10/2020 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 08.10.2020 Ściąga. Zasady ewidencjonowania i dokumentowania sprzedaży paragonowej w nowym JPK od 1 października 2020 r.
Podatnicy ewidencjonujący sprzedaż na kasie spotykają się obecnie z dwoma problemami:
1) dokumentacyjnymi, gdyż ograniczono możliwość wystawiania faktur do paragonów;
2) ewidencyjnymi, gdyż od 1 października 2020 r. zmieniono zasady wpisywania tej sprzedaży do ewidencji i JPK.
Przedstawiamy zasady postępowania w tych przypadkach.
1. Zasady wystawiania faktur do paragonów
Kupujący, dokonując zakupu, powinien poinformować sprzedawcę, w jakim charakterze kupuje towar, gdy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Brak takiej informacji może spowodować, że nie otrzyma interesującego go dokumentu sprzedaży (faktura z NIP kupującego).
Zasady wystawiania faktur do paragonów
| Rodzaj sprzedaży | Kiedy wystawiamy fakturę do paragonu | Kiedy możemy odmówić wystawienia faktury |
| 1 | 2 | 3 |
| Sprzedaż prywatna | Gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem. | Obowiązek wystawienia faktury nie istnieje, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone przez kupującego po upływie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie to od sprzedawcy zależy, czy wystawi fakturę. Ważne! Faktura na rzecz osoby prywatnej nie może zawierać jej NIP. |
| Sprzedaż | Zawsze, nie czekając na żądanie nabywcy, gdy zgłosił wcześniej, że jest to sprzedaż na rzecz firmy, a paragon nie stanowi faktury uproszczonej. | Sprzedawca ma zakaz wystawiania faktury dla firmy, gdy paragon: ● zawiera NIP kupującego, a kwota brutto na nim nie przekracza 450 zł*; ● nie zawierał NIP kupującego; w takim przypadku nie można wystawić na rzecz firmy ani faktury z NIP, ani faktury bez NIP. Wystawienie faktury w takim przypadku jest zagrożone sankcjami. |
* Mimo że w maju 2020 r. została opublikowana korzystna interpretacja indywidualna, MF ostatecznie zmieniło zdanie. Odpowiadając na pytanie rzecznika małych i średnich przedsiębiorców w piśmie z 22 sierpnia 2020 r. (sygn. nr PT7.8102.48.2020.HEBZ.665) potwierdziło, że do paragonów z NIP kupującego do 450 zł nie można wystawiać "normalnych" faktur, nawet gdy kupujący zwróci paragon. Takie też stanowisko jest prezentowane w wydawanych obecnie interpretacjach indywidualnych.
1.1. Sankcje za niewłaściwe wystawianie faktur do paragonów
Zarówno sprzedawca, jak i nabywca mogą być ukarani sankcją. Sprzedawca za wystawienie faktury, a kupujący za ujęcie w ewidencji faktury z jego NIP wystawionej do paragonu bez tego numeru.
Sankcje dla sprzedawcy i nabywcy za złamanie zakazu wystawiania faktury do paragonu
| Sankcje dla sprzedawcy za wystawienie faktury | Sankcje dla kupującego |
| Dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 kwoty podatku wykazanego na tej fakturze; w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, nie ustala się dodatkowego zobowiązania podatkowego. | |
| Kara grzywny do 180 stawek dziennych, a w przypadku czynu mniejszej wagi kara grzywny za wykroczenia skarbowe; jest to kara za wadliwe wystawienie faktury. | W k.k.s. nie przewidziano sankcji za posługiwanie się wadliwymi fakturami, jakimi są faktury wystawione niezgodnie z przepisami. |
Istnieje ryzyko, że faktury z NIP wystawione do paragonów bez tego numeru mogą być również, według k.k.s., uznane za faktury nierzetelne, czyli niezgodne ze stanem faktycznym. Dokumentują bowiem zakupy firmowe, które nie mogą być uznane za takie.
Za wystawienie oraz posługiwanie się taką fakturą grożą wysokie sankcje na podstawie art. 62 k.k.s.
2. Zasady wpisywania do nowego JPK sprzedaży ewidencjonowanej na kasie
Od 1 października br. zmieniły się zasady wpisywania sprzedaży paragonowej do ewidencji i nowego JPK. Faktury wystawione do paragonu wpisujemy zawsze, niezależnie od tego, czy mają NIP kupującego. Sprzedaż zaewidencjonowana na kasie podlega także oznaczeniom kodami GTU i transakcyjnymi, gdy podstawą wpisu jest faktura. Jeśli podstawą wpisu jest raport kasowy, to nie wpisujemy kodów GTU i transakcyjnych.
Zapisywanie sprzedaży ewidencjonowanej na kasie w nowym JPK u sprzedawcy
| Sposób dokumentowania sprzedaży ewidencjonowanej na kasie | Dokument, na podstawie którego dokonujemy wpisu | Stosowane oznaczenie w ewidencji i nowym JPK |
| 1 | 2 | 3 |
| Tylko paragon bez NIP nabywcy | Raport kasowy (zbiorczy wpis całej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie w danym miesiącu w podziale na stawki VAT i zwolnienia). | Kod RO - oznaczenie raportu kasowego, na podstawie którego dokonano wpisu; w nowym JPK to oznaczenie będziemy podawać w polu TypDokumentu poprzez wybór tego kodu. Ważne! Gdy sprzedaż jest zaewidencjonowana na podstawie raportu kasowego, nie stosujemy kodów GTU i kodów transakcyjnych. |
| Paragon z NIP kupującego uznany za fakturę uproszczoną (do 450 zł) | Do 31 grudnia 2020 r. podstawą wpisu jest tylko raport kasowy (zbiorczy wpis całej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie w danym miesiącu w podziale na stawki VAT i zwolnienia). Od 1 stycznia 2021 r. każdy paragon powinien być wpisany odrębnie. Dlatego trzeba będzie dokonać dwóch wpisów: ● na podstawie raportu kasowego, ale pomniejszonego o wartość towarów i usług udokumentowanych paragonami z NIP kupującego, ● na podstawie paragonów z NIP kupującego do 450 zł w miesiącu dokonania sprzedaży. | Do 31 grudnia 2020 r. kod RO - oznaczenie raportu kasowego, na podstawie którego dokonano wpisu; w nowym JPK to oznaczenie będziemy podawać w polu TypDokumentu poprzez wybór tego kodu. Od 1 stycznia 2021 r. przy wpisanym odrębnie paragonie wpisujemy kody GTU i transakcyjne, gdy dokumentują towary i usługi przypisane do tych kodów. Mimo że paragony z NIP kupującego do 450 zł zostały uznane za faktury, jednak dla tego rodzaju dokumentów nowy JPK nie przewiduje oznaczenia FP. To oznacza, że w sumach kontrolnych JPK będzie się wliczała sprzedaż z raportu i tego paragonu. Aby uniknąć takiej sytuacji, trzeba będzie wartość sprzedaży z raportu kasowego pomniejszyć o sprzedaż udokumentowaną tymi paragonami. Natomiast raport kasowy będzie miał oznaczenie RO. |
| Paragon i faktura | Dokonujemy dwóch wpisów: 1) na podstawie raportu kasowego (zbiorczy wpis całej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie w danym miesiącu w podziale na stawki VAT i zwolnienia), 2) na podstawie faktury w miesiącu jej wystawienia, bez względu na to, czy zawiera NIP kupującego. | Stosujemy następujące oznaczenia: 1) RO - do raportu kasowego, 2) FP oraz kody GTU i transakcyjne, gdy dokumentują towary i usługi przypisane do tych kodów - do faktury. Ważne! Zastosowanie kodu FP powoduje, że sprzedaż z tej faktury nie jest wykazywana w sumach kontrolnych i w części deklaracyjnej nowego JPK. |
Nabywca, który otrzyma fakturę wystawioną do paragonu lub paragon z jego NIP uznany za fakturę uproszczoną, nie musi wpisywać specjalnych oznaczeń, gdy będzie odliczał z tych dokumentów VAT. Stosuje standardowe oznaczenia przewidziane dla faktur zakupu, gdy zaistnieje taki obowiązek (kody: MPP, gdy wystąpi obowiązek zastosowania split payment, lub MK dla oznaczenia dokumentu, gdy sprzedawca stosuje metodę kasową).
