Maksymalny termin wykonania czynności (do kiedy?)

Osoba odpowiedzialna za wykonanie czynności

Uwagi

4

5

6

Lp.

Czynność do wykonania

Tak/Nie/Nie dotyczy

1

2

3

I. Identyfikacja transakcji na potrzeby rozliczania VAT - ewidencja sprzedaży

1.

Sporządzenie listy czynności odpłatnych wykonywanych przez jednostkę w podziale na:

x

a)

niepodlegające VAT,

b)

zwolnione z VAT,

c)

opodatkowane zerową stawką VAT,

d)

opodatkowane VAT - poszczególne stawki.

2.

Sporządzenie listy czynności opodatkowanych VAT wykonywanych stale, z podaniem:

x

a)

rodzaju czynności,

b)

stawki VAT (w podziale na stawki: 5%, 7%, 8%, 22%, 23%).

3.

Sporządzenie listy czynności opodatkowanych VAT wykonywanych incydentalnie, z podaniem:

x

a)

rodzaju czynności,

b)

stawki VAT (w podziale na stawki: 5%, 7%, 8%, 22%, 23%).

4.

Włączenie ww. list z pkt 1, 2 i 3 tabeli do polityki rachunkowości jednostki zarządzeniem kierownika jednostki.

5.

Przekazanie list z pkt 1, 2 i 3 tabeli:

x

a)

głównemu księgowemu,

b)

pracownikom odpowiedzialnym za wystawianie faktur w imieniu jednostki,

c)

pracownikom odpowiedzialnym za kontrolę formalną faktur własnych jednostki.

6.

Ustalenie procedury postępowania w razie wystąpienia w działalności jednostki czynności zwolnionej z VAT lub opodatkowanej VAT nieujętej w ww. listach (pkt 1, 2 i 3 tabeli), obejmującej kroki:

x

a)

zgłoszenie czynności przez pracownika odpowiedzialnego głównemu księgowemu,

b)

ustalenie, czy czynność nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona czy podlega opodatkowaniu i według jakiej stawki,

c)

wprowadzenie odpowiednich zmian do polityki rachunkowości jednostki.

7.

Ustalenie procedury aktualizacji list czynności niepodlegających VAT, zwolnionych z VAT i opodatkowanych w związku ze zmianami przepisów oraz interpretacji podatkowych, w tym przypisanie pracownikom obowiązków w zakresie:

x

a)

bieżącego śledzenia zmian prawa i interpretacji,

b)

identyfikacji zmian i interpretacji mających zastosowanie w jednostce,

c)

przygotowania projektu zarządzenia kierownika jednostki w sprawie zmian w listach (poz. 1, 2 i 3 tabeli) adekwatnie do zmian przepisów i interpretacji w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT.

8.

Zapewnienie pracownikom bieżącego dostępu do zmian w przepisach i do wydawanych interpretacji podatkowych.

9.

Założenie rejestru interpretacji podatkowych dotyczących VAT, obowiązujących w jednostce, z podaniem daty rozpoczęcia i zakończenia ich stosowania w tej jednostce.

10.

Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę kwalifikacji czynności i doboru stawek podatkowych przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki.

II. Oznaczenia rodzajów dokumentów w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży

1.

Przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT w zakresie stosowania kodów dokumentów (RO, WEW, FP).

2.

Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę stosowanych oznaczeń przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki.

III. Kody grup towarowych (GTU) - ewidencja sprzedaży

1.

Zidentyfikowanie transakcji występujących w jednostce stale i incydentalnie pod kątem oznaczania ich symbolami GTU.

2.

Przypisanie pracownikom obowiązku oznaczania faktur własnych kodami GTU na etapie:

x

a)

wystawiania faktury lub

b)

ujmowania faktury w części rejestrowej JPK_VAT.

3.

Przeszkolenie ww. pracowników z zakresu stosowanych w jednostce oznaczeń GTU.

4.

Zapewnienie ww. pracownikom bieżącego dostępu do objaśnień kodów GTU i PKWiU.

5.

Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za ostateczne rozstrzyganie o stosowanym GTU dla przypadków wątpliwych.

6.

Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę stosowanych oznaczeń przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki.

IV. Dodatkowe oznaczenia w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży (VAT należny) i zakupu (VAT naliczony)

1.

Zidentyfikowanie transakcji występujących w jednostce stale i incydentalnie (w tym we wszystkich jednostkach: MPP - dla obowiązkowego split payment i TP - transakcje między podmiotami powiązanymi).

2.

Przypisanie pracownikom obowiązku zamieszczania w ramach opisu na fakturze sprzedaży (nabycia):

x

a)

danych niezbędnych dla prawidłowego doboru kodów (w przypadku gdy kody nadaje pracownik na etapie księgowania faktury w rejestrze JPK_VAT),

b)

kodów (w przypadku gdy kody nadaje pracownik wystawiający fakturę własną lub kontrolujący fakturę zewnętrzną).

3.

Przeszkolenie ww. pracowników w zakresie stosowanych kodów.

4.

Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za ostateczne rozstrzyganie o stosowanych kodach dla przypadków wątpliwych.

5.

Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę stosowanych kodów przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki.

Lp.

Czynność do wykonania

Tak/Nie/Nie dotyczy

1

2

3

I. Identyfikacja transakcji na potrzeby rozliczania VAT - ewidencja sprzedaży

1.

Sporządzenie list czynności wykonywanych przez każdą jednostkę objętą centralizacją (urząd gminy, urząd miasta, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, podległe JST jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe), wymienionych w poz. 1, 2 i 3 tabeli 1 oraz tzw. czynności wewnętrznych między jednostkami podległymi tej samej JST.

2.

Przekazanie ww. list do urzędu obsługującego JST.

3.

Sporządzenie jednolitych list czynności dla całej JST i zatwierdzenie ich przez zarząd JST.

4.

Przekazanie list zatwierdzonych przez zarząd JST do jednostek podległych objętych centralizacją.

5.

Włączenie ww. list do polityki rachunkowości każdej jednostki objętej centralizacją zarządzeniem kierownika jednostki.

6.

Ustalenie procedury postępowania w razie wystąpienia w działalności jednostki objętej centralizacją czynności niepodlegającej VAT, wewnętrznej, zwolnionej z VAT lub opodatkowanej VAT nieujętej w ww. listach, obejmującej kroki:

x

a)

zgłoszenie czynności przez pracownika odpowiedzialnego głównemu księgowemu danej jednostki,

b)

ustalenie, czy czynność nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona, czy podlega opodatkowaniu i według jakiej stawki,

c)

zgłoszenie czynności do skarbnika JST,

d)

zweryfikowanie przez skarbnika JST, czy czynność nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona, czy podlega opodatkowaniu i według jakiej stawki,

e)

wprowadzenie odpowiednich zmian do uregulowań wewnętrznych przez zarząd JST,

f)

przekazanie decyzji zarządu JST do jednostek podległych objętych centralizacją (wnioskodawcy, a także innych jednostek podległych, w których dana transakcja może wystąpić).

7.

Włączenie ww. zmiany do polityki rachunkowości jednostki objętej centralizacją zarządzeniem kierownika jednostki.

8.

Ustalenie procedury aktualizacji list czynności niepodlegających VAT, zwolnionych z VAT i opodatkowanych w związku ze zmianami przepisów oraz interpretacji podatkowych, w tym przypisanie pracownikom urzędu obsługującego organy JST obowiązków w zakresie:

x

a)

bieżącego śledzenia zmian prawa i interpretacji,

b)

identyfikacji zmian i interpretacji mających zastosowanie w JST,

c)

przygotowania zarządzenia zarządu JST w sprawie zmian w jednolitych listach czynności adekwatnie do zmian przepisów i interpretacji w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT,

d)

przekazania zarządzenia do jednostek objętych centralizacją w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT,

e)

wprowadzenia zmian w politykach rachunkowości przez kierowników jednostek objętych centralizacją w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT.

9.

Założenie w urzędzie obsługującym organy JST centralnego rejestru interpretacji podatkowych dotyczących VAT obowiązujących w JST, z podaniem daty ich rozpoczęcia i zakończenia stosowania w tej JST.

II. Oznaczenia dokumentów w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży

1.

Przeszkolenie przez skarbnika JST pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT urzędu obsługującego organy JST oraz wszystkich jednostek objętych centralizacją w zakresie stosowania kodów dokumentów (RO, WEW, FP).

III. Kody grup towarowych (GTU) - ewidencja sprzedaży

1.

Zidentyfikowanie transakcji występujących w JST stale i incydentalnie pod kątem oznaczania ich symbolami GTU.

2.

Przeszkolenie przez skarbnika JST pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT urzędu obsługującego organy JST oraz wszystkich jednostek objętych centralizacją w zakresie stosowania kodów GTU.

3.

Wyznaczenie pracownika urzędu obsługującego organy JST odpowiedzialnego za ostateczne rozstrzyganie o stosowanym GTU dla przypadków wątpliwych w tym urzędzie oraz wszystkich jednostkach objętych centralizacją.

IV. Dodatkowe oznaczenia w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży (VAT należny) i zakupu (VAT naliczony)

1.

Zidentyfikowanie transakcji występujących w JST stale i incydentalnie (w tym we wszystkich jednostkach objętych centralizacją: MPP - dla obowiązkowego split payment i TP - transakcje między podmiotami powiązanymi).

2.

Przeszkolenie przez skarbnika JST pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT urzędu obsługującego organy JST oraz wszystkich jednostek objętych centralizacją w zakresie stosowania kodów transakcji sprzedaży (nabycia).

3.

Zaktualizowanie wykazu jednostek organizacyjnych podległych JST, stanowiącego załącznik do statutu JST, i przekazanie go głównym księgowym wszystkich podległych jednostek organizacyjnych do stosowania przy nadawaniu kodu TP.

4.

Wyznaczenie pracownika urzędu obsługującego organy JST odpowiedzialnego za:

x

a)

bieżącą aktualizację wykazu jednostek organizacyjnych podległych JST, stanowiącego załącznik do statutu JST, i przekazywanie zmian na bieżąco głównym księgowym wszystkich podległych jednostek organizacyjnych,

b)

ostateczne rozstrzyganie o stosowanych kodach transakcji dla przypadków wątpliwych w tym urzędzie oraz wszystkich jednostkach objętych centralizacją.

V. Kontrola nowych JPK_VAT cząstkowych przed włączeniem ich do nowego łącznego JPK_VAT w JST

1.

Ustalenie procedur kontroli prawidłowości cząstkowych JPK_VAT, przed sporządzeniem JPK_VAT w JST, obejmujących obowiązkowe każdorazowe sprawdzenie:

x

a)

czy wszystkie jednostki złożyły za dany miesiąc JPK_VAT cząstkowy (także zerowy),

b)

czy JPK_VAT cząstkowe zostały sporządzone prawidłowo pod względem formalnym (czy mają wypełnione wszystkie wymagane rubryki zgodnie z ich przeznaczeniem, czy nie zawierają błędów rachunkowych, czy są podpisane przez osoby sporządzające).

2.

Ustalenie w procedurach kontroli zarządczej JST procedury wykonywania okresowych kontroli prawidłowości prowadzenia rejestrów VAT przez jednostki podlegające centralizacji, w tym przeprowadzanych:

x

a)

wyrywkowo w dowolnie obranym terminie,

b)

obowiązkowo, jeśli cząstkowy JPK_VAT danej jednostki zawiera błędy w wyliczeniach, użytych kodach i oznaczeniach lub jest niesprawdzalny.

Lp.

Odpowiedz na pytania:

Sposób postępowania w razie uzyskania odpowiedzi

pozytywnej (TAK)

negatywnej (NIE)

1

2

3

4

I. Jeśli jesteś odpowiedzialny za udokumentowanie transakcji (fakturą, dokumentem wewnętrznym, paragonem fiskalnym)

1.

Czy transakcja sprzedaży jest wymieniona w polityce rachunkowości jako: niepodlegająca opodatkowaniu VAT (w tym transakcja wewnętrzna między scentralizowanymi jednostkami jednej JST), zwolniona z VAT, opodatkowana stawką 0 lub inną ze stawek?

Zakwalifikuj transakcję odpowiednio z polityką rachunkowości.

Wystaw fakturę (tam, gdzie jest taki obowiązek), dokument wewnętrzny lub paragon fiskalny zgodnie z kwalifikacją transakcji. Przejdź dalej →

Zgłoś transakcję do głównego księgowego jednostki (w JST objętej centralizacją - do pracownika urzędu obsługującego organy JST wyznaczonego do rozstrzygania spraw wątpliwych).

Po uzyskaniu wiążącego rozstrzygnięcia zastosuj właściwy sposób postępowania wskazany w kolumnie 3.

II. Jeśli jesteś odpowiedzialny za udokumentowanie transakcji fakturą

2.

Czy transakcja jest wykonana między jednostkami powiązanymi?

Zamieść kod TP (może być w treści faktury lub w formie adnotacji). Przejdź dalej →

Zamieść na fakturze adnotację "jednostki niepowiązane" (jest to konieczne, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę oznaczeń i ewidencję faktury nie miała wątpliwości, czy brak kodu oznacza, że nie ma obowiązku jego zamieszczenia, czy też jest to tylko przeoczenie).

Przejdź dalej →

3.

Czy transakcja podlega obowiązkowemu split payment (MPP)?

Zamieść kod MPP w treści faktury.

Przejdź dalej →

Faktury niepodlegające MPP nie powinny mieć w treści oznaczenia MPP. Jeśli jednostka przyjęła, że zamieszcza takie oznaczenie na tzw. wszelki wypadek na każdej fakturze, musi to zmienić w celu prawidłowego sporządzenia nowego JPK_VAT najpóźniej od 1 października 2020 r. Nieprawidłowe oznaczenie w nowym JPK_VAT takiej faktury to błąd, skutkujący karą 500 zł za każde złe oznaczenie.

W razie wątpliwości co do podlegania transakcji obowiązkowemu MPP, V zgłoś je do głównego księgowego.

Fakturę z nieprawidłowym oznaczeniem skoryguj i prześlij do odbiorcy.

Przejdź dalej →

4.

Czy transakcja podlega oznaczeniu kodem GTU?

Zamieść właściwy kod GTU (może być w treści faktury lub w formie adnotacji). Przekaż dowód do kontroli formalnej →

V Zamieść na fakturze adnotację "nie podlega GTU" (jest to konieczne, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę oznaczeń i ewidencję faktury nie miała wątpliwości, czy brak GTU oznacza, że nie ma obowiązku zamieszczenia tego kodu, czy też jest to tylko przeoczenie).

Przekaż dowód do kontroli formalnej →

Jeśli masz wątpliwości co do doboru GTU, zgłoś transakcję do głównego księgowego jednostki (w JST objętej centralizacją - do pracownika urzędu obsługującego organy JST wyznaczonego do rozstrzygania spraw wątpliwych).

Po uzyskaniu wiążącego rozstrzygnięcia, V zamieść odpowiednią adnotację.

Przekaż dowód do kontroli formalnej →

III. Jeśli jesteś odpowiedzialny za kontrolę formalną dowodów własnych jednostki lub kontrolę wstępną głównego księgowego

5.

Czy transakcja została prawidłowo udokumentowana (fakturą, dokumentem wewnętrznym, paragonem fiskalnym)?

Przejdź dalej →

Zwróć dowód do pracownika, który go wystawił. Musi on wystawić dowód właściwy.

Po uzyskaniu prawidłowego dokumentu - przejdź dalej →

6.

Czy na fakturze zamieszczono:

a) adnotację o niepodleganiu GTU lub oznaczenie GTU,

b) adnotację o transakcji niepowiązanej lub zamieszczono kod TP,

c) kod MPP?

Przejdź dalej →

Zwróć fakturę do pracownika, który ją wystawił. Musi on uzupełnić adnotacje i oznaczenia.

Po uzupełnieniu adnotacji i oznaczeń - przejdź dalej →

7.

Czy powyższe oznaczenia są prawidłowe?

Przejdź dalej →

Zwróć fakturę do pracownika, który ją wystawił. Musi on poprawić adnotacje lub kody.

Przekaż fakturę do księgowania w rejestrze VAT.

IV. Jeśli jesteś odpowiedzialny za ujmowanie dowodów w rejestrze VAT

8.

Czy operacja została udokumentowana dowodem wymagającym podania w rejestrze kodu dokumentu?

Wpisz do rejestru VAT odpowiedni kod (WEW, FP, RO). W razie wątpliwości co do doboru kodu - zgłoś je do głównego księgowego.

Przejdź dalej →

Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT.

9.

Czy operacja wymaga oznaczenia kodem GTU?

Wpisz do rejestru VAT kod GTU wskazany na fakturze. W razie jego braku, przy jednoczesnym braku adnotacji o niepodleganiu GTU, zgłoś problem do głównego księgowego.

Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT.

10.

Czy operacja wymaga oznaczenia kodem TP?

Wpisz do rejestru VAT kod TP wskazany na fakturze. W razie jego braku, przy jednoczesnym braku adnotacji o transakcji z podmiotem niepowiązanym, zgłoś problem do głównego księgowego.

Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT.

11.

Czy operacja wymaga oznaczenia kodem MPP?

Wpisz do rejestru VAT kod MPP wskazany na fakturze. W razie jego braku, przy jednoczesnym braku adnotacji o niepodleganiu obowiązkowemu MPP, zgłoś problem do głównego księgowego.

Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT.

V. Jeśli jesteś odpowiedzialny za kontrolę zapisów w rejestrze JPK_VAT przed wygenerowaniem i wysłaniem pliku do urzędu skarbowego (w jednostkach samorządowych objętych centralizacją rozliczeń VAT - przed wygenerowaniem cząstkowego JPK_VAT i przesłaniem do urzędu obsługującego organy JST)

12.

Czy wszystkie dokumenty w rejestrze VAT są oznaczone kodami (WEW, FP, RO)?^*

Przejdź dalej →

Brakujące kody uzupełnij.

Przejdź dalej →

13.

Czy wszystkie kody rodzajów dokumentów w rejestrze VAT (WEW, FP, RO) są zgodne z ich rodzajem?^*

Przejdź dalej →

Błędne kody popraw.

Przejdź dalej →

14.

Czy wszystkie faktury są oznaczone kodami (GTU, TP, MPP) lub zawierają adnotacje o braku obowiązku oznaczenia?^*

Przejdź dalej →

Jeśli na fakturze nie ma nadanych kodów ani adnotacji o tym, że nie podlega oznaczeniu danym kodem - zgłoś sprawę do głównego księgowego. Powinien on ustalić pracownika odpowiedzialnego za brak i polecić jego uzupełnienie.

Po uzupełnieniu kodów na fakturze - wpisz je do rejestru VAT. Tam, gdzie nie ma obowiązku oznaczenia kodami - pozostaw puste miejsca w rejestrze VAT.

Przejdź dalej →

15.

Czy wszystkie kody (GTU, TP, MPP) wpisane do rejestru VAT są zgodne z oznaczeniami i kodami na fakturach?^*

Procedura zakończona.

Błędne kody popraw.

Procedura zakończona.