Wideoszkolenie

Biuletyn Głównego Księgowego 8/2020, data dodania: 17.08.2020

Delegacje pracowników

Zasady odbywania podróży służbowych pracowników są uregulowane w Kodeksie pracy. Natomiast wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwane rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

W myśl zapisów Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określone są w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Rozporządzenie to w szczególności określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają wymienionych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Zasady szczegółowe podróży służbowej

W myśl zapisów rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Dieta

Dieta w czasie podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

W podroży krajowej wynosi 30 PLN za dobę podróży.

Dieta nie przysługuje w podroży krajowej:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz gdy pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem,

2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 25% diety,

2) obiad - 50% diety,

3) kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przedstawione zasady stosuje się odpowiednio.

Dieta w czasie podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety,

2) obiad - 30% diety,

3) kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przedstawione zasady stosuje się odpowiednio.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Koszty przejazdu

Gdy do odbycia podróży pracownik nie wykorzystuje samochodu (prywatnego, służbowego), przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu wwysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi znimi opłatami dodatkowymi, wtym miejscówkami, zuwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, zjakiego tytułu ulga przysługuje.

Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, obecnie 6 PLN (30 PLN x 20%).

Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Jeśli pracodawca, na wniosek pracownika, wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, wówczas ryczałt nie przysługuje.

W podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Omawiane ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,

2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy,

3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Koszty noclegu

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Obecnie jest to kwota 600 zł (30 zł x 20).

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Obecnie jest to kwota 45 PLN (30 PLN x 150%).

Pole tekstowe: WAŻNE Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% kwoty limitu za nocleg określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Omawianych przepisów nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Inne wydatki

Pracownikowi, który w czasie podróży poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, a w przypadku jazdy samochodem - opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Pracownik rozlicza koszty podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Zaliczka na poczet podróży służbowej

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zaliczka na niezbędne koszty podróży służbowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

W przypadku podróży zagranicznej zaliczkę wypłaca się:

  • w walucie obcej,
  • w walucie polskiej (za zgodą pracownika) - w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Po zakończeniu podróży służbowej następuje rozliczenie kosztów podróży zagranicznej w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Zatem w przypadku gdy pracownik dokona rozliczenia zaliczki w walucie innej niż otrzymana w dniu wyjazdu (np. w walucie wymienialnej lub złotówkach), wówczas do rozliczenia kosztów konieczne będzie zastosowanie kursu obowiązującego w dniu wypłaty zaliczki.

Warto zwrócić uwagę, że kurs zastosowany według rozporządzenia w sprawie podróży służbowych do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i jej rozliczenia służy tylko i wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Wynika to z tego, że dla celów bilansowych i podatkowych stosuje się inne kursy.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej według prawa bilansowego i podatkowego

Zaliczka wypłacona w walucie obcej

W myśl zapisów ustawy o rachunkowości operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia, odpowiednio po kursie:

  • faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,
  • średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie faktycznie zastosowanego kursu.

Zatem jeśli jednostka posiada rachunek walutowy i kasę walutową, wówczas wypłaconą pracownikowi z banku lub kasy walutowej zaliczkę może wycenić po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty.

W związku z wyceną kosztów po innym kursie niż otrzymana zaliczka mogą powstać różnice kursowe, które są zaliczane do kosztów finansowych lub przychodów finansowych. Różnice kursowe nie powstają jednak od kwoty zwrotu niewykorzystanej części zaliczki, ponieważ zwrot środków z zaliczki wycenia się po kursie, po jakim wyceniono jej wypłatę.

W przypadku gdy jednostka do rozchodu z rachunku walutowego stosuje kurs historyczny (kurs, po jakim wyceniono wpływ waluty na rachunek), co dopuszcza ustawa o rachunkowości, wówczas na rachunku walutowym nie powstają różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.

Przy stosowaniu kursu historycznego kolejność rozchodu waluty ustala się według jednej z trzech metod (FIFO - "pierwsze przyszło - pierwsze wyszło", LIFO - "ostatnie przyszło - pierwsze wyszło" lub kursów średnioważonych), przyjętej przez jednostkę w danym roku obrotowym.

Jeżeli rozliczenie z pracownikiem pobranej w walucie obcej zaliczki nastąpi w złotówkach i jednostka zastosuje przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, wówczas kwota zwracana pracownikowi lub przez niego wpłacana do kasy w złotówkach jest przeliczana po kursie średnim NBP określonym w dniu wypłaty zaliczki, tj. po kursie wskazanym w rozporządzeniu. Ustaloną w ten sposób kwotę ujmuje się w księgach rachunkowych.

Wycena kosztów zagranicznej podróży służbowej

W myśl zapisów podatkowych koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Natomiast dla celów bilansowych operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych przelicza się na złotówki po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień operacji gospodarczej, np. dzień poniesienia kosztu.

Zatem jeśli:

  • pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków są wystawione na pracodawcę - wówczas wydatki związane z delegacją ujmuje się w kosztach, dla celów bilansowych i podatkowych, na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające są przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury;
  • pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz zwraca poniesione przez pracownika wydatki na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - to takie wydatki związane z delegacją ujmuje się w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji. Właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu (z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) przelicza się także nieudokumentowane wydatki, takie jak diety, ryczałty itp.;
  • pracownik poniesie w trakcie podróży służbowych wydatki udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy, np. paragony za przejazdy autostradami, taksówkami - wówczas takie dokumenty przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Ewidencja w księgach rachunkowych

Koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Jednostka odnosi poniesione koszty, zgodnie z przyjętą przez siebie polityką (zasadami) rachunkowości, na:

  • konto kosztów rodzajowych "Koszty podróży służbowych" - w przypadku stosowania ewidencji na kontach zespołu 4 lub 4 i 5,
  • odpowiednie konto zespołu 5 - w przypadku stosowania ewidencji na kontach zespołu 5 lub 4 i 5,
  • konto zespołu 0, tj. zwiększenie wartości początkowej składnika majątku - w przypadku gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej.

Rozliczenie kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem zespołu 2 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", gdzie:

  • po stronie Wn - ujmuje się wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia,
  • po stronie Ma - ewidencjonuje się uznanie pracownika z tytułu rozliczenia pobranej zaliczki i zwrot niewydatkowanych kwot zaliczek.

Przykład 1

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Czech. W dniu wyjazdu otrzymał z kasy walutowej 250 EUR. Po zakończeniu podróży przedstawił rozliczenie kosztów podróży, na które składały się tylko diety, w kwocie 205 EUR (41 EUR x 5 dni). Pozostałe koszty związane z podróżą służbową były opłacone za pomocą firmowej karty płatniczej.

Jednostka, zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości, wypływ waluty obcej z rachunku walutowego lub kasy wycenia metodą FIFO.

Przed wypływem z konta walutowego EUR do kasy walutowej, a następnie wypłaty na potrzeby zaliczki, na koncie walutowym jednostka posiadała 10 000 EUR. Środki te pochodziły z wpływu należności od kontrahenta zagranicznego i zostały wycenione według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego ich wpływ, który wynosił 4,40 PLN/EUR.

Rozliczenie zaliczki i diet

Przeliczenie na PLN wypłaconych diet - według kursu średniego z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wynosił 4,45 PLN/EUR.

Koszty uzyskania przychodów jednostki - 912,25 PLN (205 EUR x 4,45 PLN/EUR).

Ustalenie różnic kursowych

W odniesieniu do kosztów z tytułu wypłaconych pracownikowi diet jednostka uwzględnia kurs przyjęty do rozchodu z kasy walutowej, który wynosił 4,40 PLN/EUR.

W związku z tym, że wypłata zaliczki nastąpiła z kasy walutowej, powstały różnice kursowe od własnych środków pieniężnych. Ustala się je tylko od kwoty poniesionych kosztów. Powstała dodatnia różnica kursowa w wysokości 10,25 PLN w związku z wyższą wartością poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, tj. wypłaty zaliczki na poczet podróży służbowej, którą jednostka zaliczyła do przychodów finansowych.

(205 EUR x 4,45 PLN/EUR) - (205 EUR x 4,40 PLN/EUR) = 10,25 PLN

Natomiast zwrot niewykorzystanej części zaliczki wycenia się po kursie, po jakim wyceniono jej wypłatę, tj. (250 EUR - 205 EUR) x 4,40 PLN/EUR = 45 EUR x 4,40 PLN/EUR = 198 PLN.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata pracownikowi zaliczki na zagraniczną podróż służbową - rozchód waluty obcej z kasy walutowej:

250 EUR × 4,40 PLN/EUR = 1100 PLN

Wn "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 1 100,00

Ma "Kasa walutowa" 1 100,00

2. Diety przysługujące pracownikowi zgodnie z rozliczeniem delegacji:

205 EUR × 4,45 PLN/EUR = 912,25 PLN

Wn "Podróże służbowe" 912,25

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 912,25

3. Różnice kursowe z tytułu kosztów diet pokrytych zaliczką:

205 EUR × (4,45 PLN/EUR - 4,40 PLN/EUR) = -10,25 PLN

Wn "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 10,25

Ma "Przychody finansowe" 10,25

4. Zwrot przez pracownika niewykorzystanej części zaliczki:

45 EUR × 4,40 PLN/EUR = 198 PLN

Wn "Kasa walutowa" 198,00

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 198,00

Przykład 2

Koszty podróży służbowej wyższe niż kwota zaliczki

Pracownik spółki odbył podróż służbową do Holandii w dniach 21-24 lipca 2020 r. Dnia 20 lipca 2020 r. wypłacono pracownikowi z kasy walutowej zaliczkę w wysokości 600 EUR. Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty (17 lipca 2020 r.) wynosił 4,4827 PLN/EUR.

W rozliczeniu delegacji (z 28 lipca 2020 r.) pracownik przedstawił:

fakturę za hotel wystawioną 24 lipca 2020 r. w wysokości 500 EUR;

Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP zostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (23 lipca 2020 r.), który wynosił 4,4108 PLN/EUR.

diety za trzy doby w wysokości 150 EUR.

Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów podróży (27 lipca 2020 r.), który wynosił 4,4023 PLN/EUR.

W dniu rozliczenia delegacji (28 lipca 2020 r.) pracownikowi wypłacono z kasy walutowej spółki 50 EUR, tytułem zwrotu poniesionych kosztów podróży. Wycena zwrotu kosztów nastąpiła po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty (27 lipca 2020 r.), który wynosił 4,4827 PLN/EUR.

Spółka rozlicza koszty działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4, z pominięciem konta "Rozliczenie kosztów".

Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Rodzaj kosztu

Kwota w EUR

Kurs EUR

Kwota w PLN

Koszty noclegu

500,00

4,4108

2 205,40

Diety

150,00

4,4023

660,35

RAZEM

650,00

2 865,75

Ustalenie różnic kursowych

Rodzaj kosztu

Kwota w EUR

Kurs EUR
zastosowany
do rozliczenia kosztu

Kurs EUR z dnia wypłaty zaliczki

Różnice kursowe w PLN

Rodzaj różnicy kursowej

Koszty noclegu

500,00

4,4108

4,4827

- 35,95

ujemne

Diety*

100,00

4,4023

4,4827

-8,04

ujemne

RAZEM

600,00

-43,99

* Do wysokości pobranej zaliczki - 600 EUR.

Rodzaj kosztu

Kwota w EUR

Kurs EUR
zastosowany
do rozliczenia kosztu

Kurs EUR z dnia wypłaty zaliczki

Różnice kursowe w PLN

Rodzaj różnicy kursowej

Diety*

50,00

4,4827

4,4827

-

-

* Powyżej kwoty pobranej zaliczki - 50 EUR.

Od części diety w kwocie 50 EUR nie powstają różnice kursowe w związku ze zwrotem tej kwoty w tym samym dniu co przedstawienie rozliczenia delegacji przez pracownika, tj. stosuje się ten sam kurs do wyceny kosztu poniesionego i zapłaconego.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata pracownikowi zaliczki na zagraniczną podróż służbową - rozchód waluty obcej z kasy walutowej:

600 EUR × 4,4827 PLN/EUR = 2689,62 PLN

Wn "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 2 689,62

Ma "Kasa walutowa" 2 689,62

2. Faktura za usługę hotelową:

500 EUR × 4,4108 PLN/EUR = 2205,40 PLN

Wn "Podróże służbowe" 2 205,40

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 2 205,40

3. Diety przysługujące pracownikowi zgodnie z rozliczeniem delegacji:

150 EUR × 4,4023 PLN/EUR = 660,35 PLN

Wn "Podróże służbowe" 660,35

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 660,35

4. Wypłata pracownikowi kosztów delegacji niepokrytych zaliczką z kasy walutowej:

50 EUR × 4,4023 PLN/EUR = 220,12 PLN

Wn "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 220,12

Ma "Kasa walutowa" 220,12

5. Różnice kursowe z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką:

500 EUR × (4,4108 PLN/EUR - 4,4827 PLN/EUR) = -35,95 PLN

Wn "Koszy finansowe" 35,95

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 35,95

6. Różnice kursowe z tytułu diety w części pokrytej zaliczką:

100 EUR × (4,4023 PLN/EUR - 4,4827 PLN/EUR) = -8,04 PLN

Wn "Koszy finansowe" 8,04

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 8,04

Przykład 3

Koszty podróży służbowej niższe niż kwota zaliczki

Dane jak w przykładzie 2, z tym że kwota wypłaconej pracownikowi zaliczki (900 EUR) jest wyższa od kwoty poniesionych kosztów.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Rodzaj kosztu

Kwota w EUR

Kurs EUR

Kwota w PLN

Koszty noclegu

500,00

4,4108

2 205,40

Diety

150,00

4,4023

660,35

RAZEM

650,00

2 865,75

Ustalenie różnic kursowych

Rodzaj kosztu

Kwota w EUR

Kurs EUR
zastosowany
do rozliczenia kosztu

Kurs EUR z dnia
wypłaty
zaliczki

Różnice kursowe

Rodzaj
różnicy
kursowej

Koszty noclegu

500,00

4,4108

4,4827

-35,95

ujemne

Diety*

150,00

4,4023

4,4827

-12,05

ujemne

RAZEM

650,00

-48,00

* W całości pokryte zaliczką.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata pracownikowi zaliczki na zagraniczną podróż służbową - rozchód waluty obcej z kasy walutowej:

900 EUR × 4,4827 PLN/EUR = 4034,43 PLN

Wn "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 4 034,43

Ma "Kasa walutowa" 4 034,43

2. Faktura za usługę hotelową:

500 EUR × 4,4108 PLN/EUR = 2205,40 PLN

Wn "Podróże służbowe" 2 205,40

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 2 205,40

3. Diety przysługujące pracownikowi zgodnie z rozliczeniem delegacji:

150 EUR × 4,4023 PLN/EUR = 660,35 PLN

Wn "Podróże służbowe" 660,35

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 660,35

4. Zwrot przez pracownika niewykorzystanej części zaliczki

250 EUR × 4,4827 PLN/EUR = 1120,68 PLN

Wn "Kasa walutowa" 1 120,68

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 1 120,68

5. Różnice kursowe z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką:

500 EUR × (4,4108 PLN/EUR - 4,4827 PLN/EUR) = -35,95 PLN

Wn "Koszy finansowe" 35,95

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 35,95

6. Różnice kursowe z tytułu diet pokrytych zaliczką:

50 EUR × (4,4023 PLN/EUR - 4,4827 PLN/EUR) = -12,05 PLN

Wn "Koszy finansowe" 12,05

Ma "Pozostałe rozrachunki z pracownikami 12,05

Odmowa wyjazdu służbowego w związku z koronawirusem - wyjaśnienia PIP

W związku z licznymi wątpliwościami dotyczącymi stosowania przepisów prawa pracy odnoszących się do relacji między pracodawcą a pracownikami w sytuacji zagrożenia zarażeniem koronawirusem SARS-CoV-2 Państwowa Inspekcja Pracy przygotowała odpowiedź m.in. na pytanie, czy pracownik może odmówić wyjazdu w rejony, gdzie występuje koronawirus, ze względu na groźbę zarażenia. PIP stwierdziła:

Zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu pracy w razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

Zatem pracownik, którego pracodawca wysyła w delegację (wyjazd służbowy) w rejony zagrożone koronawirusem, może odmówić wykonania takiego polecenia ze względu na bezpośrednie zagrożenie swojego życia lub zdrowia oraz ryzyko rozprzestrzenienia choroby w kraju tzn. narażenie na niebezpieczeństwo innych osób.

Dla pracodawcy i pracownika przy podejmowaniu decyzji dotyczących wyjazdu służbowego w rejony zagrożone powinny być wiążące zalecenia, komunikaty właściwych organów państwowych, w szczególności Państwowej Inspekcji Sanitarnej, czy Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Jeżeli pracownik zdecyduje się na wyjazd w regiony gdzie może być narażony na zarażenie koronawirusem, wówczas pracodawca powinien ocenić ryzyko związane z takim wyjazdem i zapewnić pracownikowi odpowiednie środki ograniczające ryzyka związane z możliwością zarażenia patogenem oraz podjąć działania, które zminimalizują potencjalne zagrożenie, np. zorganizować tak wyjazd, by czas przebywania w niebezpiecznym miejscu był jak najkrótszy.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

  • § 1-2, § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - t.p. Dz.U. z 2013 r. poz. 167

  • art. 30 ust. 2, art. 34 ust. 4 pkt 1-3, art. 35 ust. 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1495

  • art. 15 ust. 1 i 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2244

  • https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108072,wyjasnienia-pip-w-zwiazku-z-koronawirusem.html?fbclid=IwAR3alEQMRSYBrOZ5FvMXvE_vToiDN-E-wlic-WAL6qjfgjhtF2XeMZfVTgQ

Joanna Gawrońska

biegły rewident

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK