Praca zdalna podczas kwarantanny i izolacji, zwolnienia chorobowe - należne świadczenia

W okresie pandemii koronawirusa płatnicy składek często mają problem z prawidłowym rozliczeniem wynagrodzeń oraz świadczeń chorobowych w okresie kwarantanny lub izolacji. Nie wiedzą także, czy w tych okresach pracownicy mogą świadczyć pracę i jakie należności im się wówczas należą. Przepisy w tym zakresie ciągle się zmieniają, stąd nie trudno o popełnienie błędu.

Przepisy ustawy o COVID-19 umożliwiają wykonywanie w trybie pracy zdalnej pracy określonej w umowie o pracę pracownikom poddanym obowiązkowej:

• kwarantannie,
• izolacji w warunkach domowych.

Do wykonywania pracy zdalnej niezbędna jest zgoda pracodawcy. Osobom świadczącym pracę podczas kwarantanny lub izolacji przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę. Wynagrodzenie chorobowe bądź świadczenie pieniężne z tytułu choroby przysługuje jedynie wtedy, gdy pracownik jest poddany kwarantannie lub izolacji w warunkach domowych i nie wykonuje w tym czasie pracy (art. 4h-4hb ustawy o COVID-19).

Kwarantanna i izolacja w warunkach domowych

Obowiązkowej kwarantannie podlegają osoby, które były narażone na chorobę zakaźną lub pozostawały w styczności ze źródłem biologicznego czynnika chorobotwórczego. Kwarantannie podlega osoba, która:

• miała kontakt z osobą zakażoną koronawirusem i nie wykazuje objawów choroby. Kwarantanna, nałożona przez inspektora sanitarnego, trwa przez 10 dni, licząc od dnia następującego po kontakcie;
• została skierowana przez lekarza na wykonanie testu na obecność koronawirusa. Otrzymanie skierowania na test jest równoznaczne z objęciem kwarantanną. Kwarantanna osoby skierowanej na badanie trwa od dnia wystawienia skierowania do czasu uzyskania wyniku ujemnego, nie dłużej jednak niż 10 dni od dnia następującego po dniu skierowania na test;
• przekroczyła granicę zewnętrzną Unii Europejskiej. Co do zasady osoba przekraczająca granicę w celu udania się do swojego miejsca zamieszkania lub pobytu w Polsce odbywa obowiązkową kwarantannę trwającą 10 dni, licząc od dnia następującego po przekroczeniu tej granicy;
• mieszka z osobą, u której stwierdzono koronawirusa i która przebywa w izolacji w warunkach domowych. Kwarantanna zostaje nałożona automatycznie i organ inspekcji sanitarnej nie wydaje decyzji w tej sprawie. Kwarantanna trwa od dnia uzyskania pozytywnego wyniku testu przez osobę poddaną izolacji do upływu 7 dni po zakończeniu izolacji osoby zakażonej.

W przypadku uzyskania dodatniego wyniku testu na koronawirusa, kwarantanna automatycznie przekształca się w izolację, która kończy się:

• u osób z objawami choroby COVID-19 - po 3 dniach od ustąpienia objawów, ale nie krócej niż po 13 dniach od wystąpienia objawów,
• u osób bezobjawowych - po 10 dniach od uzyskania wyniku dodatniego, przy czym dni przebywania na kwarantannie sprzed uzyskania wyniku testu nie wlicza się do okresu izolacji.

W przypadku objęcia przez organy inspekcji sanitarnej osoby kwarantanną z powodu narażenia na chorobę wywołaną koronawirusem albo izolacją, informację o tym umieszcza się w systemie EWP. Informacja zamieszczana jest z urzędu i organ inspekcji sanitarnej nie wydaje decyzji w tej kwestii.

Zasady ustalania świadczeń chorobowych w trakcie kwarantanny lub izolacji

Pracodawcy będący jednocześnie płatnikami zasiłków często mają wątpliwości jak prawidłowo rozliczać nieobecności pracowników związane z pandemią koronawirusa.

Od 5 grudnia 2020 r. możliwa jest praca w trakcie kwarantanny lub izolacji. Wówczas za taki okres pracownikowi należy się wynagrodzenie za pracę a nie wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek. Jeżeli jednak pracownik objęty kwarantanną lub izolacją nie świadczy pracy, ma on prawo do świadczeń chorobowych na zasadach ogólnych. Oznacza to, że:

• za pierwsze 33 lub 14 dni w roku kalendarzowym (w przypadku pracownika który ukończył 50 lat) pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego,
• za pozostałe dni ma on prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia społecznego.

Nie ma znaczenia fakt, że pracownik przebywa na kwarantannie lub w izolacji domowej. Ważna jest liczba dni niemożności wykonywania pracy, którą traktuje się na równi z niezdolnością do pracy.

Przykład

Pani Joanna (35 lat) objęta została kwarantanną od 2 do 16 stycznia 2021 r. W trakcie kwarantanny Pani Joanna wykonała test na obecność koronawirusa, który okazał się pozytywny. W związku z tym w okresie od 10 do 23 stycznia 2020 r. przebywa w izolacji domowej. Pracodawca powinien wypłacić Pani Joannie wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% ustalonej podstawy zasiłkowej za łączny okres przebywania pracownicy zarówno na kwarantannie jak i izolacji tj. od 2 do 23 stycznia (22 dni choroby). Nie ma znaczenia w tym przypadku fakt, że kwarantanna zmieniła się w izolację.

Przykład

Pani Joanna z poprzedniego przykładu w trakcie izolacji domowej uzyskała zwolnienie lekarskie na okres od 21 do 31 stycznia 2021. W tym przypadku na okres po izolacji tj. od 24 stycznia należy rozliczyć zwolnienie lekarskie. Nadal pracodawca wypłaci wynagrodzenie chorobowe bowiem pracownica łącznie wykorzystała 30 dni niezdolności do pracy.

Inaczej wygląda sytuacja gdy okres kwarantanny lub izolacji przypadnie w czasie wykorzystywania przez ubezpieczonego zwolnienia lekarskiego z tytułu wypadku przy pracy lub chorobowy zawodowej finansowanego z ubezpieczenia wypadkowego. W tym przypadku ubezpieczonemu przysługuje prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia absencji (za okres zwolnienia wypadkowego nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe). Nie ma znaczenia że w trakcie tego zwolnienia ubezpieczony poddany jest jednocześnie kwarantannie lub izolacji.

Dane o kwarantannie lub izolacji udostępniane przez ZUS

Zasadniczo podstawą do wypłaty świadczeń chorobowych z tytułu kwarantanny lub izolacji jest informacja zamieszczona na indywidualnym profilu płatnika składek PUE ZUS w zakładce "Kwarantanna, izolacja domowa". ZUS pozyskuje dane o objęciu ubezpieczonych kwarantanną lub izolacją z systemu EWP, a następnie udostępnia je płatnikom składek na ich profilach PUE ZUS.

Może zdarzyć się sytuacja, że na profilu płatnika nie będzie widoczna informacja o kwarantannie lub izolacji danego ubezpieczonego. Wtedy taka osoba, w terminie 3 dni od zakończenia kwarantanny lub izolacji domowej, powinna złożyć płatnikowi składek pisemne oświadczenie o okresie odbycia kwarantanny lub izolacji. Takie oświadczenie stanowi wówczas podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych z tego tytułu. Informację tą płatnik powinien potwierdzić w Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, wówczas płatnik składek ma obowiązek złożenia wniosku o zasiłek chorobowy ZUS- Z3 (dla pracownika) lub ZUS -Z3a (dla zleceniobiorcy).

Ważne!

Osoby które ubiegają się o wypłatę świadczeń chorobowych z powodu odbycia kwarantanny lub izolacji nie muszą dostarczać płatnikowi składek papierowej decyzji z Sanepidu ani nie musza mieć zwolnienia lekarskiego na ten czas.

Okres wyczekiwania na świadczenie chorobowe w czasie kwarantanny lub izolacji

Tak jak w przypadku niezdolności do pracy osoby ubezpieczone uzyskają prawo do świadczeń chorobowych po tzw. okresie wyczekiwania, który wynosi:

• 30 dni w przypadku osób podlegających obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu (np. pracownicy) lub
• 90 dni, w przypadku podlegania temu ubezpieczeniu dobrowolnie (np. zleceniobiorcy).

Bez okresu wyczekiwania prawo do świadczeń chorobowych od pierwszego dnia niemożności wykonywania pracy lub absencji mają m.in. ubezpieczeni legitymujący się 10-letnim okresem obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego, absolwenci szkól lub uczelni, którzy przystąpią do ubezpieczenia chorobowego (obowiązkowo lub dobrowolnie) w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów lub zakończenia kształcenia w szkole doktorskiej.

Okres zasiłkowy trwa nie dłużej niż 182 dni, a w przypadku gdy absencja spowodowana jest gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży, nie dłużej niż 270 dni. Warto wskazać, że okresu wyczekiwania nie wlicza się do okresu zasiłkowego.

Wysokość świadczeń chorobowych wypłacanych z powodu COVID-19

Co do zasady osoby przebywające na kwarantannie lub w izolacji domowej mogą liczyć na świadczenie chorobowe w wysokości 80% podstawy wymiaru zasiłku. Są jednak pewne wyjątki. Zasady ustalania wysokości świadczeń chorobowych przedstawiamy w tabeli.

Tabela. Wysokość świadczeń przysługujących w okresie choroby, kwarantanny lub izolacji

Przykład

54 -letni Pan Jan jest od kilku lat zatrudniony na stanowisku kierowniczym w spółce z o.o. Od 5 do 14 stycznia 2021 r. poddał się obowiązkowi kwarantanny w powodu styczności z osobą chorującą na COVID-19. W trakcie kwarantanny okazało się, że Pan Jan został zarażony koronawirusem i od 9 do 22 stycznia przebywał w izolacji domowej. W trakcie tej izolacji jego stan zdrowia bardzo się pogorszył i 16 stycznia trafił do szpitala. W szpitalu spędził kilka tygodni. Szpital wystawił pracownikowi zwolnienie lekarskie na okres od 16 stycznia do 15 lutego 2021 r.

Pracodawca powinien ustalić wysokość i rodzaj świadczeń chorobowych w następujący sposób:

• za okres przebywania na kwarantannie od 5 do 8 stycznia 2021 r. (4 dni) - 80% wynagrodzenia za czas choroby,

• za okres przebywania w izolacji od 9 stycznia do 18 stycznia 2021 r. (10 dni) - 80% wynagrodzenia za czas choroby,

• za okres pobytu w szpitalu w okresie od 19 stycznia do 6 lutego 2021 r. (19 dni) - 80% zasiłek chorobowy,

• za pozostały okres pobytu w szpitalu tj. od 7 do 15 lutego 2021 r. (9 dni) - 70% zasiłek chorobowy.

Jeżeli pracownik po wyjściu ze szpitala otrzyma kolejne zwolnienie lekarskie, wówczas przysługiwać mu będzie zasiłek chorobowy w wysokości 80% podstawy zasiłkowej, o ile nie będzie to pobyt w szpitalu. Wówczas przysługuje mu 70% zasiłek chorobowy.

Podstawa prawna:

art. 1 ust. 2, art. 4, art. 6 ust. 2, art. 11 - 13 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2020 r., poz. 870

art. 3-4, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 7-9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1205

art. 4ha, art. 4hb ustawy z 2 marca 2020 r., o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2020 r., poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2020 r., poz. 2157

art. 34 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1845; ost. zm. Dz.U. z 2020 r., poz. 2112

§ 2, § 4, § 5 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 grudnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii - Dz.U. z 2020 r. poz. 2132

Agata Pinzuł

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych, redaktor "MONITORA księgowego"

Tomasz Kowalski

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista w zakresie prawa pracy