Elastyczny czas pracy - przykłady stosowania i korzyści dla pracodawcy

Przez elastyczny czas pracy należy rozumieć wszelkie przewidziane prawem możliwości organizacji czasu pracy odbiegające od podstawowej normy czasu pracy. Takie możliwości daje w szczególności stosowanie przedłużonych okresów rozliczeniowych czy ruchomych godzin rozpoczynania pracy, system równoważnego czasu pracy, a także inne rozwiązania wynikające z przepisów, dzięki którym pracodawca zyskuje większą swobodę w zakresie dostosowania czasu pracy pracowników do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa.

Pewne rozwiązania w zakresie uelastycznienia czasu pracy wprowadziły również tarcze antykryzysowe, które przewidują rozwiązania pomocowe dla pracodawców dotkniętych kryzysem spowodowanym epidemią koronawirusa.

Przedłużenie okresów rozliczeniowych

Każdy pracodawca jest zobowiązany ustalić okresy rozliczeniowe, jakie będą u niego stosowane, w ramach których rozlicza czas pracy pracowników. Okresy te ustala się w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy, zasadniczo w układach zbiorowych pracy, regulaminach pracy lub obwieszczeniu (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

Okres rozliczeniowy w podstawowym systemie czasu pracy wynosi maksymalnie 4 miesiące. Jeszcze krótszy, bo 1-miesięczny okres rozliczeniowy, obowiązuje w systemie skróconego systemu czasu pracy, w weekendowym systemie czasu pracy, a także, co do zasady, w równoważnym systemie czasu pracy. Jednak w systemie równoważnym w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, istnieje możliwość jego przedłużenia maksymalnie do 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach oraz do 4 miesięcy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych.

Oprócz tego istnieje możliwość wydłużenia okresów rozliczeniowych czasu pracy, nawet do 12 miesięcy, w każdym systemie czasu pracy (art. 129 § 2 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że okres rozliczeniowy może:

• obejmować dowolną liczbę miesięcy lub tygodni: 5, 7, 10 miesięcy, 20 tygodni, jednak nie więcej niż 12 miesięcy, a jednocześnie
• rozpoczynać się w dowolnie ustalonym tygodniu czy miesiącu i nie musi rozpoczynać się wraz z początkiem roku kalendarzowego, co pozwala na dobranie okresu rozliczeniowego najbardziej dopasowanego do rytmu zapotrzebowania na pracę u pracodawcy.

Wydłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy maksymalnie do 12 miesięcy jest możliwe przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników oraz zapewnienia obowiązujących norm odpoczynku, tj. 11-godzinnego odpoczynku dobowego czy 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, w każdym systemie czasu pracy, a zatem:

• podstawowym,
• równoważnym,
• przerywanym,
• zadaniowym,
• ruchu ciągłym,
• weekendowym i skróconego tygodnia pracy.

Dzięki wydłużonemu okresowi rozliczeniowemu pracodawca może zaplanować raz mniej dni i godzin pracy, a raz więcej, stosownie do swoich potrzeb.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni w prywatnej szkole na stanowisku woźnego są objęci systemem równoważnego czasu z możliwością przedłużenia normy dobowej do 12 godzin w przedłużonym 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W związku z tym pracodawca może tak zaplanować ich czas pracy, aby w okresach od września do końca czerwca wypracowali obowiązujący ich wymiar czasu pracy, a w lipcu i sierpniu, w okresie wakacji, mieli czas wolny.

 

Przy tej organizacji pracy istotne jest, że jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy lub wykonuje ją w obniżonym wymiarze, a w innym wykonuje ją w wymiarze wyższym, przysługuje mu:

• w każdym miesiącu wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę, w przypadku pracowników wynagradzanych stałą stawką miesięczną,
• wynagrodzenie w wysokości faktycznie wypracowanej liczby godzin, jednak w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę; w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

WAŻNE(!)

Przedłużony okres rozliczeniowy może być stosowany, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy.

Przepisy nie definiują, jakie przyczyny należy uznać za obiektywne, techniczne lub organizacyjne, ale za takie przyczyny uzasadniające przedłużenie okresu rozliczeniowego można uznać właśnie nierównomierne zapotrzebowanie na pracę w okresie rozliczeniowym. Brak jednoznacznej definicji w tym zakresie powoduje także, że w praktyce o tym, czy przesłanki te zachodzą, decyzję podejmie pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego jest możliwe wyłącznie w:

• układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy,
• porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Brak zawarcia porozumienia lub odpowiednich ustaleń w układzie zbiorowym pracy całkowicie uniemożliwia wprowadzenie dłuższych okresów rozliczeniowych.

Strony takiego porozumienia powinny uzgodnić między sobą:

1. czy u pracodawcy jest zasadne wydłużanie okresu rozliczeniowego ponad okresy podstawowe wynikające z przepisów,
2. jak długie okresy rozliczeniowe będą stosowane, mając na względzie, że 12 miesięcy to okres maksymalny, jednak nie zawsze stosowanie tak długiego okresu rozliczeniowego będzie uzasadnione,
3. czy przedłużony okres rozliczeniowy będzie dotyczył wszystkich pracowników czy wybranych grup zawodowych u pracodawcy, mając również na względzie, że w stosunku do różnych grup zawodowych mogą być stosowane różne okresy rozliczeniowe.

Kopię zawartego porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy pracodawca musi w każdym przypadku przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 150 § 4 Kodeksu pracy).

Stosowanie dłuższych okresów rozliczeniowych umożliwia pracodawcy elastyczne i racjonalne gospodarowanie czasem pracy, stosownie do zapotrzebowania na pracę w danym okresie, oraz ułatwia rekompensowanie pracy nadliczbowej czasem wolnym, a zatem często bez konieczności wypłaty dodatków.

Przykład

Firma handlowa, w której największe obroty, a więc i zapotrzebowanie na pracę, są w okresach przedświątecznych, zawarła porozumienie ze związkami i ustaliła, że długość okresu rozliczeniowego czasu pracy wynosi 6 kolejnych miesięcy kalendarzowych, począwszy od 1 marca. Dzięki temu w okresie rozliczeniowym marzec-sierpień pracodawca może zrekompensować wzmożoną pracę przypadającą w okresie marzec-kwiecień. Natomiast w okresie rozliczeniowym wrzesień-luty również ma czas, aby w pozostałych miesiącach tego okresu zrekompensować wzmożoną pracę w okresie listopad-grudzień.

 

Pracodawca, stosując przedłużone okresy rozliczeniowe, może planować większą liczbę godzin lub dni pracy w okresach dużego zapotrzebowania na pracę, np. w okresie większej sprzedaży, w okresie lepszych warunków atmosferycznych w przypadku prac sezonowych czy w budownictwie, a pracę krótszą - w okresach niskiego zapotrzebowania na pracę w zależności od rytmu pracy przedsiębiorstwa.

Dobre zaplanowanie czasu pracy w wydłużonym okresie rozliczeniowym powoduje w okresie wzmożonej pracy powstawanie godzin nadliczbowych w mniejszej liczbie lub całkowite ich wyeliminowanie. Jednocześnie dłuższy okres rozliczeniowy to także dłuższy czas, w którym pracodawca może zrekompensować pracownikowi powstałą pracę nadliczbową czasem wolnym od pracy, bez konieczności wypłaty dodatków za pracę nadliczbową.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o pracę rozwiąże się przed upływem okresu rozliczeniowego i po rozliczeniu czasu pracy okaże się, że pracownik przepracował większą liczbę godzin (które miały być zrównoważone w późniejszym okresie), niż to wynikało z ustalonych norm. W takiej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany wypłacić z końcem umowy o pracę wynagrodzenie wraz z odpowiednimi dodatkami.

Podstawą dobrego planowania czasu pracy są tworzone przynajmniej na 1 miesiąc harmonogramy czasu pracy przekazywane pracownikom co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Zatem pracodawca w trakcie okresu rozliczeniowego może tworzyć cząstkowe harmonogramy, obejmujące poszczególne odcinki okresu rozliczeniowego - nie mniejsze jednak niż miesiąc. Natomiast czas pracy rozlicza się w okresie rozliczeniowym, a nie w ramach okresu objętego harmonogramem. W związku z tym harmonogram na 1 miesiąc może zakładać pracę przez większą liczbę godzin i dni, niż wypada do przepracowania w tym miesiącu, a w harmonogramie na inny miesiąc w tym samym okresie rozliczeniowym pracodawca zrekompensuje ten wcześniej przepracowany czas.

Przykład

Pracodawca prowadzi sklep w nadmorskiej miejscowości. Ze względu na sezonowość wprowadził 12-miesięczny okres rozliczeniowy (styczeń-grudzień). Dzięki temu w miesięcznych harmonogramach może planować nawet 6 dni pracy tygodniowo w sezonie letnim, gdy sklep jest otwarty także w sobotę. W zamian natomiast w listopadzie może oddać 4 dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy za pracujące soboty w lipcu. Przedstawia to przykładowy harmonogram na lipiec i listopad:

Lipiec 2020 r.

Wymiar czasu pracy: 184 godz., 8 dni wolnych (W5 i WN)

Zaplanowane: 216 godz., 4 dni wolne (WN)

Bilans: nadpracowane 32 godz. i nieudzielone 4 dni wolne (W5)

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
8 h	8 h	8 h	8 h	WN	8 h	8 h	8 h	8 h	8 h	8 h	WN	8 h	8 h	8 h

 

16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
8 h	8 h	8 h	WN	8 h	8 h	8 h	8 h	8 h	8 h	WN	8 h	8 h	8 h	8 h	8 h

Listopad 2020 r.

Wymiar czasu pracy: 160 godz., 10 dni wolnych (W5, WN, WŚ)

Zaplanowane: 128 godz., 14 dni wolnych (W5, WN, WŚ)

Bilans: oddane 32 godz. i 4 dni wolne (W5) za pracę w lipcu

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
WŚ	8 h	8 h	8 h	8 h	8 h	W5	WN	W5	W5	WŚ	W5	W5	W5	WN

 

16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
8 h	8 h	8 h	8 h	8 h	W5	WN	8 h	8 h	8 h	8 h	8 h	W5	WN	8 h

W5 - wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, WN - wolne z tytułu niedzieli, WŚ - wolne z tytułu święta

Ruchomy czas pracy

W tym samym trybie jak powyżej, tj. w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z organizacją związkową, a jeżeli taka nie działa u pracodawcy - w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy, może zostać wprowadzony ruchomy czas pracy. Jedynie w tym przypadku nie trzeba zawiadamiać PIP o wprowadzeniu takiej organizacji pracy.

Ruchomy czas pracy może być stosowany także na pisemny wniosek pracownika, zarówno gdy u pracodawcy w ogóle nie został wprowadzony ruchomy rozkład czasu pracy w trybie opisanym powyżej, jak i gdy został on wprowadzony, ale pracownik wnioskuje o objęcie go innym rozkładem czasu pracy niż ustalony przez pracodawcę (art. 150 § 5 Kodeksu pracy).

Ruchomy czas pracy może polegać na stosowaniu takiego rozkładu czasu pracy, który:

1. przewiduje różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Pracodawca może wskazać w tym rozkładzie zarówno późniejszą, jak i wcześniejszą godzinę rozpoczęcia pracy niż w dniu poprzednim;

Przykład

W firmie wprowadzono ruchomy czas pracy oraz ustalono rozkład czasu pracy przewidujący pracę w godz. od 9.00 do 17.00 w poniedziałki i środy, oraz w godz. od 8.00 do 16.00 we wtorki, czwartki i piątki. Pomimo powtórnego rozpoczynania przez pracowników pracy w tej samej dobie pracowniczej godziny nadliczbowe nie powstają. Przepisy dopuszczają bowiem możliwość takiego ustalenia godzin pracy pracowników. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że pracownik podejmie pracę we wtorek i czwartek w tej samej dobie pracowniczej.

 

2. przewiduje przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy. W tym przypadku pracodawca wyznacza wyłącznie liczbę godzin do przepracowania danego dnia i przedział czasu, w którym pracownik musi stawić się do pracy, a pracownik sam decyduje, o której konkretnie godzinie rozpocznie ją w tym przedziale.

Przykład

Pracownik złożył wniosek o objęcie go ruchomym czasem pracy i pracodawca wyznaczył mu, że 8 godzin pracy pracownik może rozpocząć o wybranej przez siebie godzinie przypadającej między 6.00 a 9.00. Pracownik pracował od poniedziałku do czwartku w godz. od 10.00 do 18.00, a w piątek w godz. od 7.00 do 14.00. Mimo przepracowania łącznie 11 godzin w dobie czwartkowej (trwającej od 10.00 w czwartek do 10.00 w piątek) nadgodziny nie powstają. Pracownik podjął bowiem pracę w wyznaczonych godzinach rozpoczęcia pracy i był objęty ruchomym rozkładem czasu pracy.

 

Ustalenie ruchomego rozkładu czasu pracy nie powoduje obowiązku tworzenia dla pracowników grafików, gdy ich rozkład czasu pracy jest stały i określony w przepisach wewnątrzzakładowych lub przepisach prawa pracy albo gdy ruchomy czas pracy stosuje się na pisemny wniosek pracownika.

Elastyczność ruchomego czasu pracy oraz ewidentna korzyść dla pracodawcy w stosowaniu tej organizacji polega w szczególności na tym, że ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Zatem nawet jeśli pracownik, zgodnie z potrzebami pracodawcy, będzie zaczynał pracę w kolejnym dniu o godzinie wcześniejszej niż w dniu poprzednim, tzn. w tej samej dobie pracowniczej, to dobowe godziny nadliczbowe nie powstaną. W związku z tym pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe.

Ten rozkład czasu pracy eliminuje np. tak podstawowe problemy, jak powstawanie godzin nadliczbowych w przypadku konieczności przejścia pracownika z późniejszej zmiany na wcześniejszą bez dnia wolnego, a także w przypadku rozpoczęcia pracy przez pracownika pracującego w stałych godzinach pracy (np. od 8.00) kilka czy kilkanaście minut wcześniej niż dnia poprzedniego.

Co bardzo istotne, ruchomy rozkład czasu pracy, tak jak i przedłużony okres rozliczeniowy, może być zastosowany w każdym systemie czasu pracy. Powoduje to, że potencjalnie największą elastyczność w organizacji czasu pracy pracowników można osiągnąć poprzez wprowadzenie ruchomego czasu pracy przy równoważnym systemie czasu pracy przewidującym przedłużenie doby pracowniczej do 12 godzin w przedłużonym 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Oczywiście ruchomy rozkład czasu pracy można stosować także w innych połączeniach.

WAŻNE(!)

Stosowanie ruchomego rozkładu czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin) odpoczynku.

System równoważnego czasu pracy

System równoważnego czasu pracy uznaje się za jeden z najbardziej elastycznych systemów czasu pracy. Może być stosowany w każdym przypadku, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. O tym, czy wprowadzenie tego rodzaju systemu czasu pracy będzie uzasadnione, decyduje pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub sam pracodawca. System równoważny najczęściej jest wprowadzany przy pracach:

• w branży hotelarskiej i gastronomicznej,
• w branży budowlanej,
• w rolnictwie,
• w placówkach handlowych,
• personelu pokładowego.

W tym systemie, w tzw. wersji podstawowej, dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy w jednych dniach jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy w ramach okresu rozliczeniowego w taki sposób, aby zrównoważyć go do przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej oraz przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Przykład

Pracodawca sporządził harmonogram na lipiec 2020 r. dla pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy na pełny etat w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym w następujący sposób:

Lipiec 2020 r.

Norma czasu pracy: 184 godz., 8 dni wolnych (W5, WN)

Zaplanowane: 184 godz., 8 dni wolnych (W5, WN)

 

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
10 h	10 h	8 h	W5	WN	6 h	6 h	8 h	8 h	12 h	W5	WN	8 h	8 h	8 h
8.00	8.00	8.00	X	X	9.00	9.00	9.00	9.00	9.00	X	X	8.00	8.00	8.00
18.00	18.00	16.00	X	X	15.00	15.00	17.00	17.00	21.00	X	X	16.00	16.00	16.00

 

16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
8 h	8 h	W5	WN	12 h	12 h	8 h	8 h	8 h	W5	WN	4h	6 h	6 h	6 h	6 h
8.00	8.00	X	X	9.00	9.00	9.00	9.00	9.00	X	X	8.00	8.00	8.00	8.00	8.00
16.00	16.00	X	X	21.00	21.00	17.00	17.00	17.00	X	X	12.00	14.00	14.00	14.00	14.00

W5 - wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, WN - wolne z tytułu niedzieli

Tak ustalony przez pracodawcę grafik w systemie równoważnym czasu pracy jest prawidłowy.

 

Przepisy dopuszczają w szczególnie uzasadnionych przypadkach przedłużenie okresu rozliczeniowego, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych - do 4 miesięcy.

Zasadniczo systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Natomiast jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, to pracodawca może stosować 3- lub 4-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy w tym systemie, po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Odmianą tego systemu jest system pozwalający przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca, nie więcej niż:

1. do 16 godzin przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy oraz
2. do 24 godzin w przypadku pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych.

W obu tych przypadkach pracownikowi, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, należy udzielić odpoczynku przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin.

Jednocześnie warto pamiętać, że do systemu równoważnego czasu pracy można także zastosować wydłużony okres rozliczeniowy do 12 miesięcy (opisany na wstępie) oraz połączyć go z ruchomym rozkładem czasu pracy, co czyni go jeszcze bardziej elastycznym, a zatem dającym pracodawcy dużą swobodę w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy. Pozwala uwzględnić zróżnicowane zapotrzebowanie na pracę i jednocześnie uniknąć powstawania godzin nadliczbowych z tytułu pracy w tej samej dobie pracowniczej, z tytułu przeciętnej 40-godzinnej normy średniotygodniowej.

Przykład

Pracodawca, właściciel hotelu w miejscowości wypoczynkowej, wprowadził równoważny system czasu pracy z możliwością przedłużenia normy dobowej do 12 godzin ze względu na sezonowość usług. Wprowadził także 12-miesięczny okres rozliczeniowy, począwszy od kwietnia, oraz ruchomy rozkład czasu pracy. Dzięki temu mógł w harmonogramie na lipiec 2020 r. zaplanować pracownikom pracę nawet przez 6 dni w tygodniu do 12 godzin dziennie, a następnie w zamian w harmonogramie w dalszym okresie, np. w listopadzie 2020 r., oddać dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (W5) - za pracujące soboty w lipcu, oraz udzielić dodatkowego czasu wolnego (DW) za przedłużony w lipcu do 12 godzin dobowy wymiar czasu pracy. Przedstawiają to poniższe harmonogramy na lipiec i listopad 2020 r.:

Lipiec 2020 r.

Wymiar czasu pracy: 184 godz., 8 dni wolnych (W5 i WN)

Zaplanowane: 324 godz., 4 dni wolne (WN)

Bilans: nadpracowane 140 godz. i 4 dni wolne (W5)

 

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
12 h	12 h	12 h	12 h	WN	12 h	12 h	12 h	12 h	12 h	12 h	WN	12 h	12 h	12 h
6.00	5.00	5.00	5.00	X	9.00	8.00	7.00	7.00	7.00	7.00	X	6.00	5.00	5.00
18.00	17.00	17.00	17.00	X	21.00	20.00	19.00	19.00	19.00	19.00	X	18.00	17.00	17.00

 

16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
12 h	12 h	12 h	WN	12 h	12 h	12 h	12 h	12 h	12 h	WN	12 h	12 h	12 h	12 h	12 h
5.00	5.00	4.00	X	11.00	11.00	11.00	11.00	11.00	11.00	X	6.00	5.00	5.00	5.00	5.00
17.00	17.00	16.00	X	23.00	23.00	23.00	23.00	23.00	23.00	X	18.00	17.00	17.00	17.00	17.00

Listopad 2020 r.

Wymiar czasu pracy: 160 godzin, 10 dni wolnych (W5, WN, WŚ)

Zaplanowane: 20 godzin, 28 dni wolnych (W5, WN, WŚ, DW)

Bilans: oddane 140 godz. i 4 dni wolne

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

WŚ

DW

DW

DW

DW

DW

W5

WN

W5

W5

WŚ

W5

W5

W5

WN

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

 

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

DW

DW

DW

DW

DW

W5

WN

DW

DW

DW

DW

DW

W5

WN

10

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

7.00

X

X

7.00

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

17.00

X

X

17.00

W5 - wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, WN - wolne z tytułu niedzieli, WŚ - wolne z tytułu święta, DW - dodatkowe wolne z tytułu równoważenia przedłużonej do 12 godzin normy dobowej

 

Planowanie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, nawet jeśli pracownik jest objęty systemem równoważnego czasu pracy, nie jest jednak możliwe w przypadku:

• osób na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,
• pracownic w ciąży,
• pracowników opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia, bez ich zgody.

 

System weekendowy i skróconego tygodnia pracy

Na pisemny wniosek pracownika może być do niego stosowany tzw. weekendowy system czasu pracy. W tym systemie praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 144 Kodeksu pracy).

W tym systemie praca w niedziele i święta nie musi być rekompensowana innym dniem udzielanym w zamian. Ponadto pracodawca nie jest zobowiązany udzielać pracownikowi raz na 4 tygodnie wolnej niedzieli, co stanowi dla pracodawcy zdecydowaną korzyść, w szczególności gdy największe zapotrzebowanie na pracę występuje u niego właśnie w weekendy, np. w gastronomii (art. 151¹² Kodeksu pracy). Jednocześnie w tym systemie praca nie może być planowana w inne dni niż piątki, soboty, niedziele i święta. Powoduje to często problem z wypełnieniem pracownikowi pełnego wymiaru czasu pracy. Dlatego praca w tym systemie często jest wykonywana na niepełny etat.

Zbliżony do systemu weekendowego jest system skróconego tygodnia pracy. W tym systemie, stosowanym również na pisemny wniosek pracownika, jest dopuszczalne wykonywanie przez pracownika pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia. Praca odbywa się w dni dowolnie wskazane, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 143 Kodeksu pracy).

Zastosowanie do pracownika obu systemów czasu pracy następuje na podstawie umowy o pracę.

Należy wciąż pamiętać o zachowaniu obowiązkowego dobowego i tygodniowego odpoczynku, jak również o obowiązującej przeciętnej 40-godzinnej tygodniowej normie czasu pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony w systemie skróconego tygodnia, na pełny etat, pracuje 4 dni w tygodniu. Harmonogram pracy pracownika musi uwzględniać obowiązującą przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy w okresie rozliczeniowym, a w związku z tym nie jest możliwe, aby pracownik w każdym dniu okresu rozliczeniowego pracował 12 godzin. Jeśli tak by się stało, pracodawca byłby zobowiązany do wypłaty oprócz normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe także dodatku z tytułu przekroczenia normy tygodniowej w wysokości 100% wynagrodzenia.

 

Warto przypomnieć, że do obu tych systemów możliwe jest zastosowanie przedłużonego maksymalnie do 12 miesięcy okresu rozliczeniowego wprowadzonego w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, jak również ruchomego rozkładu czasu pracy, co czyni je jeszcze bardziej elastycznymi.

Tak samo jak w równoważnym systemie czasu pracy, nawet przy objęciu pracownika systemem weekendowym czy też skróconego tygodnia pracy, wydłużenie normy dobowej powyżej 8 godzin nie jest dopuszczalne w przypadku:

1. pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,
2. pracownic w ciąży,
3. pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody.

Jednocześnie za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Wprowadzenie elastycznego czasu pracy na podstawie przepisów tzw. Tarczy antykryzysowej

Szczególne rozwiązania w zakresie elastycznego czasu pracy zawierają przepisy tzw. Tarcz antykryzysowych. Przewidują one dodatkowe udogodnienia dla pracodawców, którzy ucierpieli w wyniku epidemii koronawirusa, i obejmują następujące obszary:

• skrócenie okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 15zf ustawy o COVID-19);

Skrócenie okresów 11-godzinnego dobowego i 35-godzinnego tygodniowego odpoczynku zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, a także w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Natomiast dodatkowe rozwiązania pozwalające na uelastycznienie czasu pracy w okresie epidemii koronawirusa przyniosły przepisy kolejnych Tarcz antykryzysowych.

Zgodnie z tymi przepisami pracodawca, u którego wystąpił odpowiedni spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 oraz który nie ma zaległości w opłacaniu podatków ani składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca III kwartału 2019 r., może:

• ograniczyć nieprzerwany odpoczynek dobowy i tygodniowy, odpowiednio, do 8 godzin i 32 godzin, pod warunkiem udzielenia w ciągu 8 tygodni odpoczynku równoważnego dobowego wynikającego z różnicy między 11 godzinami a liczbą godzin udzielonego odpoczynku.

Skrócenie czasu odpoczynku dobowego do 8 godzin oznacza, że pracownik może pracować w ciągu doby nawet 16 godzin, przy czym w każdym przypadku jego skrócenia pracodawca musi oddać pracownikowi wolny czas w ciągu 8 tygodni, przedłużając odpowiednio odpoczynek dobowy lub tygodniowy o czas, o jaki wcześniej został on skrócony;

• porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy (art. 15zf ustawy o COVID-19);

Pracodawca spełniający warunki, o których mowa powyżej, tj. wykazujący odpowiedni spadek obrotów gospodarczych oraz niezalegający z podatkami i składkami, może również zawrzeć ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników wybranymi w sposób przyjęty u pracodawcy, gdy organizacja związkowa nie działa u pracodawcy:

- porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Kopię zawartego porozumienia pracodawca jest zobowiązany przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.

Na podstawie tych przepisów system równoważnego czasu pracy może wprowadzić zatem, co do zasady, każdy pracodawca, gdyż jego wprowadzenie nie musi być uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, jak w przypadku regulacji kodeksowej.

Takie rozwiązanie powoduje, że w poszczególnych dniach dobowy wymiar czasu pracy pracowników może być skracany, np. w okresie niskiego zapotrzebowania na pracę, przestoju, a następnie pracownicy mogą pracować maksymalnie do 12 godzin na dobę nawet przez kilka miesięcy, równoważąc czas pracy w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym. System ten może działać również odwrotnie, tzn. w razie potrzeby doba pracownicza może zostać wydłużona maksymalnie nawet do 12 godzin w okresie wzmożonego zapotrzebowania na pracę, a następnie w ramach równoważnego czasu pracy przepracowany czas jest równoważony skróconym wymiarem czasu pracy w poszczególnych dniach lub dniami wolnymi w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w zależności od potrzeb pracodawcy;

• wyjątkowe rozwiązania na czas epidemii dla pracodawców zapewniających funkcjonowanie systemów i obiektów infrastruktury krytycznej oraz stacji paliw (art. 15x ustawy o COVID-19);

Pracodawcy prowadzący działalność polegającą na zapewnieniu funkcjonowania systemów i obiektów infrastruktury krytycznej (m.in. elektrownie, ciepłownie), a także ich podwykonawcy lub dostawcy, jak również stacje paliw, mogą na czas określony, ale nie dłuższy niż do czasu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii:

1. zmienić system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji,
2. polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji,
3. zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, w tym przypadku nie trzeba zapewniać pracownikowi odpoczynków dobowych i tygodniowych,
4. polecić pracownikowi realizowanie prawa do odpoczynku w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

We wskazanych powyżej sytuacjach:

1) pracoda:wca musi zapewnić pracownikowi zakwaterowanie i wyżywienie niezbędne do realizacji przez pracownika jego obowiązków pracowniczych. Ich wartość zwolniona jest z PIT i ZUS,

2) pracownik, któremu zostały wydane polecenia, przez czas, na jaki zostały one wydane, nie może korzystać z urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu na żądanie, urlopu bezpłatnego oraz dodatkowego urlopu płatnego, o ile taki urlop przysługuje mu na podstawie przepisów prawa pracy.

Celem omawianych regulacji jest zapewnienie ciągłości dostaw tych szczególnych usług.

Przepisy te dają możliwość każdej dowolnej zmiany systemu i rozkładu czasu pracy, w tym wprowadzenia nowego systemu czasu pracy, np. równoważnego, wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, skrócenia okresów odpoczynku, wydłużenia okresu rozliczeniowego, bez zachowania procedur i wymagań określonych w Kodeksie pracy. Jest to jednak możliwe wyłącznie w celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa czy stacji paliw oraz w zakresie niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji. Umożliwiają one także odmowę udzielenia pracownikowi w tym okresie urlopu wypoczynkowego bądź urlopu bezpłatnego.

Podsumowanie:

1. Wydłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy, nawet do 12 miesięcy, jest dopuszczalne w każdym systemie czasu pracy,
2. Stosowanie ruchomego rozkładu czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin) odpoczynku,
3. System równoważnego czasu pracy uznaje się za jeden z najbardziej elastycznych systemów czasu pracy,
4. W systemie weekendowym praca w niedziele i święta nie musi być rekompensowana innym dniem udzielanym w zamian,
5. Na podstawie Tarczy antykryzysowej pracodawca może ograniczyć nieprzerwany odpoczynek dobowy i tygodniowy, odpowiednio, do 8 godzin i 32 godzin, pod warunkiem udzielenia w ciągu 8 tygodni odpoczynku równoważnego dobowego wynikającego z różnicy między 11 godzinami a liczbą godzin udzielonego odpoczynku.

 

Podstawa prawna:

· art. 129, art. 132, art. 133, art. 135, art. 136, art. 137, art. 140¹, art. 144, art. 147, art. 148, art. 150, art. 151⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• art. 15zf, art. 15x ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106

 

Ewa Kowszun

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego oraz powiązanych zagadnień prawa podatkowego i administracyjnego, mająca ponad 20-letnie doświadczenie w kompleksowym wsparciu prawnym działów HR bezpośrednio w wewnętrznych strukturach przedsiębiorców oraz w kancelarii prawnej, prowadzi własną firmę doradczą