszy termin jej wejścia w życie (nie później jednak niż 26 marca 2021 r.).

Skorzystanie ze wspomnianej możliwości mogło być korzystne dla podmiotu zatrudniającego z tego względu, że do końca 2020 r. do umów o zarządzanie PPK nie były stosowane przepisy ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. W wyjaśnieniach udzielonych w tym zakresie przez Urząd Zamówień Publicznych zwrócono uwagę, że zamawiający powinien uwzględniać stan prawny obowiązujący w chwili udzielania zamówienia publicznego, czyli w dniu zawierania umowy o zamówienie publiczne.

Z początkiem 2021 r. weszła w życie nowa ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, która już nie zawiera wyłączenia dotyczącego umów o zarządzanie PPK. Zgodnie z art. 7 ust. 2a ustawy o PPK, który zaczął obowiązywać od 1 stycznia 2021 r., od tej daty do umów o zarządzanie PPK nie trzeba stosować nowych przepisów tylko wtedy, gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 nowej ustawy - Prawo zamówień publicznych (139 000 euro dla instytucji administracji centralnej i 214 000 euro dla instytucji poniżej szczebla centralnego).

Zatem w razie zawarcia umowy o zarządzanie PPK 1 stycznia 2021 r. lub po tej dacie:

• jeżeli wartość szacunkowa zamówienia na zarządzanie PPK - ustalona zgodnie z przepisami nowej ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych - będzie mniejsza od progu unijnego (139 000 euro lub 214 000 euro), do udzielanego zamówienia nie stosuje się procedury dotyczącej zamówień publicznych;
• jeżeli w odniesieniu do umowy o zarządzanie PPK zawieranej 1 stycznia 2021 r. lub po tej dacie istnieje obowiązek udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z procedurami określonymi w nowej ustawie z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, zamawiający będzie musiał podpisać tę umowę po przeprowadzeniu postępowania na podstawie tej ustawy.

1.2. Wpłaty do PPK

Wysokość wpłat do PPK jest ustalana jako procent wynagrodzenia. Przez wynagrodzenie należy rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie systemowej. Nie należy jednak stosować ograniczenia tej podstawy do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Z podstawy tej podlega jednak wyłączeniu podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Tabela 3. Wysokość wpłat do PPK finansowanych ze środków zatrudnionego i podmiotu zatrudniającego

WPŁATY DO PPK
Rodzaj wpłaty	Wysokość wpłaty - podmiot zatrudniający	Wysokość wpłaty - uczestnik PPK
		z miesięcznym przychodem przekraczającym 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia (w 2021 r. - powyżej 3360 zł)	z miesięcznym przychodem nieprzekraczającym 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2021 r. - do 3360 zł)
wpłata podstawowa	1,5% wynagrodzenia	2% wynagrodzenia	0,5-2% wynagrodzenia
wpłata dodatkowa	do 2,5% wynagrodzenia	do 2% wynagrodzenia	do 2% wynagrodzenia

 

Wpłat na PPK należy dokonać, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający.

Wpłaty do PPK muszą być realizowane w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Co ważne, z wyjątkiem pierwszej wpłaty po zawarciu umowy o prowadzenie PPK przepisy nie określają, kiedy można najwcześniej dokonać następnych wpłat do PPK po ich obliczeniu i pobraniu. Wskazują one tylko maksymalny termin na ich dokonanie.

Realizacja obowiązku tworzenia i prowadzenia PPK jest kontrolowana przez Państwową Inspekcję Pracy. Podmiot zatrudniający za niewywiązanie się z obowiązku dokonywania wpłat do PPK podlega grzywnie w wysokości od 1000 do 1 000 000 zł.

1.3. Wyłączenia stosowania ustawy o PPK

Podmiotami zatrudniającymi zwolnionymi z obowiązku wprowadzenia systemu PPK są:

• mikroprzedsiębiorcy, u których wszystkie osoby zatrudnione złożą pisemne deklaracje o niedokonywaniu wpłat na PPK,
• podmioty zatrudniające będące osobami fizycznymi, zatrudniające, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tych podmiotów, osoby fizyczne, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tych osób,
• podmioty, które na dzień objęcia ich przepisami ustawy o PPK naliczają i odprowadzają składki podstawowe do pracowniczych programów emerytalnych (PPE) w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym. W przypadku gdy wskazane warunki ulegną zmianie lub z tytułu wpłat do PPE powstanie zadłużenie z winy podmiotu zatrudniającego, wówczas będzie on zobowiązany do utworzenia PPK.

1.4. Rozliczanie wpłat na PPK od wynagrodzenia pracownika

Wpłaty do PPK:

• finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu;
• pokrywane ze środków pracodawcy:

- nie wchodzą do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych i funduszy pozaubezpieczeniowych,

- stanowią dla zatrudnionej osoby opodatkowany przychód, który powstaje w miesiącu, w którym wpłata do PPK faktycznie jest przekazywana do wybranej instytucji finansowej (wynika to np. z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.382.2019.1.AM).

Jeśli w miesiącu uiszczenia wpłaty do PPK pracownik nie uzyskuje żadnego innego przychodu, wówczas pracodawca nie ma możliwości pobrania zaliczki podatkowej. W takiej sytuacji przychód pracownika z tytułu wpłaty do PPK sfinansowanej przez zakład pracy należy doliczyć do przychodu ze stosunku pracy wykazywanego w informacji PIT-11 i podatnik na tej podstawie sam rozliczy zaliczkę na podatek od takiej wpłaty do PPK w swoim rozliczeniu rocznym. Taki pogląd wyraża resort finansów.

PRZYKŁAD

Pracownik w wieku 35 lat, zatrudniony na cały etat, otrzymuje co miesiąc stałą pensję w kwocie 4000 zł brutto. Wynagrodzenie jest wypłacane na koniec miesiąca, za który jest należne. Od maja 2021 r. pracownik stanie się uczestnikiem PPK. Zatem pracodawca będzie:

• naliczał finansowaną przez zakład pracy wpłatę do PPK w wysokości 60 zł (4000 zł x1,5%),

• obliczał i pobierał finansowaną z wynagrodzenia wpłatę do PPK w wysokości 80 zł (4000 zł x 2%).

Wpłaty obliczone/pobrane w maju 2021 r. pracodawca przekaże do wybranej instytucji finansowej do 15 czerwca 2021 r. W konsekwencji wpłata sfinansowana ze środków podmiotu zatrudniającego (60 zł) powinna stanowić opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy w lipcu 2021 r.

Biorąc pod uwagę fakt, że pracownik jest uprawniony do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (300 zł) i kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (43,76 zł), lista płac za maj 2021 r. powinna wyglądać jak poniżej:

Lp.	Wyszczególnienie	Wartości w zł
1.	Wynagrodzenie za pracę	4000,00
2.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne	4000,00
3.	Składka na ubezpieczenie emerytalne (poz. 2 × 9,76%)	390,40
4.	Składka na ubezpieczenie rentowe (poz. 2 × 1,5%)	60,00
5.	Składka na ubezpieczenie chorobowe (poz. 2 × 2,45%)	98,00
6.	Suma składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	548,40
7.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 2 - poz. 6)	3451,60
8.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 7 × 9%)	310,64
9.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 × 7,75%)	267,50
10.	Koszty uzyskania przychodu	300,00
11.	Wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę (1,5% x poz. 2)	60,00
12.	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - poz. 6 - poz. 10)	3152,00
13.	Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową	43,76
14.	Zaliczka na podatek [(poz. 12 × 17%) - poz. 13]	492,08
15.	Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 14 - poz. 9)	225,00
16.	Wpłata do PPK finansowana przez zatrudnionego (2% x poz. 2)	80,00
17.	Kwota do wypłaty (poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 15 - poz. 16)	2835,96

Pracownik otrzyma wynagrodzenie za czerwiec 2021 r. w ostatnim dniu tego miesiąca. Obliczone/pobrane wpłaty do PPK (w wysokości odpowiednio 60 zł i 80 zł) pracodawca przekaże do wybranej instytucji finansowej 15 lipca 2021 r. Oznacza to, że wpłata sfinansowana przez zakład pracy (60 zł) powinna zostać uwzględniona w przychodzie pracownika podlegającym opodatkowaniu w lipcu 2021 r.

Rozliczenie składkowo-podatkowe pensji za czerwiec (uwzględniające w przychodzie należność do PPK sfinansowaną ze środków pracodawcy i opłaconą w czerwcu 2021 r., a obliczoną od wynagrodzenia za maj 2021 r.) powinno przedstawiać się następująco:

Lp.	Wyszczególnienie	Wartości w zł
1.	Wynagrodzenie za pracę	4000,00
2.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne	4000,00
3.	Składka na ubezpieczenie emerytalne (poz. 2 × 9,76%)	390,40
4.	Składka na ubezpieczenie rentowe (poz. 2 × 1,5%)	60,00
5.	Składka na ubezpieczenie chorobowe (poz. 2 × 2,45%)	98,00
6.	Suma składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	548,40
7.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne  (poz. 2 - poz. 6)	3451,60
8.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 7 × 9%)	310,64
9.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 × 7,75%)	267,50
10.	Koszty uzyskania przychodu	300,00
11.	Wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę wchodząca do podstawy opodatkowania	60,00
12.	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - poz. 6 - poz. 10 + poz. 11)	3212,00
13.	Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową	43,76
14.	Zaliczka na podatek [(poz. 12 × 17%) - poz. 13]	502,28
15.	Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 14 - poz. 9)	235,00
16.	Wpłata do PPK finansowana przez zatrudnionego (2% x poz. 2)	80,00
17.	Kwota do wypłaty (poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 15 - poz. 16)	2825,96

 

1.5. Rozliczanie wpłat na PPK od wynagrodzenia zleceniobiorcy

Dla zleceniobiorców, tak jak dla pracowników, wpłaty do PPK sfinansowane ze środków zleceniodawcy:

• są zwolnione ze składek ZUS,
• powodują powstanie opodatkowanego przychodu, który powstaje w miesiącu, w którym wpłata do PPK faktycznie jest przekazywana do wybranej instytucji finansowej.

Co ważne, wpłata finansowana przez zleceniodawcę zwiększa koszty uzyskania przychodów z tytułu umowy zlecenia, które są uwzględniane przy naliczaniu zaliczki na podatek od tej wpłaty. Potwierdził to resort finansów w odpowiedzi na zapytanie redakcji MPPiU:

KOMENTARZ >  Podmioty objęte obowiązkiem wdrożenia PPK muszą liczyć się z tym, że oznacza to dla nich konkretne, dodatkowe koszty i obowiązki. Muszą one przede wszystkim:

• w wyznaczonym terminie utworzyć PPK,
• zawrzeć odpowiednie umowy z instytucjami finansowymi,
• zadbać o wprowadzenie do oprogramowania kadrowo-księgowego zmian wymaganych do obsługi PPK;
• finansować comiesięczne wpłaty i odpowiednio je rozliczać, pamiętając, że przychód z tytułu wpłat do PPK pokrywanych ze środków zakładu pracy stanowi przychód zatrudnionego dopiero w miesiącu faktycznego ich odprowadzenia do wybranej instytucji finansowej,
• zorganizować całość działania PPK w swoim zakładzie pracy i odpowiednio przeszkolić pracowników.

Za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o PPK pracodawcom grożą dotkliwe sankcje.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 18, pkt 21, art. 7-10, art. 14-18, art. 20, art. 23, art. 25, art. 26-29, art. 31-35, art. 77, art. 106-111, art. 133- 134, art. 137 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342

 

 Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS

PRZED ZMIANĄ > Do 31 grudnia 2020 r. nie było obowiązku zgłaszania umów o dzieło zawieranych z osobami niebędącymi pracownikami płatnika składek. Obowiązek zgłaszania tego rodzaju umów nie dotyczył też osób fizycznych.

PO ZMIANIE > Od 1 stycznia 2021 r. płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca wykonanie dzieła informują ZUS o zawarciu każdej tego rodzaju umowy. Obowiązek ten dotyczy umów zawartych z osobą, z którą zamawiający nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy osoba nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Czas na zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS przez zamawiającego wynosi 7 dni od dnia jej zawarcia.

Z omawianego obowiązku wyłączone są umowy o dzieło:

• zawarte z osobami, z którymi płatnik pozostaje w stosunku pracy,
• w ramach których zatrudniony wykonuje pracę na rzecz pracodawcy (mimo zawarcia umowy z innym, tzw. trzecim podmiotem),
• zawarte z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Wyłączeniu ze zgłoszenia w ZUS podlegają zatem umowy o dzieło, które są oskładkowane. Należy przypomnieć, że wykonawca umowy o dzieło jest uważany za pracownika na potrzeby rozliczeń składkowych, jeżeli:

• umowę taką zawarł z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub
• w ramach takiej umowy świadczy pracę na rzecz pracodawcy, z którym ma zawartą umowę o pracę.

PRZYKŁAD

Łódzka spółka z o.o., zatrudniająca 32 pracowników, 4 stycznia 2021 r. zawarła dwie umowy o dzieło:

• jedną ze swoim pracownikiem oraz

• drugą z obcą osobą niezwiązaną ze spółką na podstawie żadnej innej umowy.

W przedstawionych okolicznościach zgłoszeniu do ZUS (w terminie do 11 stycznia 2021 r.) podlega tylko ta druga umowa. W przypadku pierwszej umowy przychód z tytułu wykonania dzieła w całości musiał zostać oskładkowany, na zasadach obowiązujących w odniesieniu do przychodów pracowniczych. Decyzję co do oskładkowania drugiej umowy, po przeanalizowaniu jej przedmiotu, podejmie ZUS.

Omawiając nowy obowiązek względem ZUS, warto podkreślić, że:

przepisy ustawy systemowej, które go wprowadziły, nie przewidują okresu przejściowego. Zatem należy uznać, że konieczność raportowania dotyczy wyłącznie umów o dzieło zawieranych od 1 stycznia 2021 r. W rezultacie zgłoszeniu do ZUS nie podlega np. umowa o dzieło zawarta przed 2021 r., nawet jeśli wykonanie prac z niej wynikających lub jej rozliczenie nastąpi już po 1 stycznia 2021 r.;

• dotyczy on nie tylko osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ale także każdej osoby fizycznej, która na własny, prywatny użytek zamawia wykonanie określonego dzieła;
• do raportowania o zawarciu umowy o dzieło nie są zobligowane osoby prawne i inne jednostki organizacyjne, które jednocześnie nie są płatnikami składek (nie dokonały rejestracji w ZUS ze względu na niezgłaszanie do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego).

Zgłoszenia należy dokonać na formularzu o symbolu RUD. Płatnik składek i osoba fizyczna będą składać go w formie papierowej. Możliwe będzie również złożenie tego zgłoszenia w postaci elektronicznej przez PUE ZUS.

Wzór 1. Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS

KOMENTARZ > Nie jest nowością fakt, że ZUS już od dłuższego czasu z większym zaangażowaniem kontroluje zawierane przez płatników umowy o dzieło. Niestety, istnieje realne ryzyko, że podejmowane przez ZUS działania kontrolne w tym zakresie zostaną jeszcze bardziej zintensyfikowane wskutek wprowadzenia nowego obowiązku raportowania przez płatników składek i osoby fizyczne do organu rentowego każdorazowego faktu zawarcia umowy o dzieło. Obecnie ZUS będzie posiadał i gromadził dane o wszystkich zawartych przez płatników (a także przez osoby fizyczne) umowach o dzieło. Dzięki temu będzie mógł z większą uwagą kontrolować płatników w zakresie zawierania tego rodzaju umów. Nowy obowiązek oznacza też więcej pracy dla osób/podmiotów, których on dotyczy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 22 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz niektórych innych ustaw - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 568; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2255

• art. 8 ust. 2a, art. 36 ust. 17, art. 83 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• art. 627 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• § 1 ust. 1 pkt 24 i załącznik nr 24 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - Dz.U. z 2020 r. poz. 2366

 

Elektroniczna automatyzacja kontaktów z ZUS

PRZED ZMIANĄ > System obiegu dokumentów i spraw w ZUS zintegrowany jest z Platformą Usług Elektronicznych (PUE). PUE oferuje możliwość korzystania z usług i wniosków przez ubezpieczonych i płatników w ramach skrzynki doręczeń.

PO ZMIANIE > W wyniku zmiany przepisów, zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy zmieniającej ustawę systemową, umocowano wykorzystywanie wydruków wydanych przez ZUS przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ZUS w postaci elektronicznej i opatrzonych podpisami i pieczęciami - kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W przypadku gdy strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej - doręczenie może polegać na przekazaniu wydruku pisma, który jest dokumentem urzędowym w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego. Umocowane zostaje wykorzystanie przez płatnika składek wydruków wydanych przez ZUS w postaci elektronicznej i stosownie opatrzonych podpisami (rozszerzono możliwości podpisu o podpis zaufany i podpis osobisty) zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek oraz decyzji o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. W przypadku osoby fizycznej posiadającej zarówno adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, jak i profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS, w przypadku przekazywania danej osobie pisma przez ZUS jest ono realizowane dwutorowo - tzn. następuje przekazanie na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS oraz doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych. Doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych - zgodnie z ogólnymi zasadami - skutkuje wygenerowaniem stosownych dowodów doręczenia i w szczególności jest powiązane z realizacją fikcji doręczenia. ZUS zachowuje możliwość doręczania pism w postaci papierowej do podmiotu:

• niepublicznego nieposiadającego adresu do doręczeń elektronicznych ujawnionego w bazie adresów elektronicznych oraz
• który nie wszczął postępowania administracyjnego z ZUS przy wykorzystaniu adresu do doręczeń elektronicznych, a także
• w przypadku braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych - do podmiotu publicznego.

KOMENTARZ > W wyniku zmiany przepisów odpowiedzi ZUS na wnioski płatnika składek lub ubezpieczonego będą realizowane szybciej.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 86, art. 166 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych - Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• art. 33 ust. 1 pkt 7, art. 50 ust. 4a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

Tabela 1. Przegląd zmian w zakresie zasiłków

Lp.	Czego dotyczy zmiana	Na czym polega zmiana
Od 1 lipca 2021 r.
1.	Elektroniczne powiadamianie o badaniu przez lekarza orzecznika ZUS i wnioskowanie o zasiłek	Powiadamianie przez ZUS o badaniu będzie odbywać się przede wszystkim z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej. Ponadto postępowanie w zakresie przyznania i wypłaty zasiłków z ZUS zostanie wszczęte na wniosek ubezpieczonego (lub za pośrednictwem płatnika składek) złożony nie tylko na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, ale też na adres do doręczeń elektronicznych.

 

Elektroniczne powiadamianie o badaniu przez lekarza orzecznika ZUS i wnioskowanie o zasiłek

PRZED ZMIANĄ > Do 30 czerwca 2021 r. zawiadomienie o badaniu ubezpieczonego przez lekarza orzecznika ZUS w celu stwierdzenia prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy organ rentowy przekazuje tej osobie przez operatora pocztowego, pracowników ZUS albo inne upoważnione osoby bądź pracodawcę. Badania te mają na celu stwierdzenie, czy w prawidłowy sposób orzeczono w stosunku do danego ubezpieczonego czasową niezdolność do pracy.

PO ZMIANIE > Od 1 lipca 2021 r. ZUS doręczy ubezpieczonemu zawiadomienie o badaniu przez lekarza orzecznika:

1) w przypadku osoby fizycznej posiadającej jednocześnie adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, oraz profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na adres do doręczeń elektronicznych oraz przez przekazanie pisma w postaci elektronicznej na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS (zawiadomienie zostanie przekazane na piśmie w postaci elektronicznej), albo

2) przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (zawiadomienie zostanie przekazane na piśmie w postaci papierowej), albo

3) przez operatora pocztowego - w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320) (zawiadomienie zostanie przekazane na piśmie w postaci papierowej), albo

4) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby, albo

5) przez pracodawcę.

W sytuacji gdy ZUS będzie zawiadamiać o badaniu przez swoich pracowników lub upoważnione osoby albo przez pracodawcę ubezpieczonego, nastąpi to na piśmie w postaci papierowej, telefonicznie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych. Zawiadomienie może też zostać przekazane ubezpieczonemu telefonicznie, jeżeli numer telefonu ubezpieczonego jest znany podmiotowi dokonującemu doręczenia (ZUS lub pracodawcy).

Jeżeli zawiadomienie sporządzane jest na piśmie w postaci papierowej, zostanie przesłane na adres pobytu ubezpieczonego w okresie czasowej niezdolności do pracy, wskazany w zaświadczeniu lekarskim.

Ponadto od ww. daty postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku zostanie wszczęte na odpowiednio zautoryzowany wniosek ubezpieczonego (lub za pośrednic­twem płatnika składek) złożony nie tylko na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, ale też na adres do doręczeń elektronicznych.

KOMENTARZ > W wyniku zmiany przepisów powiadamianie ubezpieczonego o badaniu przez lekarza orzecznika ZUS będzie odbywać się głównie przez kanał elektroniczny. Jest to z pewnością szybszy sposób na komunikację z ubezpieczonym w tym zakresie. Nie wykluczono przy tym tradycyjnej formy powiadamiania, tj. w postaci papierowej.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 59, art. 61b ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• art. 88, art. 166 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych - Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

 

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym