Wideoszkolenie

Biuletyn VAT 11/2019 [dodatek: Dodatek specjalny], data dodania: 13.11.2019

Jak sprawdzić kontrahenta, aby nie stracić prawa do odliczenia VAT

Metodyka należytej staranności ogłoszona przez MF to najważniejsze okoliczności, które będą brane pod uwagę przez urzędników skarbowych w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Ma zastosowanie do nabywców towarów w obrocie krajowym, którzy nie dopuścili się oszustwa w rozliczeniu VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy wyłudzeniu VAT. Zdaniem MF podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i otrzymania zwrotu VAT.

MF wskazało przykładowe działania, których podjęcie pomoże zweryfikować okoliczności związane z transakcją i dochować należytej staranności przy podejmowaniu decyzji o jej zawarciu z kontrahentem (przedsiębiorcą - sprzedawcą, dostawcą towaru). Rodzaj działań jest uzależniony od tego, czy rozpoczynamy współpracę, czy ją kontynuujemy.

1. Rozpoczęcie współpracy z kontrahentem

Do rozpoczęcia współpracy dochodzi oczywiście w chwili zawarcia umowy z podmiotem, z którym wcześniej podatnik nie zawierał transakcji handlowych dotyczących towarów. Są to też sytuacje, gdy podatnik zawiera umowę z podmiotem, z którym wprawdzie już współpracował, ale nowe transakcje będą dotyczyć towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności kontrahenta i których podatnik dotychczas nie kupował od niego.

Oceniając kontrahenta, należy rozważyć zarówno kryteria formalne, jak i transakcyjne.

1.1. Kryteria formalne

W przypadku każdego nowego kontrahenta należy potwierdzić:

● w Krajowym Rejestrze Sądowym (https://ems.ms.gov.pl/) lub w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/), że kontrahent jest zarejestrowany - o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta,

● że jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny na tzw. białej liście https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka,

● że posiada lub - na nasze żądanie - przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,

● umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictw udzielonych przez te osoby (np. należy zweryfikować umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG).

1.2. Kryteria transakcyjne

Przedstawiona przez MF lista prezentuje przykładowe okoliczności transakcji, na które należy zwrócić uwagę, aby zachować należytą staranność. Nie ma charakteru zamkniętego, ponieważ w praktyce życia gospodarczego mogą wystąpić inne sytuacje wskazujące na ryzyko udziału w oszustwie.

Wykaz okoliczności, na które należy zwrócić uwagę, aby zachować należytą staranność

Lp.

Rodzaj sytuacji, która wskazuje na ryzyko udziału w oszustwie

Opis sytuacji

1

2

3

1.

Przeprowadzenie transakcji bez ryzyka gospodarczego

Nietypowa sytuacja wystąpi wtedy, gdy kontrahent (dostawca) lub podmiot działający w jego imieniu proponuje nam dalszą sprzedaż dostarczonych przez niego towarów wskazanemu przez siebie nabywcy - przy czym ten nabywca płaci należność za towar, zanim zapłacimy swojemu kontrahentowi.

Następuje tu praktycznie całkowite wyeliminowanie ryzyka gospodarczego dla naszej firmy. Na ryzyko udziału w oszustwach podatkowych wskazywać może też zastosowanie przelewów natychmiastowych do płatności za towar.

Przykładowa transakcja bez ryzyka gospodarczego:

● spółka A oferuje towar za 200 000 zł spółce B,

● spółka A wskazuje spółce B kontrahenta - spółkę C, która jest chętna do nabycia towaru od spółki B za 210 000 zł,

● spółka C płaci 210 000 zł na rzecz spółki B,

● spółka B płaci 200 000 zł na rzecz spółki A ze środków otrzymanych wcześniej od spółki C,

● spółka B zarabia 10 000 zł na transakcji, mimo że nie angażuje żadnych własnych środków finansowych i nie ponosi żadnego ryzyka gospodarczego oraz nie wykazuje żadnej inicjatywy w przeprowadzeniu transakcji.

2.

Zapłata gotówką lub skorzystanie z obniżenia ceny przy płatności gotówką, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł

Dostawca towaru proponuje wystawienie tego samego dnia kilku faktur dokumentujących sprzedaż towarów, gdy każda z faktur jest wystawiona na kwoty poniżej 15 000 zł. W takim przypadku faktycznie jedna transakcja dzielona jest na kilka, aby uniknąć przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Należy pamiętać, że zgoda na sztuczny podział transakcji na płatności mniejsze niż 15 000 zł, podobnie jak płatność gotówką, gdy wartość transakcji przekracza równowartość 15 000 zł (np. aby skorzystać z rabatu dla płatności gotówkowej) - jest niezgodna z ustawą - Prawo przedsiębiorców.

Ponadto od 1 stycznia 2020 r. zapłata na rachunek bankowy spoza białej listy za fakturę wystawioną przez podatnika VAT czynnego, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, będzie oznaczała dla nabywcy:

● brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów;

● odpowiedzialność solidarną ze sprzedawcą za nierozliczony przez niego VAT.

3.

Zapłata za towar przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny

Płatność za towar przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe powinna budzić wątpliwości, jeżeli cenę netto za zakupione towary zapłacono na rachunek bankowy wskazany przez kontrahenta, a zawarty w cenie towarów VAT zapłacono na inny (wskazany przez kontrahenta) rachunek bankowy (nie dotyczy split payment).

4.

Cena towaru oferowanego przez kontrahenta znacząco odbiega od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia

Jeśli relacje handlowe z kontrahentem nie są ugruntowane, należy sprawdzić, czy oferowana cena towarów przystaje do realiów rynkowych w momencie transakcji. Należy wziąć pod uwagę branżę, etap obrotu (hurt, duży hurt itp.) i jego wielkość. Znacząca różnica między ceną oferowaną przez kontrahenta a ceną rynkową może wskazywać, że celem transakcji nie było osiągnięcie zysku przez kontrahenta.

Przykłady

● nowo powstały podmiot oferuje atrakcyjną cenę w porównaniu z cenami konkurentów, którzy działali na danym rynku przez wiele lat (np. duży dystrybutor danego towaru nie jest w stanie zaoferować ceny porównywalnej z tą proponowaną przez kontrahenta),

● bardzo okazyjną cenę proponuje kontrahent, który jest relatywnie małym przedsiębiorcą na danym rynku (nie dotyczy producentów danego towaru).

Oczywiście istnieją sytuacje, kiedy niska cena, która odbiega od ceny rynkowej, ma ekonomiczne uzasadnienie. To np. różne akcje promocyjne, w tym te, które były potwierdzone publiczną ofertą (strony WWW, portale branżowe) lub programem lojalnościowym.

5.

Zakup od kontrahenta towarów - wcześniej niekupowanych u niego - z innej branży niż ta, w której działa, jeżeli zmiana profilu jego działalności nie ma uzasadnienia ekonomicznego

Oszustwa podatkowe często mają miejsce wtedy, gdy podmioty, które wcześniej nie oferowały danego rodzaju towaru, nagle składają "atrakcyjne" oferty na ten towar, chyba że ma to uzasadnienie ekonomiczne, w szczególności gdy zmieniają dotychczasowy profil działalności.

Przykłady, gdy oferta nie powinna budzić wątpliwości:

● posiadanie przez dostawcę towarów spoza profilu jego działalności nie wynika z jego oferty, ale z zapytania nabywcy (czyli dostawa wynikała np. z naszego żądania kompleksowego wykonania dostawy przez kontrahenta),

● dostawca miał w ofercie takie towary, ale nie oferował ich wcześniej lub kupujący nie był nimi zainteresowany,

● rozszerzenie działalności o nowy zakres towarów przez dostawcę było potwierdzone publiczną ofertą dostawy takich towarów, referencjami producenta/dostawcy lub informacją na stronie WWW podmiotu bądź w portalach branżowych, odpowiednim wpisem w PKD lub jego aktualizacją,

● nowo oferowane towary były objęte obrotem koncesjonowanym i podmiot uzyskał stosowne koncesje lub zezwolenia.

6.

Kontakt z kontrahentem lub osobą go reprezentującą nieodpowiedni dla okoliczności transakcji

Następujące sytuacje powinny wzbudzić nasze wątpliwości (dotyczy wyłącznie krajowych dostaw towarów):

● kontrahent (lub osoba go reprezentująca) nie jest rezydentem w Polsce, a kontakt z nim odbywa się wyłącznie w obcym języku, przez zagraniczny adres e-mail, komunikator internetowy albo telefonicznie,

● kontrahent nie jest rezydentem w Polsce i nie przedstawił żadnej osoby do kontaktu w Polsce,

● kontrahent nie ma żadnego biura, agencji, oddziału, przedstawicielstwa w Polsce, ma wyłącznie zagraniczny adres miejsca prowadzenia działalności,

● kontrahent (osoba go reprezentująca) nie uwiarygadnia swojej tożsamości, tak że nie mamy pewności, z kim faktycznie się kontaktujemy. Na przykład kontakt odbywa się z adresu e-mail, którego nie da się powiązać z działalnością gospodarczą kontrahenta, w e-mailach nie było żadnych jego danych, a korespondencja może być prowadzona wyłącznie przez komunikator internetowy,

● osobiste spotkanie z kontrahentem lub osobą go reprezentującą (np. agentem, przedstawicielem handlowym) jest niemożliwe,

● ta sama osoba występuje jako osoba reprezentująca różne podmioty lub jako osoba, z którą uzgadnia się szczegóły transakcji dotyczących różnych podmiotów.

7.

Kontrahent ma siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak oznak prowadzenia działalności gospodarczej

Można mieć wątpliwości, jeśli kontrahent jako adres siedziby (lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej) wskazuje adres, pod którym mieści się jedynie tzw. wirtualne biuro świadczące usługi udostępnienia adresu dla celów rejestracyjnych - chyba że posługiwanie się wirtualnym biurem odpowiada skali jego działalności gospodarczej.

Niepokojąca jest też sytuacja, gdy wskazana siedziba (miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) pozostaje w oczywistej sprzeczności ze skalą lub rodzajem działalności kontrahenta. Przykładowo kontrahent oferuje dostawę hurtowej ilości paliwa, a siedziba mieści się w garażu.

8.

Wymagany przez kontrahenta termin płatności jest krótszy niż oferowany przez innych dostawców z tej samej branży bez ekonomicznego uzasadnienia

Kryterium terminu płatności należy oceniać na tle konkretnej branży. Przykładowo przy powszechnym stosowaniu przedpłat przy dostawie danego rodzaju towaru nie mamy podstaw, aby podważać wiarygodność kontrahenta. Nasze szczególne wątpliwości powinny wzbudzić sytuacje, w których obrót towarem oraz płatności następowały w szybkich cyklach.

9.

Zawarcie transakcji na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznaje się w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu

Typowe warunki, które świadczą o tym, że transakcja może mieć na celu naruszenie prawa lub oszustwo:

● ograniczenie możliwości skutecznej reklamacji zakupionego towaru,

● brak ubezpieczenia towarów i gwarancji mimo ich wysokiej wartości - w przypadku gdy nie zastosowano innych form zabezpieczenia,

● brak możliwości wprowadzenia do umowy dodatkowych zabezpieczeń, np. kar umownych, oraz ustalenia warunków transportu, magazynowania, miejsca odbioru towaru,

● brak możliwości dokładnej weryfikacji jakości towarów, np. zakaz otwierania opakowań zbiorczych, nakaz wpisywania numerów fabrycznych towarów na opakowaniu zbiorczym bez możliwości porównania tych numerów z faktycznymi numerami na towarach.

Należy pamiętać o sytuacjach, gdy przewagę ekonomiczną posiada nasz dostawca towaru, co może zmniejszać możliwości negocjacji warunków transakcji.

10.

Kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w prawie

W niektórych branżach przepisy określają wymagania jakościowe dla towarów oraz przewidują kary za obrót nimi, jeśli nie spełniają wymagań. Typowym przykładem są regulacje dotyczące obrotu paliwami ciekłymi. Dlatego należy zwracać szczególną uwagę na dokumenty potwierdzające jakość paliwa nabywanego od kontrahenta, ponieważ ich brak może wskazywać na udział w oszustwie podatkowym.

11.

Transakcja nie jest udokumentowana umową, zamówieniem ani innym potwierdzeniem jej warunków

Gdy ze względu na dynamikę obrotu gospodarczego zawarcie umowy pisemnej jest utrudnione, należy wtedy warunki transakcji dokumentować w inny sposób (np. w formie korespondencji e-mailowej).

12.

Kontrahent - spółka kapitałowa - posiada kapitał zakładowy rażąco niski w stosunku do okoliczności transakcji

Wątpliwości powinna wzbudzić sytuacja, gdy kontrahent będący spółką kapitałową (spółką akcyjną lub spółką z ograniczoną odpowiedzialnością) przykładowo posiada kapitał zakładowy w wysokości 5000 zł, a oferuje dostawę towarów o wartości 2 milionów złotych lub prowadzi hurtowy handel paliwami (czyli wysokość kapitału nie odpowiada specyfice rynku).

Jednak samej wysokości kapitału zakładowego nie można uznawać za kryterium przesądzające o zachowaniu należytej staranności. Ważne są też inne okoliczności transakcji, np. jeżeli kontrahent działa na rynku od wielu lat i jest polecany przez inne podmioty, to niska wartość kapitału zakładowego może nie mieć znaczenia. Podobnie jest w przypadku, gdy kontrahent posiada wysokie aktywa obrotowe lub kapitał własny.

13.

Kontrahent nie posiada zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej

Chodzi o sytuację, gdy kontrahent nie dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, majątkowym, technicznym oraz zasobem kadrowym, który umożliwia prowadzenie działalności gospodarczej w skali, jaką oferuje.

Taka sytuacja może mieć miejsce np. wtedy, gdy kontrahent proponuje dostawę sprzętu AGD w znacznej ilości i o znacznej wartości, ale nie ma dostępu (np. jako właściciel, najemca, leasingobiorca, nabywca usług transportowych) do odpowiednich magazynów lub środków transportu.

14.

Kontrahent nie dysponuje stroną internetową (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych) z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży

Należy brać pod uwagę specyfikę branży oraz inne okoliczności transakcji, w tym jej wartość. Podejrzenia może jednak wzbudzić przykładowo sytuacja, gdy:

● kontrahent oferuje duże partie dostaw komputerów znanej marki, ale w dostępnych publicznie źródłach (takich jak Internet) nie ma informacji o tym, że jest dystrybutorem takich komputerów,

● kontrahent twierdzi, że ma rozbudowaną ofertę dla przedsiębiorców w zakresie hand­lu elektroniką, ale nie ma żadnej strony internetowej (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych).

2. Kontynuacja współpracy z kontrahentem

Ponieważ przy kontynuacji współpracy gospodarczej istnieje mniejsze ryzyko nieświadomego udziału w procederze oszustw podatkowych, ocena dochowania należytej staranności przebiega nieco inaczej niż na etapie nawiązania współpracy.

Przede wszystkim powinna być ona dostosowana do już istniejącej relacji gospodarczej. Stąd kryteria formalne (pkt 13.2.1) oraz transakcyjne (pkt 13.2.2) stosuje się wtedy, gdy w dotychczasowych transakcjach z kontrahentem nie wystąpiły okoliczności charakterystyczne dla etapu rozpoczęcia współpracy (kryteria formalne pkt 13.1.1 i kryteria transakcyjne pkt 13.1.2).

2.1. Kryteria formalne

Aby dochować należytej staranności, regularnie należy sprawdzać, czy:

● kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i czy posiada wymagane koncesje i zezwolenia,

● osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta,

● kontrahent jest wpisany jako podatnik VAT czynny w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS na tzw. białej liście.

UWAGA!

Wystąpienie kryteriów formalnych nie musi każdorazowo oznaczać, że nie dochowaliśmy należytej staranności. Przy kontynuacji współpracy z kontrahentem istotne znaczenie mają również okoliczności transakcyjne.

2.2. Kryteria transakcyjne

Najważniejszym czynnikiem przy ocenie dochowania należytej staranności jest zmiana - bez ekonomicznego uzasadnienia - dotychczasowych zasad współpracy.

Przykłady okoliczności, które powinny wzbudzić wątpliwości przedsiębiorcy:

● kontrahent proponuje zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego,

● kontrahent wymaga płatności gotówką albo proponuje obniżenie ceny w przypadku płatności gotówką (lub cesji wierzytelności) - w przypadku gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł,

UWAGA!

Od 1 stycznia 2020 r. zapłata na rachunek spoza białej listy za fakturę wystawioną przez podatnika VAT czynnego, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, będzie oznaczała dla nabywcy:

- brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów,

- odpowiedzialność solidarną ze sprzedawcą za nierozliczony przez niego VAT.

● kontrahent żąda zapłaty za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy to mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny,

● cena towaru, który oferuje kontrahent, znacząco odbiega od ceny rynkowej lub oferowane towary należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i które dotychczas były od niego kupowane - bez ekonomicznego uzasadnienia,

● wymagany przez kontrahenta termin płatności za towar jest krótszy niż standardowy termin płatności - również bez ekonomicznego uzasadnienia,

● kontrahent proponuje zawarcie transakcji na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu,

● kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w prawie,

● transakcja nie jest udokumentowana umową pisemną (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem ani innym potwierdzeniem warunków transakcji,

● w dotychczasowych transakcjach kontrahent bez uzasadnienia zmienia sposób transportu towaru (np. towar miał być dostarczony z Polski, a jest przewożony z terytorium innego państwa).

3. Dochowanie należytej staranności w przypadku płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności

MF potwierdza, że gdy zapłacimy dostawcy towaru z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP) i pozytywnie zweryfikujemy przesłanki formalne, a nie zachodzą inne okoliczności, które jednoznacznie mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności - uznaje się, że dochowaliśmy należytej staranności. Należy pamiętać, że od 1 listopada 2019 r., gdy nabywamy towar lub usługę znajdujące się w wykazie z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, zastosowanie split payment jest obowiązkowe, jeśli wartość faktury przekracza 15 000 zł (zob. instrukcję 14). W pozostałych przypadkach nadal jest dobrowolne, ale może być przesłanką, że dochowaliśmy należytej staranności.

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK