Poradnik Rachunkowości Budżetowej 12/2020 [dodatek: Ściąga księgowego], data dodania: 30.11.2020

Ściąga. Obowiązki głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji

W inwentaryzacji, na różnych jej etapach, uczestniczą różne osoby, którym przepisy wewnętrzne przyznają różne obowiązki i uprawnienia. Do osób tych należą m.in. główny księgowy oraz pracownicy księgowości.

Lp.

Obowiązek

v

I. Obowiązki ogólne z zakresu inwentaryzacji

1.

Przeanalizować zapisy polityki rachunkowości w części dotyczącej inwentaryzacji aktywów i pasywów (zakładowy plan kont - ujmowanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych na kontach syntetycznych, instrukcja inwentaryzacyjna - postanowienia ogólne dotyczące inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów; instrukcja magazynowa - inwentaryzacja zapasów materiałów, towarów i produktów; instrukcja gospodarowania majątkiem trwałym - inwentaryzacja środków trwałych, instrukcja kasowa - inwentaryzacja środków pieniężnych) pod kątem:

a)

zgodności z obowiązującymi przepisami (uor, przyjętymi przez jednostkę: KSR 11, Stanowiskiem w sprawie inwentaryzacji zapasów, Stanowiskiem w sprawie rozrachunków z kontrahentami),

b)

dostosowania do potrzeb jednostki, w tym do faktycznych wymagań i możliwości oprogramowania finansowo-księgowego, używanego do wspomagania informatycznego spisów z natury oraz uzgodnień sald i weryfikacji sald,

c)

potrzeby wprowadzenia kont analitycznych do konta 240, służących do rozliczania różnic inwentaryzacyjnych dla aktywów spisywanych z natury (środki trwałe, rzeczowe środki obrotowe, środki pieniężne w kasach), co najmniej w podziale np. na:

  • 240/1 "Rozliczenie nadwyżek inwentaryzacyjnych",
  • 240/2 "Rozliczenie niedoborów i szkód inwentaryzacyjnych",
  • 240/3 "Roszczenia sporne z tytułu niedoborów i szkód z inwentaryzacji".

2.

W razie konieczności zmian polityki rachunkowości - przygotować projekty zarządzeń kierownika jednostki w sprawie jej nowelizacji.

3.

Przygotować projekt zarządzenia kierownika jednostki w sprawie harmonogramu inwentaryzacji aktywów i pasywów wszystkimi trzema metodami (spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja sald), na najdłuższy okres, w jakim muszą być spisywane z natury składniki majątkowe jednostki (4-letni lub 2-letni). Zadbać o to, aby była zachowana częstotliwość i terminy inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów, określone w uor.

4.

Przygotować projekt zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji rocznej, w tym zadbać o to, aby terminy inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów:

a)

były zgodne z terminami wymaganymi przez przepisy,

b)

przewidywały wystarczający czas na wycenę i rozliczenie wyników inwentaryzacji.

5.

Sprawdzić, czy pracownikom księgowości przypisano imiennie obowiązki w zakresie:

  • wyceny i rozliczania wyników spisu z natury,
  • przeprowadzania uzgodnień sald,
  • przeprowadzania weryfikacji sald.

Jeśli nie - przygotować projekty zmian ich zakresów czynności (upoważnień imiennych). Przekazać je do wdrożenia kierownikowi jednostki.

6.

Sprawdzić i zatwierdzić PK - "Polecenia księgowania" dotyczące ujęcia w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji i ich rozliczenia.

7.

Dopilnować, aby zapisy wynikające z PK, dotyczące ujęcia i rozliczenia wyników inwentaryzacji, zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych najpóźniej pod datą 31 grudnia roku, za który była przeprowadzana ta inwentaryzacja.

II. Obowiązki ogólne z zakresu inwentaryzacji w stanie pandemii (COVID-19)

1.

Śledzić na bieżąco zmiany przepisów związane ze stanem epidemii (COVID-19), w zakresie ewentualnej zmiany terminów przeprowadzania inwentaryzacji za 2020 r.

2.

Na bieżąco informować kierownika jednostki o zakłóceniach mających wpływ na terminowe rozliczanie wyników spisów z natury oraz przeprowadzanie i rozliczanie uzgodnień sald i weryfikacji sald.

3.

W razie potrzeb wynikających z absencji pracowników lub zapewnienia bezpiecznych warunków pracy dla pracowników księgowości wnioskować do kierownika jednostki o:

a)

zmianę metody inwentaryzacji ze spisów z natury na weryfikację sald (w porozumieniu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej),

b)

przesunięcie terminów inwentaryzacji składników aktywów i pasywów wykonywanych wszystkimi trzema metodami (spis z natury, uzgodnienia sald, weryfikacja sald) w granicach wyznaczonych przepisami uor, z uwzględnieniem ewentualnych zmian terminów ustawowych, wynikających z przepisów szczególnych związanych ze stanem epidemii (COVID-19),

c)

tymczasowe zasilenie komórki księgowości pracownikami innych komórek organizacyjnych, których zadaniem po ich przeszkoleniu przez głównego księgowego byłoby wspomaganie przeprowadzania uzgodnień sald i weryfikacji sald.

III. Spis z natury

1.

Zakupić druki akcydensowe stosowane przy wycenie i rozliczaniu wyników z natury:

  • zestawienia zbiorcze arkuszy spisu z natury,
  • zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
  • zestawienia kompensat,

(jeśli jednostka nie ma możliwości wydrukowania ich z oprogramowania finansowo-księgowego).

2.

Nadzorować na bieżąco wycenę wyników spisu z natury, specyfikację różnic inwentaryzacyjnych i rozliczanie kompensat niedoborów z nadwyżkami.

3.

Sprawdzić i zatwierdzić pod względem formalno-rachunkowym:

a)

wyniki wyceny (cena, wartość) ujęte na arkuszach spisu z natury,

b)

zestawienia zbiorcze arkuszy spisu z natury,

c)

zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,

d)

zestawienia kompensat różnic inwentaryzacyjnych.

4.

Sprawdzić pod względem zgodności z przepisami z zakresu rachunkowości propozycje komisji inwentaryzacyjnej co do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zawarte w protokole rozliczenia inwentaryzacji.

5.

W przypadku przeprowadzania spisów z natury według stanu na inny dzień niż 31 grudnia roku obrotowego:

a)

sprawdzić, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dowody zbycia i nabycia składników majątkowych, dotyczące operacji wykonanych w okresie od zakończenia spisu do ostatniego dnia roku obrotowego,

b)

sprawdzić, czy dowody te zostały prawidłowo zadekretowane i ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z dekretacją,

c)

ustalić stan składników majątkowych na 31 grudnia, po dodaniu do wyników spisu wszystkich przychodów i odjęciu od nich wszystkich rozchodów z operacji wykonanych w okresie od zakończenia spisu do ostatniego dnia roku obrotowego.

6.

Przekazać kierownikowi jednostki wszystkie uwagi na temat prawidłowości przebiegu wyceny i rozliczania wyników spisu z natury, w tym dotyczące trudności czy opóźnień wynikających z:

a)

nieprawidłowego udokumentowania wyników spisu, w taki sposób, że ich wycena jest niemożliwa lub bardzo utrudniona,

b)

nieprawidłowo postawionych przez komisję inwentaryzacyjną wniosków w sprawie zakwalifikowania niedoborów i szkód do usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych lub w sprawie kompensat niedoborów i nadwyżek.

IV. Uzgodnienia sald z kontrahentami

1.

Zakupić druki akcydensowe wezwań do uzgodnień sald (jeśli jednostka nie ma możliwości wydrukowania ich z oprogramowania finansowo-księgowego).

2.

Przy wspomaganiu uzgodnień techniką informatyczną - sprawdzić, czy wydruki wezwań do uzgodnień salda uzyskiwane z oprogramowania finansowo-księgowego jednostki są zgodne z obowiązującymi przepisami (np. czy nie zawierają klauzul o możliwości milczącego potwierdzenia salda, czy zawierają prawidłowe pouczenia). Jeśli nie są zgodne z wymogami - wystąpić do dostawcy oprogramowania o wprowadzenie koniecznych zmian. W razie gdyby nie było to możliwe, trzeba zakupić druki akcydensowe wezwań do uzgodnienia sald.

3.

Nadzorować na bieżąco uzgodnienia sald z kontrahentami, w tym:

a)

sprawdzić, czy pracownicy księgowości wycenili należności do uzgadniania w kwocie wymaganej zapłaty (tj. czy przypisali w księgach rachunkowych wszystkie należne na dzień uzgodnienia należności uboczne),

b)

sprawdzić, czy wezwania do uzgodnienia salda zostały wysłane do wszystkich kontrahentów,

c)

wspomagać proces uzgadniania w przypadkach trudnych i wątpliwych,

d)

pilnować, aby uzgodnienia zakończyły się w terminie ustawowym.

4.

Sporządzić zbiorczy protokół uzgodnienia sald na podstawie protokołów cząstkowych przygotowanych przez poszczególnych pracowników księgowości prowadzących uzgodnienia. W protokole zbiorczym wymienić salda należności, które:

a)

z uzasadnionych przyczyn nie mogły zostać uzgodnione, w związku z tym postawić wniosek o zmianę metody inwentaryzacji na weryfikację tych sald z dokumentacją,

b)

zostały uznane za prawidłowe,

c)

zostały uznane za nieprawidłowe.

5.

Zamieścić w ww. protokole propozycje likwidacji wszystkich stwierdzonych różnic.

6.

W przypadku przeprowadzania uzgodnień według stanu na inny dzień niż 31 grudnia roku obrotowego:

a)

sprawdzić, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dowody dotyczące operacji powstania i wygaśnięcia należności, wykonanych w okresie od zakończenia uzgodnień do ostatniego dnia roku obrotowego,

b)

sprawdzić, czy dowody te zostały prawidłowo zadekretowane i ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z dekretacją,

c)

ustalić stan należności na 31 grudnia, po dodaniu do wyników uzgodnień wszystkich zwiększeń i odjęciu od nich wszystkich zmniejszeń z operacji wykonanych w okresie od zakończenia uzgodnień do ostatniego dnia roku obrotowego.

7.

Przekazać kierownikowi jednostki wszystkie uwagi na temat prawidłowości przebiegu uzgodnień, w tym dotyczące trudności czy opóźnień wynikających:

a)

ze zbyt małej obsady komórki księgowości,

b)

z braku wspomagania informatycznego uzgodnień,

c)

z ustalenia w zarządzeniu o inwentaryzacji zbyt krótkiego czasu na uzgodnienia.

V. Weryfikacja sald aktywów i pasywów

1.

Dopilnować, aby do składu zespołów weryfikacyjnych zostali wyznaczeni pracownicy komórek merytorycznych mający wiedzę na temat specyfiki inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątkowych.

2.

Nadzorować na bieżąco weryfikację, w tym:

a)

sprawdzić, czy pracownicy księgowości i komórek merytorycznych przygotowali niezbędną do weryfikacji dokumentację źródłową,

b)

sprawdzić, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dowody dotyczące operacji mających wpływ na wielkość aktywów i pasywów, wykonanych do ostatniego dnia roku obrotowego,

c)

sprawdzić, czy dowody te zostały prawidłowo zadekretowane i ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z dekretacją,

d)

sprawdzić, czy pracownicy komórki księgowości prawidłowo wycenili aktywa i pasywa na dzień bilansowy,

e)

wspomagać proces weryfikacji w przypadkach trudnych i wątpliwych,

f)

pilnować, aby weryfikacja zakończyła się w terminie ustawowym.

3.

Sporządzić zbiorczy protokół weryfikacji sald na podstawie protokołów cząstkowych przygotowanych przez poszczególne zespoły weryfikacyjne. W protokole zbiorczym wymienić salda aktywów i pasywów, które zostały uznane za:

a)

prawidłowe,

b)

nieprawidłowe.

4.

Zamieścić w ww. protokole opisy przyczyn powstania i propozycje likwidacji wszystkich stwierdzonych różnic.

5.

Przekazać kierownikowi jednostki wszystkie uwagi na temat prawidłowości przebiegu weryfikacji, w tym dotyczące trudności czy opóźnień wynikających:

a)

ze zbyt małej obsady komórki księgowości,

b)

z braku współpracy w przygotowaniu dokumentacji i wyjaśnianiu przyczyn różnic inwentaryzacyjnych ze strony pracowników komórek merytorycznych,

c)

z powstawania dużej liczby różnic inwentaryzacyjnych na skutek nieprzestrzegania przez poszczególne komórki organizacyjne zasad i terminów sporządzania i przekazywania dokumentów księgowych do komórki księgowości lub wykonywania przez poszczególne komórki organizacyjne operacji gospodarczych niezgodnych z obowiązującym prawem.

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne:

  • art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)

  • art. 54 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1175)

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK