Wideoszkolenie

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 9/2020, data dodania: 20.08.2020

Czy pracownikowi wykonującemu pracę zdalną na podstawie ustawy o COVID-19 przysługuje ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu

PROBLEM

Od połowy września 2020 r. do końca marca 2021 r. chcemy polecić wybranym pracownikom wykonywanie pracy w trybie zdalnym na podstawie ustawy o COVID-19 i z wykorzystaniem ich komputerów. W ustawie tej nie ma żadnych informacji o obowiązku zwrotu kosztów używania prywatnego sprzętu. Czy to oznacza, że pracownikom nie przysługuje taki zwrot?

RADA

Mimo że przepisy nie regulują kwestii rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem, w przypadku gdy praca zdalna jest wykonywana na sprzęcie pracownika, nie można przyjąć, iż pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów z tego tytułu (ekwiwalent). W braku szczegółowych i bezpośrednich zasad w tym zakresie, ustalając wysokość ekwiwalentu, należy kierować się normami zużycia sprzętu oraz jego udokumentowaną ceną rynkową. Warto, aby ustalenia w tym zakresie zawrzeć w dodatkowej umowie o używaniu prywatnego sprzętu do celów służbowych. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19. Okres, przez jaki może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w tym trybie, został wydłużony. W wyniku zmian w ustawie o COVID-19 pracodawca ma możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (art. 4 ustawy z 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw).

Narzędzia i materiały wykorzystywane w pracy zdalnej. Zasadą jest, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Pracownik może jednak używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 3 ust. 4-5 ustawy o COVID-19).

Ekwiwalent za narzędzia i materiały. Regulacje ustawy o COVID-19 nie poruszają kwestii zwrotu kosztów używania przez pracownika przy wykonywaniu pracy zdalnej własnych narzędzi lub materiałów, przy założeniu, że spełniają one wymagania z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy. Zatem uzgodnień tych powinny dokonać strony stosunku pracy.

Trudno jednak przyjąć, że zawarcie porozumienia, w którym strony określą tylko, że przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu, kończy wzajemne rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą z tego tytułu. Prowadziłoby to do naruszenia zasady, zgodnie z którą ryzyko prowadzonej działalności powinno być ponoszone wyłącznie przez pracodawcę.

Biorąc to pod uwagę należy uznać, że pracownikowi zdalnemu przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej przez strony stosunku pracy.

WAŻNE!

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny za używanie sprzętu lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

Ustalenia te nie powinny być dowolne. Przy określaniu wysokości ekwiwalentu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowaną cenę rynkową lub ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy oraz jego ceny, korzystając w tym zakresie z zasad obowiązujących przy telepracy.

PRZYKŁAD

Pracownik zawarł z pracodawcą porozumienie dotyczące wykorzystywania podczas pracy zdalnej prywatnego komputera. Na dzień zawarcia tego porozumienia wartość komputera wynosiła 2100 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla tego sprzętu to 30%. Odpis roczny wynosi zatem 630 zł, a miesięczny 52,50 zł (630 zł : 12 miesięcy). Pracownik zdalny będzie otrzymywał miesięczny ekwiwalent za używanie własnego komputera w wysokości 52,50 zł. Taki sposób ustalenia ekwiwalentu jest prawidłowy.

Ponadto w żadnym wypadku pracodawca nie jest zwolniony z wypłaty pracownikowi pracującemu zdalnie w celu przeciwdziałania COVID-19 ekwiwalentu w związku z używaniem przez niego prywatnego sprzętu tylko na tej podstawie, że pracownik w ramach pracy zdalnej nie pokrywa dodatkowych kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku informatyka. Zgodnie z umową o pracę pracownik wykonuje pracę w siedzibie pracodawcy. Pracownik dojeżdża do pracy prywatnym samochodem. Koszt dojazdów do pracy pracownika w zależności od cen paliwa wynosił ok. 500 zł w każdym miesiącu pracy.

W celu zapobiegania COVID-19 pracodawca zobowiązał pracownika do wykonywania pracy zdalnej. Strony ustaliły, że miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie mieszkanie zatrudnionego, a praca będzie wykonywana z wykorzystaniem jego prywatnego sprzętu. Pracownik zwrócił się do pracodawcy o ustalenie ekwiwalentu w związku z wykonywaniem pracy na prywatnym komputerze. Pracodawca odmówił, twierdząc, że pracownik i tak oszczędza na dojazdach do pracy. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Między brakiem ponoszenia przez pracownika kosztów dojazdu do pracy a faktem wykorzystywania prywatnego sprzętu do celów służbowych w ramach wykonywania pracy zdalnej nie ma żadnego związku. Tym samym kwestia ekwiwalentu powinna zostać rozstrzygnięta między stronami.

Odmowa przyznania pracownikowi ekwiwalentu w związku z wykonywaniem pracy zdalnej z wykorzystaniem prywatnego sprzętu stanowiłaby przejaw nierównego traktowania w stosunku do pracowników zatrudnionych w formie telepracy, którzy również mogą wykonywać pracę na odległość, wykorzystując swój sprzęt. Pracownikom wykonującym pracę w ramach telepracy przepisy Kodeksu pracy w sposób bezpośredni przyznają bowiem prawo do ekwiwalentu pieniężnego za używanie prywatnego sprzętu do celów służbowych (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy).

Niewypłacenie ekwiwalentu zostanie z pewnością zakwestionowane w przypadku kontroli PIP. Uwzględniając jednak, że nie istnieje ustawowy sposób ustalania wysokości ekwiwalentu, nie można się spodziewać, że inspektor pracy wyda nakaz jego wypłaty w konkretnej wysokości.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 6711 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

  • art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106

  • art. 4 ustawy z 14 sierpnia 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (w dniu oddania niniejszego numeru MPPiU do druku ustawa oczekiwała na podpis prezydenta)

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK