Poradnik Gazety Prawnej 7/2019, data dodania: 18.07.2019

Zatrudnianie niepełnosprawnych, młodocianych, emerytów

Osoby niepełnosprawne należą do grupy pracowników szczególnie chronionych przepisami prawa. Pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne mogą czerpać z tego tytułu wiele korzyści, ale muszą liczyć się również z obowiązkami wobec niepełnosprawnych podwładnych. Pracodawca musi pamiętać o dodatkowych uprawnieniach pracowniczych tych osób.

1. Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

Podstawowym aktem prawnym, który reguluje prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika niepełnosprawnego, jest ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa o rehabilitacji), a także - jak w przypadku innych pracowników - Kodeks pracy.

Zgodnie z ustawą o rehabilitacji ustala się trzy stopnie niepełnosprawności:

1) znaczny,

2) umiarkowany,

3) lekki.

Tabela 1. Stopnie niepełnosprawności

Rodzaj stopnia niepełnosprawności

Definicja

Znaczny

Do znacznego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającą, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki i pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji.

Umiarkowany

Do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej lub wymagającą czasowej albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych.

Lekki

Do lekkiego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę o naruszonej sprawności organizmu, powodującej w sposób istotny obniżenie zdolności do wykonywania pracy, w porównaniu ze zdolnością, jaką wykazuje osoba o podobnych kwalifikacjach zawodowych z pełną sprawnością psychiczną i fizyczną lub mająca ograniczenia w pełnieniu ról społecznych dające się kompensować za pomocą wyposażenia w przedmioty ortopedyczne, środki pomocnicze lub środki techniczne.

UWAGA

Orzeczenie ustalające stopień niepełnosprawności stanowi podstawę do przyznania różnego rodzaju ulg i uprawnień.

Zaliczenie do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wyklucza możliwości zatrudnienia osoby niepełnosprawnej u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, w przypadkach:

1) przystosowania przez pracodawcę stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej,

2) zatrudnienia w formie telepracy.

Osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność.

1.1. Ustalanie i rozliczanie czasu pracy pracownika niepełnosprawnego

Pracownicy niepełnosprawni w stopniu umiarkowanym i znacznym powinni pracować maksymalnie po 7 godzin na dobę i 35 godzin na tydzień. Jedynie pracownicy niepełnosprawni w stopniu lekkim mogą pracować po 8 godzin dziennie i 40 godzin na tydzień. Uprawnienia te przysługują pracownikowi od dnia, od którego został wliczony do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Utrata statusu osoby niepełnosprawnej oznacza, że pracodawca nie jest już związany szczególnymi przepisami dotyczącymi czasu pracy pracowników niepełnosprawnych.

Pracownika niepełnosprawnego wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w danej firmie od dnia przedstawienia przez niego pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność (art. 2a ust. 1 ustawy o rehabilitacji).

Inne zasady wliczania niepełnosprawnych do stanu zatrudnienia obowiązują w przypadku otrzymania przez niepełnosprawnego kolejnego orzeczenia o niepełnosprawności. Osobę niepełnosprawną wlicza się wówczas do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia złożenia przez nią wniosku o wydanie orzeczenia.

UWAGA

Osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność.

Dotyczy to tylko sytuacji, gdy z orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna, a wniosek o wydanie orzeczenia został złożony nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Bez względu jednak na datę złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych również w okresie do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia. Z treści orzeczenia musi jednak wynikać, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna.

PRZYKŁAD 1

Pracownik miał orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym z terminem ważności do 23 kwietnia 2019 r. Następnego dnia po upływie tego terminu (24 kwietnia 2019 r.) złożył wniosek o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym. Otrzymał je 13 maja 2019 r. i następnego dnia przedstawił pracodawcy. W tym przypadku pracownik powinien być zaliczony do pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym od 24 kwietnia 2019 r.

Szczególne uprawnienia pracownicze (m.in. w zakresie czasu pracy) przysługują pracownikowi niepełnosprawnemu od dnia, od którego został wliczony do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, zgodnie z powyższymi zasadami.

Normy czasu pracy pracownika niepełnosprawnego

Czas pracy osoby niepełnosprawnej jest uzależniony od orzeczonego stopnia niepełnosprawności i wynosi maksymalnie (art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o rehabilitacji):

● 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo - w odniesieniu do osób o lekkim stopniu niepełnosprawności,

● 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo - w stosunku do osób zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.

UWAGA

Dla pracownika o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności tzw. pełnym etatem jest zatrudnienie w wymiarze 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.

Wskazane normy tygodniowe są normami "sztywnymi", a nie przeciętnymi. Muszą być zatem zachowane w ciągu danego tygodnia.

PRZYKŁAD 2

Pracodawca ułożył grafik pracy dla pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w taki sposób, że w jednym tygodniu pracuje on przez 6 dni po 7 godzin, w kolejnym zaś przez 4 dni po 7 godzin. Takie planowanie pracy pracownika niepełnosprawnego jest nieprawidłowe. Pracownik pracując bowiem przez 6 dni po 7 godzin, przepracuje 42 godziny w tygodniu. Dojdzie zatem do przekroczenia normy tygodniowej, która wynosi dla niego 35 godzin.

UWAGA

Obniżone normy czasu pracy dla pracowników z aktualnymi orzeczeniami (stopień umiarkowany i znaczny) nie powodują obniżenia wysokości wynagrodzenia.

Tabela 2. Wymiar czasu pracy w 2019 r. dla pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności

Miesiąc

Wymiar czasu pracy

Styczeń 2019

154 godziny pracy, w tym 22 dni pracy i 9 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 3 dni) - (7 godz. × 1 święto)

Luty 2019

140 godzin pracy, w tym 20 dni pracy i 8 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.)

Marzec 2019

147 godzin pracy, w tym 21 dni pracy i 10 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 1 dzień)

Kwiecień 2019

147 godzin pracy, w tym 21 dni pracy i 9 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 2 dni) - (7 godz. × 1 święto)

Maj 2019

147 godzin pracy, w tym 21 dni pracy i 10 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 3 dni) - (7 godz. × 2 święta)

Czerwiec 2019

133 godziny pracy, w tym 19 dni pracy i 11 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) - (7 godz. × 1 święto)

Lipiec 2019

161 godzin pracy, w tym 23 dni pracy i 8 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 3 dni)

Sierpień 2019

147 godzin pracy, w tym 21 dni pracy i 10 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 2 dni) - (7 godz. × 1 święto)

Wrzesień 2019

147 godzin pracy, w tym 21 dni pracy i 9 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 1 dzień)

Październik 2019

161 godzin pracy, w tym 23 dni pracy i 8 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 3 dni)

Listopad 2019

133 godziny pracy, w tym 19 dni pracy i 11 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 1 dzień) - (7 godz. × 2 święta)

Grudzień 2019

140 godzin pracy, w tym 20 dni pracy i 11 dni wolnych.

Wyliczenie: (35 godz. × 4 tyg.) + (7 godz. × 2 dni) - (7 godz. × 2 święta)

Bez względu na stopień niepełnosprawności pracownicy niepełnosprawni nie mogą być zatrudniani w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej (art. 15 ust. 3 ustawy o rehabilitacji). Regulacje dotyczące nadgodzin, pracy w porze nocnej oraz norm czasu pracy nie mają jednak bezwzględnego charakteru. Nie stosujemy ich:

● do osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu (dotyczy tylko pilnowania mienia),

● w sytuacji, gdy na wniosek niepełnosprawnego pracownika lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi zgodę na stosowanie wobec niej ogólnych przepisów w zakresie czasu pracy (koszty badań ponosi pracodawca).

Tabela 3. Prawa i obowiązki pracownika niepełnosprawnego w zakresie czasu pracy

Pracownik niepełnosprawny (bez względu na stopień niepełnosprawności)

może być zatrudniany np.

nie może pracować/być zatrudniany/otrzymywać polecenia m.in.

w systemie pracy zmianowej

w systemach czasu pracy przewidujących wydłużenie ponad 8 godzin na dobę (ponad 7 godzin przy umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności)

w ruchomym rozkładzie czasu pracy

w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych

w niedziele i święta (pod warunkiem że to są jego zwykłe dni pracy wynikające z rozkładu czasu pracy, a nie będące pracą w godzinach nadliczbowych)

więcej niż 35 godzin (40 godzin przy lekkim stopniu niepełnosprawności) w konkretnym tygodniu w ramach dyżuru pracowniczego po godzinach pracy w celu oczekiwania na konieczność świadczenia pracy (ewentualna praca podczas dyżuru byłaby pracą w godzinach nadliczbowych, tym samym sam dyżur też nie może być zlecany)

Warto też pamiętać, że osoba niepełnosprawna (każdego stopnia: lekkiego, umiarkowanego i znacznego) ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Czas przerwy wynosi 15 minut i jest wliczany do czasu pracy.

Utrata statusu pracownika niepełnosprawnego

Przedstawione pracodawcy orzeczenie o niepełnosprawności i jej stopniu może być wydane nie tylko na czas nieokreślony, ale również na wskazany w nim konkretnie okres. Wraz z upływem daty końcowej wskazanej w takim orzeczeniu (jeżeli nie ma kolejnego orzeczenia) pracodawca nie jest już związany szczególnymi przepisami dotyczącymi czasu pracy pracowników niepełnosprawnych.

PRZYKŁAD 3

Pracownik miał orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ważne do 22 kwietnia 2019 r. Nie złożył pracodawcy kolejnego orzeczenia o niepełnosprawności. Od 23 kwietnia 2019 r. nie jest już traktowany jak osoba niepełnosprawna. Obowiązują go więc normy czasu pracy właściwe dla pozostałych pracowników - 8-godzinna norma dobowa i przeciętnie 40-godzinna norma tygodniowa. Może mieć też zlecaną pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej oraz może być zatrudniany w systemie równoważnego czasu pracy, który przewiduje pracę powyżej 8 godzin na dobę.

1.2. Dodatkowy urlop wypoczynkowy

Pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Aby skorzystać z dodatkowego urlopu, pracownik powinien przedstawić pracodawcy orzeczenie powiatowego zespołu do spraw orzekania o niepełnosprawności (ewentualnie wojewódzkiego - w wyniku odwołania od orzeczenia zespołu powiatowego). Pracownik może skorzystać z tego urlopu także na podstawie orzeczenia lekarza orzecznika ZUS o całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy, wydanego zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z FUS. Stopnie niepełnosprawności wynikające z tych orzeczeń są zrównane ustawowo z odpowiednimi stopniami niepełnosprawności wynikającymi z orzeczeń zespołów do spraw orzekania o niepełnosprawności (art. 5 ustawy o rehabilitacji).

Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba niepełnosprawna nabywa po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności (art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji). Przepracowanie oznacza zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, a nie zlecenia, o dzieło czy w ramach działalności gospodarczej. Za dzień zaliczenia do stopnia niepełnosprawności należy uznać dzień posiedzenia zespołu orzekającego (data wydania orzeczenia). Taką interpretację przedstawia resort pracy na stronie www.niepelnosprawni.gov.pl (zakładka: zatrudnienie osób niepełnosprawnych - niepełnosprawny pracownik - prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego) oraz Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 10 kwietnia 2015 r. (GNP-364-023-28-1/15).

UWAGA

Osobom z lekkim stopniem niepełnosprawności nie przysługuje dodatkowy, 10-dniowy urlop wypoczynkowy.

PRZYKŁAD 4

Od 1 kwietnia 2019 r. zakład pracy zatrudnia pracownika na pełny etat. Osoba posiada orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności wydane 24 października 2018 r. na czas określony do 31 października 2022 r. Czy takiemu pracownikowi, który posiada prawo do 26 dni urlopu w wymiarze rocznym, przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni?

Tak, pracownik ma prawo do 10 dni dodatkowego urlopu dla niepełnosprawnych. W tym przypadku pracownik uzyska prawo do dodatkowego urlopu 1 kwietnia 2020 r. Wówczas będzie mógł wykorzystać dodatkowe 10 dni. Natomiast od 1 stycznia 2021 r. będzie miał prawo do 36 dni urlopu. 36 dni urlopu będzie mu też przysługiwało w 2022 r. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Biura Pełnomocnika Rządu ds. osób Niepełnosprawnych, jeżeli osoba zaliczona do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności utraci status osoby niepełnosprawnej lub zostanie zaliczona do lekkiego stopnia niepełnosprawności, nie traci prawa do urlopów, do których nabyła prawo przed utratą tego statusu lub zmianą stopnia niepełnosprawności na lekki (zarówno zaległych, jak i bieżących). W takim przypadku nie ma podstaw do zastosowania zasady urlopu w wymiarze proporcjonalnym. Utrata bądź zmiana stopnia niepełnosprawności powoduje utratę prawa do kolejnego dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

UWAGA

Za dzień zaliczenia do stopnia niepełnosprawności uznaje się datę wydania orzeczenia (dzień posiedzenia zespołu orzekającego).

Przy ustalaniu prawa pracownika niepełnosprawnego do dodatkowego urlopu wypoczynkowego należy pamiętać o dwóch sprawach. Po pierwsze, osobie niepełnosprawnej przysługują uprawnienia pracownicze dla niepełnosprawnych odpowiednio od dnia, od którego osoba ta została wliczona do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 20c ustawy o rehabilitacji). Po drugie, osobę niepełnosprawną wlicza się do tego stanu zatrudnienia od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność (art. 2a ustawy o rehabilitacji).

Pracownik uzyskuje po raz pierwszy prawo do dodatkowych 10 dni urlopu z dołu po przepracowaniu roku. Pierwszy urlop dodatkowy nabywany jest zawsze w pełnym wymiarze, chyba że podwładny pracuje na część etatu. W kolejnym roku kalendarzowym pracownik nabywa prawo do dodatkowego urlopu 1 stycznia. Jeżeli nie przepracuje całego roku, urlop należy ustalić w proporcji do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Oczywiście uwzględnia się także wielkość etatu. Pracownik nie straci prawa do urlopu dodatkowego, jeżeli w dalszej części roku kalendarzowego utraci status osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności

Pracownik zaliczony do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, który uzyska orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, nie nabywa prawa do kolejnych 10 dni dodatkowego urlopu. Nadal korzysta z 10 dodatkowych dni, które mu przysługują po roku od zaliczenia do umiarkowanego stopnia niepełno­sprawności.

Udzielając urlopu pracownikom niepełnosprawnym zaliczonym do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, należy pamiętać, że obowiązuje ich 7-godzinna norma dobowa czasu pracy oraz 35-godzinny tydzień pracy. Oznacza to, że urlopu udziela się na dni pracy pracownika w wymiarze godzinowym, przyjmując, iż jeden dzień urlopu odpowiada 7 godzinom pracy (art. 1542§ 1 i 3 Kodeksu pracy). Siedmiogodzinne ograniczenie nie dotyczy pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy lekarz na wniosek niepełnosprawnego pracownika wyrazi zgodę na dłuższą pracę.

1.3. Udzielanie zwolnień od pracy

Osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia:

1) w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku (z zastrzeżeniem art. 10f ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji, tj. gdy zostanie skierowana na turnus na wniosek lekarza, pod którego opieką się znajduje);

2) w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy.

Wynagrodzenie za czas zwolnień od pracy oblicza się jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy.

Łączny wymiar urlopu dodatkowego i zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.

1.4. Stanowisko pracy osoby niepełnosprawnej

Osobie zatrudnionej, która w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utraciła zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku, pracodawca jest obowiązany wydzielić lub zorganizować odpowiednie stanowisko pracy z podstawowym zapleczem socjalnym. Powinien to zrobić nie później niż w okresie 3 miesięcy od daty zgłoszenia przez tę osobę gotowości przystąpienia do pracy.

Zgłoszenie gotowości przystąpienia do pracy powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia uznania za osobę niepełnosprawną.

Pracodawca nie ma obowiązku wydzielenia (zorganizowania) odpowiedniego stanowiska pracy, gdy wyłączną przyczyną wypadku przy pracy było naruszenie przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracownika z jego winy lub jego stanu nietrzeźwości - udowodnione przez pracodawcę.

Jeżeli pracodawca nie wydzieli lub nie zorganizuje w terminie odpowiedniego stanowiska pracy, obowiązany jest dokonać, w dniu rozwiązania stosunku pracy z tą osobą, wpłaty na Fundusz w wysokości piętnastokrotnego przeciętnego wynagrodzenia za pracownika. Przez przeciętne wynagrodzenie należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym Monitor Polski, na podstawie art. 20pkt 2 ustawy emerytalnej (art. 2pkt 4 ustawy o rehabilitacji). W okresie od 1 czerwca do 31 sierpnia 2019 r. wpłata na PFRON wynosi 74 264,10 zł, tj. 15 x 4950,94 zł. Wpłaty tej pracodawca dokonuje w terminie do  20 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat.

Ponadto pracodawca składa deklarację DEK-W. Należy ją przesłać do PFRON w terminie do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat.

W przypadku niewpłacenia w obowiązującym terminie kwoty należnej lub wpłacenia jej w niepełnej wysokości deklaracja ta stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego.

Wzór 1. Deklaracja DEK-W

infoRgrafika

1.5. Wpłaty na PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy nie osiągnęli w danym miesiącu określonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, mają obowiązek dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (dalej: PFRON lub Fundusz) i składania deklaracji miesięcznych oraz rocznych do zarządu Funduszu (art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji).

Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany, z zastrzeżeniem ust. 2-5 i art. 22, dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz, w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65 przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6 a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Natomiast jeśli udział pracowników niepełnosprawnych w ogólnej liczbie zatrudnionych osiągnął w danym miesiącu wymagany pułap, wówczas pracodawcy są zwolnieni z wpłaty, ale muszą przekazać do PFRON stosowną informację.

Z wpłat na PFRON są zwolnieni pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest to przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

PRZYKŁAD 5

Firma "Idylla" zatrudnia w danym miesiącu w przeliczeniu na pełne etaty 28 osób, w tym 2 osoby niepełnosprawne. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 7,14, zgodnie z wyliczeniem: (2 pracowników niepełnosprawnych : 28 pracowników ogółem) × 100 = 7,14. W tej sytuacji firma nie ma obowiązku dokonywania wpłaty na PFRON.

Jeśli wskaźnik jest niższy niż 6, pracodawca ma obowiązek ustalić wysokość wpłaty i przekazać ją do PFRON. Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz - jeżeli nie są to osoby niepełnosprawne - osób zatrudnionych:

● na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

● przebywających na urlopie rodzicielskim,

● przebywających na urlopach wychowawczych,

● nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,

● będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,

● nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,

● przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Stan zatrudnienia ogółem stanowi sumę stanu zatrudnienia osób w pełni sprawnych i osób niepełnosprawnych.

Z wpłat na PFRON zwolnione są: publiczne i niepubliczne uczelnie, wyższe szkoły zawodowe, publiczne i niepubliczne szkoły, zakłady kształcenia nauczycieli oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze i resocjalizacyjne, a także publiczne i niepubliczne żłobki osiągające wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 2%.

Oznacza to, że 2% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który zwalnia z obligatoryjnych wpłat, dotyczy:

● publicznych i niepublicznych uczelni,

● publicznych i niepublicznych szkół,

● publicznych i niepublicznych przedszkoli,

● publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych,

● regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych,

● interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych,

● placówek resocjalizacyjnych, publicznych i niepublicznych żłobków, a także klubów dziecięcych.

Zwolniony z wpłat jest pracodawca, który:

● osiąga w danym miesiącu zatrudnienie co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty oraz

● poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest co najmniej 6% albo co najmniej 2% wśród ogólnego stanu zatrudnienia albo

● jest niedziałającym w celu osiągnięcia zysku domem pomocy społecznej lub hospicjum, albo

● jest zakładem opiekuńczo-leczniczym, albo

● jest publiczną lub niepubliczną jednostką organizacyjną niedziałającą w celu osiągnięcia zysku, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi, albo

● prowadzi zakład pracy, co do którego ogłoszono upadłość, albo

● jest placówką dyplomatyczną, urzędem konsularnym lub przedstawicielstwem i misją zagraniczną.

Przewidywane zmiany we wpłatach na PFRON

W projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczania obciążeń regulacyjnych (numer z wykazu: UD494) znalazła się nowelizacja art. 21 ustawy o rehabilitacji. Sprowadza się ona do tego, że przedsiębiorcy wykazujący stan zatrudnienia mieszczący się w trzech przedziałach: od 25 do 25,99 osoby, od 26 do 26,99 podwładnych oraz od 27 do 27,99 pracowników, będą płacili odpowiednio niższą wpłatę na PFRON. Projekt jest na etapie opiniowania. Postęp prac można śledzić pod adresem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12321366/katalog/12577133#12577133.

1.5.1. Obniżenie wpłat

Wpłaty na Fundusz ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, który jako sprzedający osiąga 30% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do:

● znacznego stopnia niepełnosprawności lub

● umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych.

Warunkiem obniżenia wpłaty jest m.in. udokumentowanie zakupu fakturą.

Od 1 października 2018 r. wraz z faktura? sprzedający, który spełnił wszystkie warunki, przekazuje nabywcy, jednokrotnie w danym roku, informacje? o:

1) zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat,

2) możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat,

3) możliwości odwołania powyższego oświadczenia.

Wzór 2. Oświadczenie o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat

infoRgrafika

Przy obliczaniu stanu zatrudnienia i 30% wskaźnika sprzedający bierze pod uwagę zatrudnienie pracowników. Obliczając ten wskaźnik, przyjmuje się zatrudnienie pracowników za miesiąc poprzedzający miesiąc wystawienia faktury dokumentującej dany zakup.

Do ustalania stanów zatrudnienia pracowników i wskaźników, w tym wynagrodzeń, pracowników niepełnosprawnych nie będą przyjmowani pracownicy wymienieni w art. 21 ust. 5 ustawy rehabilitacyjnej (m.in. niepełnosprawni przebywający na urlopach bezpłatnych oraz pełnosprawni zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego, przebywający na urlopach rodzicielskich, wychowawczych, świadczeniach rehabilitacyjnych).

PRZYKŁAD 6

W czerwcu 2019 r. pracodawca wystawił fakturę dokumentującą zakup usługi. Przy obliczaniu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 30% pracodawca bierze pod uwagę zatrudnienie pracowników za miesiąc poprzedzający miesiąc wystawienia faktury dokumentującej dany zakup, czyli wystawiając fakturę w czerwcu br., pracodawca bierze pod uwagę wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych ustalony w maju. Pracodawca zatrudniał w maju 2019 r. 60 pracowników ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, w tym 19 pracowników ze znacznym stopniem niepełnosprawności. Pracodawca może udzielać klientom ulg we wpłatach na PFRON za czerwiec br., ponieważ osiągał 30% wskaźnik zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym, tj. 60 etatów ogółem × 30% = 18 etatów; 19 etatów > 18 etatów.

Nabywca ulgi może obniżyć wpłaty na PFRON, jeżeli łącznie zostały spełnione trzy warunki.

Tabela 4. Warunki obniżenia wpłat na PFRON - nabywca ulgi

Lp.

Warunki obniżenia wpłat

Dodatkowe informacje

1.

Udokumentowanie zakupu fakturą

Od 1 października 2018 r. wraz z fakturą sprzedający przekazuje nabywcy, jednokrotnie w danym roku, informację o:

● zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat,

● możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat,

● możliwości odwołania oświadczenia, o którym mowa powyżej (art. 22 ust. 1a ustawy o rehabilitacji).

Sprzedający powinni wraz z fakturą raz w danym roku wysłać do nabywców "Informację o zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat...". Sprzedający, który nie dopełni tego obowiązku, po terminowym uregulowaniu przez nabywcę faktury - ma obowiązek wystawienia dla niego informacji o uldze.

2.

Uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze

W przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu.

3.

Udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia

Informację tę sprzedający wystawia w odpowiednim terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 ustawy o rehabilitacji.

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na PFRON, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu (art. 22 ust. 3 ustawy o rehabilitacji).

Kwota obniżenia stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów, przy czym nie może być wyższa niż 50% kwoty należności za zakup określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług, z uwzględnieniem korekt tej faktury (art. 22 ust. 5 ustawy o rehabilitacji).

Przy obliczaniu kwoty obniżenia bierze się pod uwagę wyłącznie zatrudnienie i wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę za miesiąc, do którego zaliczono przychody ze sprzedaży własnej produkcji lub własnej usługi, z wyłączeniem handlu.

PRZYKŁAD 7

Pracodawca (nabywca ulgi) powinien zapłacić na PFRON kwotę w wysokości 30 000 zł. Z tytułu kooperacji z firmami udzielającymi ulg we wpłatach na PFRON otrzymał faktury i ulgi na kwotę 7000 zł netto.

Pracodawca może obniżyć wpłatę na PFRON maksymalnie do wysokości 50%, ale tylko do 50% kwoty należności za zakup określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług. A zatem maksymalnie będzie to 3500 zł (7000 zł x 50%), pozostałe 26 500 zł (30 000 zł - 3500 zł) powinien wpłacić do PFRON.

Sprzedający wystawia informację o kwocie obniżenia niezwłocznie po:

● otrzymaniu odwołania oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat, nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup, oraz terminowym uregulowaniu należności,

● terminowym uregulowaniu należności w przypadku nieotrzymania oświadczenia o zamiarze rezygnacji z korzystania z prawa do obniżenia wpłat, do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup, lub w przypadku niewykonania obowiązku wystawienia informacji o kwocie obniżenia

- jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup.

PRZYKŁAD 8

Sprzedający wraz z fakturą wystawioną 8 listopada 2019 r., z terminem płatności 15 listopada 2019 r. wskazanym na fakturze, przesłał do nabywcy informację o zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat na PFRON, możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat i możliwości odwołania tego oświadczenia.

Jeżeli sprzedający do 15 grudnia 2019 r. nie otrzyma od nabywcy oświadczenia o rezygnacji z ulg w 2019 r. i nabywca zapłaci terminowo za tę fakturę, to sprzedający powinien najpóźniej do 31 grudnia 2019 r. wystawić informację INF-U.

Ponadto sprzedający prowadzi ewidencję wystawionych informacji o kwocie obniżenia oraz przekazuje Zarządowi PFRON informację miesięczną o informacjach o kwocie obniżenia - w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawił informacje (art. 22 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy o rehabilitacji).

Ewidencja ta powinna zawierać:

● numer wpisu z zachowaniem ciągłości numeracji w roku sprawozdawczym,

● datę wystawienia informacji,

● znak informacji,

● dane o zwykłym lub korygującym statusie informacji,

● numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz pełną nazwę albo firmę, albo imię i nazwisko nabywcy,

● kwotę przysługującego obniżenia,

● uwagi, w tym odpowiednie adnotacje dotyczące dokonania korekty informacji oraz zakresu korekty.

Wpisy w ewidencji powinny być dokonywane na bieżąco, w sposób trwały i czytelny, niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia podlegającego rejestracji. Zmian i poprawek w ewidencji należy dokonywać w taki sposób, aby przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny. Każdą zmianę lub poprawkę należy oznaczyć imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej zmiany lub poprawki oraz datą ich wprowadzenia, a w razie potrzeby opisać również w rubryce "uwagi".

Ewidencję oraz wykazane w niej dane chroni się w szczególności przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, kradzieżą, dostępem osób nieuprawnionych.

Ewidencja może być prowadzona w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. W przypadku prowadzenia ewidencji w formie dokumentu pisemnego przed przystąpieniem do jej wypełniania karty ewidencji powinny być przeszyte, a strony ponumerowane. Ewidencja w formie dokumentu elektronicznego jest prowadzona zgodnie z instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do jej prowadzenia i w taki sposób, aby umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz datą jej dokonania, pozwalała na drukowanie wpisów w porządku chronologicznym, uniemożliwiała usuwanie wpisów. Dane z ewidencji prowadzonej w formie dokumentu elektronicznego powinny być archiwizowane na informatycznych nośnikach danych nie rzadziej niż raz w miesiącu.

UWAGA

Ewidencja jest przechowywana w siedzibie sprzedającego przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono informacje uwidocznione w ewidencji.

Podmiot prowadzący ewidencję w formie dokumentu elektronicznego przechowuje kopię ewidencji za dany rok zapisaną na informatycznych nośnikach danych lub w formie wydruku. W ewidencji należy wykazywać dane dotyczące zwykłych i korygujących informacji o kwocie obniżenia wystawionych od 1 lipca 2016 r.

Informacje o ulgach - kupujący

Informacje o ulgach są wykazywane w deklaracji DEK-l-u, gdzie podaje się dane dotyczące daty uzyskania informacji o kwocie obniżenia, dane sprzedającego, znak informacji, zasady nabycia obniżenia oraz kwoty obniżenia. Jedną informację o kwocie obniżenia można wykazać w DEK-I-u jeden raz w danym miesiącu. Jeżeli cała kwota obniżenia została wykorzystana w tym miesiącu, nie można korzystać z tej informacji w miesiącu następnym.

Jeśli kwota obniżenia przekracza 50 wpłaty na Fundusz, informację taką można wykazać w DEK-l-u w miesiącu następnym - do wyczerpania kwoty bądź do przedawnienia prawa do jej wykorzystania.

UWAGA

Przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na Fundusz przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

W DEK-I-u:

● w pozycji 24 (33, 42, 51 i 60) trzeba wskazać kwotę nabytego obniżenia - czyli kwotę z pozycji 37 INF-U (obowiązującego po 1 października 2018 r.); 

● w pozycji 25 (34, 43, 52 i 61) trzeba wskazać kwotę przysługującego obniżenia - czyli wartość z pozycji 37 INF-U (obowiązującego po 1 października 2018 r.), pomniejszoną o kwoty wykorzystane do obniżenia wpłaty w miesiącach wcześniejszych; jeżeli dana kwota jest wykorzystywana po raz pierwszy, to pozycja 24 = pozycja 25;

● w pozycji 26 należy wskazać kwotę, która zostanie wykorzystana do obniżenia wpłaty w miesiącu bieżącym.

Informacje u ulgach - sprzedający

Sprzedający wystawia informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON na formularzu INF-U niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności. Musi to jednak zrobić najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup. Inaczej kupujący nie skorzysta z ulgi.

Tabela 5. Dane podawane w informacji INF-U

Pozycja

Wykazywane informacje

1

2

1. "Dane ewidencyjne i adres sprzedającego"

poz. 1 - numer w rejestrze PFRON (jeżeli został nadany sprzedającemu przed dniem złożenia informacji),

poz. 2 - NIP (jeżeli jego nadanie wynika z przepisów prawa),

poz. 3 - REGON (gdy sprzedający posiada 9-cyfrowy numer REGON, należy po dziewiątej cyfrze wpisać pięć zer),

poz. 4 - pełna nazwa albo firma, albo imię i nazwisko sprzedającego (dane sprzedającego powinny być zgodne z danymi wykazanymi na fakturze, o której mowa w poz. 39 i 40, z uwzględnieniem struktury sprzedającego wskazanej w poz. 5),

poz. 5 - dane o strukturze (cyfra 0, 1, 2 w zależności od jednostki organizacyjnej),

poz. od 6 do 11 - odpowiednio ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, poczta,

poz. od 12 do 14 - odpowiednio numer telefonu, faksu, e-mail (w przypadku korzystania z telefonu, faksu, poczty elektronicznej).

2. "Dane ewidencyjne i adres nabywcy"

poz. 15 - NIP (jeżeli jego nadanie wynika z przepisów prawa),

poz. 16 - REGON (gdy jest 9-cyfrowy, po dziewiątej cyfrze wpisać pięć zer),

poz. 17 - pełna nazwa albo firma, albo imię i nazwisko nabywcy (dane nabywcy powinny być zgodne z danymi wykazanymi na fakturze, o której mowa w poz. 39 i 40, z uwzględnieniem struktury nabywcy wskazanej w poz. 18),

poz. 18 - dane o strukturze,

poz. od 19 do 24 - odpowiednio ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, poczta.

3. "Informacja o kwocie obniżenia wpłat"

poz. 25 - znak informacji INF-U w formacie: U/nr informacji w ewidencji/miesiąc wystawienia informacji/rok wystawienia informacji/symbol rodzaju informacji (Z - informacja zwykła, X - informacja korygująca informację zwykłą wystawioną przed 1 lipca 2016 r. lub informację korygującą tę informację, K - informacja korygująca pozostałe informacje zwykłe lub korygujące)/numer kolejny informacji (0 - informacja zwykła, 1-99 - numer kolejny korekty)/symbol formy (P - papierowa, E - elektroniczna),

poz. 26 - X w odpowiednim polu w zależności od tego, czy jest to informacja zwykła czy korygująca; w przypadku gdy jest to informacja korygująca, w poz. 27 -  podaje się znak informacji korygowanej, a gdy informacji korygowanej nie nadano znaku o strukturze wymaganej w poz. 27, to w poz. 27a należy wpisać numer informacji korygowanej nadany przez sprzedającego lub wpisać "bez znaku", a poz. 27 pozostawić niewypełnioną,

poz. 28 - sprzedający podaje okres sprawozdawczy, tj. miesiąc i rok, w którym przypadł termin płatności za zakup (a nie miesiąc faktycznej zapłaty za zakup),

poz. 29 - cyfra 1 - w przypadku nabycia prawa do obniżenia wpłat na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 30 września 1991 r. w sprawie szczegółowych zasad obniżania wpłat... (Dz.U. Nr 88, poz. 401), które utraciło moc z dniem 2 stycznia 1999 r., 2 - w przypadku nabycia prawa do obniżenia wpłat na zasadach obowiązujących od 2 stycznia 1999 r. do 30 czerwca 2016 r., 3 - w przypadku nabycia prawa do obniżenia wpłat na zasadach obowiązujących od 1 lipca 2016 r.,

poz. 30 - sposób obliczenia kwoty obniżenia, tj. odpowiednio cyfra 1 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 1998 r., 2 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 stycznia do 31 maja 1999 r., 3 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 czerwca 1999 r. do 31 grudnia 2001 r., 4 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w latach 2002-2003, 5 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 stycznia 2004 r. do 30 czerwca 2016 r., 6 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 lipca 2016 r., 7 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 stycznia 2017 r., 8 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 października 2018 r.,

poz. 31 - przychód ogółem ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem hand­lu, lub produkcji sprzedającego (dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu),

poz. 32 - przychód ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu, lub produkcji sprzedającego, zrealizowanych na rzecz nabywcy (dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu),

poz. 33 - kwota należności za zakup określona na fakturze dokumentującej zakup, z uwzględnieniem korekt tej faktury, przy czym gdy poz. 30 = 6, 7 lub 8, to kwotę tę należy pomniejszyć o kwotę podatku od towarów i usług,

poz. 34 - suma wynagrodzeń pracowników (jeżeli poz. 30 = 1 lub 2), suma wynagrodzeń pracowników pomniejszona o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne (jeżeli poz. 30 = 3), suma wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych pomniejszona o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne (jeżeli poz. 30 = 4) albo suma wynagrodzeń pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności pomniejszona o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne (jeżeli poz. 30 = 5); jeżeli poz. 30 = 6 - iloczyn najniższego wynagrodzenia pomniejszonego o należne składki na ubezpieczenia społeczne i liczby pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; jeżeli poz. 30 = 7 lub 8 - iloczyn najniższego wynagrodzenia pomniejszonego o należne składki na ubezpieczenia społeczne i liczby pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę; gdy poz. 30 = 6, 7 lub 8 - dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu, a w pozostałych przypadkach dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu, lub z miesiąca, w którym realizowano zakupioną produkcję lub usługę; do ustalania stanów zatrudnienia pracowników stosuje się wyłączenia ze stanów zatrudnienia określone w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji.

poz. 35 - zatrudnienie ogółem; jeżeli poz. 30 = 7 lub 8 przeciętny miesięczny stan zatrudnienia pracowników w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy zatrudnionych tylko na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; w pozostałych przypadkach - przeciętny miesięczny stan zatrudnienia pracowników w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, również w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; gdy poz. 30 = 6, 7 lub 8, dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu, a w pozostałych przypadkach - dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu, lub z miesiąca, w którym realizowano zakupioną produkcję lub usługę; do ustalania stanów zatrudnienia pracowników stosuje się wyłączenia ze stanów zatrudnienia określone w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji,

poz. 36 - zatrudnienie osób niepełnosprawnych (ustalane na analogicznych zasadach jak w poz. 35),

poz. 37 - kwota obniżenia1.

4. "Uwagi"

W przypadku składania informacji korygującej w tym bloku należy podać przyczyny korekty informacji oraz wypisać pozycje, które zostały skorygowane. Ewentualnie sprzedający w przypadku terminu określonego na fakturze, który wypada w sobotę, niedzielę lub święta, może wskazać, że termin płatności wypadł w dni wolne od pracy i dlatego nabywca mógł za taką fakturę zapłacić w najbliższym dniu roboczym.

5. "Oświadczenia końcowe"

W tym bloku sprzedający oświadcza, że spełnia warunki prawne wymagane do wystawienia informacji o kwocie obniżenia.

poz. 38 - należy wstawić znak "X" w odpowiednim polu, tj. produkcja własna/usługi własne (z wyłączeniem handlu)/produkcja własna i usługi własne (z wyłączeniem handlu),

poz. 39 - zamieszcza się tu dane dotyczące faktury za zakup (tj. datę wystawienia w formacie rok - miesiąc - dzień),

poz. 40 - znak faktury z poz. 39,

poz. 41 - termin płatności,

poz. 42 - tu sprzedający zamieszcza datę zapłaty za zakup, która nie może być późniejsza od daty wskazanej w poz. 41 oraz może być wcześniejsza od daty z poz. 39. Jeżeli płatność dokonywana jest przelewem, to należy podać datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy. Jeśli zapłata wpłynęła na rachunek bankowy sprzedającego nie później niż w terminie określonym na fakturze, to odpowiednio w poz. 42 można wpisać datę wpływu na rachunek sprzedającego,

poz. 43 - tu sprzedający informuje o nieprzekazaniu/przekazaniu nabywcy informacji, o której mowa w art. 22 ust. 1a ustawy o rehabilitacji, tj. informacji o:

- zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat, 

- możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat,

- możliwości odwołania oświadczenia, o którym mowa wyżej,

poz. 44 - jeśli sprzedający przesłał nabywcy ww. informacje, to w poz. 44 umieszcza datę,

poz. 45, 45a, 46 - tu sprzedający odpowiednio oznacza, czy nabywca po otrzymaniu informacji nie złożył oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat, złożył to oświadczenie i nie odwołał go lub odwołał je w dniu, podając datę (w formacie rok-miesiąc-dzień),

poz. 47 - sprzedający oświadcza, że kopię tej informacji przekaże PFRON przy Informacji miesięcznej o informacjach o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (INF-1-u), którą złoży za okres sprawozdawczy. Będzie to miesiąc wystawienia INF-U, czyli dane z poz. 50 INF-U,

poz. 48 i 49 - tu odpowiednio należy oznaczyć, czy nie jest to duplikat informacji albo że jest to duplikat informacji s porządzony w dniu (podaje datę w formacie rok-miesiąc-dzień),

poz. 50 - data wystawienia informacji,

poz. 51 - imię i nazwisko osoby upoważnionej w przypadku wystawiania informacji przez osobę upoważnioną,

poz. 52 - podpis osoby upoważnionej; w przypadku niewypełnienia poz. 51 w poz. 52 podpis składa pracodawca.

UWAGA

Kopię informacji INF-U sprzedawca przekazuje do PFRON w formie załącznika do sporządzanej informacji INF-1-u w terminie do 20 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym wystawił informacje INF-U. Informacje te przekazuje do PFRON poprzez system e-PFRON2 lub w formie papierowej na adres Biura PFRON w Warszawie.

Tabela 6. Dane w informacji INF-1-u

Pozycja

Przekazywane informacje

1. "Dane ewidencyjne i adres sprzedającego"

poz. 1 - numer w rejestrze PFRON,

poz. 2 - NIP,

poz. 3 - REGON,

poz. 4 - pełna nazwa albo firma, albo imię i nazwisko sprzedającego,

poz. 5 - dane o strukturze,

poz. od 6 do 11 - odpowiednio ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, poczta,

poz. od 12 do 14 - odpowiednio numer telefonu, faksu, adres e-mail.

2. "Dane o informacji"

poz. 15 - miesiąc i rok, w którym wystawiono informacje zwykłe lub korygujące, których liczba została wykazana w poz. 16,

poz. 16 - liczba informacji INF-U dołączanych do informacji INF-1-u,

poz. 17 - oznaczenie, czy jest to informacja zwykła czy korygująca (w przypadku składania informacji korygującej należy wypełnić wszystkie pola, uwzględniając skorygowane dane).

3. "Uwagi"

W przypadku składania informacji korygującej należy podać przyczyny korekty informacji oraz wypisać pozycje, które zostały skorygowane.

4. "Oświadczenia końcowe"

W tej pozycji należy poinformować o załączeniu do  INF-1-u kopii informacji INF-U, o których mowa w poz. 16, czy nie jest to duplikat informacji (poz. 18), a jeśli jest to duplikat, to, wskazując datę sporządzenia (poz. 19), należy potwierdzić, że dane zawarte w informacji są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym. Ponadto należy podać:

w poz. 20 - datę wystawienia informacji,

w poz. 21 - imię i nazwisko osoby upoważnionej,

w poz. 22 podpis (odpowiednio osoby upoważnionej, a w przypadku niewypełnienia poz. 21 - podpis pracodawcy).

1.5.2. Ulgi w spłacie zobowiązań do PFRON

Pracodawca zobowiązany do dokonania wpłat na Fundusz w przypadku, gdy spłata zobowiązań jest dla niego utrudniona lub niemożliwa, może ubiegać się o udzielenie ulgi w spłacie. Ustawa o rehabilitacji przewiduje następujące rodzaje ulg we wpłatach na PFRON:

● odroczenie terminu płatności należności lub rozłożenie ich zapłaty na raty,

● odroczenie terminu płatności zaległości z tytułu wpłat, odsetek za zwłokę lub rozłożenie ich zapłaty na raty,

● umorzenie zaległości w przypadku ich całkowitej nieściągalności.

Odroczenie terminu płatności lub rozłożenie zaległości na raty

Odroczenie terminu płatności i rozłożenie na raty należą do ulg udzielanych w drodze decyzji Prezesa Zarządu PFRON, na wniosek pracodawcy, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem pracodawcy lub interesem publicznym.

Kwestię oceny zaistnienia wskazanych przesłanek oraz oceny ich znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy ustawodawca pozostawił Prezesowi Zarządu PFRON. Kryteriami udzielania ww. ulg są możliwości płatnicze pracodawcy oraz stan finansów Funduszu.

Jeśli pracodawca chce ubiegać się o ulgę w spłacie należności, powinien dostarczyć do PFRON wniosek o zastosowanie ulgi wraz z dokumentami potwierdzającymi zaistnienie okoliczności, które uniemożliwiają mu wywiązanie się z obowiązku wpłaty.

Wniosek należy wysłać na adres:

Prezes Zarządu PFRON

al. Jana Pawła II 13

00-828 Warszawa

Wniosek o ulgę w spłacie powinien zawierać:

● imię i nazwisko bądź pełną nazwę firmy;

● dane adresowe (miejsce zamieszkania lub zwykłego pobytu, siedziby albo miejsce prowadzenia działalności);

● identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL);

● miejscowość i datę sporządzenia wniosku;

● prośbę o odroczenie bądź rozłożenie na raty zaległości z tytułu wpłat na Fundusz ze wskazaniem okresu zadłużenia;

● uzasadnienie:

- przyczyny powstania zadłużenia,

- przyczyny braku możliwości jednorazowego uregulowania zaległości,

- proponowane warunki spłaty (liczba lub kwota rat, termin płatności rat);

● podpis wraz z pieczątką imienną, ze wskazaniem zajmowanego stanowiska - wniosek musi podpisać osoba upoważniona do reprezentacji firmy. Jeśli pracodawca prowadzi działalność gospodarczą, podpisuje wniosek osobiście. Jeżeli osoba składająca wniosek pracuje w spółce, która jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym - osoby upoważnione do reprezentacji wymienione są w dziale drugim w rubryce "Organ uprawniony do reprezentacji podmiotu". Inne uprawnienia wynikają z umów, osobistych upoważnień bądź udzielonych pełnomocnictw.

UWAGA

Jeżeli we wniosku zostaną wykryte braki, wnioskodawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia. Gdy nie zostaną usunięte - wniosek nie zostanie rozpatrzony.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające sytuację finansową firmy, np.:

● sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie o przepływach pieniężnych) za ostatnie 3 lata obrotowe oraz za okres bieżący (bądź sprawozdanie F-01/I-01 o przychodach, kosztach i wyniku finansowym, a także o nakładach na środki trwałe za ostatni kwartał bieżącego roku),

● wyciąg z księgi przychodów i rozchodów za ostatnie 3 lata  oraz za okres bieżący,

● PIT-36 lub PIT-36L za ostatnie 3 lata,

● PIT-37 za ostatnie 3 lata oraz

● inne dowody mające wpływ na rozpatrzenie wniosku.

Załączone dokumenty należy potwierdzić za zgodność z oryginałem.

Należy także wskazać rodzaj pomocy publicznej, z tytułu której wnioskodawca ubiega się o odroczenie bądź rozłożenie na raty zaległości. Może to być:

● pomoc de minimis,

● pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie,

● pomoc w ramach wyłączeń grupowych,

● pomoc indywidualna,

● pomoc indywidualna na restrukturyzację.

W przypadku odroczenia bądź rozłożenia na raty zaległości zostanie naliczona opłata prolongacyjna na zasadach określonych w ustawie - Ordynacja podatkowa.

Jeżeli pracodawca nie zgadza się z przedstawionymi warunkami spłaty zadłużenia lub odmową odroczenia bądź rozłożenia na raty zaległości, może złożyć odwołanie od wydanej decyzji. Jest na to 14 dni od daty doręczenia decyzji Prezesa Zarządu PFRON. Odwołanie należy złożyć do organu II instancji. W przypadku wpłat na PFRON organem tym jest minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego. Odwołanie składa się za pośrednictwem Prezesa Zarządu PFRON. W praktyce oznacza to, że mimo iż pismo jest kierowane do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wysyłane jest do Funduszu.

Umorzenie zaległości

Prezes Zarządu PFRON nie może umarzać zaległości z tytułu wpłat, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym.  Ustawa o rehabilitacji przewiduje możliwość umarzania w całości lub części zaległości z tytułu wpłat, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej jedynie w przypadku ich całkowitej nieściągalności.

Całkowita nieściągalność występuje, gdy:

● zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne,

● kwota zaległości podatkowej nie przekracza pięciokrotnej wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym,

● kwota zaległości podatkowej nie została zaspokojona w zakończonym lub umorzonym postępowaniu likwidacyjnym lub upadłościowym albo sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości,

● podatnik zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty 5000 zł, i jednocześnie nie ma spadkobierców innych niż Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego oraz nie ma możliwości orzeczenia odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej.

Powyższe przesłanki, mogące stanowić podstawę do umorzenia należności, są katalogiem zamkniętym, co oznacza, że tylko ich zaistnienie może być uwzględniane przy udzielaniu ulgi z tytułu wpłat. Decyzja o umorzeniu może zostać wydana na wniosek bądź z urzędu, jeżeli PFRON wejdzie w posiadanie dokumentów potwierdzających zaistnienie ww. przesłanek.

Jeżeli pracodawca chce ubiegać się o umorzenie należności, powinien dostarczyć do PFRON wniosek o zastosowanie ulgi wraz z dokumentami potwierdzającymi całkowitą nieściągalność. Wniosek należy zaadresować:

Prezes Zarządu PFRON

al. Jana Pawła II 13

00-828 Warszawa

Wniosek o umorzenie zaległości powinien zawierać:

● imię i nazwisko bądź pełną nazwę firmy,

● dane adresowe (miejsce zamieszkania lub zwykłego pobytu, siedziby albo miejsce prowadzenia działalności),

● identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL),

● miejscowość i datę sporządzenia wniosku,

● prośbę o umorzenie zaległości ze wskazaniem okresu zadłużenia,

● uzasadnienie (dlaczego pracodawca wnosi o umorzenie zaległości),

● podpis wraz z pieczątką imienną, ze wskazaniem zajmowanego stanowiska - wniosek musi podpisać osoba upoważniona do reprezentacji firmy. Jeśli pracodawca prowadzi działalność gospodarczą, podpisuje wniosek osobiście. Jeżeli osoba składająca wniosek pracuje w spółce, która jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym - osoby upoważnione do reprezentacji wymienione są w dziale drugim w rubryce "Organ uprawniony do reprezentacji podmiotu". Inne uprawnienia wynikają z umów, osobistych upoważnień bądź udzielonych pełnomocnictw.

Jeżeli we wniosku zostaną wykryte braki, PFRON wezwie do ich uzupełnienia. Gdy nie zostaną usunięte - wniosek nie zostanie rozpatrzony.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające całkowitą nieściągalność zaległości, np.:

● prawomocne postanowienie sądu upadłościowego zawierające szczegółowe uzasadnienie przyczyn oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub umorzenia postępowania,

● postanowienie o bezskuteczności egzekucji wydane przez organ egzekucyjny w związku z jej zakończeniem,

● zaświadczenie o wykreśleniu działalności gospodarczej z ewidencji działalności gospodarczej,

● wykaz majątku sporządzonego na zakończenie prowadzenia działalności, w tym spis z natury oraz remanent końcowy,

● bilans likwidacyjny oraz

● inne dokumenty mające wpływ na rozpatrzenie wniosku.

Załączone dokumenty należy potwierdzić za zgodność z oryginałem.

Jeżeli pracodawca nie zgadza się z przedstawionymi warunkami umorzenia, może złożyć odwołanie od wydanej decyzji. Jest na to 14 dni od daty doręczenia decyzji Prezesa Zarządu PFRON. Odwołanie należy złożyć do organu II instancji. W przypadku wpłat na PFRON organem tym jest minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego. Odwołanie składa się za pośrednictwem Prezesa Zarządu PFRON. W praktyce oznacza to, że mimo iż pismo kierowane jest do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wysyłane jest do Funduszu.

1.5.3. Obowiązek składania deklaracji

Niezależnie od tego, czy jednostka jest pracodawcą zobowiązanym czy zwolnionym z wpłat na PFRON, ma obowiązek złożenia odpowiedniego dokumentu potwierdzającego m.in. wielkość zatrudnienia ogółem i zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Jeśli jednostka jest pracodawcą zobowiązanym do wpłat, to musi składać "deklaracje", a jeśli jest pracodawcą zwolnionym z wpłat, to musi składać tzw. informacje (więcej na temat "informacji" - patrz pkt 1.5.4. Informacje - kto i kiedy je składa).

Deklaracje miesięczne oraz roczne składają pracodawcy zobligowani do dokonywania wpłat na PFRON, u których wskaźnik zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych był niższy niż wymagany ustawą. Wysokość wpłat odpowiada kwocie stanowiącej iloczyn 40,65 (0,4065) przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników. Liczba pracowników powinna odpowiadać różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6 (0,06) lub 2 (0,02) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Jest to więc kwota będąca iloczynem 0,4065 przeciętnego wynagrodzenia i liczby etatów brakujących do osiąg­nięcia wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Deklaracje (zarówno miesięczne, jak i roczna) przekazywane są poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego (system e-PFRON2).

UWAGA

Pracodawca przesyła do PFRON miesięczną deklarację oraz dokonuje wpłaty w terminie do  20 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat. Natomiast roczne deklaracje składa się do 20 stycznia roku następnego po roku, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłaty.

Tabela 7. Deklaracje składane do PFRON

Lp.

Nazwa deklaracji

Kto i kiedy składa

1

2

3

1.

DEK-I-0 (deklaracja miesięczna)

Składasz, jeśli nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6 oraz nie jesteś pracodawcą wymienionym w punktach poniżej.

Pracodawca przesyła do PFRON miesięczną deklarację oraz dokonuje wpłaty w terminie do  20 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat.

2.

DEK-I-a (deklaracja miesięczna)

Składasz, jeśli nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6 i jesteś państwową i samorządową jednostką organizacyjną będącą jednostką budżetową, zakładem bud­żetowym albo gospodarstwem pomocniczym, instytucją kultury oraz jednostką organizacyjną zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii.

3.

DEK-I-b (deklaracja miesięczna)

Składasz, jeśli nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 2 i jesteś publiczną i niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, żłobkiem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, a także klubem dziecięcym.

4.

DEK-I-u (deklaracja - załącznik do deklaracji miesięcznych DEK-I-0, DEK-I-a albo DEK-I-b)

Składasz, jeśli korzystasz z obniżenia wpłat (więcej na ten temat w pkt 1.5.1. Obniżenie wpłat).

5.

DEK-II-a 

Składasz, jeśli jesteś pracodawcą, który prowadzi zakład pracy chronionej.

6.

DEK-II-b 

Składasz, jeśli jesteś pracodawcą, który prowadzi zakład aktywności zawodowej.

7.

DEK-II-u 

Składasz, jeśli jesteś sprzedającym wystawiającym informacje o kwocie obniżenia wpłat na PFRON z naruszeniem obowiązujących przepisów.

8.

DEK-W 

Składasz, jeśli jesteś pracodawcą, który nie wydzielił lub nie zorganizował stanowiska pracy dla pracownika, który w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utracił zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku.

9.

DEK-R (deklaracja roczna)

Składasz, jeśli w ciągu roku kalendarzowego miałeś obowiązek złożyć przynajmniej jedną deklarację.

Rozliczenia należy dokonać, składając odpowiednie informacje i deklaracje w formie elektronicznej przez portal e-pfron.

Termin złożenia - 20 stycznia następnego roku.

10.

DEK-Z (deklaracja ewidencyjna)

Składasz, jeśli rejestrujesz się w PFRON jako zobowiązany do wpłat lub jeśli zmieniłeś dane ewidencyjne - nazwę, adres itp.

Terminem na złożenie wyjaśnienia do informacji INF-Z jest 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy.

Wzór 3. Deklaracja DEK-I-0

infoRgrafikainfoRgrafika

Wzór 4. Deklaracja DEK-R

infoRgrafika

infoRgrafika

1.5.4. Informacje - kto i kiedy je składa

Pracodawcy, którzy osiągnęli wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych na poziomie 6 i 2, nie muszą dokonywać wpłat na PFRON, ale mają obowiązek składać w PFRON miesięczne i roczne informacje. Wykazują w nich liczbę zatrudnionych pracowników, w tym niepełnosprawnych.

UWAGA

Pracodawca zwolniony z wpłat na PFRON składa miesięczne (INF-1) i roczne informacje (INF-2).

Pracodawcy są zobowiązani składać informacje poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego (system e-PFRON2). Pracodawca, który nie dopełnia obowiązków wysłania do PFRON informacji miesięcznych INF-1 (patrz wzór 5) i rocznych INF-2 (patrz wzór 6) oraz deklaracji miesięcznych, np. DEK-I-0 lub DEK-IIa, podlega karze grzywny do 500 zł.

Tabela 8. Wykaz informacji składanych do PFRON

Lp.

Rodzaj informacji

Kto i kiedy składa

1

2

3

1.

INF-1 (informacja miesięczna - o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych)

Składasz, jeśli osiągasz wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6 (albo 2) oraz jeśli jesteś pracodawcą niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, domem pomocy społecznej, hospicjum albo zakładem opiekuńczo-leczniczym, jesteś publiczną lub niepubliczną jednostką organizacyjną niedziałającą w celu osiągnięcia zysku, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

Termin składania - do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące zwolnienie z wpłat.

2.

INF-2 (informacja roczna - o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych)

Składasz, jeśli w ciągu roku kalendarzowego miałeś obowiązek złożyć przynajmniej jedną informację INF-1.

Termin składania - do 20 stycznia następnego roku za rok, w którym zaistniały okoliczności powodujące zwolnienie z wpłat.

3.

INF-Z (informacja ewidencyjna)

Składasz, jeśli rejestrujesz się w PFRON jako zwolniony z wpłat lub jeśli zmieniłeś dane ewidencyjne - nazwę, adres itp.

Terminem na złożenie wyjaśnienia do informacji INF-Z jest 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy.

4.

INF-I-u (wraz z załącznikiem INF-U)

Składasz, jeśli jesteś sprzedającym, który wystawił przynajmniej jedną informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (wystawił INF-U) w ciągu miesiąca sprawozdawczego (więcej na ten temat w pkt 1.5.1. Obniżenie wpłat).

1.5.5. Korygowanie deklaracji i informacji

Aby skorygować deklarację lub informację, należy złożyć dokument korygujący sporządzony z bieżącą datą wypełnienia. Dane zawarte w korekcie deklaracji lub informacji zastąpią wartości z poprzednio złożonego dokumentu dotyczącego danego okresu.

UWAGA

Dane ewidencyjne są aktualizowane (korygowane) poprzez złożenie dokumentu ewidencyjnego - aktualizacyjnego (DEK-Z lub INF-Z).

Jeżeli PFRON stwierdzi, że deklaracja lub informacja została wypełniona niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, zrobiono w niej błąd rachunkowy lub inną oczywistą pomyłkę bądź że została wypełniona niezgodnie z ustalonymi wymaganiami - wezwie pracodawcę do skorygowania błędnego dokumentu.

Fundusz na podstawie art. 274 Ordynacji podatkowej w zależności od charakteru i zakresu uchybień może korygować deklaracje lub informacje, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego lub kwoty nadpłaty w wyniku tej korekty nie przekracza 5000 zł. W takiej sytuacji PFRON doręczy pracodawcy uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji. Jeżeli pracodawca nie zgadza się z zawartością tak skorygowanego dokumentu, może wnieść sprzeciw do Funduszu. Wniesienie sprzeciwu anuluje korektę.

Fundusz może także wystąpić do pracodawcy z wezwaniem do złożenia niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji lub informacji podaje w wątpliwość.

Wzór 5. Informacja INF-1

infoRgrafikainfoRgrafika

Wzór 6. Informacja INF-2

infoRgrafikainfoRgrafika

1.6. Dotacje na pracowników niepełnosprawnych

Nawiązanie współpracy z osobami niepełnosprawnymi może być także sposobem na obniżenie kosztów pracy. Zatrudniając osobę niepełnosprawną, można bowiem starać się o:

● zwrot kosztów:

a) adaptacji pomieszczeń do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych na przystosowanie tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób,

b) adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,

c) zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

d) rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb, o których mowa w pkt a-c;

● miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego (o ile pracownik ten został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych prowadzonych przez PFRON);

● refundację kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego osobie niepełnosprawnej;

● zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy stworzonego dla osoby niepełnosprawnej;

● zwrot kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych;

● refundację z tytułu zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych osoby niepełnosprawnej zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy;

● refundację z tytułu zatrudnienia w ramach robót publicznych osoby niepełnosprawnej zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy;

● refundację z tytułu przyjęcia na przygotowanie zawodowe dorosłych osoby niepełnosprawnej zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy.

Ponadto powiatowy urząd pracy oferuje takiemu pracodawcy usługi z zakresu:

1) poradnictwa zawodowego i informacji zawodowej, obejmujące:

● doradztwo w określaniu wymagań dotyczących stanowiska pracy zgłoszonego w ofercie pracy do urzędu,

● dobór kandydatów spośród bezrobotnych lub poszukujących pracy na zgłoszone w ofercie pracy stano­wiska,

● wspieranie rozwoju zawodowego pracodawcy i jego pracowników;

2) pośrednictwa pracy obejmującego:

● udzielanie pomocy w znalezieniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych do zatrudnienia,

● przekazywanie informacji o kandydatach do pracy w związku ze zgłoszoną ofertą pracy,

● informowanie o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na rynku

pracy.

1.6.1. Zwrot kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego osobie niepełnosprawnej

Pracodawca, który zatrudnia pracownika niepełnosprawnego, może otrzymać ze środków PFRON zwrot:

● miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy,

● kosztów szkolenia tych pracowników

w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy.

W przypadku kosztów:

● zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy - kosztami kwalifikowalnymi są kwoty wynagrodzeń pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu za czas poświęcony wyłącznie na tę pomoc;

● szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy - kosztami kwalifikowalnymi są koszty szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy.

Tak stanowi § 8 i 9 rozporządzenia w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych.

Maksymalna wysokość wsparcia

Pracodawca może starać się o dofinansowanie, które stanowi iloczyn kwoty minimalnego wynagrodzenia i ilorazu liczby godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu i miesięcznej liczby godzin pracy pracownika niepełnosprawnego (liczba godzin przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu nie może jednak przekraczać liczby godzin odpowiadającej 20 liczby godzin pracy pracownika w miesiącu).

Zwrot kosztów szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy obejmuje 100 kosztów szkolenia, nie więcej jednak niż równowartość kwoty najniższego wynagrodzenia. W 2019 r. jest to kwota 2100 zł, ponieważ przez pojęcie najniższego wynagrodzenia należy w tym przypadku rozumieć minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w grudniu roku poprzedniego - tu: 2018 (art. 2pkt 1 ustawy o rehabilitacji).

PRZYKŁAD 9

Pracodawca zatrudniający głuchoniemych pracowników skierował w maju 2019 r. pełnosprawnego pracownika na kurs podstawowy polskiego języka migowego, w celu ułatwienia komunikowania się pracowników niepełnosprawnych z otoczeniem w zakładzie pracy. Koszt kursu wynosi 1200 zł i nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2018 r. Oznacza to, że zwrot z PFRON obejmie 100 poniesionych przez pracodawcę wydatków na kurs.

Co należy zrobić, żeby otrzymać zwrot kosztów

Aby uzyskać zwrot, pracodawca musi złożyć wniosek o zwrot kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy do starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu. Pracodawca ubiegający się o zwrot kosztów składa wniosek Wn-KZ (część I) oraz wniosek Wn-KZ (część III, blok A-C) do starosty lup prezydenta miasta na prawach powiatu.

Do wniosku należy dołączyć:

● kopię dokumentu poświadczającego prawną formę prowadzenia działalności,

● decyzję NIP,

● zaświadczenie REGON,

● informację o wysokości otrzymanej pomocy publicznej de minimis oraz informację o nieotrzymaniu pomocy publicznej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikowanych.

Starosta lub prezydent miasta na prawach powiatu dokonuje zwrotu kosztów po zawarciu umowy.

Jeżeli pracodawcą jest starosta lub prezydent miasta na prawach powiatu, wówczas wniosek należy złożyć do Prezesa Zarządu PFRON za pośrednictwem oddziału PFRON, właściwego ze względu na siedzibę tego pracodawcy.

UWAGA

Przepisy nie zabraniają, aby pracownikiem pomagającym pracownikowi niepełnosprawnemu była inna osoba niepełnosprawna. Należy jednak wziąć pod uwagę, że niepełnosprawny pracownik pomagający osobie niepełnosprawnej nie powinien mieć problemów związanych z wykonywaniem czynności, w zakresie których służy pomocą innemu pracownikowi niepełnosprawnemu.

Refundacja nie może dotyczyć kosztów poniesionych przez pracodawcę przed dniem zawarcia umowy. Zwrot kosztów stanowi pomoc publiczną udzielaną w ramach tzw. wyłączeń blokowych (rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014).

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania przez okres 10 lat dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych.

Wzór 7. Wniosek Wn-KZ

infoRgrafika

1.6.2. Refundacja kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych

Pracodawcom zatrudniającym osoby niepełnosprawne przysługuje wsparcie polegające na zwrocie poniesionych kosztów na szkolenia takich osób.

Maksymalna wysokość wsparcia

Refundację można otrzymać w wysokości do 70 poniesionych kosztów szkolenia. Maksymalna kwota to wysokość dwukrotnego przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę biorącą udział w szkoleniu

Refundacja nie może przekroczyć:

● 70 kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorców,

● 60 kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą - w odniesieniu do dużych przedsiębiorców.

Tabela 9. Wysokość pomocy na szkolenia pracowników niepełnosprawnych

Wielkość przedsiębiorcy

Wysokość maksymalnej pomocy

Mały

70% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą.

Średni

70% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą.

Duży

60% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą

Definicja małego i  średniego przedsiębiorcy

Do kategorii małych i średnich przedsiębiorstw ("MŚP") należą przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów EUR.

W kategorii MŚP małe przedsiębiorstwo definiuje się jako przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 pracowników i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekraczają 10 milionów EUR.

Duże przedsiębiorstwa oznaczają przedsiębiorstwa niespełniające powyższych kryteriów.

(art. 2 pkt 2pkt 24 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu - Dz.Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1).

Jakie wydatki podlegają refundacji

Refundacja obejmuje poniesione w związku ze szkoleniem koszty:

● usług świadczonych przez osoby prowadzące szkolenie, poniesione za godziny, podczas których prowadzą one szkolenie,

● usług tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności,

● podróży osób prowadzących szkolenie, uczestników szkolenia, tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności,

● zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia,

● usług doradczych,

● obsługi administracyjno-biurowej,

● wynajmu pomieszczeń,

● amortyzacji wyposażenia i narzędzi, z wyłączeniem wyposażenia i narzędzi zakupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych w okresie 7 lat przed realizacją szkolenia,

● materiałów szkoleniowych.

UWAGA

Refundacja jest przeznaczona również na pokrycie wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego za czas, w którym pracownik ten uczestniczy w szkoleniu.

Co należy zrobić, żeby otrzymać refundację kosztów szkolenia

Aby uzyskać refundację, pracodawca składa wniosek o przyznanie refundacji do starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy.

Wniosek zawiera:

● nazwę i adres siedziby pracodawcy,

● status prawny i podstawę działania pracodawcy,

● numer NIP lub PESEL pracodawcy,

● numer rachunku bankowego pracodawcy albo numer rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,

● wnioskowaną kwotę refundacji,

● informację o planowanych do poniesienia kosztach szkolenia,

● opis projektu szkoleniowego wraz z uzasadnieniem jego wyboru oraz informacją o spodziewanych skutkach jego realizacji,

● miejsce i termin realizacji szkolenia,

● informację o liczbie osób niepełnosprawnych, które wezmą udział w szkoleniu,

● informację o stanie zatrudnienia ogółem, w tym osób niepełnosprawnych,

● oświadczenie o zaleganiu lub niezaleganiu z wymagalnymi zobowiązaniami wobec PFRON.

Ponadto wniosek przedsiębiorcy powinien zawierać:

● informację o wielkości przedsiębiorcy (mały, średni, duży),

● numer REGON przedsiębiorcy, o ile obowiązek jego nadania wynika z przepisów prawa,

● informację o wysokości otrzymanej pomocy publicznej i pomocy de minimis lub oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy, w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia refundacją.

Wzór 8. Wniosek o przyznanie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych

infoRgrafikainfoRgrafikainfoRgrafika

Starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta sporządza uzasadnienie. Natomiast w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji starosta zawiera umowę z pracodawcą. Umowę zawiera się w formie pisemnej. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej.

Starosta przekazuje kwotę refundacji na rachunek wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów objętych umową.

Starosta pisemnie informuje pracodawcę o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego refundacja jest udzielana.

Pracodawca, dokonując rozliczenia refundacji, posługuje się danymi zawartymi we wniosku i w umowie.

Przedsiębiorca korzystający z refundacji przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

1.6.3. Zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy stworzonego dla osoby niepełnosprawnej

Pracodawca zatrudniający osobę niepełnosprawną może ubiegać się o zwrot kosztów wyposażenia stworzonego dla niej stanowiska pracy. O zwrot poniesionych kosztów można się ubiegać, jeżeli wyposażono stanowisko pracy dla osoby niepełnosprawnej zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna lub poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu.

W odróżnieniu od zwrotu kosztów przystosowania stanowiska pracy jest to pomoc finansowa w zakupie narzędzi pracy, elementów stanowiska pracy (np. krzesła, biurka, lampki).

Kiedy można ubiegać się o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy stworzonego dla osoby niepełnosprawnej

O refundację można się ubiegać, jeżeli pracodawca:

● zawarł umowę ze starostą, określającą warunki i wysokość zwrotu kosztów,

● poniósł koszty przystosowania stanowiska pracy,

● uzyskał wydaną na wniosek starosty pozytywną opinię Państwowej Inspekcji Pracy o dostosowaniu wyposażonego stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na tym stanowisku lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy lub w pomieszczeniach zakładu pracy,

● zobowiązał się do zatrudniania osoby niepełnosprawnej przez okres co najmniej 36 miesięcy.

Jeżeli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej jest krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca zwraca PFRON za pośrednictwem starosty środki w wysokości 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu 36 miesięcy, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty. Pracodawca dokonuje zwrotu w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną.

Pracodawca nie zwraca środków, jeżeli zatrudni w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną inną osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna lub poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu. Przerwa wynikająca z tego powodu nie jest wliczana do wymaganego 36-miesięcznego okresu zatrudnienia.

Maksymalna wysokość wsparcia

Pracodawca, który spełnia warunki kwalifikujące go do ubiegania się o refundację i złożył wniosek, może starać się o dofinansowanie do 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia każdego wyposażonego stanowiska pracy (bez podatku VAT i podatku akcyzowego).

Refundacja obejmuje:

1) udokumentowane koszty zakupu sprzętu w celu wyposażenia stanowiska pracy, na którym będzie wykonywać pracę osoba niepełnosprawna;

2) kwotę niepodlegającego odliczeniu:

- podatku od towarów i usług,

- podatku akcyzowego,

związaną z przedmiotami opodatkowania określonymi w pkt 1.

UWAGA

Zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przed dniem zawarcia umowy ze starostą.

Zakup wyposażenia objętego refundacją należy udokumentować:

● fakturą,

● rachunkiem,

● dowodem zapłaty.

UWAGA

Wytworzenie wyposażenia objętego refundacją dokumentuje się, przedstawiając ocenę techniczną rzeczoznawcy wraz z dokonaną przez niego wyceną.

Co należy zrobić, żeby otrzymać dofinansowanie

Aby otrzymać dofinansowanie, należy złożyć do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej wniosek Wn-W. W zdecydowanej większości powiatów zadanie to realizuje powiatowy urząd pracy. Pracodawca, który jest starostą lub prezydentem miasta na prawach powiatu, składa wniosek do Prezesa Zarządu PFRON za pośrednictwem oddziału Funduszu właściwego ze względu na siedzibę tego pracodawcy.

Rozpatrując wniosek, bierze się pod uwagę:

● potrzeby lokalnego rynku pracy,

● liczbę osób niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach, zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotne albo poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu, 

● koszty wyposażenia stanowiska pracy,

● wkład pracodawcy w wyposażenie tworzonego stanowiska pracy,

● wysokość posiadanych środków Funduszu przeznaczonych na ten cel w danym roku.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje o tym pracodawcę wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w ciągu 14 dni od wezwania. Podczas negocjacji m.in. uzgadniana jest wysokość kwoty zwrotu, która zostanie wypłacona pracodawcy, oraz inne warunki umowy (m.in. formy zabezpieczenia zwrotu kwoty refundacji, termin do rozliczenia otrzymanej pomocy).

UWAGA

Pracodawca korzystający z refundacji jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

Wzór 9. Wniosek Wn-W

infoRgrafikainfoRgrafikainfoRgrafika

Kiedy dofinansowanie nie przysługuje

Refundacja kosztów wyposażenia stanowiska dla pracownika niepełnosprawnego nie przysługuje, jeżeli pracodawca:

● zatrudnia pracownika niepełnosprawnego na wyposażonym stanowisku na okres krótszy niż 36 miesięcy, a na jego miejsce w ciągu 3 miesięcy nie zatrudni innego pracownika niepełnosprawnego, który jest zarejestrowany w powiatowym urzędzie pracy jako osoba bezrobotna lub poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu,

● nie otrzyma pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy o przystosowaniu stanowiska pracy lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu pracy.

1.6.4. Zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej

Pracodawca zatrudniający osobę niepełnosprawną przez okres co najmniej 36 miesięcy może otrzymać zwrot z PFRON na:

● adaptację pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, zwłaszcza w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób,

● adaptację lub nabycie urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,

● zakup i autoryzację oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

● rozpoznanie przez służby medycyny pracy potrzeb, o których mowa wyżej.

W przypadku gdy okres zatrudnienia jest krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu przyznanych środków finansowych w wysokości 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc, którego brakuje do upływu wymaganego okresu zatrudnienia, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 kwoty. Pracodawca może uniknąć zwrotu środków, jeśli w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy zatrudni inną osobę niepełnosprawną.

Refundacja kosztów przystosowania stanowiska pracy przysługuje na:

● osoby niepełnosprawne zarejestrowane w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotne lub poszukujące pracy pozostające bez zatrudnienia, skierowane do pracy przez powiatowy urząd pracy,

● osoby zatrudnione u pracodawcy, który ubiega się o pomoc, w przypadku gdy niepełnosprawność powstała podczas trwania zatrudnienia u tego pracodawcy. W tym przypadku pomoc jest wykluczona, jeśli niepełnosprawność powstała na skutek zawinionego naruszenia przepisów przez pracodawcę lub pracownika (zwłaszcza prawa pracy).

Maksymalna wysokość wsparcia

Wysokość dofinansowania na każde stanowisko pracy może maksymalnie wynosić 20-krotność przeciętnego wynagrodzenia, tj. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS (bez podatku VAT i podatku akcyzowego).

Kwota zwrotu kosztów związanych z rozpoznaniem potrzeb osób niepełnosprawnych nie może przekraczać 15 kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących miejsc pracy.

Zwrotu kosztów dokonuje starosta danego powiatu na podstawie umowy cywilnoprawnej, która określa obowiązki stron ją zawierających (starosty i pracodawcy).

Jak ubiegać się o zwrot

Pracodawca zainteresowany zwrotem kosztów w związku z zatrudnieniem osoby niepełnosprawnej powinien najpierw złożyć wniosek na formularzu Wn-KZ określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych. Wniosek ten składa się w jednostce organizacyjnej wyznaczonej przez starostę lub prezydenta miasta na prawach powiatu. Są to najczęściej: powiatowe centra pomocy rodzinie lub miejskie ośrodki pomocy rodzinie, właściwe ze względu na miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej.

Warunkiem zwrotu kosztów jest uzyskanie pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy - wydanej na wniosek starosty - o przystosowaniu stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności zatrudnionego pracownika lub w przypadku, gdy zatrudnienie osoby niepełnosprawnej nie wymagało przystosowania, o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na tym stanowisku.

Warto pamiętać, że nie każda osoba niepełnosprawna wymaga przystosowania stanowiska pracy do jej potrzeb.

UWAGA

Refundacja nie może dotyczyć kosztów poniesionych przez pracodawcę przed dniem zawarcia umowy.

Pracodawca przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

1.6.5. Dopłaty do wynagrodzeń z PFRON

Pracodawcy zatrudniającemu osobę niepełnosprawną przysługuje miesięczne dofinansowanie do jej wynagrodzenia z PFRON. Dofinansowanie to można dostać na pracownika niepełnosprawnego, jeżeli pracownik ten został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych prowadzonej przez PFRON.

Kiedy można ubiegać się o dofinansowanie

Pracodawca zatrudniający pracownika niepełnosprawnego może ubiegać się o miesięczne dofinansowanie do jego wynagrodzenia, jeżeli:

● prowadzi zakład pracy chronionej,

● zatrudnia poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,

● zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, a wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zakładzie wynosi co najmniej 6,

● prowadzi działalność gospodarczą (i nie znajduje się w trudnej sytuacji ekonomicznej) według kryteriów określonych w przepisach prawa Unii Europejskiej dotyczących udzielania pomocy publicznej,

● prowadzi działalność gospodarczą i nie ciąży na nim obowiązek zwrotu pomocy, wynikający z wcześniejszych decyzji Komisji Europejskiej uznających pomoc za niezgodną z prawem oraz ze wspólnym rynkiem,

● prowadzi działalność gospodarczą i nie przekroczył kwoty 10 mln euro rocznej pomocy na zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych.

UWAGA

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych oznacza przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Ustala się go, dzieląc liczbę pracowników niepełnosprawnych (w przeliczeniu na pełne etaty) przez liczbę osób zatrudnionych ogółem (w przeliczeniu na pełne etaty) × 100.

Do innych warunków, które musi spełnić pracodawca, ubiegając się o dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych, należą m.in.:

● poniesienie kosztów płacy pracownika niepełnosprawnego w terminie, a w razie jego uchybienia - w terminie nieprzekraczającym 14 dni; od 1 stycznia 2019 r. przepisy dopuszczają dopłatę składek ZUS z uchybieniem terminu przekraczającego 14 dni, gdy nie przekracza ona 2 należnych składek za dany okres sprawozdawczy, 

● wypłacenie wynagrodzenia pracownika na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych,

● brak zaległości wobec PFRON, a w razie ich posiadania pod warunkiem, że ich wysokość nie przekroczy 100 zł; jeżeli pracodawca ma zaległości w zobowiązaniach wobec PFRON przekraczające ogółem kwotę 100 zł, Prezes Zarządu PFRON wydaje decyzję o wstrzymaniu miesięcznego dofinansowania do czasu uregulowania zaległości przez pracodawcę; w przypadku nieuregulowania przez pracodawcę zaległości wobec PFRON do 31 stycznia roku następującego po roku, za który pracodawcy przysługuje miesięczne dofinansowanie, Prezes Zarządu PFRON wydaje decyzję o odmowie wypłaty miesięcznego dofinansowania za okres wskazany w decyzji o wstrzymaniu dofinansowania.

UWAGA

Pracodawcy nie przysługuje miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników legitymujących się lekkim lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury.

Maksymalna wysokość wsparcia

Maksymalne kwoty dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego kształtują się w różnej wysokości i zależą od stopnia niepełnosprawności pracownika.

Tabela 10. Maksymalne kwoty dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego

Stopień niepełnosprawności

Wysokość dofinansowania

Wysokość dofinansowania w przypadku schorzeń specjalnych

Znaczny

1800 zł

2400 zł

Umiarkowany

1125 zł

1725 zł

Lekki

450 zł

1050 zł

UWAGA

Pracodawcy prowadzący zakład pracy chronionej oraz pracodawcy z otwartego rynku pracy otrzymują takie samo dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników.

Schorzenia specjalne objęte wyższą kwotą dofinansowania:

● choroba psychiczna (02-P),

● upośledzenie umysłowe (01-U),

● całościowe zaburzenia rozwojowe (12-C),

● epilepsja (06-E) oraz

● niewidomi w stopniu znacznym i umiarkowanym (04-O).

Fundusz wypłaca miesięczne dofinansowanie w wysokości proporcjonalnej do wymiaru etatu pracownika. Kwoty dofinansowania podane w tabeli 10 są kwotami maksymalnego dofinansowania, jakie można otrzymać na pracownika zatrudnionego na pełny etat. W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony na część etatu, kwoty te należy przeliczyć proporcjonalnie do części etatu, jaką pracownik przepracował w danym miesiącu. Jeśli osoba niepełnosprawna jest zatrudniona u więcej niż jednego pracodawcy w wymiarze:

● nieprzekraczającym ogółem pełnego etatu - dofinansowanie przyznaje się pracodawcom, u których jest ona zatrudniona, w wysokości proporcjonalnej do wymiaru etatu tej osoby,

● przekraczającym ogółem pełny etat - dofinansowanie przyznaje się na tę osobę w wysokości nieprzekraczającej kwoty pomocy przyporządkowanej do pełnego etatu. Dofinansowanie w pierwszej kolejności przyznaje się pracodawcy, który wcześniej zatrudnił tę osobę - w wysokości proporcjonalnej do wymiaru etatu tego pracownika.

W zależności od typu pracodawcy, u którego niepełnosprawny jest zatrudniony, oraz wysokości kosztów płacy kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć:

● 75 poniesionych kosztów płacy - jeżeli pracodawca prowadzi działalność gospodarczą,

● 90 poniesionych kosztów płacy - jeżeli pracodawca nie prowadzi działalności gospodarczej.

Koszty płacy a Fundusz Solidarnościowy - problemy interpretacyjne

Zgodnie z przepisami ustawy o rehabilitacji kwota miesięcznego dofinansowania w przypadku pracodawców prowadzących działalność gospodarczą nie może przekroczyć 75 faktycznie poniesionych kosztów płacy (dla pozostałych jest to 90). Jednocześnie definicja kosztów płacy jest określona w art. 2 ust. 4a tej ustawy i wynika z niej, że należą do nich:

● wynagrodzenie brutto,

● obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczane od tego wynagrodzenia,

● obowiązkowe składki na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Problem w tym, że od początku 2019 r. został utworzony Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (SFWON), którego celem jest finansowanie różnych form pomocy dla osób z dysfunkcjami zdrowotnymi i ich rodzin. Co do zasady mają na niego trafiać pieniądze pochodzące z dwóch źródeł: daniny solidarnościowej, czyli podatku płaconego przez osoby o najwyższych dochodach, oraz specjalnej składki, stanowiącej część tej należnej na FP. Jej wysokość jest zaś ustalana w ustawie budżetowej na dany rok. I tak w bieżącym roku (2019) określa ona, że dotychczasowa składka na FP w wysokości 2,45 będzie wynosić 2,30, natomiast pozostałe 0,15% będzie odprowadzane na SFWON (przy czym pracodawca dalej wpłaca łączną składkę 2,45%, a ZUS ją rozdziela na dwie części).

Ta sytuacja spowodowała wątpliwości wśród pracodawców, którzy wnioskują o dopłaty do pensji, bo definicja kosztów płacy nie została zmieniona i nie ma w niej mowy o składce na nowy fundusz.

Przedsiębiorcy nie wiedzą, czy wyliczając koszty płacy w poz. 52 na druku INF-D-P przekazywanym do PFRON, powinni do wynagrodzenia doliczyć składkę na FP w nowej, obniżonej wartości, czy obowiązuje ich dalej 2,45%. Organizacja Ogólnopolska Baza Pracodawców Osób Niepełnosprawnych wystąpiła do resortu pracy i PFRON o zajęcie stanowiska w sprawie doliczania składki na FP do kosztów płac.

Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych uznało, że w kosztach płacy można uwzględnić wyłącznie składkę na Fundusz Pracy w wysokości 2,30% podstawy jej wymiaru (BON-I.52312.49.2019.AK):

Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych, odpowiadając na e-mail z dnia 11 lutego 2019 r. informuje, że ustawa z dnia 23 października 2018 r. o Solidarnościowym Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 2192) weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Stosownie do art. 5 ust. 2 i 3 powołanej ustawy, składki na Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych płatnik oblicza łącznie ze składkami na Fundusz Pracy w  wysokości sumy stóp procentowych tych składek i wykazuje w deklaracji rozliczeniowej w łącznej kwocie. Wpłacone składki Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który dokonuje poboru składek, przekazuje na:

1) rachunek bankowy Funduszu Pracy, w wysokości odpowiadającej udziałowi stopy procentowej składki na Fundusz Pracy w sumie stóp procentowych składek na Fundusz Pracy i  Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych, po uprzednim potrąceniu kosztu poboru;

2) rachunek bankowy Solidarnościowego Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych,

w wysokości odpowiadającej udziałowi stopy procentowej składki na Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych w sumie stóp procentowych składek na Fundusz Pracy i Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosp rawnych, po uprzednim potrąceniu kosztu poboru.

Ustawa budżetowa na rok 2019 przewiduje obowiązkową składkę na Fundusz Pracy w wysokości 2,30% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, określonej w art.  104 ust.  1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1265, z późn. zm.) oraz obowiązkową składkę na Fundusz Pracy w wysokości 2,30% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, określonej w art. 104 ust. 1 ustawy o promocji (...).

Z kolei ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o  rehabilitacji zawodowej i  społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z  2018 r., poz.  511 z  późn. zm.) w art. 2 pkt 4a wskazuje, że przez koszty płacy rozumie się wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Definicja ta ma charakter wyczerpujący i wymaga ścisłej wykładni, ponieważ wdraża rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z 17.06.2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz.U. UE. L. z 2014 r. Nr 187, str. 1 z późn. zm.; zwane dalej: rozporządzeniem) w zakresie ustanawiającym limit intensywności dofinansowania stanowiącego pomoc publiczną w rozumieniu art. 107 TFUE i udzielaną w ramach notyfikowanego Komisji programu pomocowego nr SA.40525 (2015/X). Dlatego też w  jej zakresie nie mieści się składka na Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych.

Zapytanie dotyczące sprawozdań finansowych zostało przekazane do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

UWAGA

Do wynagrodzenia nie są wliczane takie świadczenia, jak:

● zasiłki, w tym zasiłek chorobowy wypłacany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,

● ekwiwalent, w tym za urlop wypoczynkowy lub pranie odzieży,

● dodatki mieszkaniowe oraz inne dodatki o świadczeniowym charakterze,

● odprawy,

● zapomogi.

PRZYKŁAD 10

Spółka z o.o. (podmiot z tzw. otwartego rynku pracy) zatrudnia w ramach stosunku pracy na 4/5 etatu 40-letniego Michała D., na którego z racji niepełnosprawności przysługuje dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON. Michał D. legitymuje się umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i nie posiada tzw. schorzeń specjalnych. Maksymalna kwota miesięcznego dofinansowania na niego w 2019 r. wyniesie 900 zł (1125 zł × 4/5 etatu).

Michał D. otrzymuje co miesiąc wyłącznie stałą pensję zasadniczą wynoszącą 2000 zł brutto. Uwzględniając fakt, że właściwa dla jego pracodawcy stopa procentowa składki wypadkowej to 1,20, składki finansowane ze środków spółki od wynagrodzenia wyniosą łącznie 397,20 zł, co wynika z poniższych wyliczeń:

● na ubezpieczenie emerytalne: 2000 zł × 9,76 = 195,20 zł,

● na ubezpieczenia rentowe: 2000 zł × 6,50 = 130,00 zł,

● na ubezpieczenie wypadkowe: 2000 zł × 1,20 = 24,00 zł,

● na FP: 2000 zł × 2,30 = 46,00 zł,

● na FGŚP: 2000 zł × 0,10 = 2,00 zł.

Łączne koszty płacy Michała D. wynoszą: 2000,00 zł + 397,20 zł = 2397,20 zł.

75% kosztów płacy wynosi: 2397,20 zł × 75% = 1797,90 zł.

W związku z tym, że kwota ta przekracza wysokość maksymalnej kwoty dofinansowania możliwego do uzyskania (1797,90 zł > 900 zł), pracodawca Michała D. otrzyma kwotę dofinansowania do jego wynagrodzenia tylko w wysokości 900 zł.

PRZYKŁAD 11

Piotr S. jest zatrudniony na umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Jest on niepełnosprawny w stopniu znacznym i cierpi na epilepsję, w związku z czym zatrudniająca go firma otrzymuje do jego wynagrodzenia co miesiąc dofinansowanie z PFRON. Jego pracodawca wypłaca mu wynagrodzenie za dany miesiąc 10 dnia miesiąca następnego. Uwzględniając przedstawione informacje, dofinansowanie do pensji Piotra S. z PFRON osiągnie poziom 2400 zł.

Jak otrzymać dofinansowanie

Jeżeli pracodawca spełnia warunki ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, to w celu otrzymania tej pomocy musi zarejestrować się w PFRON.

Aby dokonać rejestracji, należy przekazać osobiście lub pocztą (na adres Biura Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, al. Jana Pawła II 13, 00-828 Warszawa):

1. Wniosek Wn-D.

2. Kopię aktualnych dokumentów potwierdzających:

● pełną nazwę pracodawcy, a także jej skrót, o ile posiada, oraz

● numery: REGON i NIP, o ile ich nadanie wynika z przepisów prawa.

Fundusz weryfikuje, czy dane wykazane we wniosku są zgodne z danymi znajdującymi się w rejestrach publicznych: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz rejestrze REGON, prowadzonym przez Główny Urząd Statystyczny. W przypadku ustalenia niezgodności danych wykazanych we wniosku z danymi znajdującymi się w rejestrach publicznych pracodawca zostanie wezwany do złożenia wyjaśnień i/lub przesłania kopii aktualnych dokumentów potwierdzających wskazane dane.

3. Formularz INF-D-P - jest to miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych (do wniosku Wn-D należy załączyć tyle formularzy INF-D-P, na ilu pracowników pracodawca ubiega się o dofinansowanie).

4. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie inną niż pomoc de minimis w rolnictwie i rybołówstwie (INF-O-PR) - w przypadku gdy prowadzona jest działalność gospodarcza w sektorze rybołówstwa i akwakultury lub w dziedzinie produkcji podstawowej produktów rolnych, bądź formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (INF-O-PP) - w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w pozostałych sektorach.

5. Oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej - w przypadku gdy nie otrzymano dotychczas pomocy publicznej na te same koszty, na które pracodawca ubiega się o dofinansowanie z Funduszu.

6. Sprawozdania finansowe za okres 3 ostatnich lat obrotowych lub oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych - obowiązek ten nie dotyczy, jeśli działalność gospodarcza prowadzona jest w sektorach rolnictwa i rybołówstwa (do wniosku załączany jest wtedy formularz INF-O-PR) lub jeśli pracodawca jest mikro- bądź małym przedsiębiorcą.

7. Pełnomocnictwo - jeżeli pracodawca chce upoważnić inną osobę do podpisywania i przesyłania dokumentów w jego imieniu.

UWAGA

Pracodawca nieprowadzący działalności gospodarczej nie załącza do wniosku o dofinansowanie dokumentów, o których mowa powyżej w punktach 4, 5 i 6.

Wzór 10. Pełnomocnictwo

infoRgrafikainfoRgrafika

Kto może być pełnomocnikiem

Pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. W celu ustanowienia pełnomocnika można skorzystać z wzoru proponowanego przez Fundusz. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale. Zamiast oryginału dokumentu można złożyć jego odpis, w sytuacji gdy jego zgodność z oryginałem zostanie poświadczona przez notariusza albo przez pełnomocnika będącego jednocześnie adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane. W przypadku gdy pracodawca nie chce, żeby osoba przez niego upoważniona w dalszym ciągu mogła podpisywać i przesyłać dokumenty w jego imieniu, należy przesłać do Funduszu odwołanie pełnomocnictwa. Ponadto trzeba pamiętać, że pełnomocnictwo wygasa z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika.

Wzór 11. Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych

infoRgrafikainfoRgrafika

Wzór 12. Oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej

infoRgrafika

W przypadku gdy ubiegający się o dofinansowanie pracodawca w kolejnych miesiącach chce składać wniosek w formie elektronicznej, powinien zaznaczyć pole "wybieram elektroniczną formę składania wniosków" w części "Oświadczenia" na wniosku Wn-D. Po złożeniu takiego oświadczenia otrzyma od Funduszu identyfikator oraz hasło dostępu do programu informatycznego udostępnionego przez Fundusz. Jeżeli elektroniczne złożenie dokumentu w danym miesiącu jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, w celu zachowania terminu należy wysłać wniosek w formie papierowej.

Dokumenty zgłoszeniowe dotyczące dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych należy złożyć w formie pisemnej do Biura Funduszu mieszczącego się pod adresem:

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

al. Jana Pawła II 13

00-828 Warszawa

W kolejnych miesiącach ubiegania się o dofinansowanie należy tylko złożyć:

● Wn-D - wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych;

● INF-D-P - miesięczną informację o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych;

● INF-O-PP - formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, albo INF-O-PR - formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie inną niż pomoc de minimis w rolnictwie i rybołówstwie (INF-O-PR) w zależności od sektora prowadzonej działalności;

● oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy - w przypadku gdy nie otrzymano w danym roku kalendarzowym pomocy publicznej (zarówno z Funduszu, jak i z innych źródeł) na te same koszty, na które wnioskuje pracodawca, tj. koszty płacy pracownika niepełnosprawnego.

Wnioski te należy już składać do właściwego terytorialnie oddziału PFRON.

Terminy złożenia wniosku

Wniosek (wraz z dodatkowymi dokumentami) należy złożyć w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy.

Tabela 11. Terminy złożenia wniosku Wn-D w 2019 r.

Koszty płacy poniesione za miesiąc:

Termin złożenia wniosku Wn-D

1

2

Styczeń 2019 r

do 25 lutego 2019 r.

Luty 2019 r.

do 25 marca 2019 r.

Marzec 2019 r.

do 25 kwietnia 2019 r.

Kwiecień 2019 r.

do 27 maja 2019 r.

Maj 2019 r.

do 25 czerwca 2019 r.

Czerwiec 2019 r.

do 25 lipca 2019 r.

Lipiec 2019 r.

do 26 sierpnia 2019 r.

Sierpień 2019 r.

do 25 września 2019 r.

Wrzesień 2019 r.

do 25 października 2019 r.

Październik 2019 r.

do 25 listopada 2019 r.

Listopad 2019 r.

do 27 grudnia 2019 r.

Grudzień 2019 r.

do 27 stycznia 2020

Wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego powinno zostać wypłacone przed dniem złożenia wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania.

UWAGA

Wniosek o dofinansowanie pracownika niepełnosprawnego można złożyć dopiero po wypłacie wynagrodzenia tego pracownika (tj. z chwilą, gdy pracownik dysponuje wypłaconą kwotą).

Należną kwotę PFRON przekazuje na rachunek bankowy pracodawcy w terminie 25 dni od otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku.

Jeżeli przyznano inną kwotę niż ta, o którą wnioskowano, w ciągu 14 dni od otrzymania informacji można ponownie złożyć wniosek. Prezes PFRON wyda decyzję o wysokości dofinansowania.

Wzór 13. Wniosek Wn-D

infoRgrafikainfoRgrafika

Kiedy dofinansowanie nie przysługuje

Dofinansowanie do wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika nie przysługuje, jeżeli pracodawca:

● prowadzi działalność gospodarczą, a zatrudnienie pracownika niepełnosprawnego w danym miesiącu nie powoduje u niego wzrostu zatrudnienia netto ogółem pracowników niepełnosprawnych;

● zatrudnił pracownika niepełnosprawnego w wyniku rozwiązania umowy z innym pracownikiem, chyba że jego umowa uległa rozwiązaniu:

- bez wypowiedzenia z przyczyn określonych w art. 52§ 1pkt 1 Kodeksu pracy,

- za wypowiedzeniem pracownika,

- za porozumieniem stron,

- wskutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy,

- z upływem czasu, na jaki została zawarta,

- z dniem ukończenia pracy, dla wykonania której została zawarta, lub jeśli zmniejszono wymiar czasu pracy pracownika na jego wniosek, oraz gdy

● pracownik ma orzeczony umiarkowany bądź lekki stopień niepełnosprawności i ma ustalone prawo do emerytury.

1.6.6. Dotacje w ustawach podatkowych

Wielu przedsiębiorców wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej dotacje, będące formą bezzwrotnej pomocy finansowej udzielanej ze środków publicznych w celu finansowego wsparcia określonego przedsięwzięcia lub prowadzenia bieżącej działalności.

1.6.6.1. Dotacje a VAT

Sam fakt otrzymania dotacji nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy o VAT. Otrzymana dotacja podlega opodatkowaniu dopiero wtedy, gdy stanowi element ceny dostarczanych przez podatnika towarów lub świadczonych przez niego usług. Z tego powodu przepisy ustawy o VAT wskazują:

● na okoliczności, w których otrzymana dotacja zwiększa podstawę opodatkowania z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług (art. 29a ust. 1 ustawy o VAT), oraz

● na okres, w którym należy rozliczyć dotację dla celów VAT (art. 19a ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT).

Z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika. Tak ustalona podstawa opodatkowania nie obejmuje kwoty VAT.

Do podstawy opodatkowania VAT wlicza się tylko te dotacje i inne dopłaty o podobnym charakterze, które mają bezpośredni wpływ na zapłatę (cenę) z tytułu dostawy towaru lub świadczenia usługi. Chodzi tu o dotacje, które powodują, że ostateczny odbiorca towaru lub usługi z powodu dotacji otrzymanej przez sprzedawcę płaci cenę niższą lub nie płaci jej w ogóle. Jeśli sprzedawca dla konkretnej dostawy towarów lub konkretnego świadczenia usług otrzymuje od innego podmiotu takie właśnie dofinansowanie w postaci bezpośredniej dopłaty do ceny towaru lub usługi, to tego rodzaju dofinansowanie stanowi uzupełniający element podstawy opodatkowania z tytułu sprzedaży. Opodatkowaniu VAT podlegają dotacje o charakterze przedmiotowym, czyli te, które są związane z konkretną ilością i wartością towaru lub usługi. Podlegają one opodatkowaniu jako składnik ceny czynności, z którą są związane.

Takimi klasycznymi przykładami dofinansowania opodatkowanego VAT, stanowiącego dopłatę do ceny towaru lub usługi, są refundacje do ceny leków otrzymywane z NFZ oraz dopłaty do ceny biletów ulgowych lub bezpłatnych w związku ze świadczonymi usługami przewozu osób.

Dopłaty te mają za zadanie "uzupełnić cenę świadczenia (leki) lub zrekompensować podatnikowi obniżenie ceny świadczenia (bilety ulgowe). Tym samym zwiększają one podstawę opodatkowania z tytułu dotowanych dostaw towarów lub świadczenia usług.

Otrzymanie dotacji, subwencji lub innej dopłaty o podobnym charakterze, o których mowa w art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, powoduje powstanie obowiązku podatkowego w dniu otrzymania całości lub części tej dopłaty (w odniesieniu do otrzymanej kwoty). Tak stanowi art. 19a ust. 5 pkt 2 i ust. 6 ustawy o VAT. Zatem dopiero wpływ dotacji na rachunek bankowy podatnika skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

PRZYKŁAD 12

We wrześniu apteka sprzedała leki refundowane przez NFZ na kwotę 216 000 zł (wartość netto + VAT według stawki 8 = 200 000 zł + 16 000 zł), z czego:

● zapłata otrzymana od klientów przy wydaniu leków stanowiła kwotę 64 800 zł (wartość netto + VAT = 60 000 zł + 4800 zł),

● dofinansowanie do ceny leków należne od NFZ stanowiło kwotę 151 200 zł (wartość netto + VAT = 140 000 zł + 11 200 zł).

Refundacja wpłynęła na rachunek bankowy apteki 30 października.

Podstawę opodatkowania z tytułu sprzedaży leków stanowi kwota 200 000 zł, obejmująca zarówno zapłatę otrzymaną od klientów, jak i refundację z NFZ (bez VAT).

Obowiązek podatkowy powstał dwukrotnie, a mianowicie:

● na podstawie art. 19a ust. 1 ustawy o VAT w związku z wydaniem towarów (leków) w odniesieniu do podstawy opodatkowania w kwocie 60 000 zł,

● na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT w związku z otrzymaniem refundacji z NFZ w odniesieniu do podstawy opodatkowania w kwocie 140 000 zł.

W rezultacie apteka z tytułu sprzedaży leków refundowanych wykaże:

● w deklaracji VAT-7 za wrzesień - podstawę opodatkowania i VAT odpowiednio w kwotach 60 000 zł i 4800 zł,

● w deklaracji VAT-7 za październik - podstawę opodatkowania i kwotę VAT odpowiednio w kwotach 140 000 zł i 11 200 zł.

Otrzymaną dotację, która podlega opodatkowaniu, należy traktować jako kwotę brutto. Metodą "w stu" należy obliczyć zawartą w niej kwotę podatku obliczoną z zastosowaniem stawki VAT, która jest właściwa dla dotowanego towaru lub usługi. Jeżeli otrzymana dotacja dotyczy sprzedaży zwolnionej, wówczas należy zastosować wobec niej zwolnienie od VAT przewidziane dla dotowanego towaru lub usługi.

Nie każda otrzymana dotacja podlega jednak opodatkowaniu. Dofinansowania, które mają wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa i nie wpływają bezpośrednio na ceny sprzedawanych towarów lub świadczonych usług, pozostają poza zakresem VAT, nie powodując powstania obowiązku podatkowego w VAT i zapłaty podatku należnego. Jako klasyczny przykład dotacji, których otrzymanie nie powoduje obowiązku rozliczenia VAT, można wskazać dotacje otrzymywane z Funduszu Pracy lub PFRON na rozpoczęcie przez podatnika działalności gospodarczej. Jest to tylko jeden z przykładów dofinansowania, którego otrzymanie nie skutkuje koniecznością opodatkowania.

Dla celów VAT bez znaczenia pozostaje fakt, czy otrzymane dofinansowanie jest przeznaczone na zakup środka trwałego czy na wydatki inne niż środki trwałe, co jest istotne według ustawy o rachunkowości oraz ustaw o podatku dochodowym. W VAT istotny jest wyłącznie bezpośredni wpływ dotacji na cenę towaru lub usługi (lub jego brak).

Odliczenie VAT od wydatków sfinansowanych dotacją

Prawo do odliczenia VAT nie zależy od źródła finansowania wydatków. Dlatego w przypadku zakupów sfinansowanych dotacją zastosowanie znajduje ogólna zasada odliczania podatku naliczonego, u podstaw której leży regulacja określona w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Podatnik może dokonać odliczenia podatku naliczonego od zakupu towarów i usług w takim zakresie, w jakim zakupy te są przez niego wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 kwietnia 2017 r. (2461-IBPP3.4512.147.2017.2.SR).

MF

(...) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Należy podkreślić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego, jako integralna część systemu VAT, w zasadzie nie może być ograniczane, ani pod względem czasu, ani też pod względem zakresu przedmiotowego. Nie jest to bowiem wyjątkowy przywilej podatnika, lecz jego fundamentalne prawo. Możność wykonania tego prawa powinna być zapewniona niezwłocznie i względem wszystkich kwot podatku, które zostały pobrane (naliczone) od transakcji związanych z zakupami. Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi.

Zatem bez znaczenia pozostaje fakt, czy zakupy zostały sfinansowane dotacją, czy np. ze środków własnych przedsiębiorcy. Istotny jest związek tych zakupów z czynnościami opodatkowanymi VAT. Tym samym prawo do odliczenia podatku naliczonego jest uzależnione od tego, czy zakup sfinansowany dotacją służy u podatnika czynnościom:

● opodatkowanym,

● opodatkowanym i zwolnionym,

● opodatkowanym i niepodlegającym opodatkowaniu,

● zwolnionym od podatku i/lub czynnościom niepodlegającym opodatkowaniu VAT.

Tabela 12. Zakres odliczeń VAT

Związek dofinansowanego zakupu z:

Zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego:

czynnościami opodatkowanymi

pełne odliczenie podatku naliczonego

czynnościami opodatkowanymi i zwolnionymi od podatku

częściowe odliczenie podatku naliczonego z uwzględnieniem współczynnika proporcji (art. 90 i 91 ustawy o VAT)

czynnościami opodatkowanymi i niepodlegającymi opodatkowaniu

częściowe odliczenie podatku naliczonego z uwzględnieniem prewspółczynnika (art. 86 ust. 2a i art. 90c ustawy o VAT)

czynnościami zwolnionymi od podatku i/lub czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu

brak prawa do odliczenia

PRZYKŁAD 13

Zakupy sfinansowane dotacją, wykorzystywane wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych

Podatnik otrzymał dotację z urzędu pracy na podjęcie działalności gospodarczej. W ramach tej działalności podatnik będzie wykonywał wyłącznie czynności podlegające opodatkowaniu VAT. Otrzymane dofinansowanie podatnik przeznaczył na zakup towarów, w tym wyposażenia (meble) oraz środka trwałego (laptop). Na podstawie otrzymanych faktur zakupu podatnikowi przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu wymienionych towarów.

PRZYKŁAD 14

Zakupy sfinansowane dotacją, wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i zwolnionych

Podatnik świadczy usługi kształcenia zawodowego (czynności zwolnione z VAT) oraz usługi w zakresie poradnictwa zawodowego i psychologicznego (czynności opodatkowane VAT). Ze środków europejskich otrzymał on dofinansowanie do świadczonych usług. Przy nabyciu towarów i usług, które są związane z działalnością zarówno opodatkowaną, jak i zwolnioną od podatku, sfinansowanych ze środków europejskich, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego tylko w takiej części, w jakiej wydatki te są związane z wykonywaniem przez niego czynności opodatkowanych (poradnictwo zawodowe i psychologiczne). W tym celu odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością mieszaną dokonuje na podstawie współczynnika proporcji ustalonego zgodnie z art. 90 ustawy o VAT.

PRZYKŁAD 15

Zakupy sfinansowane dotacją, wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i niepodlegających opodatkowaniu

Podatnik (publiczna uczelnia) prowadzi działalność zarówno opodatkowaną VAT, jak i niepodlegającą opodatkowaniu, która pozostaje poza zakresem podatku. Przy nabyciu towarów i usług związanych z obydwoma rodzajami działalności podatnik ma prawo dokonać odliczenia według prewspółczynnika ustalonego zgodnie z art. 86 ust. 2a ustawy o VAT.

PRZYKŁAD 16

Zakupy sfinansowane dotacją, wykorzystywane do wykonywania czynności zwolnionych od podatku i/lub niepodlegających opodatkowaniu

Podatnik, który świadczy wyłącznie usługi ubezpieczeniowe zwolnione od podatku, otrzymał ze środków unijnych dofinansowanie do prowadzonej działalności. Przy nabyciu towarów i usług sfinansowanych z tych środków podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

1.6.6.2. Dotacje w podatku dochodowym

Dla celów bilansowych otrzymana dotacja stanowi przychód zaliczany do pozostałych przychodów operacyjnych:

● bezpośrednio (w przypadku gdy dotacja dotyczy celów innych niż dopłaty do ceny sprzedaży lub zakupów inwestycyjnych) albo

● pośrednio, tj. poprzez stopniowe zwiększanie tych przychodów, które następuje równolegle do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych dla celów bilansowych (w przypadku gdy otrzymane dofinansowanie dotyczy zakupów inwestycyjnych).

Dla celów podatku dochodowego skutki otrzymania dotacji są podobne w tym znaczeniu, że dla objęcia dotacji zwolnieniem od podatku lub jej opodatkowania znaczenie ma podział na dotacje stanowiące dofinansowanie do zakupów inwestycyjnych (tzw. dotacje do aktywów) oraz dotacje finansujące wydatki inne niż zakupy inwestycyjne (tzw. dotacje do przychodów). Nie bez znaczenia jest też źródło, z którego podatnik otrzymał dofinansowanie.

I. Dotacje jako przychód podatkowy

Podatnik, który otrzymał dotację przeznaczoną na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, powinien ustalić skutki tego zdarzenia w podatku dochodowym. Otrzymana dotacja zwykle (ale nie zawsze) jest przychodem podatkowym, który może korzystać ze zwolnienia od podatku.

Sposób opodatkowania dotacji w updof i updop nie jest uregulowany identycznie. Różnice są niewielkie, niemniej jednak występują. Przedstawiamy je poniżej.

Kiedy otrzymana dotacja jest przychodem dla podatnika podatku dochodowego od osób fizycznych

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą skutki otrzymania dotacji zostały określone w art. 14 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 13 updof. Na podstawie tych przepisów dotacje, subwencje, dopłaty dzielą się na stanowiące przychód z działalności gospodarczej i niestanowiące takiego przychodu. Dotacje, subwencje i dopłaty:

1) stanowią przychód z działalności gospodarczej - w przypadku gdy zostały otrzymane przez podatnika na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków innych niż środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne;

2) nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej - w przypadku gdy środki, o których mowa w pkt 1, zostały otrzymane po 1 stycznia 2015 r. od agencji wykonawczych, jeżeli agencje te otrzymały środki na ten cel z budżetu państwa;

3) nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej - w przypadku gdy są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o updof, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Zasadniczo otrzymanie dotacji, z której został sfinansowany zakup składników majątku innych niż środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, stanowi przychód podatkowy. Przychodem tym nie są jednak dofinansowania otrzymane od agencji wykonawczych, które otrzymały środki na ten cel z budżetu państwa. Status agencji wykonawczej posiadają: Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Agencja Rynku Rolnego, Agencja Nieruchomości Rolnych, Narodowe Centrum Nauki, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Centralny Ośrodek Badania Odmian Roślin Uprawnych, Agencja Rezerw Materiałowych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.

Natomiast dotacje otrzymane na wytworzenie i zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (zakupy inwestycyjne) nie stanowią przychodu podatkowego.

Powstanie przychodu z tytułu otrzymanej dotacji wcale nie musi oznaczać, że jest to przychód zwiększający podstawę opodatkowania, którego powstanie powoduje obowiązek zapłaty podatku dochodowego. Otrzymane dotacje w wielu przypadkach są bowiem objęte zwolnieniem od podatku dochodowego. Wolne od podatku dochodowego są m.in.:

● świadczenia na rehabilitację zawodową, społeczną i leczniczą osób niepełnosprawnych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, z zakładowych funduszy rehabilitacji osób niepełnosprawnych lub zakładowych funduszy aktywności (art. 21 ust. 1 pkt 27 lit. a updof),

● jednorazowe środki przyznane na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (art. 21 ust. 1 pkt 121 updof),

● dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, z wyjątkiem tej części dotacji otrzymanej na prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, która została przeznaczona, na podstawie odrębnych przepisów, na wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej tę działalność (art. 21 ust. 1 pkt 129 w zw. z art. 21 ust. 36 updof),

● płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców (art. 21 ust. 1 pkt 136 updof),

● środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Kiedy otrzymana dotacja jest przychodem dla podatnika podatku dochodowego od osób prawnych

Dla osób prawnych każda otrzymana dotacja stanowi przychód podatkowy na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 updop. Przychody związane z otrzymaną dotacją mogą jednak być objęte zwolnieniem od podatku na zasadach bardzo zbliżonych do rozwiązań przyjętych w updof. I tak wolne od podatku są m.in.:

● dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków związanych z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a-16m updop (art. 17 ust. 1 pkt 21 updop); dla porównania - na podstawie przepisów updof - dotacje na zakup lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nie stanowią w ogóle przychodu podatkowego;

● dotacje otrzymane z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z wyjątkiem dopłat do oprocentowania kredytów bankowych w zakresie określonym w odrębnych ustawach (art. 17 ust. 1 pkt 47 updop);

● płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców (art. 17 ust. 1 pkt 52 updop);

● środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie o finansach publicznych (art. 17 ust. 1 pkt 53 updop).

Niezależnie od różnic występujących między podatnikami PIT i CIT w zakresie istnienia lub braku przychodu podatkowego w związku z otrzymaniem dotacji moment powstania tego przychodu jest identyczny w rozumieniu obydwu ustaw o podatku dochodowym. Zgodnie z art. 14 ust. 1i updof oraz art. 12 ust. 3e updop przychód z tytułu dotacji, subwencji, dopłat i innych dofinansowań o podobnym charakterze powstaje w dniu faktycznego otrzymania zapłaty, czyli na ogół w dniu wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy podatnika. Przychód ten powstaje w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Jeżeli dotacja wypłacana jest w częściach, to dniem otrzymania dotacji, a tym samym dniem (momentem) powstania przychodu, są poszczególne dni, w których środki pieniężne wpływają na konto bankowe podatnika. Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 grudnia 2016 r. (0461.ITPB3.4510.575.2016.2.MJ) oraz z 15 lutego 2017 r. (0461-ITPB1.4511.1056.2016.1.WM).

W pierwszej z nich organ podatkowy, odnosząc się do momentu powstania przychodu z tytułu dotacji otrzymywanej w rocznych transzach, potwierdził, że:

MF

(...) za datę powstania przychodu w analizowanym przypadku należy uznać dzień otrzymania zapłaty, tj. datę otrzymania każdej kolejnej transzy dotacji.

PRZYKŁAD 17

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą otrzymała we wrześniu 2019 r. dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych wypłacone z PFRON. Dofinansowanie dotyczyło wynagrodzeń pracowniczych wypłaconych w lipcu. Przychód podatkowy powstał w dacie otrzymania dofinansowania, czyli we wrześniu 2019 r.

Zwrot otrzymanych dotacji - skutki podatkowe

Podatkowe skutki zwrotu dotacji (lub jej części) należy rozpatrywać pod kątem skutków podatkowych związanych z jej otrzymaniem. Oznacza to, że jeżeli otrzymanie dotacji:

● nie skutkowało powstaniem przychodu podatkowego lub skutkowało powstaniem przychodu zwolnionego od podatku, to jej zwrot także jest neutralny podatkowo,

● skutkowało powstaniem przychodu podlegającego opodatkowaniu, to jej zwrot spowoduje zmniejszenie przychodów w odniesieniu do zwróconej kwoty.

W przypadku zwrotu dotacji, której otrzymanie spowodowało powstanie przychodu podatkowego podlegającego opodatkowaniu, wątpliwości może budzić moment dokonania korekty przychodu. Dla celów podatku dochodowego o momencie rozliczenia korekty przychodu decyduje przyczyna korekty. Zwrot dotacji zwykle jest spowodowany niewykorzystaniem tych środków. Nie jest to zatem błąd rachunkowy lub inna oczywista pomyłka. Z tego powodu, w zakresie ustalenia momentu korekty przychodów spowodowanej zwrotem dotacji, zastosowanie znajdują przepisy art. 14 ust. 1m updof oraz art. 12 ust. 3j updop. Z przepisów tych wynika, że jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Jeżeli zwrot dotacji nie dotyczy błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki, a tak jest zazwyczaj, to korekty przychodu nie należy dokonywać wstecz, tj. za okres, w którym otrzymano dotację, ale na bieżąco, tj. za okres, w którym wystawiony został dokument potwierdzający przyczyny korekty. Moment korekty przychodu jest w tym przypadku związany z wystawieniem dokumentu potwierdzającego przyczynę korekty, a nie np. z faktycznym zwrotem dotacji za pośrednictwem rachunku bankowego.

Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 grudnia 2016 r. (0461-ITPB1.4511.899.2016.1.WM). Pismo dotyczy zwrotu dofinansowań do wynagrodzeń pracowników oraz refundacji składek na ubezpieczenie społeczne otrzymanych wcześniej przez podatnika ze środków PFRON. Powodem tego zwrotu było niespełnienie warunków do ich otrzymania zweryfikowane podczas kontroli PFRON. Na skutek kontroli podatnik został zobowiązany do zwrotu dofinansowań otrzymanych w latach ubiegłych. Faktyczny zwrot środków nastąpił w kwietniu 2016 r. na podstawie wezwania do zapłaty z marca 2016 r. W tych okolicznościach organ podatkowy uznał, że korekta nie jest skutkiem błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki i powinna zmniejszać "bieżące" przychody za okres wystawienia przez PFRON wezwania do zapłaty. W piśmie czytamy, że:

MF

Wnioskodawca będzie zobowiązany skorygować przychody podatkowe (poprzez ich zmniejszenie) "na bieżąco", tj. w tym okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono dokument potwierdzający przyczyny korekty, tj. wystawienia w marcu 2016 r. wezwania do zwrotu dofinansowania.

II. Dotacje jako koszt uzyskania przychodów

Sposób rozliczenia wydatków sfinansowanych dotacją w dużej mierze zależy od skutków, które wystąpiły po stronie przychodów podatkowych w związku z jej otrzymaniem.

Ze względu na to, że po stronie przychodów skutki otrzymania dotacji mogą być ustalane przez podatników PIT i CIT w nieco odmienny sposób - uwzględniając te różnice - warto też odrębnie omówić te skutki w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Jak rozlicza wydatki sfinansowane dotacją podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych

W większości przypadków wydatki na zakup towarów i usług, które zostały sfinansowane dotacją wolną od podatku dochodowego, nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 56 updof, który stanowi, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137 updof.

Jeśli natomiast z otrzymanej dotacji zostanie sfinansowane nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, to do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć odpisów z tytułu zużycia tych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokonywanych od tej części ich wartości, która została zwrócona podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 23 ust. 1 pkt 45 updof). Na tej podstawie z kosztów podatkowych wyłączone zostały odpisy amortyzacyjne naliczone od tej części wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, która została sfinansowana dotacją.

Jak rozlicza wydatki sfinansowane dotacją podatnik podatku dochodowego od osób prawnych

W przypadku osób prawnych sposób rozliczenia otrzymanej dotacji oraz wydatków z niej sfinansowanych jest podobny do skutków, jakie w związku z tymi zdarzeniami ponoszą osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. I tak osoby prawne, podobnie jak osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, nie mogą uznać za koszt uzyskania przychodów wydatków sfinansowanych niektórymi dotacjami wolnymi od podatku dochodowego. Stanowi o tym art. 16 ust. 1 pkt 58 updop, za sprawą którego z kosztów podatkowych są wyłączone wydatki i koszty bezpośrednio sfinansowane z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 14a, 23, 24, 42, 47, 48, 52, 53 i 55 updop, lub ze środków, o których mowa w art. 33 ust. 4 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Jeżeli osoba prawna sfinansowała z otrzymanej dotacji nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, to do kosztów uzyskania przychodów nie może ona zaliczyć odpisów z tytułu zużycia tych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokonywanych od tej części ich wartości, która została zwrócona podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 16 ust. 1 pkt 48 updop).

PRZYKŁAD 18

Spółka z o.o. otrzymała z PFRON refundację kosztów wyposażenia stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej. Refundacja dotyczy

● zakupu środka trwałego,

● wyposażenia (niebędącego środkami trwałymi).

Otrzymana refundacja, w części dotyczącej zakupu środka trwałego, stanowi dla spółki przychód zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 21 updop. Jednocześnie odpisy amortyzacyjne od wartości środka trwałego sfinansowanego z tej dotacji, stosownie do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 48 updop, nie stanowią dla spółki kosztów uzyskania przychodów.

Otrzymana refundacja, w części dotyczącej zakupów innych niż środek trwały, tj. na zakup wyposażenia, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki poniesione na ten cel mogą być zaliczone do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych, tj. pod warunkiem ich związku z osiąganymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Kiedy dokonać korekty odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego sfinansowanego dotacją

Z art. 23 ust. 1 pkt 45 updof i art. 16 ust. 1 pkt 48 updop wynika, że w przypadku sfinansowania z otrzymanej dotacji nabycia lub wytworzenia we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć odpisów z tytułu zużycia tych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokonywanych od tej części ich wartości, która została zwrócona podatnikowi w jakiejkolwiek formie (np. w formie dotacji).

Często dzieje się tak, że podatnik najpierw dokonuje nabycia lub wytworzenia środka trwałego, przyjmuje go do używania (wprowadza do ewidencji środków trwałych i rozpoczyna dokonywanie odpisów amortyzacyjnych), a dopiero potem otrzymuje refundację wydatków poniesionych na nabycie lub wytworzenie tego składnika majątku.

Gdy dotacja wpływa na rachunek bankowy po przyjęciu środka trwałego do używania i rozpoczęciu jego amortyzacji, podatnik w związku z art. 23 ust. 1 pkt 45 updof i art. 16 ust. 1 pkt 48 updop powinien skorygować prawidłowo dokonane wcześniej odpisy amortyzacyjne w wysokości, jaka odpowiada udziałowi dotacji w sfinansowaniu nabycia lub wytworzenia środka trwałego. Korekta odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego spowodowana otrzymaniem dotacji może być rozliczana "na bieżąco", tj. bez potrzeby wstecznego korygowania odpisów amortyzacyjnych za okres ich dokonania. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 7c-7f updof oraz art. 15 ust. 4i-4l updop, jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

Korekta ta powinna więc nastąpić w momencie otrzymania dokumentu potwierdzającego jej przyznanie (np. umowy, decyzji lub innego dokumentu, z którego wynika fakt przyznania dotacji). Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 marca 2019 r. (0111-KDIB1-2.4010.64.2019.1.ANK).

KIS

(...) z uwagi na fakt, że korekta kosztów uzyskania przychodów, którą zobowiązany jest dokonać Wnioskodawca, związana jest z otrzymaną dotacją, należy przyjąć, że korekta kosztów uzyskania przychodów winna być dokonywana na bieżąco, przy czym nie jak twierdzi Wnioskodawca, w miesiącu otrzymania zwrotu tych wydatków, lecz zgodnie z normą wynikającą z treści ww. art. 15 ust. 4i, w momencie otrzymania dokumentu, z którego wynika przyczyna korekty, np. umowy, decyzji lub innego dokumentu, z którego wynika przyznanie Wnioskodawcy dotacji. (...)

Czy wydatki związane ze sporządzeniem wniosku o dotację są kosztem uzyskania przychodów

Dość często przedsiębiorcy zlecają przygotowanie wniosku o dotację, refundację czy inne dofinansowanie zewnętrznej firmie. Wówczas wydatki na sporządzenie wniosku są zwykle finansowane ze środków własnych podatnika (a nie z dotacji). W takim przypadku powstaje pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na sporządzenie wniosku o dotację.

Wydatek służący pozyskaniu takiej dotacji, który dotyczy sporządzenia wniosku, spełnia definicję kosztów uzyskania przychodów, o której mowa w art. 22 ust. 1 updof oraz art. 15 ust. 1 updop. Wydatki tego rodzaju nie znajdują się również w katalogu wyłączeń zawartym odpowiednio w art. 23 updof oraz w art. 16 updop, wobec czego mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Taki skutek podatkowy wystąpi bez względu na to, czy podatnik faktycznie otrzyma dofinansowanie, czy też jego wniosek zostanie odrzucony, na skutek czego tego dofinansowania nie otrzyma.

Wydatki związane ze sporządzeniem wniosku o dotację należy zakwalifikować do tzw. kosztów pośrednich, uznawanych za koszty podatkowe w dacie poniesienia (art. 22 ust. 5c updof oraz art. 15 ust. 4d updop). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów (z pewnymi wyjątkami niemającymi znaczenia w tym przypadku) uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Wydatki poniesione na sporządzenie wniosku o dotację są zatem kosztem uzyskania przychodu i podlegają uwzględnieniu w rachunku podatkowym w dacie poniesienia. Zasada ta ma zastosowanie także w przypadku, w którym wniosek dotyczy dotacji na środek trwały. Wydatki na sporządzenie takiego wniosku nie podwyższają bowiem wartości początkowej środka trwałego. Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 października 2016 r. (1462-IPPB6.4510.493.2016.1.AG), który wyjaśnił, że:

MF

(...) poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na pozyskanie środków finansowych z funduszy unijnych na przygotowanie, opracowanie i złożenie wniosku (...) zlecone zewnętrznej firmie consultingowej stanowią pośrednie koszty uzyskania przychodu w okresie, w którym zostały poniesione, i nie podwyższają wartości początkowej środka trwałego.

1.6.7. Dotacje w księgach rachunkowych

Dofinansowania dla pracodawców stanowią specyficzną formę wsparcia wymagającą szczególnego ujęcia i prezentacji w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym. Na gruncie przepisów podatkowych oraz przepisów o rachunkowości skutki otrzymania dotacji mogą różnić się od siebie w zależności od celu, na jaki zostały przeznaczone. Sposób ich ewidencji w księgach rachunkowych zależy od tego, czy jest to dotacja do aktywów czy dopłata do przychodów.

1.6.7.1. Ogólne zasady ewidencji dofinansowań

Jak wyżej wspomniano, sposób ewidencji w księgach rachunkowych otrzymanych dotacji zależy od tego, czy jest to dotacja do aktywów czy dopłata do przychodów.

Dotacje do aktywów mają na celu finansowanie aktywów trwałych, a dokładniej - ich zakup, wytworzenie, budowę bądź ulepszenie. Pozyskanie i prawidłowe rozliczenie tego rodzaju dotacji jest uzależnione od wydatkowania środków zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli rodzajem aktywów objętych dotacją, miejscem ich przechowywania lub okresem, w którym powinny być zakupione, wytworzone lub użytkowane. W tej grupie mieszczą się m.in. dotacje na refundację kosztów:

● wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy,

● wyposażenia stanowiska pracy stworzonego dla osoby niepełnosprawnej,

● związanych z adaptacją urządzeń, zakupu urządzeń i oprogramowania do potrzeb pracowników niepełnosprawnych

oraz wszelkie dotacje, które skutkują nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego.

Natomiast dotacje do przychodów przeznaczone są na finansowanie bieżącej działalności operacyjnej jednostki, w tym sprzedaż produktów i towarów oraz świadczenie usług. W tej grupie mieszczą się z kolei m.in. dotacje na:

● miesięczne dofinansowanie wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego,

● refundację kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych,

● zwrot kosztów zatrudnienia i szkolenia pracownika pomagającego osobie niepełnosprawnej.

Tabela 13. Ujmowanie dotacji w księgach

Sposób ujmowania

Wyszczególnienie

Dotacje do aktywów

z których środki pieniężne w otrzymującej je jednostce dotowanej służą sfinansowaniu w części, rzadziej w całości, zakupu, budowy lub ulepszenia środków trwałych, a otrzymanie tych środków pieniężnych jest uwarunkowane ich wydatkowaniem zgodnie z przeznaczeniem - na ściśle określony cel w odpowiednim, z góry określonym czasie.

Dotacje do przychodów

które są przeznaczone na dofinansowanie bieżącej działalności (dotacje podmiotowe) oraz związane ze sprzedażą towarów, produktów gotowych lub świadczeniem usług (dotacje przedmiotowe).

Jednostka otrzymująca dotację może być zobowiązana do przeznaczenia na ten cel wyodrębnionego rachunku bankowego, który służy wyłącznie do transakcji związanych z otrzymanym dofinansowaniem. Wskazane jest również uszczegółowienie ewidencji księgowej za pomocą dodatkowych kont analitycznych i pozabilansowych dla operacji związanych z przedsięwzięciem finansowanym z otrzymanej dotacji, co dotyczy głównie kont kosztów oraz rozrachunków. Na potrzeby pojedynczego projektu sfinansowanego dotacją jednostka powinna wyodrębnić np. konta:

● środków trwałych i środków trwałych w budowie (przy czym można albo utworzyć dla środków trwałych dodatkową analitykę do konta analitycznego, wyodrębniając poszczególne środki trwałe, albo też jednostka może utworzyć dla tych środków trwałych dodatkowe konto syntetyczne z analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych),

● rachunku bankowego (w umowach o dotacje zazwyczaj znajdują się zapisy nakładające obowiązek prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla każdego projektu),

● kosztów (np. jednostka może do każdego konta syntetycznego dołączyć odpowiednią analitykę pozwalającą na łatwe sprawdzenie wydatków poniesionych w ramach poszczególnych pozycji kosztowych lub wprowadzić dodatkowe konta kosztowe syntetyczne dla każdego realizowanego projektu),

● przychodów (wyodrębnienie przychodów powinno następować w zależności od ich kategorii, i tak np. jeżeli przychody dotyczą działalności statutowej, to jednostka może utworzyć dodatkową analitykę do przychodów statutowych lub założyć odrębne konto syntetyczne dotyczące przychodu otrzymanego w ramach dotacji; podobnie należy wyodrębniać zarówno przychody dotyczące dotacji niezwiązanych z działalnością statutową, jak i rozliczeń międzyokresowych przychodów),

● rozrachunków (konta analityczne lub syntetyczne dotyczące poszczególnych wykonawców w celu jednoznacznego ustalania rozrachunków i roszczeń związanych z realizowanym projektem) według poszczególnych wykonawców.

Rozbudowana ewidencja księgowa ma bowiem za zadanie pełnić funkcję kontrolną w zakresie wykorzystania otrzymanych środków. Zasady przyjęte do ujęcia otrzymanej dotacji w księgach rachunkowych oraz jej rozliczenia jednostka powinna opisać w polityce (zasadach) rachunkowości.

Decyzja o przyznaniu dotacji nie jest równoznaczna z wpływem środków pieniężnych ze względu na możliwość jej wycofania przez instytucję, która ją wydała. Dlatego do dnia faktycznego wpływu środków na wyodrębniony rachunek bankowy dotacja nie podlega ewidencji księgowej. Jej przyznanie można wykazać w ewidencji pozabilansowej jako należności warunkowe.

1.6.7.2. Dotacja na sfinansowanie środka trwałego (dotacje do aktywów)

Wpływ dotacji przeznaczonej na częściowe sfinansowanie nabycia środków trwałych oraz jej rozliczanie należy ująć w księgach rachunkowych, na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów (według zasad określonych w art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości), zapisem:

Wn "Rachunek bieżący",

Ma "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Natomiast zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych od wartości środków trwałych sfinansowanych z dotacji:

Wn "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Otrzymana dotacja jest sukcesywnie rozliczana na pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych środka trwałego, którego zakup sfinansowano z dotacji, w takiej wysokości odpisu, jaka proporcjonalnie odpowiada udziałowi dotacji w finansowaniu środka trwałego.

UWAGA

Jeżeli dotacja na zakup środka trwałego wpłynie po rozpoczęciu jego amortyzacji, to dotację w kwocie odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym, dokonanym przed otrzymaniem dotacji, można odnieść jednorazowo na konto pozostałych przychodów operacyjnych, z pominięciem konta rozliczeń międzyokresowych przychodów.

W przypadku gdy środek trwały jest w okresie budowy, wydatki ponoszone na jego budowę ujmuje się na koncie "Środki trwałe w budowie". Następnie, po ukończeniu budowy, gdy środek trwały zostaje przez jednostkę przyjęty do używania, wszystkie wydatki składające się na jego koszt wytworzenia zgromadzone na koncie "Środki trwałe w budowie" należy przenieść na konto "Środki trwałe", zapisem:

Wn "Środki trwałe",

Ma "Środki trwałe w budowie".

Warto zapamiętać, że amortyzacja środków trwałych sfinansowanych częściowo ze środków publicznych powinna przebiegać według ogólnych zasad określonych w ustawie o rachunkowości.

Otrzymanie dotacji na sfinansowanie zakupu środków trwałych nie wpłynie na ich wartość początkową ani na wysokość dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.

W sytuacji gdy na rachunek bankowy wpływa dotacja już po przyjęciu środka trwałego i rozpoczęciu amortyzacji, spółka nie ma obowiązku korygowania kosztów wstecz, lecz powinna dokonać jednorazowego zmniejszenia kosztów w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymała decyzję o jej przyznaniu (patrz pkt 1.6.6.2. Dotacje w podatku dochodowym).

Kolejne odpisy amortyzacyjne należy rozliczać po uwzględnieniu podziału na część dofinansowaną i część kupioną z własnych środków, nie zaliczając tej pierwszej do kosztów uzyskania przychodu.

Również dla celów bilansowych, jeśli dotację na sfinansowanie nabycia bądź budowy środka trwałego otrzymano po oddaniu tego środka trwałego do używania i po rozpoczęciu dokonywania odpisów amortyzacyjnych, nie ma potrzeby korygowania dokonanych wcześniej odpisów. Należy odpowiednią część dotacji - ustaloną w stosunku do odpisów amortyzacyjnych dokonanych do dnia otrzymania dofinansowania - zaliczyć jednorazowo do pozostałych przychodów operacyjnych. Następnie począwszy od miesiąca, w którym otrzymano dotację, odpowiednią jej część zalicza się co miesiąc do pozostałych przychodów operacyjnych równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.

UWAGA

Z wartości miesięcznego odpisu amortyzacyjnego należy wyodrębnić tę część, która będzie odpowiadała udziałowi otrzymanej dotacji w zakupie środka trwałego. Ta wyodrębniona część nie będzie zaliczana do kosztów uzyskania przychodów.

Warto podkreślić, że dla podatników podatku dochodowego od osób prawnych kwota takich dotacji jest przychodem wolnym od podatku dochodowego (por. art. 17 ust. 1 pkt 21 updop). Natomiast u podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z otrzymaniem dotacji na nabycie lub wytworzenie środka trwałego, nie powstaje przychód z działalności gospodarczej (por. art. 14 ust. 2 pkt 2 updof).

Prezentacja dotacji w sprawozdaniu finansowym

W sprawozdaniu finansowym otrzymaną dotację jednostka wykaże w następujących pozycjach:

1. Bilans - pasywa

● załącznik nr 1 (dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji) - pozycja B.IV.2. Inne rozliczenia międzyokresowe,

● załącznik nr 4 (dla jednostek mikro) - pozycja B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania,

● załącznik nr 5 (dla jednostek małych) - pozycja B.IV. Rozliczenia międzyokresowe.

2. Rachunek zysków i strat:

● załącznik nr 1 (dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji):

- Wariant kalkulacyjny

G.II. Pozostałe przychody operacyjne - dotacje

- Wariant porównawczy

D.II. Pozostałe przychody operacyjne - dotacje

● załącznik nr 4 (dla jednostek mikro) - pozycja B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania - pozycja C. Pozostałe przychody i zyski, w tym aktualizacja wartości aktywów,

● załącznik nr 5 (dla jednostek małych):

- Wariant kalkulacyjny

F. Pozostałe przychody operacyjne

- Wariant porównawczy

D. Pozostałe przychody operacyjne

3. Dodatkowe informacje i objaśnienia:

● załącznik nr 1 (dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji):

- ust. 1 pkt 14 - Wykaz istotnych pozycji czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych (...) - informacje te podaje się, jeżeli w ocenie jednostki kwoty dokonywanych rozliczeń międzyokresowych (tutaj: w związku z otrzymaną dotacją na nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych) są istotne,

- ust. 2 pkt 6 - Rozliczenie różnicy między podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto - w pozycji tej podaje się informacje dotyczące m.in.:

a) przychodów zwolnionych z opodatkowania (trwałe różnice między zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą dla celów podatkowych),

b) kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (trwałe różnice między zyskiem/stratą dla celów podatkowych);

● załącznik nr 4 (dla jednostek mikro) - jednostka mikro może nie sporządzać informacji dodatkowej, pod warunkiem że przedstawi informacje uzupełniające do bilansu określone w załączniku nr 4 do ustawy;

● załącznik nr 5 (dla jednostek małych) - jednostka mała, która nie sporządza uproszczonej informacji dodatkowej, sporządza informację dodatkową w zakresie nie mniejszym niż określony w załączniku nr 5 do ustawy.

PRZYKŁAD 19

Jednostka nabyła środek trwały, którego zakup był sfinansowany częściowo dotacją przyznaną ze środków publicznych. Wartość początkowa równa cenie nabycia wyniosła 60 000 zł, roczna stawka amortyzacyjna: 20. Przy takim założeniu kwota amortyzacji miesięcznej wynosi 1000 zł (60 000 zł × 20 : 12 miesięcy). Kwota dotacji, która wpłynęła na rachunek bankowy jednostki, wyniosła 20 000 zł. Udział dotacji w sfinansowaniu zakupu stanowi 33 (20 000 zł : 60 000 zł × 100). Wyliczenie przychodów proporcjonalnie do miesięcznego odpisu amortyzacyjnego: 33 × 1000 zł = 330 zł.

Dla celów podatkowych przychody z dotacji nie są przychodami podatkowymi, dlatego amortyzacja środka trwałego w części sfinansowanej dotacją nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Ewidencja księgowa

1. Przyjęcie środka trwałego do używania w cenie nabycia (OT):

Wn "Środki trwałe" 60 000

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 60 000

2. Wpływ dotacji na sfinansowanie zakupu środka trwałego (WB):

Wn "Rachunek bankowy" 20 000

Ma "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 20 000

3. Miesięczny odpis amortyzacyjny środka trwałego:

Wn "Amortyzacja" 1 000

Ma "Umorzenie środków trwałych" 1 000

4. Zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych kwoty otrzymanej dotacji:

Wn "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 330

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 330

5. Ewidencja pozabilansowa

Wn "Koszty NKUP" 330

infoRgrafika

Ewidencja pozabilansowa

infoRgrafika

PRZYKŁAD 20

W styczniu 2019 r. jednostka kupiła środek trwały o wartości 50 000 zł (plus VAT 23, tj. 11 500 zł). Środek trwały będzie amortyzowany metodą liniową według stawki amortyzacyjnej 14%. Miesięczny odpis amortyzacyjny wynosi: [(50 000 zł × 14%) : 12 miesięcy] = 583,33 zł. Na jego zakup otrzymano dofinansowanie w 50% (tj. 25 000 zł). Zarówno decyzję o przyznaniu dotacji, jak i samą dotację jednostka otrzymała w kwietniu 2019 r.

Ewidencja księgowa

1. Zakup środka trwałego - faktura VAT:

Wn "Rozliczenie zakupu" 50 000,00

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 61 500,00

Wn "VAT naliczony" 11 500,00

2. Przyjęcie środka trwałego do używania (OT - wartość netto):

Wn "Środki trwałe" 50 000,00

Ma "Rozliczenie zakupu" 50 000,00

3. Odpisy amortyzacyjne dokonywane od zakupionego środka trwałego za okres od stycznia do marca: (583,33 zł × 3 miesiące = 1749,99 zł):

Wn "Amortyzacja" 1 749,99

Ma "Odpisy umorzeniowe środków trwałych" 1 749,99

4. Kwiecień 2019 r. - wpływ środków pieniężnych z dotacji na rachunek bankowy jednostki (równolegle z decyzją):

Wn "Rachunek bankowy" 25 000,00

Ma "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 25 000,00

5. Kwiecień 2019 r. - zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych równolegle do dokonanych odpisów amortyzacyjnych: 1749,99 zł × 50% = 874,99 zł:

Wn "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 874,99

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 874,99

6. Od kwietnia 2019 r. comiesięczny odpis amortyzacyjny z równoległym przeniesieniem do pozostałych przychodów operacyjnych odpowiadającej mu części dotacji:

a) miesięczny odpis amortyzacyjny

Wn "Amortyzacja" 583,33

Ma "Odpisy umorzeniowe środków trwałych" 583,33

b) zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych równolegle do dokonanych odpisów amortyzacyjnych: 583,33 zł × 50% = 291,66 zł

Wn "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 291,66

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 291,66

7. Ewidencja pozabilansowa - kwiecień 2019 r.

Wn "Koszty NKUP" 1 166,65

infoRgrafika

Ewidencja pozabilansowa

infoRgrafika

1.6.7.3. Dofinansowanie do wynagrodzeń (dotacje do przychodów)

Dofinansowanie do wszelkiego rodzaju wynagrodzeń odnoszone jest na konto pozostałych przychodów operacyjnych w miesiącu, którego dotyczy, zgodnie z zasadą memoriału. Nie ma więc znaczenia, w którym momencie nastąpi wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy pracodawcy.

Generalnie dofinansowanie ujmuje się, zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych miesiąca, którego dotyczy, bez względu na to, kiedy nastąpił faktyczny wpływ środków na rachunek bankowy jednostki, zapisem:

Wn "Rozrachunki publicznoprawne - PFRON",

Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Zasada ta powinna być stosowana przede wszystkim na koniec roku obrotowego. Natomiast w trakcie roku jednostka może zastosować uproszczenie i ująć dofinansowanie w momencie jego wpływu na rachunek bankowy, zapisem:

Wn "Rachunek bankowy",

Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

W rachunku zysków i strat dofinansowanie to wykazuje się podobnie jak dotacje - jako pozostałe przychody operacyjne w wierszu G.II (wariant kalkulacyjny) lub D.II (wariant porównawczy).

Dla celów podatkowych dofinansowanie takie stanowi przychód dopiero z chwilą faktycznego otrzymania. Natomiast bilansowo, jak już wyżej wspomniano, przychód ten powstaje w miesiącu, którego dofinansowanie to dotyczy. Jest to szczególnie istotne, gdy kwestia dofinansowania występuje na przełomie lat obrotowych. Jeżeli więc dofinansowanie za grudzień 2019 r. pracodawca otrzyma w styczniu 2020 r., to wystąpi przejściowa różnica między przychodami podatkowymi a bilansowymi, która może skutkować koniecznością ustalenia rezerwy na odroczony podatek dochodowy.

Jak wynika bowiem z art. 37 ust. 5 ustawy o rachunkowości, rezerwę z tytułu odroczonego podatku dochodowego tworzy się w wysokości kwoty podatku dochodowego, wymagającej w przyszłości zapłaty, w związku z występowaniem dodatnich różnic przejściowych. Chodzi tu o różnice, które spowodują zwiększenie podstawy obliczenia podatku dochodowego w przyszłości.

Rezerwę z tytułu odroczonego podatku dochodowego należy ująć w księgach rachunkowych zapisem:

Wn "Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego",

Ma "Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego".

W rachunku zysków i strat odroczony podatek dochodowy wykazywany jest w pozycji "Podatek dochodowy":

● wariant kalkulacyjny - wiersz O,

● wariant porównawczy - wiersz L.

W bilansie rezerwę z tytułu odroczonego podatku dochodowego wykazuje się po stronie pasywów, w poz. B.I.1 "Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego".

UWAGA

Jednostki mogą odstąpić od ustalania aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego, jeżeli za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

1) 25 500 000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

2) 51 000 000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

3) 50 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Korzystanie z takiego uproszczenia wymaga zapisania w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

PRZYKŁAD 21

Jednostka zatrudnia pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w pełnym wymiarze czasu pracy. Kwota maksymalnego dofinansowania na tego pracownika w 2019 r. wynosi 1125 zł.

Za marzec 2019 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie brutto w kwocie 2300 zł. Składki ZUS finansowane od tego wynagrodzenia przez pracodawcę, wliczone do kosztów płacy, wyniosły 450 zł (wartość przykładowa). Łączne koszty płacy wyniosły więc: 2300 zł + 450 zł = 2750 zł. Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć 75 kosztów płacy, tj. 2062,50 zł. Kwota ta jest wyższa niż maksymalna kwota dofinansowania za marzec 1125 zł, dlatego jednostka otrzyma miesięczne dofinansowanie wynagrodzenia tego pracownika w wysokości maksymalnego dofinansowania, a nie limitu kosztów płacy, czyli w wysokości 1125 zł.

Ewidencja księgowa

1. Lista płac - wynagrodzenie brutto:

Wn "Wynagrodzenia" 2 300

Ma "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 2 300

2. Składki na ubezpieczenie społeczne pracownika: 315 zł (wartość przykładowa)

Wn "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 315

Ma "Rozrachunki z ZUS" 315

3. Ubezpieczenie zdrowotne: 179 zł (wartość przykładowa)

Wn "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 179

Ma "Rozrachunki z ZUS" 179

4. Zaliczka na podatek dochodowy: 137 zł (wartość przykładowa)

Wn "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 137

Ma "Rozrachunki z US" 137

5. Składki ZUS - koszty pracodawcy: 450 zł (wartość przykładowa)

Wn "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" 450

Ma "Rozrachunki z ZUS"450

6. WB - zapłata wynagrodzenia: 1669 zł

Wn "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 1 669

Ma "Rachunek bankowy" 1 669

7. PK - kwota należnego dofinansowania: 1125 zł

Wn "Rozrachunki publicznoprawne - PFRON" 1 125

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 1 125

8. WB - wpływ dofinansowania na rachunek bankowy: 1125 zł

Wn "Rachunek bankowy" 1 125

Ma "Rozrachunki publicznoprawne - PFRON" 1 125

infoRgrafika

2. Zatrudnianie pracowników młodocianych

Z pracownikami młodocianymi w wieku od 15 do 18 lat można zawrzeć umowę o pracę na wykonywanie prac lekkich. Młodocianych można zatrudnić na stałe, sezonowo albo dorywczo, uwzględniając w każdym przypadku wymagania zawarte w Kodeksie pracy dotyczące zawierania umów z takimi pracownikami. Znacznie mniej warunków do spełnienia jest przy zawieraniu z młodocianymi umów cywilnoprawnych.

Młodociani, czyli osoby w wieku między 15 a 18 rokiem życia, mogą być zatrudniani nie tylko w celu przygotowania zawodowego. Jednak przepisy prawa pracy ograniczają zakres i warunki świadczenia przez nich pracy, która nie prowadzi do uzyskania lub podniesienia kwalifikacji zawodowych. Pracodawca ma również obowiązek prowadzić ewidencję pracowników młodocianych.

Od 1 września 2018 r. obniżono wiek pracowników młodocianych z 16 do 15 lat. Powoduje to obecnie wątpliwości interpretacyjne, ponieważ granica 16 lat nadal występuje w kilku przepisach kodeksowych i aktach wykonawczych, obok tej obniżonej. Jedną z takich obowiązujących regulacji jest art. 3045 Kodeksu pracy, zgodnie z którym dzieciom poniżej 16 roku życia można powierzyć pracę tylko w ściśle określonych okolicznościach. Jednak zatrudnianie dzieci poniżej 16 lat, zgodnie z dominującym poglądem ekspertów prawa pracy, na podstawie wymienionego przepisu może się odbywać jedynie na podstawie umów cywilnoprawnych, a nie umów o pracę, mimo jego umieszczenia w Kodeksie pracy.

2.1. Dopuszczalne rodzaje prac dla pracowników młodocianych

Pracodawca ma prawo zawrzeć z młodocianym umowę o pracę na świadczenie prac lekkich, których wykaz ustala w regulaminie pracy, a gdy nie jest zobowiązany do posiadania regulaminu - w osobnym akcie wewnątrzzakładowym (art. 2001§ 4 Kodeksu pracy). Nie ma natomiast ustawowego wykazu prac, do wykonywania których pracodawca może przyjąć na etat młodocianych w celach zarobkowych. Pracodawca musi jednak uzyskać zgodę lekarza wykonującego zadania służby medycyny pracy oraz właściwego inspektora pracy na stworzony we własnym zakresie wykaz prac, do których może zatrudniać młodocianych. Pracodawcy nie wolno umieścić na tej liście żadnej pracy z wykazów prac wzbronionych młodocianym, stanowiących załączniki do rozporządzenia z 26 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (dalej: rozporządzenie o pracach wzbronionych). Nie jest także dopuszczalne wpisanie do wykazu prac dozwolonych młodocianym pracy z wykazów prac im wzbronionych, które pracodawca stworzył we współpracy z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad młodocianymi i wprowadził w swoim zakładzie pracy (§ 5 rozporządzenia o pracach wzbronionych).

Prace niedozwolone młodocianym (załącznik nr 1 do rozporządzenia o pracach wzbronionych) są pogrupowane w trzech kategoriach i obejmują prace:

● związane z nadmiernym wysiłkiem, wymuszoną pozycją ciała oraz zagrażające prawidłowemu rozwojowi psychicznemu,

● powodujące narażenie na szkodliwe działanie czynników chemicznych, fizycznych i biologicznych,

● stwarzające zagrożenia wypadkowe.

PRZYKŁAD 22

Pracodawca prowadzi lokalny browar i przetwórstwo owoców. Zatrudnia ponad 30 osób, w tym sezonowo i dorywczo do zbioru owoców, ich transportu do zakładu produkcyjnego i przygotowania do przetwarzania. Przyjmuje również osoby młodociane do zbierania owoców z drzew i krzewów, ponieważ w tym przypadku praca nie jest wykonywana w pozycji wymuszonej pochylonej i w przysiadzie, które są zakazane młodocianym. Przestrzega przy tym ograniczeń co do dźwigania ciężarów. Nie dopuszcza również młodocianych do wytwarzania piwa, gdyż taka praca należy do grupy prac niedozwolonych młodocianym z uwagi na zagrożenie dla prawidłowego rozwoju psychicznego. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Prace lekkie nie mogą powodować zagrożenia dla życia, zdrowia i rozwoju psychofizycznego młodocianego oraz utrudniać mu wypełniania obowiązku szkolnego, a młodociany musi mieć kwalifikacje do ich wykonywania (art. 2001§ 2 Kodeksu pracy). W celu ich świadczenia pracodawca może zatrudnić młodocianego w każdym czasie: na stałe, sezonowo bądź dorywczo. Należy zaznaczyć, że praca sezonowa oznacza tylko prace wykonywane przez część roku, związane z określonym sezonem, tj. z właściwą porą roku, a zwłaszcza z warunkami atmosferycznymi (wyrok SN z 3 kwietnia 1986 r., II URN 20/86, OSNC 1987/2-3/45). Występuje głównie w rolnictwie i ogrodnictwie w okresach siewów i zbiorów, a także w turystyce w sezonie urlopowym (por. motyw 13 preambuły i art. 3 lit. c dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/36/UE w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w charakterze pracownika sezonowego). Z kolei za pracę dorywczą uznaje się (brak bowiem jej definicji w przepisach) pracę trwającą przez krótki czas, nieposiadającą cechy powtarzalności.

Wzór 14. Przykładowy wykaz prac lekkich dozwolonych młodocianym

infoRgrafika

Dzieci do ukończenia przez nie 16 lat mogą wykonywać pracę lub inne zajęcia zarobkowe na rzecz podmiotu prowadzącego działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową (art. 3045§ 1 Kodeksu pracy). Jeśli przedsiębiorca prowadzi jedną z wymienionych działalności i zamierza zawrzeć umowę cywilnoprawną z dzieckiem poniżej 16 lat, wówczas musi otrzymać zgodę jego przedstawiciela ustawowego oraz zezwolenie właściwego inspektora pracy. O zezwolenie pracodawca musi wystąpić sam, dołączając do wniosku:

● pisemną zgodę przedstawiciela ustawowego lub opiekuna dziecka na wykonywanie przez dziecko pracy lub innych zajęć zarobkowych,

● opinię poradni psychologiczno-pedagogicznej i orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania przez dziecko pracy lub innych zajęć zarobkowych,

● jeżeli dziecko podlega obowiązkowi szkolnemu - opinię dyrektora szkoły, do której dziecko uczęszcza, dotyczącą możliwości wypełniania przez dziecko tego obowiązku w czasie wykonywania przez nie pracy lub innych zajęć zarobkowych.

2.2. Procedura zatrudnienia pracownika młodocianego

Zasadniczo tryb nawiązywania stosunku pracy z młodocianym, który ma wykonywać prace lekkie, przebiega w sposób podobny jak przy przyjmowaniu na etat osoby pełnoletniej. Są jednak pewne odrębności. Procedura zatrudnienia młodocianego do prac lekkich wygląda następująco:

Krok 1. Zgromadzenie dokumentów przed nawiązaniem stosunku pracy

Przed nawiązaniem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek uzyskania od młodocianego oświadczenia o zatrudnieniu albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy, a także świadectwa lekarskiego stwierdzającego, że praca danego rodzaju nie zagraża zdrowiu młodocianego (art. 2002§ 4 zd. 2 oraz art. 191§ 1pkt 2 Kodeksu pracy).

Krok 2. Zawarcie umowy o pracę

Pracodawca może wybrać każdy rodzaj umowy o pracę dla pracownika młodocianego: na okres próbny, na czas określony i nieokreślony. Należy w niej wskazać strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy (w tym: rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy - ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy). Jeśli umowa będzie dotyczyć prac o charakterze sezonowym lub dorywczym, powinno to zostać zaznaczone w tej umowie. Tego rodzaju prace wyłączają bowiem wobec umów na czas określony zasadę 3/33 (zgodnie z tą zasadą te same strony stosunku pracy mogą zawrzeć maksymalnie trzy umowy na czas określony, a łączne zatrudnienie terminowe nie może przekroczyć 33 miesięcy), której naruszenie powoduje automatycznie przekształcenie w umowę na czas nieokreślony.

Oprócz danych pozyskanych z dokumentów przedstawionych przed nawiązaniem stosunku pracy pracodawca może zażądać od 4 maja 2019 r. przedstawienia przez młodocianego danych osobowych obejmujących: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez tę osobę, adres zamieszkania, numer PESEL, a w razie jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, dane dotyczące wykształcenia i przebiegu zatrudnienia, jeżeli młodociany je posiada, a także numer rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 Kodeksu pracy).

Umowy o pracę do wykonywania prac lekkich nie podpisuje w imieniu młodocianego jego przedstawiciel ustawowy, lecz sam młodociany. Ma do tego prawo, mimo ograniczonej zdolności do czynności prawnych, jeśli są spełnione warunki kodeksowe dotyczące zatrudniania młodocianych (art. 22§ 2-3 Kodeksu pracy). Przedstawiciel ustawowy może natomiast, za zgodą sądu opiekuńczego, rozwiązać taką umowę, jeżeli sprzeciwiałaby się dobru młodocianego.

Wzór 15. Przykład umowy o pracę na czas określony z pracownikiem młodocianym

infoRgrafikainfoRgrafika

Krok 3. Czynności przed dopuszczeniem do pracy

Zanim młodociany przystąpi do realizacji zawartej umowy o pracę, musi przejść wstępne badania lekarskie, w wyniku których powinien otrzymać orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania, wystawionym przez pracodawcę. Pracodawca powinien go również zapoznać z wykazem lekkich prac oraz regulaminem pracodawcy, a młodociany ma potwierdzić ten fakt na piśmie (art. 1043§ 2 Kodeksu pracy). Jego obowiązkiem jest także przeszkolenie młodocianego w zakresie bhp (art. 2373§ 2 Kodeksu pracy).

W razie niezawarcia umowy o pracę na piśmie, przed dopuszczeniem młodocianego do pracy pracodawca musi potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków.

Krok 4. Informacja o warunkach zatrudnienia

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy pracodawca ma obowiązek poinformować młodocianego na piśmie o:

● obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

● częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

● wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,

● obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

● układzie zbiorowym pracy, którym młodociany jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie musi ustalać regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informacja może przybrać postać odesłania do odpowiednich przepisów prawa pracy.

Wzór 16. Przykład informacji o warunkach zatrudnienia młodocianego (niemającego ukończonych 16 lat) do przedstawionej powyżej przykładowej umowy o pracę

infoRgrafika

2.3. Obowiązki pracodawcy wobec pracownika młodocianego

Nawiązanie stosunku pracy z młodocianym, który ma wykonywać prace lekkie, stwarza takie same obowiązki po stronie pracodawcy jak zatrudnienie osoby pełnoletniej. Ich zestawienie o charakterze otwartym znajduje się w art. 94 Kodeksu pracy (m.in. zaznajomienie z zakresem obowiązków, terminowa wypłata wynagrodzenia czy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej). W tym przypadku obowiązują również powszechne zasady wynagradzania (z obowiązkiem przestrzegania minimalnego poziomu, który w 2019 r. przy pełnym etacie wynosi 2250 zł) i rozwiązywania umów o pracę - odrębne są przewidziane przy zatrudnieniu w celu przygotowania zawodowego. Są jednak trzy obszary, w których wobec młodocianych stosuje się reguły szczególne: badania profilaktyczne, urlopy wypoczynkowe oraz czasu pracy, w tym normy odpoczynku - zob. tabela 14.

Tabela 14. Zakres szczególnych obowiązków pracodawcy w trakcie zatrudnienia młodocianych

Badania profilaktyczne

Okresowe i kontrolne, zgodnie z art. 201 Kodeksu pracy

Uwagi

- jeśli z orzeczenia lekarskiego po badaniach profilaktycznych będzie wynikało, że dana praca zagraża zdrowiu młodocianego, dokonanie zmiany rodzaju pracy, a gdy nie ma takiej możliwości - niezwłoczne rozwiązanie umowy o pracę i wypłata młodocianemu odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia,

- przekazanie informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami również przedstawicielowi ustawowemu młodocianego

Okres pozostawania bez pracy pracownika młodocianego odpowiadający okresowi, za który przyznano odszkodowanie, wlicza się do okresu jego zatrudnienia

Czas pracy

Wymiar czasu pracy, zgodnie z art. 2002 Kodeksu pracy

Uwagi

- ustalenie wymiaru i rozkładu czasu pracy młodocianego zatrudnionego przy lekkiej pracy, z uwzględnieniem tygodniowej liczby godzin nauki wynikającej z programu nauczania, a także z rozkładu zajęć szkolnych młodocianego,

- zapewnienie, żeby tygodniowy wymiar czasu pracy w okresie odbywania zajęć szkolnych nie przekraczał 12 godz., a w dniu uczestniczenia w zajęciach szkolnych - 2 godz.

- przestrzeganie maksymalnego wymiaru czasu pracy w okresie ferii szkolnych wynoszącego 7 godz. na dobę i 35 godz. w tygodniu, a młodocianego do 16 lat - 6 godz.

Wymiary czasu pracy obowiązują bez względu na liczbę zatrudniających młodocianego pracodawców

Zakazy pracy, zgodnie z art. 203 § 1 i § 11 Kodeksu pracy

Uwagi

Zakaz zatrudniania młodocianych w:

- godzinach nadliczbowych,

- porze nocnej (przypada ona od godz. 22.00 do godz. 6.00)

Pora nocna dla młodocianych poniżej 15 roku życia oraz powyżej tego wieku, którzy nie ukończyli 8-letniej szkoły podstawowej, przypada w godz. od 20.00 do 6.00 - dotyczy młodocianych w sytuacjach wskazanych w art. 191 § 21-23 i § 26 Kodeksu pracy

Normy odpoczynku, zgodnie z art. 202 § 31 i art. 203 § 2-3 Kodeksu pracy

Uwagi

- zagwarantowanie 30-minutowej przerwy w pracy przy dobowym wymiarze czasu pracy dłuższym niż 4,5 godz.,

- zapewnienie minimum 14 godz. przerwy w pracy obejmującej porę nocną, a także co najmniej 48 godz. (w tym niedziela) odpoczynku w tygodniu

Przerwa jest wliczana do czasu pracy

Urlop wypoczynkowy

Na podstawie art. 205 Kodeksu pracy

Uwagi

- przyznanie 12 dni pierwszego urlopu wypoczynkowego z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy,

- przyznanie prawo do dodatkowych 26 dni kolejnego urlopu z upływem roku pracy lub 20 dni urlopu w roku kalendarzowym, w którym młodociany kończy 18 lat, jeżeli prawo do urlopu uzyskał przed ukończeniem tego wieku

- udzielenie urlopu w czasie ferii szkolnych, jeśli młodociany uczęszcza do szkoły

W sprawach nieuregulowanych art. 205 Kodeksu pracy do urlopów przysługujących młodocianym stosuje się przepisy działu VII Kodeksu pracy

Za naruszenie przepisów o zatrudnianiu młodocianych pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł (art. 281pkt 5 Kodeksu pracy).

2.4. Zawarcie umowy cywilnoprawnej

Młodociany (na podstawie przepisów prawa cywilnego - małoletni od ukończenia 13 roku życia) może wykonywać pracę na umowie cywilnoprawnej (np. zlecenia lub o dzieło). Do jej zawarcia potrzebuje zgody swojego przedstawiciela ustawowego lub jego potwierdzenia, gdyby umowa została podpisana bez zgody (art. 17 i art. 18§ 1 Kodeksu cywilnego). Nie jest to bowiem kontrakt, który można zaliczyć do umów powszechnie zawieranych w drobnych bieżących sprawach życia codziennego, przy których zgoda ta nie jest konieczna (art. 20 Kodeksu cywilnego). Przedstawiciel ustawowy może przekazać swoją zgodę przed, przy lub po zawarciu umowy (art. 63§ 1 Kodeksu cywilnego).

Przy zatrudnieniu cywilnoprawnym nie stosuje się regulacji Kodeksu pracy, z wyjątkiem art. 304§ 1 i 3. Przepis ten zobowiązuje pracodawców oraz przedsiębiorców niebędących pracodawcami, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy, do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom wykonującym pracę w zakładzie lub w innym wyznaczonym miejscu. Obowiązek ten jest rozumiany bardzo szeroko i obejmuje m.in.: przeszkolenie z bhp, zapoznanie z zagrożeniami oraz sposobami ochrony przed ich negatywnym oddziaływaniem, przekazanie instrukcji bezpiecznego wykonywania pracy.

Przy tego rodzaju zatrudnieniu stosujemy również ograniczenia dotyczące pracy dzieci w wieku do 16 lat, zawarte w art. 3045 Kodeksu pracy, o których była mowa wcześniej.

Niedopuszczalne jest zawieranie umów prawa cywilnego w warunkach, gdy praca jest wykonywana pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym (art. 22§ 11 Kodeksu pracy). Konieczne jest natomiast wypłacanie wynagrodzenia z umowy zlecenia lub o świadczenie usług co najmniej na poziomie minimalnej stawki godzinowej (w 2019 r. - 14,70 zł).

3. Zatrudnianie emeryta lub rencisty - obowiązki płatnika

Płatnicy składek zatrudniający emerytów i rencistów mają określone obowiązki wobec ZUS. Można je podzielić na dwie grupy. Pierwsza jest związana z koniecznością informowania ZUS o podjęciu działalności oraz przychodzie, który jest wypłacany emerytom i rencistom. Druga grupa obowiązków dotyczy zgłaszania i wyrejestrowywania świadczeniobiorców z ubezpieczeń oraz opłacania i rozliczania za te osoby składek. Zakres tych obowiązków jest uzależniony od rodzaju umowy, w ramach której świadczeniobiorca wykonuje pracę zarobkową, a niekiedy również od charakteru pracy.

Przejście ubezpieczonego na emeryturę lub rentę w większości przypadków nie zwalnia płatnika z obowiązku opłacania i rozliczania za niego składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Płatnik musi też dopełnić obowiązków zgłoszeniowych, przekazując do ZUS odpowiednie formularze.

3.1. Zatrudnienie emeryta lub rencisty na podstawie stosunku pracy

Pracodawca zatrudniający emeryta lub rencistę w ramach stosunku pracy ma, co do zasady, takie same obowiązki ubezpieczeniowe jak w przypadku osoby, która nie ma ustalonych uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych. Zobowiązany jest więc opłacać i rozliczać za tę osobę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Emeryci i renciści zatrudnieni w ramach stosunku pracy podlegają bowiem tym ubezpieczeniom obowiązkowo, tak jak przed ustaleniem prawa do danego świadczenia.

Na obowiązek opłacania i rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników uprawnionych do emerytury lub renty nie ma wpływu ani wiek emeryta lub rencisty, ani rodzaj przyznanej emerytury (wcześniejsza, powszechna). Oznacza to, że obowiązek ubezpieczeniowy z tytułu stosunku pracy nie ustaje również po osiągnięciu przez emeryta powszechnego wieku emerytalnego, mimo że od miesiąca osiągnięcia tego wieku uzyskiwany przychód nie wpływa na zawieszenie lub zmniejszenie pobieranego świadczenia.

Wiek ubezpieczonego ma natomiast istotny wpływ na obowiązek opłacania za niego składki na Fundusz Pracy (FP) oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku wobec osoby, która ukończyła 55 lat (kobieta) i 60 lat (mężczyzna), również jeśli jest uprawniona do emerytury lub renty. Gdy osiągnięcie wspomnianego wieku następuje w trakcie miesiąca kalendarzowego, zwolnienie z obowiązku opłacania tych składek przysługuje dopiero od następnego miesiąca. Jedynie w przypadku pracowników, których 55. lub 60. urodziny przypadają pierwszego dnia danego miesiąca, składek tych nie trzeba opłacać już od tego miesiąca.

PRZYKŁAD 23

Załóżmy, że pracownica jednej ze spółek ukończyła wiek 55 lat 10 września 2019 r., a pracownik tej samej spółki ukończył 60 lat 1 września 2019 r. Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy oraz na FGŚP za pracownicę obowiązuje pracodawcę od 1 października 2019 r. Oznacza to, że począwszy od przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, uzyskiwanych od 1 października 2019 r., pracodawca nie opłaca już za nią składek na wymienione fundusze. Natomiast w przypadku pracownika ze składek na FP i FGŚP zwolnione są przychody uzyskiwane już od 1 września 2019 r.

3.2. Obowiązek opłacania składek na FEP za emerytów i rencistów

Obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) wprowadziła ustawa o emeryturach pomostowych. Składkę na FEP należy opłacać za okres od 1 stycznia 2010 r. za pracowników, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

● urodzili się po 31 grudnia 1948 r.,

● wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych (chodzi o prace wymienione w załącznikach nr 1 i 2 do tej ustawy).

Płatnicy składek są zobowiązani opłacać składkę na FEP za wszystkich pracowników spełniających wymienione warunki, w tym także za tych, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy. Kwestię tę, dotychczas sporną, rozstrzygnął ostatecznie Sąd Najwyższy w uchwale z 28 września 2016 r. (III UZP 10/16). Nie ma w tym przypadku znaczenia, że przy ustalaniu prawa do emerytury pomostowej ZUS uwzględni tylko okresy pracy w pełnym wymiarze czasu pracy.

Zasada ta odnosi się również do osób wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, uprawnionych do emerytury pomostowej. Jeśli osoby te wykonują taką pracę po ustaleniu uprawnień do tego świadczenia (w takiej sytuacji emerytura pomostowa jest zawieszona zgodnie z obowiązującymi przepisami), zatrudniający je pracodawca nadal musi odprowadzać składki na FEP. Taki obowiązek istnieje również wtedy, gdy pracownik ma ustalone prawo do emerytury z tytułu ukończenia powszechnego wieku emerytalnego. Konieczność opłacania składek na FEP dotyczy także osób z prawem do renty z tytułu niezdolności do pracy lub renty rodzinnej.

Obowiązek opłacania składek na FEP nie dotyczy natomiast osób (w tym również emerytów i rencistów) wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. w ramach umowy zlecenia), i to nawet wtedy, gdy umowa została zawarta z własnym pracodawcą (lub z innym podmiotem, ale jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy). Obowiązku opłacania składek na FEP nie mają również osoby wykonujące "pracę szczególną" w ramach własnej działalności gospodarczej.

PRZYKŁAD 24

Pracodawca zatrudnia pracownika przy pracach w szczególnych warunkach, wymienionych w załączniku nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych. W styczniu 2020 r. pracownik zamierza wystąpić o przyznanie emerytury pomostowej, ale uzgodnił z pracodawcą, że będzie miał możliwość ponownego podjęcia zatrudnienia na dotychczas zajmowanym stanowisku. Jeśli tak się stanie, ustalenie uprawnień do emerytury pomostowej nie zwolni pracodawcy z obowiązku dalszego odprowadzania za tego pracownika składek na FEP.

PRZYKŁAD 25

Firma zatrudnia pracownika przy pracy o szczególnym charakterze wymienionej w załączniku nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Pomimo spełnienia warunków wymaganych do przyznania emerytury pomostowej nie przeszedł on na to świadczenie, licząc na podwyższenie emerytury powszechnej poprzez ustalenie rekompensaty za wykonywanie takiej pracy przez 15 lat. Załóżmy, że od 1 października 2019 r. będzie miał ustalone prawo do emerytury z tytułu ukończenia powszechnego wieku emerytalnego wraz ze wspomnianą rekompensatą. Po rozwiązaniu stosunku pracy 30 września 2019 r., od 1 października został zatrudniony ponownie na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Mimo że okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie wpłynie już na prawo do świadczeń emerytalnych ubezpieczonego, pracodawca nadal jest zobowiązany opłacać za niego składkę na FEP.

Składka na FEP wynosi 1,5 podstawy jej wymiaru. Płacona jest także za tych pracowników, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy. Składka ta finansowana jest w całości przez pracodawcę.

Podstawa wymiaru składki na FEP jest taka sama jak podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zastosowanie ma tu również ograniczenie do kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy2.

Składkę na FEP pracodawca opłaca od wynagrodzeń za okres zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Jeśli pracownik rozpoczął lub zakończył pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w trakcie miesiąca, to składkę na FEP należy liczyć tylko od części wynagrodzenia, które przysługuje mu za okres świadczenia tej pracy.

3.3. Zatrudnienie emeryta lub rencisty na podstawie umowy zlecenia

Wykonywanie umowy zlecenia (a także umowy agencyjnej oraz innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) jest jednym z tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych wymienionych w ustawie systemowej. Wyjątkiem jest ubezpieczenie chorobowe, które dla osób wykonujących takie umowy ma charakter dobrowolny. Zleceniobiorca podlega także obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zleceniobiorca lub osoba współpracująca ze zleceniobiorcą w ramach więcej niż jednej umowy zlecenia, którego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu ustalona z tytułu pierwszej umowy zlecenia jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym również z kolejnej lub z kolejnych umów zlecenia. Zasady tej nie stosuje się jednak w przypadku, gdy łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub współpracy przy jej wykonywaniu albo z innych umów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia. Zleceniodawca zatrudniający zleceniobiorcę w ramach kilku umów zlecenia powinien ustalić łączną podstawę wymiaru składek w celu rozstrzygnięcia obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych odrębnie dla każdego miesiąca.

Zleceniodawca jest zobowiązany ustalić łączną podstawę wymiaru składek dla celów rozstrzygnięcia zbiegu tytułów ubezpieczeń według kolejności powstania tych zbiegów. Oznacza to, że ustalając tę podstawę, uwzględnia przychód z zawieranych kolejno umów zlecenia według daty ich zawarcia. Zleceniobiorca może dobrowolnie, na swój wniosek, być objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi również z pozostałych, wszystkich lub wybranych, tytułów, jakimi są kolejne umowy zlecenia, choćby łączna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z dotychczasowych umów nie skutkowała obowiązkiem ich oskładkowania. Warto przypomnieć, że składka na ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowa od każdej zawartej umowy zlecenia.

Zasady rozstrzygania zbiegów ubezpieczeń z tytułu wykonywania więcej niż jednej umowy zlecenia dotyczą również sytuacji, gdy umowę zlecenia wykonuje osoba uprawniona do emerytury lub renty. Oznacza to, że w przypadku zawarcia przez emeryta lub rencistę jednej umowy zlecenia osoba ta podlega z tytułu jej wykonywania obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu, a dobrowolnie - ubezpieczeniu chorobowemu. Natomiast w przypadku zawarcia więcej niż jednej umowy zlecenia kolejne umowy skutkują obowiązkiem tych ubezpieczeń do czasu, gdy łączna podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia osiągnie kwotę minimalnego wynagrodzenia. Dopiero kolejna umowa (liczona według kolejności rozpoczęcia jej wykonywania), w związku z osiąg­nięciem kwoty minimalnego wynagrodzenia przez poprzednie umowy, nie będzie już oskładkowana.

PRZYKŁAD 26

Załóżmy, że zleceniodawca zatrudniał we wrześniu 2019 r. zleceniobiorcę uprawnionego do emerytury na podstawie trzech umów zlecenia (których przedmiot był inny):

● umowy A, której dzień rozpoczęcia wykonywania określono na 10 września 2019 r.,

● umowy B, której dzień rozpoczęcia wykonywania określono na 17 września 2019 r.,

● umowy C, której dzień rozpoczęcia wykonywania określono na 20 września 2019 r.

We wrześniu 2019 r. zleceniodawca wypłacił zleceniobiorcy z tytułu wykonywania umowy A - 1100 zł, z tytułu umowy B - 1300 zł, a z tytułu umowy C - 600 zł. W związku z tym, że łączny przychód wypłacony zleceniobiorcy z umowy A i B osiągnął kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę, tylko ten (łączny) przychód stanowi podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe we wrześniu 2019 r. Przychód z tytułu umowy C nie podlega oskładkowaniu (zleceniobiorca nie przystąpił dobrowolnie do ubezpieczeń społecznych z tego ostatniego tytułu). Ze wszystkich trzech umów obowiązkowa jest składka zdrowotna.

PRZYKŁAD 27

Emeryt niepozostający w stosunku pracy jest zatrudniony na podstawie dwóch umów zlecenia z dwiema różnymi firmami. W pierwszej umowie określono dzień rozpoczęcia wykonywania pracy na 5 września 2019 r., a w drugiej umowie - na 14 września 2019 r. We wrześniu 2019 r. z tytułu pierwszej umowy uzyskał on przychód w wysokości 2300 zł, a z tytułu drugiej umowy - 2800 zł. Kwoty wynagrodzenia były określone w umowach i znane z góry. W związku z tym, że z pierwszej umowy została osiągnięta kwota minimalnego wynagrodzenia, zleceniobiorca podlega za wrzesień 2019 r. obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz wypadkowemu wyłącznie z tytułu tej umowy. Z tytułu drugiej umowy zleceniobiorca podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

3.4. Zatrudnienie emeryta lub rencisty w ramach stosunku pracy oraz umowy zlecenia

Zdarza się, że osoba mająca ustalone prawo do emerytury lub renty jest równocześnie zatrudniona na podstawie stosunku pracy oraz w ramach umowy zlecenia. Obowiązek opłacania składek z tytułu umowy zlecenia kształtuje się wówczas różnie, w zależności od tego, czy jest to umowa zawarta z własnym pracodawcą (lub wykonywana na jego rzecz), czy z podmiotem innym niż własny pracodawca i niewykonywana na rzecz pracodawcy.

Osoba mająca ustalone prawo do emerytury lub renty, wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym zarówno z tytułu stosunku pracy, jak i z tytułu wykonywania umowy zlecenia. Osoba ta podlega obowiązkowym ubezpieczeniom z obydwu umów jako pracownik (art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa systemowa). Zasada ta ma zastosowanie również wtedy, gdy umowa zlecenia została zawarta z innymi podmiotem niż własny pracodawca, ale jest wykonywana przez emeryta lub rencistę na rzecz pracodawcy.

PRZYKŁAD 28

Pracodawca zatrudnia w ramach umowy o pracę pracownika uprawnionego do emerytury, który ukończył powszechny wiek emerytalny. Oprócz tego strony umowy o pracę zawarły umowę zlecenia, z tytułu której pracodawca wypłaca pracownikowi comiesięczne wynagrodzenie. Pomimo ustalenia prawa do emerytury

oraz ukończenia powszechnego wieku emerytalnego należy opłacać za tego pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Składki te powinny być opłacane od łącznej podstawy wymiaru, obejmującej zarówno przychód z umowy o pracę, jak i przychód z tytułu umowy zlecenia.

Inne zasady obowiązują wówczas, gdy emeryt lub rencista jest zatrudniony w ramach stosunku pracy i jednocześnie wykonuje umowę zlecenia zawartą z innym podmiotem niż własny pracodawca i nie na rzecz tego pracodawcy. W takim przypadku zasadnicze znaczenie ma wysokość podstawy wymiaru składek z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc. Jeżeli podstawa ta jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym również z tytułu umowy zlecenia. Jeśli natomiast podstawa wymiaru składek z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc jest równa co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu, to nie podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom z tytułu wykonywanej jednocześnie umowy zlecenia. Może natomiast dobrowolnie, na swój wniosek, być objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi również z tego tytułu. Ze zlecenia obowiązkowa jest jednak składka zdrowotna.

Może się też zdarzyć, że emeryt lub rencista, oprócz zatrudnienia w ramach stosunku pracy, wykonuje więcej niż jedną umowę zlecenia. Zasady sumowania podstaw wymiaru składek z tytułu umowy o pracę i umowy zlecenia są wówczas analogiczne jak przy zbiegu dwóch lub więcej umów zlecenia. Jedyna różnica polega na tym, że dla oceny, czy została osiągnięta minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w kwocie minimalnego wynagrodzenia w pierwszej kolejności uwzględnia się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu stosunku pracy.

PRZYKŁAD 29

Kobieta uprawniona do emerytury jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1/2 etatu od 1 sierpnia 2018 r. W umowie o pracę nie ma zagwarantowanego 100 minimalnego wynagrodzenia. Podstawa wymiaru składek z tytułu tej umowy wynosi co miesiąc 1700 zł. Niedawno emerytka zawarła dwie umowy zlecenia, w ramach których nie wykonuje pracy na rzecz swojego pracodawcy. W pierwszej umowie określono dzień rozpoczęcia wykonywania pracy na 1 września 2019 r., a w drugiej (zawartej z jeszcze inną firmą) na 10 września 2019 r. We wrześniu 2019 r. z tytułu pierwszej umowy zlecenia osoba ta osiągnęła przychód w wysokości 2100 zł, a z tytułu drugiej umowy - 4300 zł. W związku z tym we wrześniu 2019 r. podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu z tytułu umowy o pracę oraz z tytułu pierwszej umowy zlecenia (suma podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu umowy o pracę oraz tej umowy zlecenia osiąga bowiem kwotę minimalnego wynagrodzenia). Druga umowa zlecenia (której dzień rozpoczęcia wykonywania określono jako późniejszy w porównaniu z pierwszą umową) nie skutkuje obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Oznacza to, że zleceniobiorca zatrudniający w ramach takiej umowy emerytkę nie zgłasza jej do ubezpieczeń społecznych i nie odprowadza składek na te ubezpieczenia. Zleceniobiorczyni musi jednak zostać zgłoszona u tego płatnika do ubezpieczenia zdrowotnego.

3.5. Zatrudnienie emeryta w ramach umowy o dzieło

Osoba, która wykonuje pracę wyłącznie na podstawie umowy o dzieło, nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu. Samoistna umowa o dzieło nie jest bowiem tytułem do tych ubezpieczeń. Obowiązek ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy o dzieło istnieje natomiast wtedy, gdy taka umowa została zawarta z własnym pracodawcą lub jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. W takich przypadkach umowa o dzieło jest w zakresie ubezpieczeń społecznych traktowana jak umowa o pracę.

Powyższa zasada ma również zastosowanie do emeryta lub rencisty wykonującego umowę o dzieło zawartą z pracodawcą, z którym pozostaje równocześnie w stosunku pracy albo wykonującego w ramach umowy o dzieło pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

PRZYKŁAD 30

Firma zatrudnia emeryta w ramach stosunku pracy od 1 stycznia 2019 r. Załóżmy, że w sierpniu 2019 r. zawrze z nim dodatkowo umowę o dzieło na okres od 1 września do 31 grudnia 2019 r., za którą wypłata

wynagrodzenia przypada w każdym miesiącu jej wykonywania. Firma, jako płatnik składek, była zobowiązana zgłosić go od 1 stycznia 2019 r. do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i chorobowego z tytułu zawartej umowy o pracę. Nie powinna natomiast zgłaszać tej osoby do ubezpieczeń z tytułu umowy o dzieło, ale dodać przychód uzyskany z tej umowy do przychodu z umowy o pracę i otrzymaną sumę wykazać w imiennych raportach miesięcznych składanych za okres od września do grudnia 2019 r. Raporty te należy oznaczać kodem tytułu ubezpieczeń właściwym dla pracownika.

3.6. Wykonywanie przez emeryta lub rencistę działalności pozarolniczej

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące podlegają z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a także obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dla wymienionych osób dobrowolne i objęcie nim następuje na wniosek zainteresowanej osoby.

Za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się m.in. osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, twórcę i artystę, osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu, wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej. Natomiast osobą współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność - w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - jest małżonek, dziecko własne, dziecko drugiego małżonka, dziecko przysposobione, rodzic, macocha i ojczym oraz osoba przysposabiająca, jeżeli pozostaje z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu działalności.

Pozarolniczą działalność albo współpracę przy jej wykonywaniu może prowadzić również osoba mająca ustalone prawo do emerytury lub renty. Posiadanie uprawnień do tego świadczenia nie jest wprawdzie tytułem do podlegania ubezpieczeniom społecznym, jednak wpływa na charakter i zakres ubezpieczeń społecznych z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności.

Zasadniczo emeryt lub rencista prowadzący działalność pozarolniczą podlega ubezpieczeniom na ogólnych zasadach, poza grupą osób uprawnionych do renty z tytułu niezdolności do pracy. Zasady podlegania ubezpieczeniom tej grupy osób, jako wyjątek od przedstawionych poniżej zasad, zostaną omówione odrębnie.

3.6.1. Pozarolnicza działalność emeryta lub rencisty - zasady ogólne

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub osoba z nią współpracująca, która ma ustalone prawo do emerytury lub renty, z tytułu działalności podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jeśli pozarolniczą działalność lub współpracę przy niej prowadzi osoba pozostająca w stosunku pracy, mająca ustalone prawo do emerytury lub renty, to podlega ona obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu stosunku pracy. Z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności lub współpracy przy jej wykonywaniu podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, niezależnie od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy.

Jeżeli pozarolniczą działalność lub współpracę przy tej działalności prowadzi osoba mająca ustalone prawo do emerytury lub renty, zatrudniona jednocześnie na podstawie umowy zlecenia, to obowiązkowo jest obejmowana ubezpieczeniami społecznymi z tytułu wykonywanej umowy cywilnoprawnej, natomiast dobrowolnie - z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności. W sytuacji jednak gdy osoba uprawniona do emerytury lub renty wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia w ramach prowadzonej przez siebie działalności, to z tytułu wykonywanej umowy zlecenia nie podlega ubezpieczeniom ani obowiązkowo, ani dobrowolnie (obowiązkowo - tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu z działalności).

Warto zaznaczyć, że rozstrzygając zbieg tytułów: prowadzenie pozarolniczej działalności i prawo do emerytury lub renty, uwzględnia się także prawo do emerytury lub renty nabyte z tytułu zagranicznych ubezpieczeń społecznych bądź zaopatrzenia emerytalnego. W rozumieniu ustawy systemowej nie są natomiast "osobami mającymi ustalone prawo do renty" osoby pobierające rentę na podstawie przepisów prawa cywilnego (np. rentę wyrównawczą) oraz pobierające rentę socjalną przyznawaną na podstawie ustawy o rencie socjalnej.

PRZYKŁAD 31

Marek P. od dwóch lat prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, z tytułu której podlegał dotychczas obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Od 1 czerwca 2019 r. ma ustalone prawo do renty rodzinnej

po zmarłym ojcu. W związku z tym, począwszy od tego miesiąca, z tytułu własnej działalności podlega on obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z tytułu działalności może przystąpić dobrowolnie (wówczas obowiązkowa stanie się dla niego także składka wypadkowa).

PRZYKŁAD 32

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą pobiera rentę socjalną. Z tytułu prowadzonej działalności podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe ma dla niej charakter dobrowolny. Obowiązkowa jest również składka zdrowotna.

3.6.2. Działalność gospodarcza osoby uprawnionej do renty z tytułu niezdolności do pracy

Odrębne zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym zostały przewidziane dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, posiadających ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy. Osoby te podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (a także ubezpieczeniu wypadkowemu) z tytułu prowadzonej działalności do czasu ustalenia prawa do emerytury. Należy zaznaczyć, że takie rozwiązanie dotyczy zarówno sytuacji, gdy przedsiębiorca pobiera przyznane świadczenie, jak i przypadku, gdy prawo do renty zostało zawieszone (np. ze względu na pobieranie innego świadczenia). Istotny jest bowiem fakt ustalenia prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, a nie jej pobieranie.

Przedstawiona zasada nie dotyczy osób mających ustalone prawo do wojskowych czy policyjnych rent inwalidzkich przyznawanych z tytułu "niezdolności do służby" czy rent rolniczych z tytułu niezdolności do pracy. Osoby uprawnione do tych świadczeń nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia działalności lub współpracy przy jej wykonywaniu, lecz jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

W przypadku gdy osoba uprawniona do renty z tytułu niezdolności do pracy wykonuje pozarolniczą działalność gospodarczą, a jednocześnie jest zatrudniona w ramach stosunku pracy, obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlega wyłącznie ze stosunku pracy (ubezpieczenie z działalności gospodarczej jest dla niej dobrowolne), o ile ma z niego zagwarantowane co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. W przeciwnym razie obowiązkowym ubezpieczeniom podlega zarówno z tytułu umowy o pracę, jak i z tytułu wykonywania działalności gospodarczej. Taka zasada obowiązuje ją do czasu przyznania emerytury. Od dnia, od którego ZUS przyzna to świadczenie, jedynym obowiązkowym tytułem ubezpieczeń w przypadku takiej osoby będzie stosunek pracy.

W sytuacji gdy osoba mająca ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy wykonuje umowę zlecenia i jednocześnie prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych - do czasu ustalenia prawa do emerytury zarówno wykonywanie umowy zlecenia, jak i prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej jest dla niej obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych w postaci umowy zlecenia oraz prowadzenia pozarolniczej działalności jest w takiej sytuacji rozstrzygany na zasadach ogólnych. Oznacza to, że wspomniana osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli z tytułu wykonywania umowy zlecenia podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest niższa od najniższej podstawy wymiaru składek dla osób prowadzących pozarolniczą działalność (60 prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego). Może ona dobrowolnie, na swój wniosek, być objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi również z tytułu wykonywania umowy zlecenia lub współpracy przy jej wykonywaniu. Jeśli natomiast podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu wykonywania umowy cywilnoprawnej będzie równa co najmniej 60 prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, osobie uprawnionej do renty z tytułu niezdolności do pracy przysługuje wybór tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Zleceniobiorca lub osoba współpracująca ze zleceniobiorcą, prowadząca jednocześnie pozarolniczą działalność, dla której właściwa jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w kwocie nie mniejszej niż 30 minimalnego wynagrodzenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obu tytułów. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podstawa wymiaru składek z tytułu działalności zostanie ustalona od obniżonej podstawy wymiaru składek, ale wynoszącej nie mniej niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takim przypadku rencista podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym wyłącznie z tytułu prowadzonej działalności, a ze zlecenia obowiązkowa jest tylko składka zdrowotna.

PRZYKŁAD 33

Maria B. ma od 2 lat ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy. Załóżmy, że od 1 września 2019 r. prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. W marcu 2020 r. ukończy powszechny wiek emerytalny i zamierza ubiegać się o ustalenie prawa do emerytury. Do dnia poprzedzającego przyznanie tego świadczenia podlega z tytułu prowadzonej działalności obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu. Od dnia, od którego Marii B. zostanie ustalone prawo do emerytury, będzie podlegać tym ubezpieczeniom dobrowolnie. Składka zdrowotna będzie należna z obu tytułów.

PRZYKŁAD 34

Hanna D. ma ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy. Jednocześnie prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą (właściwa dla niej jest podstawa wymiaru składek w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia) i pozostaje w stosunku pracy. Z tego ostatniego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Podstawa wymiaru składek z tytułu stosunku pracy jest wyższa od minimalnego wynagrodzenia. Osoba ta z tytułu prowadzonej działalności nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym.

PRZYKŁAD 35

Andrzej E. od kilku lat prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, a od 1 czerwca 2019 r. ma ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy. Składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzenia działalności opłaca od najniższej obowiązującej go podstawy wymiaru (60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego). Od 1 lipca 2019 r. wykonuje dodatkowo pracę na podstawie umowy zlecenia. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu tej umowy wynosi mniej niż wspomniana najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzonej działalności. W związku z tym, do czasu ustalenia prawa do emerytury, Andrzej E. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, a dobrowolnie - z tytułu umowy zlecenia. Natomiast od dnia, od którego zostanie ustalone prawo do emerytury, będzie podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, a dobrowolnie - z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.

3.7. Obowiązek zgłoszenia emeryta lub rencisty do ubezpieczeń

Płatnik składek zatrudniający emeryta lub rencistę w ramach działalności objętej obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi (np. umowy o pracę, umowy zlecenia) jest zobowiązany w pierwszej kolejności ustalić, czy jest to dla świadczeniobiorcy jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych. Jeśli okaże się, że emeryt/rencista wykonuje również inny rodzaj działalności stanowiący tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń, powinien rozstrzygnąć zbieg tych tytułów na przedstawionych powyżej zasadach. Jeśli płatnik składek ustali, że świadczeniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu wykonywanej u niego umowy, jest zobowiązany zgłosić taką osobę do tych ubezpieczeń.

Zgłoszenia emeryta lub rencisty do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego płatnik składek dokonuje w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń, na druku ZUS ZUA, z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia. W przypadku gdy dla ubezpieczonego (np. dla zleceniobiorcy) ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne, płatnik składek zgłasza taką osobę (również na druku ZUS ZUA) do tego ubezpieczenia w terminie przez nią wybranym, nie wcześniej jednak niż od daty złożenia wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem. Jeżeli natomiast emeryt lub rencista podlega obowiązkowo jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu, płatnik składek zgłasza go wyłącznie do tego ubezpieczenia, wykorzystując w tym celu formularz ZUS ZZA.

Każda osoba, a więc również emeryt/rencista, podlega wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych w związku z wygaśnięciem tytułu do tych ubezpieczeń. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu. W tym celu wykorzystuje formularz ZUS ZWUA, podając jako datę wyrejestrowania datę, od której osoba ta nie podlega już ubezpieczeniom.

Przedstawione zasady mają zastosowanie również wtedy, gdy zleceniobiorca wykonuje równocześnie dwie (lub więcej) umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług na rzecz tego samego zleceniodawcy. Z tytułu ich wykonywania podlega zgłoszeniu do odpowiednich ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego. Gdyby jedna z tych umów została rozwiązana bądź wygasła przed upływem okresu, na jaki została zawarta, płatnik powinien przekazać do ZUS wyrejestrowanie z ubezpieczeń na dokumencie ZUS ZWUA oraz zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego albo wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego od tej samej daty co wyrejestrowanie - na dokumencie ZUS ZUA albo ZUS ZZA - z tytułu tej umowy, która nie została rozwiązana/nie wygasła.

O posiadanym przez ubezpieczonego prawie do renty bądź emerytury informuje 5 cyfra w 6-cyfrowym kodzie tytułu ubezpieczenia. Będzie to odpowiednio:

● 1 - na oznaczenie osoby z ustalonym prawem do emerytury,

● 2 - na oznaczenie osoby z ustalonym prawem do renty.

PRZYKŁAD 36

Zleceniodawca zatrudnia w ramach umowy zlecenia od 10 lipca 2019 r. osobę uprawnioną do emerytury. Z tytułu tej umowy osoba ta podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dla niej dobrowolne i pierwotnie nie zgłosiła ona wniosku o objęcie jej tym ubezpieczeniem. Zleceniodawca dokonał zgłoszenia emeryta do obowiązkowych ubezpieczeń od 10 lipca 2019 r. na formularzu ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 10. 1 sierpnia 2019 r. emeryt zgłosił wniosek o objęcie go z tym dniem dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. W związku z tym zleceniodawca był zobowiązany w pierwszej kolejności do wyrejestrowania ubezpieczonego z dotychczasowych ubezpieczeń od 1 sierpnia 2019 r. na formularzu ZUS ZWUA. Następnie płatnik składek musiał zgłosić go do wszystkich ubezpieczeń (obowiązkowych: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz ubezpieczenia zdrowotnego, a także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) również od 1 sierpnia 2019 r. na formularzu ZUS ZUA, ponownie z kodem tytułu ubezpieczenia informującym o prawie do emerytury, tj. 04 11 10.

3.8. Rozliczanie składek

Płatnicy składek, również ci zatrudniający emerytów i rencistów, mają obowiązek obliczania, potrącania z przychodów ubezpieczonych, rozliczania oraz opłacania należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP (pod ustawowymi warunkami) za każdy miesiąc kalendarzowy. Płatnicy uprawnieni do wypłaty ubezpieczonym świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub świadczeń finansowanych z budżetu państwa, podlegających potrąceniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, dokonują w deklaracji rozliczeniowej także rozliczenia wypłaconych świadczeń.

Płatnicy składek rozliczają składki, również za osoby uprawnione do emerytury lub renty, poprzez przekazanie do ZUS kompletu dokumentów rozliczeniowych, tj. deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) i odpowiednich imiennych raportów miesięcznych, za dany miesiąc kalendarzowy, tj.:

● imiennego raportu miesięcznego o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA),

● imiennego raportu miesięcznego o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne (ZUS RZA),

● imiennego raportu miesięcznego o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek (ZUS RSA),

z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia, informującym m.in. o posiadaniu przez ubezpieczonego prawa do renty lub emerytury.

Dla każdego ubezpieczonego, dla którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód, płatnicy składek są zobowiązani uwzględniać w przekazywanych dokumentach rozliczeniowych należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich, dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego, wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy. Podstawę wymiaru składek płatnicy zatrudniający emerytów i rencistów ustalają na ogólnych zasadach przewidzianych dla pozostałych ubezpieczonych.

Płatnicy składek dokonują rozliczenia wszystkich należnych składek za wszystkich ubezpieczonych i z wszystkich tytułów w jednej deklaracji rozliczeniowej. Zobowiązani są przesłać do ZUS deklarację rozliczeniową razem z imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłacić składki za dany miesiąc, nie później niż:

● do 5 dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,

● do 10 dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,

● do 15 dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy.

Płatnicy składek zatrudniający pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych, muszą dodatkowo przekazywać do ZUS zgłoszenie danych dotyczących wykonywania takiej pracy na formularzu ZUS ZSWA. W przypadku gdy w trakcie roku pracownik wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, zgłoszenie dotyczące wykonywanej przez niego pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w bieżącym roku kalendarzowym pracodawca powinien przekazać do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku. Jeśli wniosek o emeryturę pomostową został złożony jeszcze przed przekazaniem zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie 7 dni od daty złożenia tego wniosku pracodawca musi przekazać do ZUS również to zgłoszenie. W związku z wcześniejszym przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za pracownika, który przeszedł na emeryturę pomostową, nie powinien on już uwzględniać tego pracownika w zgłoszeniu ZUS ZSWA, które musi przekazać za pozostałych pracowników do końca marca danego roku kalendarzowego.

Płatnicy składek są zobowiązani przekazywać do ZUS, w tym również za osoby uprawnione do emerytury lub renty, zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów (w tym np. zgłoszenia na formularzu ZUS ZSWA) poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania interfejsowego. Jedynie płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty w formie dokumentu pisemnego albo w formie wydruku z oprogramowania interfejsowego.

Opłacanie składek za osoby posiadające prawo do emerytury lub renty następuje na ogólnych zasadach mających zastosowanie do wszystkich pozostałych ubezpieczonych - przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych szczególnych odrębności.

3.9. Ograniczenia w dorabianiu emerytów i rencistów

Osoby, które po przyznaniu emerytury lub renty podjęły działalność zarobkową podlegającą obowiązkowi ubezpieczeń społecznych (albo pełnią służbę), a nie ukończyły jeszcze powszechnego wieku emerytalnego, nie mogą dorabiać do swojego świadczenia w sposób nieograniczony. Jeśli osiągają zbyt wysoki przychód, muszą liczyć się z tym, że ich świadczenie zostanie zmniejszone lub nawet zawieszone. Skutkuje to tym, że określone obowiązki wobec ZUS mają również płatnicy składek zatrudniający emerytów i rencistów. W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność (np. działalność gospodarczą), będących płatnikami składek, obowiązki te spoczywają wyłącznie na samych świadczeniobiorcach uprawnionych do emerytury lub renty.

Emeryci i renciści wykonujący działalność podlegającą obowiązkowi ubezpieczeń społecznych lub pozostający w stosunku służby mają wyznaczone dwa progi zarobkowe. Zmieniają się one raz na kwartał (od 1 marca, 1 czerwca, 1 września i 1 grudnia każdego roku), w zależności od ogłoszonej przez GUS kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Ich przekroczenie powoduje zawieszenie lub zmniejszenie wypłacanego świadczenia.

PRZYKŁAD 37

Firma zatrudnia w ramach umowy zlecenia emeryta, który pozostaje z innym pracodawcą w stosunku pracy i uzyskuje z pracowniczego tytułu wynagrodzenie w wysokości równej co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu. W tym przypadku nie ma podstaw do zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych, gdyż podlega on tym ubezpieczeniom z tytułu stosunku pracy, a sam nie zgłosił wniosku o objęcie go dobrowolnymi ubezpieczeniami w związku z wykonywaniem umowy zlecenia. Mimo to przychód uzyskiwany ze wszystkich tytułów, które zgodnie z obowiązującymi przepisami (gdyby te tytuły nie zbiegały się) stanowiłyby podstawę do obowiązkowego objęcia ubezpieczeniami społecznymi, należy wykazać w celu rozliczenia z ZUS. Oznacza to, że na firmie zatrudniającej emeryta w ramach umowy zlecenia ciążą obowiązki informacyjne związane z uzyskiwaniem przez niego przychodu ze zlecenia, a także obowiązek wystawienia zaświadczenia o całorocznym przychodzie w celu dokonania rozliczenia przez ZUS.

Niższa kwota graniczna wynosi 70% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za kwartał kalendarzowy (od 1 czerwca do 31 sierpnia 2019 r. 3465,70 zł). Jeśli osoba uprawniona przekroczyła ten limit, a jej przychód nie był wyższy od drugiego progu zarobkowego, świadczenie podlega odpowiedniemu zmniejszeniu. Zmniejszenie to jest równe kwocie przekroczenia niższego limitu, ale nie może być wyższe niż maksymalna kwota zmniejszenia ustalona dla emerytury lub renty w danym okresie. Kwoty maksymalnych zmniejszeń są podwyższane w marcu każdego roku wraz z waloryzacją świadczeń emerytalno-rentowych.

UWAGA

Osiągnięcie przez emeryta przychodu w wysokości 130 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia powoduje zawieszenie świadczenia.

Drugi próg zarobkowy obowiązujący emerytów i rencistów wynosi 130 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za kwartał kalendarzowy ostatnio ogłoszonego przez Prezesa GUS (obecnie, od 1 czerwca do 31 sierpnia 2019 r. - 6436,30 zł). Przekroczenie tego progu powoduje, że emerytura lub renta podlega zawie­szeniu.

Tabela 15. Przychód a zawieszenie (zmniejszenie) świadczenia

Wysokość przychodu

Świadczenie

Przychód nie przekroczy 70 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia

Świadczenie jest wypłacane w pełnej wysokości.

Przychód wyniesie ponad 70 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, ale nie więcej niż 130 tej kwoty

Świadczenie jest zmniejszane.

Przychód przekroczy 130 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia

Świadczenie jest zawieszane.

Tabela 16. Progi zarobkowe obowiązujące emerytów i rencistów w 2019 r.

Okres obowiązywania limitu

70% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w zł)

130% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w zł)

od 1 stycznia do 28 lutego 2019 r.

3206,20

5954,30

od 1 marca do 31 maja 2019 r.

3404,70

6322,90

od 1 czerwca do 31 sierpnia 2019 r.

3465,70

6436,30

W przypadku gdy renta rodzinna przysługuje kilku uprawnionym członkom rodziny, przychód powyżej wskazanych limitów wpływa na zawieszenie lub zmniejszenie wyłącznie tej części renty rodzinnej, która przysługuje osobie uzyskującej taki przychód i tylko dla tej osoby jest ustalana (w sposób proporcjonalny do liczby wszystkich osób uprawnionych do renty) maksymalna kwota zmniejszenia tego świadczenia.

PRZYKŁAD 38

Osoba uprawniona do renty rodzinnej jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Oprócz tego prowadzi własną jednoosobową firmę. Z tytułu tej działalności nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne, gdyż osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy, mające ustalone prawo do renty innej niż z tytułu niezdolności do pracy, nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu wykonywania działalności gospodarczej. Mimo to na zawieszenie lub zmniejszenie przysługującego jej świadczenia wpływa przychód z tytułu stosunku pracy oraz przychód z tytułu działalności gospodarczej. Obowiązki informacyjne ciążą tym samym zarówno na pracodawcy emeryta (z tytułu wypłaty przychodu ze stosunku pracy), jak i na nim samym (z tytułu uzyskiwania przychodu ze stosunku pracy oraz z tytułu wykonywania działalności gospodarczej).

Omawiane zasady zawieszania i zmniejszania emerytury lub renty nie dotyczą osób nabywających prawo do renty szkoleniowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami świadczenie to nie przysługuje im w przypadku uzyskiwania jakiegokolwiek przychodu z działalności objętej obowiązkiem ubezpieczeń społecznych lub z tytułu pełnionej służby.

UWAGA

Osoba, która ma prawo do renty szkoleniowej, traci do niej prawo, jeśli podejmie zatrudnienie.

Z kolei osoby uprawnione do emerytur pomostowych oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych mają, co do zasady, takie same ograniczenia w osiąganiu przychodu z działalności zarobkowej jak emeryci i renciści. Należy jednak podkreślić, że w określonych przypadkach ZUS zawiesi przyznaną emeryturę pomostową oraz nauczycielskie świadczenie kompensacyjne bez względu na wysokość uzyskiwanego przychodu. W odniesieniu do pierwszego ze świadczeń będzie to miało miejsce wówczas, gdy uprawniona osoba podejmie pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych wymienioną w załącznikach nr 1 i 2 do tej ustawy). Taki sam skutek dotyczy uprawnionych do nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych, którzy po nabyciu uprawnień do świadczenia podjęli pracę w placówkach pedagogicznych (określonych w art. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela), m.in.:

● publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach oraz placówkach doskonalenia nauczycieli,

● zakładach poprawczych oraz schroniskach dla nieletnich.

Ograniczenia w uzyskiwaniu przychodu odnoszą się również do osób uprawnionych do renty socjalnej i są znacznie bardziej restrykcyjne niż w przypadku innych rencistów. Jeśli uzyskiwany przez te osoby przychód przekroczy 70 przeciętnego wynagrodzenia za ostatni kwartał (od 1 czerwca do 31 sierpnia 2019 r. - 3465,70 zł, a kwoty obowiązujące w poprzednich kwartałach - zob. tabela 16), renta socjalna podlega zawieszeniu. Zawieszenie następuje na bieżąco za poszczególne miesiące kalendarzowe. Obowiązujące regulacje nie przewidują natomiast zmniejszenia renty z powodu przychodu uzyskanego przez świadczeniobiorcę ani rozliczenia tego przychodu po zakończeniu roku kalendarzowego.

Tabela 17. Kwoty maksymalnych zmniejszeń emerytur i rent w okresie od 1 stycznia do 28 lutego 2019 r. oraz od 1 marca do 31 grudnia 2019 r.3

Rodzaj świadczenia

Miesięczna kwota maksymalnego zmniejszenia
(w zł)

Roczna kwota maksymalnego zmniejszenia

(w zł)

styczeń-luty

marzec-grudzień

suma miesięcznych kwot od stycznia do grudnia

Emerytura i renta z tytułu całkowitej niezdolności do pracy

582,38

599,04

7155,16

Renta z tytułu częściowej niezdolności do pracy

436,82

449,31

5366,74

Renta rodzinna, do której uprawniona jest jedna osoba

495,06

509,22

6082,32

3.10. Przekazanie do ZUS informacji o zatrudnieniu emeryta lub rencisty

Osoby uprawnione do emerytury lub renty muszą niezwłocznie powiadomić jednostkę ZUS wypłacającą świadczenie o podjęciu działalności zarobkowej. Powinny w tym celu wypełnić specjalnie do tego przeznaczony druk ZUS EROP "Oświadczenie o osiąganiu przychodu". W oświadczeniu tym należy przede wszystkim zakreślić właściwy tytuł (lub tytuły) osiągania przychodu, a następnie wskazać, czy będzie on powodował zawieszenie lub zmniejszenie świadczenia, czy nie spowoduje takich skutków.

UWAGA

Osoba pobierająca emeryturę, która osiągnęła powszechny dla swojej grupy wiek emerytalny, może zarobkować bez ograniczeń i nie składa oświadczenia ZUS EROP.

Na podstawie złożonego oświadczenia o zamiarze osiągania przychodu ZUS decyduje o tym, czy emerytura lub renta będzie nadal wypłacana w pełnej wysokości, czy musi zostać odpowiednio zmniejszona lub całkowicie zawieszona.

Jeśli po dostarczeniu do ZUS oświadczenia o zamiarze osiągania przychodu u świadczeniobiorcy nastąpi zmiana wysokości zarobków, która wpływałaby na dalszą wypłatę świadczenia, należy ją zgłosić do właściwej jednostki ZUS, ponownie wypełniając oświadczenie na druku ZUS EROP. W zależności od tego, czy świadczenie było dotychczas wypłacane w całości, zmniejszone czy zawieszone, w przypadku otrzymania ponownego oświadczenia ZUS może dokonać odpowiedniej zmiany dalszej wypłaty emerytury lub renty.

UWAGA

Płatnik do końca lutego każdego roku musi poinformować ZUS o przychodzie emeryta uzyskanym za poprzedni rok kalendarzowy.

Dorabiający emeryci i renciści, niezależnie od tego, że muszą poinformować ZUS o fakcie (zamiarze) uzyskiwania przychodu z tytułu podjęcia działalności zarobkowej, po zakończeniu roku kalendarzowego mają obowiązek rozliczenia się ze swojego przychodu. Do końca lutego następnego roku powinni poinformować ZUS o wysokości ubiegłorocznych zarobków, przedstawiając w placówce wypłacającej świadczenie odpowiedni dokument. Rodzaj dokumentu zależy od tego, czy świadczeniobiorca opłaca składki na ubezpieczenia społeczne sam za siebie, czy jest zobowiązany do tego jego płatnik składek. W pierwszym przypadku świadczeniobiorca składa stosowne oświadczenie, a w drugiej sytuacji - przychód powinien być wykazany w zaświadczeniu wystawionym przez płatnika składek. Na podstawie tych dokumentów ZUS dokonuje rozliczenia przychodu.

Obowiązek powiadomienia ZUS o wysokości przychodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym ciąży również na płatnikach opłacających składki na ubezpieczenia społeczne za osoby uprawnione do emerytury lub renty. Płatnicy składek do końca lutego muszą przesłać zaświadczenie o przychodzie do oddziałku ZUS właściwego dla emeryta bądź rencisty, tj. zgodnie z miejscem zamieszkania świadczeniobiorcy.

Powyższe obowiązki informacyjne kształtują się w inny sposób w odniesieniu do osób pobierających renty socjalne. W tym przypadku obowiązujące przepisy przewidują, że wyłącznie osoba pobierająca rentę socjalną lub jej przedstawiciel ustawowy są zobowiązani niezwłocznie powiadomić ZUS o osiąganiu przychodu w kwocie powodującej zawieszenie prawa do renty socjalnej. Powiadomienie następuje w formie pisemnego oświadczenia, składanego pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Jeżeli składki na ubezpieczenia społeczne są odprowadzane przez płatnika składek, osoba pobierająca rentę socjalną jest zobowiązana do przedstawienia zaświadczenia wystawionego przez ten podmiot, a jeśli tym płatnikiem jest świadczeniobiorca opłacający składki "sam za siebie" - oświadczenia określającego kwotę przychodu. Płatnik składek zatrudniający osobę uprawnioną do renty socjalnej jest więc zobowiązany wyłącznie do wystawienia jej zaświadczeń o wysokości przychodu wypłacanego w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego.

Jak wypełnić druk ZUS EROP

Druk należy wypełnić wielkimi literami, w polach wyboru wpisując X. Formularz należy wypełnić ręcznie niebieskim lub czarnym długopisem. Na końcu formularza należy wpisać adres do korespondencji.

Na wstępie osoba wypełnia swoje dane, takie jak:

● PESEL lub jeśli nie ma numeru PESEL, podaje serię i numer innego dokumentu,

● NIP, jeśli jest jej identyfikatorem,

● imię, nazwisko oraz

● dane teleadresowe. 

Wzór 17. Fragment deklaracji ZUS EROP

infoRgrafika

Następna część to oświadczenie o tym, z jakiego tytułu uzyskiwany jest przychód. Należy zaznaczyć odpowiednie pola.

Wzór 18. Fragment deklaracji ZUS EROP

infoRgrafikainfoRgrafika

W kolejnej części należy zaznaczyć, czy uzyskiwany przychód wpływa na obecnie uzyskiwane świadczenie, czyli czy powoduje jego zawieszenie, zmniejszenie, czy pozostaje bez wpływu na nie.

Wzór 19. Fragment deklaracji ZUS EROP

infoRgrafika

Kolejna część formularza dotyczy wyłącznie osób pobierających rentę z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w zbiegu z prawem do:

● emerytury, w tym do emerytury przyznanej przez inny niż jednostka ZUS organ rentowy,

● renty z tytułu przekazania gospodarstwa rolnego na własność Państwa,

● uposażenia w stanie spoczynku przyznanego ze względu na wiek.

Wzór 20. Fragment deklaracji ZUS EROP

infoRgrafika

Na koniec należy określić sposób odbioru odpowiedzi. Odbioru można dokonać w placówce ZUS - osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika, pocztą na adres korespondencyjny wskazany we wniosku lub na PUE ZUS.

We wniosku należy wpisać też datę jego wypełnienia oraz złożyć czytelny podpis pod oświadczeniem o odpowiedzialności za składanie fałszywych zeznań.

Wzór 21. Fragment deklaracji ZUS EROP

infoRgrafika

3.11. Informacja o przychodzie z oskładkowanej działalności

Podmiot zatrudniający emeryta lub rencistę ma obowiązek poinformowania ZUS o fakcie uzyskiwania przez niego przychodu (w trakcie roku kalendarzowego) oraz o konkretnej wysokości tego przychodu (po zakończeniu roku kalendarzowego) zawsze wtedy, gdy zatrudnia emeryta lub rencistę w ramach działalności objętej obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Przychód tylko z takiej działalności wpływa bowiem na zawieszenie lub zmniejszenie emerytury bądź renty. Obowiązek ten musi więc zrealizować wówczas, gdy zatrudnia świadczeniobiorcę m.in.:

● w ramach stosunku pracy,

● na podstawie umowy o pracę nakładczą,

● w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,

● na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, lub współpracy przy wykonywaniu tych umów,

● odpłatnie na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania.

Obowiązki informacyjne wobec ZUS ma również uprawniony do emerytury lub renty płatnik składek opłacający składki "sam za siebie" w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności (w tym działalności gospodarczej) oraz osoba współpracująca przy jej wykonywaniu.

Płatnik składek ma obowiązek poinformowania ZUS o wskazanych okolicznościach również wtedy, gdy w konkretnym przypadku jest zwolniony z obowiązku opłacania za świadczeniobiorcę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z działalności objętej obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. To samo dotyczy płatnika składek opłacającego składki "sam za siebie". Powodem takiego zwolnienia może być np. ustalenie prawa do emerytury lub renty albo podleganie tym ubezpieczeniom z innego tytułu.

UWAGA

Na zawieszenie emerytury i renty wpływa także przychód osiągnięty z tytułu pełnienia służby.

Na zawieszenie lub zmniejszenie emerytury bądź renty wpływa również przychód z tytułu służby pełnionej m.in. w: Wojsku Polskim, Policji, Służbie Więziennej, Państwowej Straży Pożarnej, Służbie Celnej, Straży Granicznej, Urzędzie Ochrony Państwa, Biurze Ochrony Rządu. W związku z tym odpowiednia komórka kadrowa jednostki, w której emeryt lub rencista pełni służbę, jest zobowiązana przekazać wskazane wyżej informacje organowi wypłacającemu emeryturę lub rentę.

Przedstawione zasady nie odnoszą się do osób pobierających renty socjalne. Dla tej grupy świadczeniobiorców katalog działalności, z których przychód może spowodować zawieszenie świadczenia, jest znacznie szerszy niż w przypadku emerytów oraz innych rencistów. Na wypłatę renty socjalnej wpływa bowiem przychód z tytułu działalności, która podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych, oraz przychód z innej działalności, opodatkowanej według skali podatkowej (na zasadach określonych w art. 27 ustawy z 26 lipca 1991 r. o pdof). Zawieszenie renty socjalnej może nastąpić również z powodu uzyskiwania przychodu z umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, opodatkowanych na podstawie przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

PRZYKŁAD 39

Firma zatrudnia osobę uprawnioną do renty socjalnej w ramach umowy o dzieło. Z tytułu wykonywania umowy nie zgłosiła jej do ubezpieczeń społecznych ani do ubezpieczenia zdrowotnego, gdyż osoba ta nie podlega tym ubezpieczeniom. Za tę osobę odprowadza jednak podatek dochodowy od osób fizycznych. Taka opodatkowana działalność wpływa na zawieszenie renty socjalnej, w związku z czym firma jest zobowiązana wystawić na żądanie osoby uprawnionej zaświadczenie potwierdzające wysokość przychodu uzyskiwanego w poszczególnych miesiącach roku.

3.11.1. Obowiązki wobec emeryta, który ukończył powszechny wiek emerytalny

Płatnik składek zatrudniający emeryta lub rencistę powinien pamiętać, że ograniczenia w uzyskiwaniu przychodu nie dotyczą tych świadczeniobiorców, którzy ukończyli powszechny wiek emerytalny.

Począwszy od miesiąca osiągnięcia tego wieku mogą uzyskiwać dochód bez żadnych ograniczeń. Uprawnienie to przysługuje im bez względu na to, czy pobierają świadczenie emerytalne przyznane w związku z ukończeniem tego wieku, czy np. wcześniejszą emeryturę. Co więcej, mogą dorabiać bez ograniczeń również wtedy, gdy pobierają - jako świadczenie korzystniejsze - np. rentę z tytułu niezdolności do pracy lub rentę rodzinną. W takiej sytuacji emerytura jest zawieszona, gdyż - co do zasady - nie można pobierać dwóch świadczeń jednocześnie. Natomiast renta jest wypłacana bez względu na wysokość uzyskiwanego przez świadczeniobiorcę przychodu.

UWAGA

Osoba, która ukończy powszechny wiek emerytalny, może dorabiać bez ryzyka pomniejszenia bądź zawieszenia emerytury.

Jeśli więc ubezpieczony osiągnął powszechny wiek emerytalny przed miesiącem, w którym płatnik składek wypłacił mu pierwsze wynagrodzenie z tytułu umowy/działalności, z której uzyskiwany przychód wpływa na zawieszenie lub zmniejszenie świadczenia, albo najpóźniej w miesiącu osiągnięcia tego wieku, nie ma obowiązku informowania ZUS o fakcie uzyskiwania przychodu. Tym bardziej nie musi też informować ZUS o łącznej wysokości przychodu wypłaconego ubezpieczonemu w roku osiągnięcia powszechnego wieku emerytalnego ani wystawiać ubezpieczonemu zaświadczenia o przychodzie osiągniętym w danym roku kalendarzowym.

PRZYKŁAD 40

Jan R. ukończył w grudniu 2018 r. powszechny wiek emerytalny. Ma ustalone prawo do dwóch świadczeń, tj. do wcześniejszej emerytury, na którą przeszedł w wieku 60 lat, oraz do renty rodzinnej po zmarłej żonie, którą pobiera jako świadczenie korzystniejsze. Mimo że nie ma przyznanej emerytury w powszechnym wieku emerytalnym, sam fakt posiadania statusu emeryta, który ukończył ten wiek, pozwala mu dorabiać bez żadnych limitów. W związku z tym Jan R. nawiązał od 1 stycznia 2019 r. stosunek pracy z wynagrodzeniem znacznie powyżej średniej krajowej. Ani on, ani zatrudniający go pracodawca nie musieli informować o tym ZUS. Nie będą oni również zobowiązani do dostarczenia do ZUS zaświadczenia w celu rocznego rozliczenia przychodu, gdyż przez cały 2019 r. pracownik będzie miał ustalone prawo do emerytury i ukończony powszechny wiek emerytalny.

3.11.2. Brak obowiązku informowania w przypadku kontynuujących zatrudnienie

Płatnik składek nie ma obowiązku przekazania do ZUS informacji o fakcie uzyskiwania przez emeryta przychodu (w trakcie roku kalendarzowego) oraz o konkretnej jego wysokości (po zakończeniu roku kalendarzowego) zawsze wtedy, gdy przed przejściem tej osoby na emeryturę nie rozwiązał z nią stosunku pracy (art. 103a ustawy o emeryturach i rentach z FUS; dalej ustawa emerytalna). Wynika to z tego, że emerytura ulega zawieszeniu w stosunku do osób, które nie rozwiązały stosunku pracy z pracodawcą, na rzecz którego wykonywały zatrudnienie bezpośrednio przed nabyciem prawa do tego świadczenia. Zawieszenie prawa do emerytury dla osób kontynuujących zatrudnienie następuje niezależnie od wysokości osiąganego z tego tytułu przychodu.

Omawiany przepis dotyczy również osób, które ukończyły już powszechny wiek emerytalny. Pobieranie emerytury jest uzależnione od rozwiązania wszystkich stosunków pracy, w jakich emeryt pozostawał przed nabyciem uprawnień, bez względu na wymiar czasu pracy. Regulacja ta obejmuje wszystkie emerytury, z wyjątkiem przyznawanych przez ZUS z urzędu dla osób pobierających rentę z tytułu niezdolności do pracy (na podstawie art. 24a ustawy emerytalnej).

UWAGA

Osoba, która nie rozwiąże umowy o pracę przed przejściem na emeryturę, będzie miała zawieszone świadczenie.

Pracodawca zatrudniający emeryta, z którym nie rozwiązał stosunku pracy, jest więc zwolniony z omawianych obowiązków informacyjnych wobec ZUS związanych z uzyskiwaniem przez emeryta przychodu. Nie ma również obowiązku wystawienia takiemu pracownikowi zaświadczenia o uzyskiwanym przychodzie. W takiej sytuacji bowiem ani pracodawca, ani pracownik nie muszą dostarczać takiego zaświadczenia do ZUS. Dopóki stosunek pracy nie zostanie rozwiązany, emerytura tej osoby i tak będzie zawieszona.

Należy jednak podkreślić, że zawieszenie prawa do emerytury nie nastąpi wówczas, gdy pracownik rozwiąże ze swoim pracodawcą dotychczasowy stosunek pracy, a następnie nawiąże go ponownie z tym samym zakładem pracy (o ile ponowne zatrudnienie nastąpi nie wcześniej niż w dniu, od którego została przyznana emerytura). W takiej sytuacji emerytura podlega ogólnym zasadom zawieszalności, z wyjątkiem sytuacji, gdy świadczeniobiorca osiągnął powszechny wiek emerytalny, który pozwala mu dorabiać bez żadnych ograniczeń.

PRZYKŁAD 41

Pracodawca rozwiązał stosunek pracy z pracownikiem z końcem lipca 2019 r. Osoba ta kilka dni później zgłosiła wniosek o przyznanie wcześniejszej emerytury, a od 15 sierpnia 2019 r. ponownie nawiązała stosunek pracy z tym samym pracodawcą. ZUS przyznał emeryturę od dnia ukończenia przez nią obniżonego wieku emerytalnego, tj. od 20 sierpnia 2019 r. Ponieważ w dniu, od którego nastąpiło ustalenie uprawnień emerytalnych, ubezpieczony pozostawał w stosunku pracy, emerytura została zawieszona. W związku z tym pracodawca nie ma obowiązku poinformowania ZUS o fakcie uzyskiwania przez emeryta przychodu ze stosunku pracy. Jeśli do końca 2019 r. stosunek pracy nie zostanie rozwiązany, pracodawca nie będzie miał również obowiązku wystawienia zaświadczenia potwierdzającego przychód wypłacony pracownikowi w 2019 r. oraz dostarczenia tego dokumentu do organu ZUS wypłacającego świadczenie.

3.11.3. Nieoskładkowany przychód a zwolnienie z przekazania informacji do ZUS

Podmiot zatrudniający dorabiającego emeryta lub rencistę nie jest obciążony wskazanymi obowiązkami informacyjnymi również wtedy, gdy wypłaca mu przychód z działalności niepodlegającej obowiązkowi ubezpieczeń społecznych. Chodzi m.in. o zarobki wypłacane z tytułu:

● umów o dzieło zawartych z innym podmiotem niż własny pracownik (które nie są wykonywane przez niego na rzecz tego podmiotu jako własnego pracodawcy),

● praw autorskich i patentowych,

● honorariów za działalność twórczą lub artystyczną,

● umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wykonywanej przez uczniów gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych, a także studentów, do czasu ukończenia 26 roku życia.

Przychód z tytułu działalności niepodlegających obowiązkowi ubezpieczeń społecznych nie wpływa na zawieszenie lub zmniejszenie emerytury bądź renty, tym samym nie należy informować ZUS o fakcie jego osiągania (a także o konkretnej jego wysokości po zakończeniu roku kalendarzowego).

PRZYKŁAD 42

Firma od 1 stycznia 2019 r. współpracuje w ramach umowy o dzieło z Andrzejem A., który w grudniu 2018 r. uzyskał prawo do wcześniejszej emerytury. Z tytułu tej umowy firma wypłaca mu regularne wynagrodzenie. Działalność, którą wykonuje ubezpieczony, nie stanowi tytułu do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami

społecznymi. W związku z tym może on pobierać przyznane świadczenie bez względu na wysokość przychodu uzyskiwanego z tytułu wspomnianej umowy. Tym samym ani on, ani zatrudniająca go firma nie mają obowiązku przekazania określonych informacji o przychodzie do ZUS.

3.11.4. Kiedy nie trzeba informować o przychodzie rencisty

Osoby uprawnione do rent z tytułu niezdolności do pracy oraz do rent rodzinnych mają ograniczenia w dorabianiu do swoich świadczeń jak osoby uprawnione do emerytury. Od tej zasady jest jednak przewidziany wyjątek. Nieograniczone możliwości zarobkowania mają bowiem osoby uprawnione do renty inwalidy wojennego lub renty inwalidy wojskowego, u których niezdolność do pracy pozostaje w związku ze służbą wojskową, a także świadczeniobiorcy mający ustalone prawo do renty rodzinnej przysługującej po osobach uprawnionych do tych świadczeń. Płatnicy składek zatrudniający te osoby nie muszą więc informować ZUS o fakcie uzyskiwania przez nie przychodu oraz o jego konkretnej wysokości po zakończeniu roku kalendarzowego.

3.12. Zaświadczenie płatnika składek

W związku z obowiązkiem rozliczenia przychodu po zakończeniu roku kalendarzowego płatnik składek zatrudniający emeryta lub rencistę jest zobowiązany wystawić mu zaświadczenie potwierdzające wysokość zarobków, jakie wypłacił świadczeniobiorcy w całym poprzednim roku. Powinien to zrobić zawsze na wniosek ubezpieczonego uprawnionego do emerytury lub renty. Jeśli jednak ten nie zgłosi takiego żądania, to płatnik powinien wystawić taki dokument z własnej inicjatywy i dostarczyć go następnie do ZUS do końca lutego każdego roku.

UWAGA

Zaświadczenia za 2018 r. należało dostarczyć do ZUS do 28 lutego 2019 r.

W wystawianym zaświadczeniu płatnik składek powinien uwzględnić przede wszystkim ten przychód, który - w myśl obowiązujących przepisów - stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W przypadku pracowników, a także osób wykonujących pracę nakładczą, jest to przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Chodzi m.in. o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody czy ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jeśli pracodawca zawarł dodatkowo z pracownikiem umowę o dzieło, umowę agencyjną, umowę zlecenia lub inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia, przychód wypłacony mu z tego tytułu - jako objęty obowiązkową składką emerytalną i rentową - powinien zsumować z zarobkami ze stosunku pracy i wykazać łączną jego kwotę w zaświadczeniu.

PRZYKŁAD 43

Pracodawca zatrudnia pracownika, który ma 61 lat i jest uprawniony do wcześniejszej emerytury. Niedługo po jej przyznaniu pracownik ten ponownie podjął zatrudnienie. W 2019 r., oprócz wynagrodzenia zasadniczego, pracodawca wypłacił mu z tego tytułu nagrody kwartalne oraz dodatek stażowy. Ponadto w marcu 2019 r. strony umowy o pracę zawarły dodatkową umowę zlecenia, z tytułu której pracownik otrzymuje co miesiąc dodatkowe wynagrodzenie. Wystawiając zaświadczenie o przychodzie uzyskanym w 2019 r., pracodawca będzie musiał uwzględnić zarobki wypłacone pracownikowi zarówno z tytułu stosunku pracy (wynagrodzenie zasadnicze, nagrody oraz dodatek stażowy), jak i z umowy zlecenia.

Wystawiając zaświadczenie, płatnik składek powinien uwzględnić również pewne składniki, od których nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a które wpływają na zawieszenie lub zmniejszenie emerytury bądź renty. Chodzi o kwoty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, kwoty zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz kwoty świadczenia rehabilitacyjnego i wyrównawczego, zasiłku wyrównawczego i dodatku wyrównawczego.

Płatnik składek nie powinien natomiast uwzględniać w zaświadczeniu pozostałych składników, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Chodzi m.in. o:

● nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,

● odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,

● odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,

● ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,

● wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł,

● świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

● zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.

PRZYKŁAD 44

Anna J. jest uprawniona do renty z tytułu niezdolności do pracy. Dwa miesiące po ustaleniu uprawnień do renty podjęła zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. W pierwszym półroczu 2019 r. przez długi czas chorowała, w związku z czym pracodawca wypłacił jej wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, a następnie zasiłek chorobowy. Otrzymała również od pracodawcy zapomogę pieniężną. Wystawiając zaświadczenie o przychodzie wypłaconym w 2019 r. powinien on doliczyć kwoty świadczeń chorobowych, natomiast pominąć kwotę wypłaconej zapomogi.

Wystawiając zaświadczenie, płatnik składek powinien wykazać nie tylko łączną wysokość zarobków wypłaconych osobie uprawnionej do emerytury lub renty w ubiegłym roku, ale również kwoty tego przychodu w rozbiciu na poszczególne miesiące roku. Umożliwi to dokonanie przez ZUS wyboru korzystniejszego dla świadczeniobiorcy wariantu rozliczenia przychodu (w formie rocznej lub miesięcznej).

Zasadą jest, że płatnik składek powinien przyporządkować wykazywany w zaświadczeniu przychód do miesiąca (roku), w którym został wypłacony lub przedstawiony do wypłaty. Wyjątek dotyczy przychodu wypłaconego z tytułu pracy wykonywanej przez osobę ubezpieczoną przed nabyciem prawa do emerytury lub renty. Taki przychód, niezależnie od tego, kiedy został wypłacony, nie wpływa na zawieszenie lub zmniejszenie świadczenia. Płatnik składek nie powinien więc uwzględniać go w wystawianym zaświadczeniu, nawet jeśli został on wypłacony w roku kalendarzowym, który jest objęty wystawianym zaświadczeniem.

PRZYKŁAD 45

Henryk H. nabył w kwietniu 2019 r. prawo do wcześniejszej emerytury. Zatrudnienie kontynuował do 30 wrześ­nia 2019 r. W maju 2019 r. pracodawca wypłacił mu nagrodę za I kwartał 2019 r. Mimo że wypłata nastąpiła już po ustaleniu uprawnień do emerytury, nie wpływa na jej zawieszenie lub zmniejszenie, gdyż przysługuje za wcześniejszy okres. Pracodawca nie powinien więc uwzględniać nagrody w zaświadczeniu, które wystawi pracownikowi w celu rozliczenia z ZUS.

PRZYKŁAD 46

Pracodawca zatrudnia od stycznia 2018 r. kobietę uprawnioną do renty rodzinnej. Wynagrodzenie zasadnicze wypłaca jej zawsze na początku danego miesiąca za poprzedni miesiąc. W styczniu 2019 r.  wypłacił jej pensję za grudzień 2018, a w styczniu 2020 r.  wypłaci pensję za grudzień 2019 r. Wykazując kwotę przychodu w zaświadczeniu wystawianym dla ZUS do końca lutego 2020 r. pracodawca powinien uwzględnić wynagrodzenie wypłacone w okresie od stycznia do grudnia 2019 r. (w tym również pensję za grudzień 2018), natomiast pominąć wynagrodzenie za grudzień 2019 r., które wypłaci w styczniu 2020 r.

PRZYKŁAD 47

Pracodawca zatrudnia od ponad 3 lat mężczyznę, który w styczniu 2019 r. nabył prawo do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy. W marcu 2019 r. pracodawca wypłacił ubezpieczonemu nagrodę za IV kwartał 2018 r., od której odprowadził składki emerytalną i rentową. Pracodawca nie powinien uwzględniać nagrody w wystawianym zaświadczeniu. Dotyczy ona bowiem okresu, w którym ubezpieczony nie miał jeszcze ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy.

Zaświadczenie powinno spełniać wszelkie wymagania formalne. Płatnik składek musi podać w nim własne dane (tj. własną nazwę i pieczątkę, podpis i pieczątkę imienną osoby wystawiającej zaświadczenie), jak również dane osoby ubezpieczonej (jej imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr dokumentu tożsamości, nr PESEL). Warto też, aby podał numer emerytury lub renty, do której jest uprawniona osoba ubezpieczona.

Odrębne wymagania w zakresie danych przekazywanych w wystawianym przez płatnika składek zaświadczeniu dotyczą płatników składek zatrudniających osoby uprawnione do renty socjalnej. W związku z tym, że świadczenie to nie podlega rozliczeniu po zakończeniu roku, natomiast jest zawieszane za poszczególne miesiące, w których świadczeniobiorca uzyskał przychód przekraczający 70 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ostatni kwartał, płatnik składek jest zobowiązany wystawiać, na żądanie rencisty socjalnego, zaświadczenia za poszczególne miesiące, w których przychód jest osiągany. W zaświadczeniach powinien ujmować zarówno przychody z działalności objętej obowiązkiem ubezpieczeń społecznych, od których została wymierzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak i przychody z działalności "nieoskładkowanych", ale opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wzór 22. Zaświadczenie pracodawcy potwierdzającego wysokość przychodu wypłaconego w 2019 r. pracownikowi uprawnionemu do emerytury

infoRgrafika

3.13. Oświadczenie osoby prowadzącej działalność pozarolniczą

Do ostatniego dnia lutego danego roku osoby opłacające składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe "same za siebie" (np. prowadzące działalność gospodarczą) również muszą rozliczyć się z przychodu uzyskanego w poprzednim roku kalendarzowym. W tym celu przedkładają w ZUS własne oświadczenie o ubiegłorocznym przychodzie. Dla celów rozliczenia z ZUS przyjmuje się, że przychód ten jest równy podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, od której byli zobowiązani w ubiegłym roku opłacać te składki.

UWAGA

Osoby prowadzące działalność gospodarczą do 29 lutego 2020 r. muszą złożyć w ZUS oświadczenie o przychodzie za 2019 r.

Podstawą wymiaru składek dla osób prowadzących pozarolniczą działalność, w tym działalność gospodarczą, jest zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok kalendarzowy (w 2019 r. - 2859 zł). Niektóre osoby prowadzące działalność gospodarczą przez pierwszy okres swojej działalności (24 miesiące) mają prawo do korzystania z preferencyjnej podstawy wymiaru składek wynoszącej 30 minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2019 r. - 675 zł). W zależności od tego, do której grupy przedsiębiorców zalicza się dorabiający emeryt lub rencista, w oświadczeniu o przychodzie powinien wskazać właściwą dla siebie podstawę wymiaru składek.

PRZYKŁAD 48

Ubezpieczony ma obecnie 60 lat i od listopada 2018 r. jest uprawniony do wcześniejszej emerytury. Mimo to nadal prowadzi, podobnie jak przez ostatnie 10 lat, działalność gospodarczą, tyle tylko, że nie musi już opłacać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie przystąpił również do tych ubezpieczeń dobrowolnie. Dotychczas firma dobrze prosperowała, ale w 2019 r. po raz pierwszy przyniosła straty. W oświadczeniu o przychodzie za 2019 r. ubezpieczony nie może jednak stwierdzić, że nie osiągnął w tym roku żadnego przychodu. Jest natomiast zobowiązany określić, że w jego przypadku właściwa była podstawa wymiaru wynosząca 60 prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W rocznym rozliczeniu za 2019 r. ZUS uwzględni więc przychód w wysokości 34 308 zł (2859 zł miesięcznie).

Oświadczenie o przychodzie powinny dostarczyć do ZUS również osoby wykonujące pozarolniczą działalność, które nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (np. dlatego, że są uprawnione do emerytury lub pozostają w stosunku pracy), i to nawet wtedy, gdy nie przystąpiły do tych ubezpieczeń dobrowolnie. W oświadczeniu powinny wykazać wówczas przychód w wysokości, która stanowiłaby podstawę wymiaru składek, gdyby musiały opłacać składki z tego tytułu.

Wzór 23. Oświadczenie o przychodzie osoby prowadzącej działalność gospodarczą

infoRgrafikainfoRgrafika

3.14. Rozliczenie przychodu świadczeniobiorcy - w stosunku rocznym lub miesięcznym

Na podstawie zaświadczenia lub oświadczenia o przychodzie, nadesłanego przez płatnika składek, ZUS dokonuje rozliczenia przychodu. Może to zrobić według jednego z dwóch wariantów: w stosunku rocznym lub miesięcznym.

Dokonując rozliczenia w wariancie rocznym, ZUS porównuje kwotę przychodu osiągniętego przez emeryta lub rencistę w całym roku kalendarzowym z rocznymi kwotami granicznymi przychodu ustalonymi dla tego roku. Kwoty te stanowią sumę miesięcznych progów zarobkowych wynoszących odpowiednio 70 i 130 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Dla 2019 r. kwoty roczne nie są jeszcze znane, gdyż zgodnie z przepisami zostaną ogłoszone do 14 dnia roboczego listopada 2019 r. Znane są natomiast kwoty miesięcznego ograniczenia obowiązujące za miesiące od stycznia do sierpnia 2019 r. (patrz tabela 16 na str. 75).

W przypadku gdy w wyniku rozliczenia w wariancie rocznym okaże się, że ubiegłoroczny przychód świadczeniobiorcy przekroczył wyższą roczną kwotę graniczną, ZUS stwierdza, że emerytura lub renta podlega zawieszeniu za cały rozliczany rok. Jeśli przychód osoby uprawnionej nie przekroczył tego limitu, ale okazał się wyższy od niższej rocznej kwoty granicznej, emerytura lub renta podlega za cały rok odpowiedniemu zmniejszeniu. Zmniejszenie to nie może być jednak wyższe od maksymalnej rocznej kwoty przewidzianej dla danego rodzaju świadczenia (będącej sumą kwot maksymalnych zmniejszeń obowiązujących w kolejnych miesiącach rozliczanego roku).

Może się też okazać, że w wyniku rozliczenia przychodu w wariancie rocznym ubiegłoroczny przychód świadczeniobiorcy "zmieścił się" w niższym limicie zarobkowym. W takim przypadku ZUS stwierdza, że świadczenie przysługuje w pełnej wysokości za cały rozliczany rok.

Dokonując natomiast rozliczenia przychodu świadczeniobiorcy w wariancie miesięcznym, ZUS porównuje kwoty wynagrodzeń uzyskanych przez niego w poszczególnych miesiącach minionego roku kalendarzowego z granicznymi kwotami przychodu obowiązującymi w kolejnych miesiącach tego roku. W przypadku gdy przychód emeryta lub rencisty w danym miesiącu przekroczył wyższą miesięczną kwotę graniczną, ZUS stwierdza, że świadczenie podlega za ten miesiąc zawieszeniu. Jeśli zarobki świadczeniobiorcy nie przekroczyły tego limitu, ale okazały się wyższe od niższej miesięcznej kwoty granicznej, emerytura lub renta podlega za ten miesiąc odpowiedniemu zmniejszeniu (nie więcej jednak niż o maksymalną kwotę przewidzianą dla danego rodzaju świadczenia). Gdy przychód osoby uprawnionej osiągnięty w danym miesiącu nie przekroczył niższej miesięcznej kwoty granicznej, ZUS stwierdza, że emerytura lub renta przysługuje za ten miesiąc w pełnej wysokości.

Należy zaznaczyć, że rozliczenie w stosunku miesięcznym jest możliwe tylko wtedy, gdy w zaświadczeniu (oświadczeniu) został wykazany przychód ubezpieczonego w poszczególnych miesiącach rozliczanego roku. Jeśli dostarczony dokument nie zawiera takich informacji, ZUS dokonuje rozliczenia w wariancie rocznym. Jednocześnie w decyzji rozliczającej ZUS informuje świadczeniobiorcę, że jeśli do dnia uprawomocnienia się tej decyzji (tj. w ciągu miesiąca od jej doręczenia) dostarczy on zaświadczenie potwierdzające przychód "w rozbiciu" na kolejne miesiące roku, to ZUS sprawdzi, czy rozliczenie miesięczne będzie dla niego korzystniejsze.

3.15. Skutki rozliczenia przychodu

W wyniku rozliczenia przychodu może się okazać, że emeryt lub rencista zostanie zobowiązany do zwrotu określonej kwoty świadczenia albo to ZUS będzie musiał mu wypłacić określone wyrównanie. Wszystko zależy od tego, jak wysokie zarobki świadczeniobiorca osiągnął w minionym roku kalendarzowym lub w jego poszczególnych miesiącach (w zależności od formy rozliczenia), a także od tego, czy i w jakiej wysokości pobierał emeryturę lub rentę.

W przypadku gdy w całym ubiegłym roku kalendarzowym (określonych miesiącach tego roku) emerytura lub renta była wypłacana w pełnej wysokości bądź zmniejszana o określoną kwotę, a po rozliczeniu okazuje się, że powinna być bardziej zmniejszona lub nawet zawieszona, świadczeniobiorca musi zwrócić odpowiednią nadwyżkę do ZUS.

Jeśli natomiast w całym roku lub w określonych jego miesiącach świadczenie było zawieszone, a w wyniku rozliczenia okazuje się, że powinno być wypłacane w pełnej lub zmniejszonej wysokości, a także gdy w wyniku tego rozliczenia okazuje się, że świadczenie powinno być wypłacane w wyższej kwocie, niż miało to miejsce w trakcie rozliczanego roku, to ZUS będzie zobowiązany do wyrównania określonej kwoty emerytury lub renty za poprzedni rok kalendarzowy.

Możliwa jest też trzecia sytuacja, która może wystąpić w wyniku rozliczenia przychodu świadczeniobiorcy. Jeśli bowiem kwota wypłaconej w trakcie roku emerytury lub renty jest równa kwocie świadczenia, która (w wyniku rozliczenia) należała się świadczeniobiorcy, ZUS potwierdza jedynie prawidłowość wypłaty świadczenia dokonywanej w trakcie roku.

3.16. Dobrowolna wpłata na FUS lub na FEP

Jeśli przychód emeryta lub rencisty w całym rozliczanym roku lub w określonych jego miesiącach przekroczył wyższą kwotę graniczną (odpowiednio miesięczną lub roczną), ale kwota tego przekroczenia okazała się niższa niż kwota nienależnie pobranych świadczeń za dany miesiąc lub rok, ZUS informuje go o możliwości dokonania dobrowolnej wpłaty na konto Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wpłata ta jest równa różnicy między kwotą osiągniętego przychodu a wyższą kwotą graniczną (odpowiednio miesięczną lub roczną), pomniejszonej o zaliczkę na podatek dochodowy.

W zamian za dokonanie dobrowolnej wpłaty na FUS świadczeniobiorca unika zawieszenia emerytury lub renty za dany rok lub miesiąc. ZUS przyjmuje wówczas, że za okres, za który wpłata została dokonana, przychód świadczeniobiorcy był równy wyższej kwocie granicznej, a emerytura lub renta podlega za ten okres jedynie maksymalnemu zmniejszeniu.

Dokonanie dobrowolnej wpłaty na FUS jest szczególnie korzystne dla tych emerytów i rencistów, których miesięczny lub roczny przychód niewiele przekroczył wyższą kwotę graniczną (odpowiednio miesięczną lub roczną), a także dla osób uprawnionych do wysokich świadczeń.

Należy podkreślić, że możliwość dokonania dobrowolnej wpłaty mają również osoby uprawnione do emerytury pomostowej. Zasady dokonania tej wpłaty są analogiczne jak dla osób uprawnionych do emerytury z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z tą różnicą, że wpłata następuje w tym przypadku na Fundusz Emerytur Pomostowych.

4. Odpowiedzi na pytania Czytelników

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych, młodocianych czy też emerytów (rencistów) wiąże się ze znajomością nie tylko przepisów Kodeksu pracy, ale także przepisów szczegółowych dedykowanych poszczególnym grupom pracowników. Powoduje to wiele problemów, o czym świadczą liczne pytania, jakie napłynęły do redakcji z zakresu omawianej tematyki.

4.1. Prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego dla pracownika z lekkim stopniem niepełnosprawności

Pracownik ma ustalony lekki stopień niepełnosprawności od 2010 do 2023 r. Od 12 marca 2019 r. ma orzeczony umiarkowany stopień niepełnosprawności. Czy pracownik nabywa prawo do 10-dniowego urlopu wypoczynkowego dopiero po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia go do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności? Czy zwolnienie od pracy w wymiarze 21 dni w celu uczestnictwa w turnusie rehabilitacyjnym pracownik z ustalonym umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nabywa po roku od ustalenia umiarkowanego stopnia niepełnosprawności czy od dnia jego ustalenia?

W myśl obowiązujących przepisów prawo do pierwszego urlopu dodatkowego niepełnosprawny pracownik nabywa po roku pracy liczonym od następnego dnia po zaliczeniu do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Za dzień zaliczenia do stopnia niepełnosprawności należy uznać dzień posiedzenia zespołu orzekającego - datę wydania orzeczenia. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba niepełnosprawna nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z ww. stopni niepełnosprawności.

Udzielając urlopu wypoczynkowego pracownikom niepełnosprawnym należy pamiętać, że jeden dzień urlopu odpowiada 7 lub 8 godzinom pracy w zależności od stopnia niepełnosprawności pracownika.

W przypadku pierwszego urlopu dodatkowego przysługującego pracownikowi niepełnosprawnemu nie stosuje się zasady proporcjonalności. Tak więc niezależnie od tego, kiedy pracownik nabywa po raz pierwszy prawo do urlopu dodatkowego - na początku czy też na końcu roku kalendarzowego - urlop dodatkowy przysługuje w pełnym wymiarze 10 dni. Natomiast pracownik niepełnosprawny uprawniony do kolejnego urlopu dodatkowego, podejmujący pracę w trakcie roku kalendarzowego, nabywa prawo do urlopu dodatkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w tym roku.

W myśl art. 20 ustawy o rehabilitacji osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku. Wynagrodzenie za czas zwolnień od pracy oblicza się jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Łączny wymiar urlopu dodatkowego, urlopu wypoczynkowego i zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Jak wynika z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 listopada 2007 r. w sprawie turnusów rehabilitacyjnych, warunkiem uczestnictwa w turnusie rehabilitacyjnym jest posiadanie ważnego orzeczenia o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Wskazując na powyższe ani ustawa o rehabilitacji, ani regulacje zawarte w ww. rozporządzeniu nie zawierają przepisów uzależniających zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym od przepracowania jednego roku po zaliczeniu do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.

4.2. Gdzie można wyznaczyć miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych

Przeprowadzamy remont firmowego parkingu. Chcemy wyznaczyć miejsca dla osób niepełnosprawnych. Czy można je wyznaczyć w odległości ok. 1-2 m od budynku, bezpośrednio pod oknami?

Tak. Miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych można wyznaczyć w odległości 1-2 m od okien budynku, ponieważ przepisy nie określają odległości, którą należy zachować.

Przepisy dokładnie określają, w jakiej odległości od okiem budynku powinny być wyznaczone stanowiska postojowe dla samochodów. Jednak stanowiska postojowe dla samochodów osobowych, z których korzystają wyłącznie osoby niepełnosprawne, mogą być zbliżone bez żadnych ograniczeń do okien budynków. Miejsca takie wymagają odpowiedniego oznakowania (§ 20 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie).

Należy dodać, że stanowiska postojowe dla samochodów osobowych użytkowanych przez osoby niepełnosprawne są szersze od innych - mają szerokość co najmniej 3,6 m i długość 5 m, a w przypadku usytuowania wzdłuż jezdni - długość co najmniej 6 m i szerokość co najmniej 3,6 m (§ 21 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie).

4.3. Czy pracownik w wieku przedemerytalnym zatrudniony na czas określony może żądać przywrócenia do pracy

Firma wypowiedziała umowę o pracę pracownikowi będącemu w okresie ochrony przedemerytalnej. Czy miała do tego prawo? Pracownik był zatrudniony na czas określony.

W wyroku z 11 grudnia 2018 r. (P 133/15) Trybunał Konstytucyjny uznał, że osoby zatrudnione na czas określony, którym pracodawca bezprawnie wypowiedział umowę o pracę w okresie ochrony przedemerytalnej, nie mogą być pozbawione możliwości żądania przywrócenia do pracy. Zdaniem Trybunału przepisy Kodeksu pracy naruszały konstytucyjną zasadę równości, ponieważ roszczenie o przywrócenie do pracy nie może być uzależnione od rodzaju umowy o pracę.

Stosunek pracy pracownika, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku, podlega szczególnej ochronie. Pracodawca nie może bowiem takiemu pracownikowi wypowiedzieć umowy o pracę - zawartej zarówno na czas nieokreślony, jak i na czas określony (art. 39 Kodeksu pracy).

Co do zasady, jeśli wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony nastąpiło z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu takiej umowy, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie (art. 50§ 3 Kodeksu pracy). Sąd pracy może orzec o odszkodowaniu w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za 3 miesiące (art. 50§ 4 Kodeksu pracy). Od tej zasady przepisy przewidują wyjątek dotyczący:

● pracownic w okresie ciąży,

● pracownic w okresie urlopu macierzyńskiego,

● pracowników-ojców wychowujących dziecko w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego,

● rodziców korzystających z urlopu rodzicielskiego oraz

● pracowników w okresie korzystania z ochrony stosunku pracy na podstawie przepisów ustawy o związkach zawodowych.

W przypadku tych grup pracowników wypowiedzenie im umowy zawartej na czas określony, z naruszeniem obowiązujących przepisów, może spowodować, że sąd uzna wypowiedzenie za bezskuteczne lub przywróci pracownika do pracy, jeżeli umowa uległa rozwiązaniu (art. 50§ 5 w zw. z art. 45§ 1 Kodeksu pracy). Od 20 grudnia 2018 r. do osób, których dotyczy wspomniany wyjątek, należą pracownicy objęci ochroną przedemerytalną, zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas określony, którym wypowiedziano umowę sprzecznie z prawem. Są oni uprawnieni do żądania orzeczenia przez sąd bezskuteczności wypowiedzenia tej umowy, a w razie jej rozwiązania - przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach. Jest to efekt wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 11 grudnia 2018 r. (P 133/15).

Pytanie prawne sądu rejonowego

Pracownikom w wieku przedemerytalnym przysługuje większy zakres ochrony trwałości stosunku pracy po rozpoznaniu przez Trybunał Konstytucyjny pytania prawnego zadanego przez Sąd Rejonowy w Koninie: "Czy art. 50§ 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.) w zakresie, w jakim pomija prawo żądania przywrócenia do pracy pracownika objętego ochroną przedemerytalną wynikającą z art. 39 tej ustawy, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na czas określony, któremu wypowiedziano umowę sprzecznie z prawem, jest zgodny z art. 2 i art. 32 Konstytucji?".

Zdaniem Sądu Rejonowego w Koninie sytuacja objętych ochroną pracowników w wieku przedemerytalnym różni się w zależności od rodzaju umowy o pracę. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony może wystąpić do sądu z powództwem o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia, a w razie rozwiązania umowy - o przywrócenie do pracy albo o odszkodowanie. Tymczasem pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony może jedynie wystąpić do sądu z powództwem o odszkodowanie. W ocenie sądu taka rozbieżność roszczeń narusza konstytucyjną zasadę równości wobec prawa.

Wyrok TK

Odpowiadając na pytanie prawne Trybunał Konstytucyjny stwierdził, że kryterium rodzaju zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony nie może być dostatecznym uzasadnieniem ograniczenia zakresu ochrony części pracowników w wieku przedemerytalnym. Kryterium to nie ma żadnego związku z celem rozpatrywanego przepisu, jakim jest zabezpieczenie osób w podeszłym wieku przed utratą pracy. Zdaniem Trybunału takie ograniczenie zakresu ochrony osłabia ochronę trwałości stosunku pracy oraz warunków pracy i płacy pracowników w wieku przedemerytalnym.

Trybunał zwrócił uwagę, że w niektórych przypadkach pracownikom przysługuje roszczenie o przywrócenie do pracy, nawet jeśli byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony. Chodzi o szczególne sytuacje życiowe (m.in. związane z ciążą lub wychowaniem dziecka) albo zawodowe (tj. działalność w organizacji związkowej). Szczególną sytuacją jest też osiągnięcie wieku przedemerytalnego, które skutkuje tym, że pracownik zostaje objęty ochroną trwałości stosunku pracy oraz warunków pracy i płacy. Tymczasem pracownicy będący w wieku przedemerytalnym nie zostali ujęci w katalogu osób, którym przysługuje roszczenie o przywrócenie do pracy.

Ponadto Trybunał Konstytucyjny zauważył, że podstawową zasadą prawa pracy jest nakaz równego traktowania pracowników, który obejmuje także nakaz równego traktowania bez względu na rodzaj umowy o pracę. Pracownicy powinni być równo traktowani m.in. w zakresie rozwiązywania stosunku pracy, w szczególności bez względu na zróżnicowanie zatrudnienia na czas określony lub nieokreślony. Nie można zatem pozbawić części pracowników będących w wieku przedemerytalnym ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę z naruszeniem zakazów wynikających z ochrony trwałości stosunku pracy oraz warunków pracy i płacy tylko dlatego, że zostali zatrudnieni na podstawie umów o pracę na czas określony.

Z powyższych powodów Trybunał Konstytucyjny orzekł o niezgodności z Konstytucją przepisu art. 50§ 3 Kodeksu pracy. Przepis ten jest niekonstytucyjny w zakresie, w jakim nie przyznaje pracownikowi objętemu ochroną przedemerytalną, któremu umowę o pracę zawartą na czas określony wypowiedziano z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu takiej umowy, prawa żądania orzeczenia przez sąd bezskuteczności wypowiedzenia tej umowy, a w razie jej rozwiązania - przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach.

Tabela 18. Roszczenia pracownika w razie bezprawnego wypowiedzenia umowy o pracę

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony

Stosownie do żądania pracownika sąd pracy orzeka o:

● bezskuteczności wypowiedzenia,

● przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach,

● odszkodowaniu.

(art. 45 Kodeksu pracy)

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony

do 19 grudnia 2018 r.

od 20 grudnia 2018 r.

Sąd pracy orzekał o odszkodowaniu.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę:

● pracownicy w okresie ciąży,● pracownicy w okresie urlopu macierzyńskiego,

● pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego,

● pracownikowi w okresie korzystania z ochrony stosunku pracy na podstawie przepisów ustawy o związkach zawodowych

sąd pracy orzekał o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach lub odszkodowaniu (art. 50 w zw. z art. 45 Kodeksu pracy).

Sąd pracy orzeka o odszkodowaniu.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę:

● pracownicy w okresie ciąży,

● pracownicy w okresie urlopu macierzyńskiego,

● pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego,

● pracownikowi w okresie korzystania z ochrony stosunku pracy na podstawie przepisów ustawy o związkach zawodowych,

● pracownikowi objętemu ochroną przedemerytalną

sąd pracy orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach lub odszkodowaniu (art. 50 w zw. z art. 45 Kodeksu pracy).

4.4. Czy rolnik z prawem do emerytury z KRUS musi opłacać do ZUS składkę zdrowotną z działalności gospodarczej

Od 6 lat prowadzę pozarolniczą działalność gospodarczą, ale ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu podlegałam jako rolnik. W maju 2019 r. otrzymałam decyzję KRUS przyznającą mi prawo do emerytury rolniczej od 1 sierpnia 2018 r. Oprócz pobierania emerytury nadal wykonuję wspomnianą działalność gospodarczą. W czerwcu 2019 r. otrzymałam pismo z ZUS zobowiązujące mnie do opłacenia składki zdrowotnej za okres od 1 sierpnia 2018 r. Czy składka ta rzeczywiście jest należna? Jeżeli tak, to czy powinnam opłacić ją za okres począwszy od dnia otrzymania decyzji o przyznaniu emerytury rolniczej czy od 1 sierpnia 2018 r.? Czy każdy emeryt prowadzący działalność gospodarczą musi opłacać składkę zdrowotną?

W opisanych okolicznościach obowiązek podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej powstał od dnia następującego po dniu wydania decyzji KRUS, na podstawie której nastąpiło przyznanie prawa do emerytury rolniczej. Składki zdrowotnej nie musi odprowadzać przedsiębiorca, którego świadczenie emerytalne nie przekracza miesięcznie kwoty minimalnego wynagrodzenia, w przypadku gdy uzyskuje on dodatkowe przychody z tytułu prowadzonej działalności w wysokości nieprzekraczającej w miesiącu 50% kwoty najniższej emerytury lub opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej.

Niekiedy rolnik podlegający w KRUS ubezpieczeniom w pełnym zakresie rozpoczyna wykonywanie pozarolniczej działalności gospodarczej. W takim przypadku istnieje możliwość pozostania przez niego w rolniczym ubezpieczeniu, ale wyłącznie po spełnieniu ściśle określonych warunków wskazanych w art. 5a ustawy o ubezpieczeniu społecznych rolników. Jednym z nich jest brak ustalonego prawa do emerytury lub renty albo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Przedsiębiorca podlegający ubezpieczeniom w KRUS nie może być jednak nimi objęty w sytuacji, gdy zyskuje uprawnienie m.in. do emerytury rolniczej. W tym kontekście istotne jest brzmienie art. 3a ust. 4 ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników, który stanowi, że jeżeli został złożony wniosek o rentę lub emeryturę, obowiązek ubezpieczenia rolniczego ustaje od dnia następującego po dniu, w którym została wydana decyzja o przyznaniu świadczenia emerytalnego lub rentowego, jednak nie wcześniej niż od dnia, w którym ubezpieczony nabył prawo do wspomnianego świadczenia. Jak stwierdzono w wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 21 sierpnia 2013 r. (III AUa 1320/12), o dacie ustania ubezpieczenia rolniczego, w myśl omawianej regulacji, nie decyduje data, od której ustalono prawo do emerytury lub renty, lecz data wydania decyzji przyznającej to świadczenie, jeśli świadczenie jest przyznane od dnia, w którym została wydana decyzja, lub od daty wcześniejszej. Takie stanowisko zajął również Sąd Apelacyjny w Suwałkach w wyroku z 4 kwietnia 2013 r. (III U 25/13).

Rozstrzygając kwestię poruszoną w pytaniu, kluczowy dla obowiązku opłacania składek z tytułu działalności gospodarczej do ZUS jest moment ustania ubezpieczeń w KRUS. Ubezpieczenia te ustają od dnia następującego po dniu, w którym ustały okoliczności uzasadniające podleganie im (art. 3a ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznych rolników). Ze względu na to w stanie faktycznym opisanym w pytaniu obowiązek opłacania składki zdrowotnej z tytułu wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej powstał za okres od dnia następującego po dniu ustania ubezpieczeń rolniczych. Uwzględniając przedstawione wyjaśnienia, chodzi tu zatem o okres od dnia następującego po dniu wydania przez KRUS decyzji przyznającej prawo do emerytury rolniczej.

PRZYKŁAD 49

Dominika W. prowadzi od lutego 2017 r. jednoosobową działalność gospodarczą. Ponieważ podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w KRUS, nie opłaca żadnych składek do ZUS. W maju 2019 r. otrzymała decyzję o przyznaniu jej prawa do emerytury rolniczej od 1 listopada 2018 r. Data wydania decyzji to 30 kwietnia 2019 r. W tej sytuacji Dominika W.:

● w okresie od 1 listopada 2018 r. do 30 kwietnia 2019 r. podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu w KRUS,

● w okresie od 1 maja 2019 r. podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu w ZUS (jako osoba prowadząca działalność gospodarczą).

Należy zaznaczyć, że w niektórych okolicznościach przedsiębiorca-emeryt jest zwolniony z konieczności regulowania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Taką możliwość przewiduje art. 82 ust. 8 ustawy zdrowotnej. Zgodnie z tym przepisem składka zdrowotna nie jest opłacana z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności przez osobę, której świadczenie emerytalne nie przekracza miesięcznie kwoty minimalnego wynagrodzenia, w przypadku gdy osoba ta:

● uzyskuje dodatkowe przychody z tego tytułu w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub

● opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej.

A zatem w 2019 r. zwolniony z opłacania składki zdrowotnej może być emeryt lub rencista prowadzący pozarolniczą działalność, którego świadczenie emerytalne nie przekracza miesięcznie kwoty 2250 zł, jeżeli jednocześnie:

● uzyskuje on przychody z działalności w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 550 zł (50% kwoty najniższej emerytury, która obecnie wynosi 1100 zł) albo

● z działalności opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej.

Analogicznie wymienione dwa warunki (dotyczące wysokości przychodu lub formy opodatkowania) uprawniają do zwolnienia z opłacania składki zdrowotnej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej osobę zaliczoną do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności.

4.5. Czy dozwolone jest zatrudnianie młodocianych, którzy ukończyli 15 lat, w celu przygotowania zawodowego

Od 1 września 2018 r. został obniżony do 15 lat wiek pracowników młodocianych. Jednocześnie zgodnie z art. 3045 Kodeksu pracy dzieci, które nie ukończyły 16 lat, mogą podejmować pracę wyłącznie na rzecz podmiotu prowadzącego działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową. Czy ze względu na sprzeczność tych przepisów można zatrudniać młodocianych w celu przygotowania zawodowego, jeżeli nie mają ukończonych 16 lat?

Tak. Od 1 września 2018 r. można zatrudniać młodocianych, którzy ukończyli 15 lat. Takie stanowisko zaprezentowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską nr 25779. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że można zatrudniać dzieci poniżej 16 lat jedynie na rzecz podmiotu prowadzącego działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową.

Od 1 września 2018 r. został obniżony wiek pracowników młodocianych. Za takiego pracownika jest obecnie uważana osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 roku życia (art. 190§ 1 Kodeksu pracy). Dotychczas pracownikiem młodocianym była osoba, która ukończyła co najmniej 16 lat, a nie miała skończonych 18 lat. Obniżenie wieku pracowników młodocianych miało na celu dostosowanie przepisów do istniejącego systemu edukacji.

Jednak w związku z obniżeniem wieku pracowników młodocianych nie zmieniono innego przepisu - art. 3045 Kodeksu pracy - który stanowi, że co do zasady zabronione jest zatrudnianie osób poniżej 16 roku życia. Z tego powodu powstały wątpliwości, czy można zatrudniać młodocianych, którzy ukończyli 15 lat.

Stanowisko w tej sprawie zajęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską nr 25779. Zdaniem resortu pracy regulacje dotyczące zatrudniania od 1 września 2018 r. pracowników młodocianych i dzieci nie są ze sobą sprzeczne. Mają one bowiem odmienny charakter. Młodociani nie wykonują pracy w celach zarobkowych, lecz jedynie w ramach przygotowania zawodowego. Natomiast praca dzieci, które nie ukończyły 16 lat, ma charakter wyłącznie zarobkowy. Ponadto podjęcie pracy przez dzieci poniżej 16 lat jest dopuszczalne tylko za zgodą inspektora pracy. Obniżenie zaś wieku uprawniającego dzieci do podjęcia pracy do 15 lat zmniejszyłoby zakres tej ochrony. Dzieci mogłyby bowiem podejmować pracę bez zgody inspektora pracy już po ukończeniu 15 lat. Z tych względów resort pracy nie przewiduje w tym zakresie nowelizacji przepisów.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 28 września 2018 r. w sprawie zatrudniania pracowników młodocianych po zmianach przepisów od 1 września 2018 r. (odpowiedź na interpelację poselską nr 25779):

MRPiPS

Od dnia 1 września 2018 r. zgodnie z art. 190 § 1 Kodeksu pracy pracownikiem młodocianym (tj. osobą pozostającą w stosunku pracy) jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat. Jednocześnie zgodnie z przepisem art. 3045 Kodeksu pracy wykonywanie pracy lub innych zajęć zarobkowych (tylko na podstawie umów cywilnoprawnych) przez dziecko do ukończenia przez nie 16 roku życia jest dozwolone wyłącznie na rzecz podmiotu prowadzącego działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową i wymaga uprzedniej zgody przedstawiciela ustawowego lub opiekuna tego dziecka, a także zezwolenia właściwego inspektora pracy.

(...) Przepisy art. 190 § 1 i art. 3045 k.p. mają odmienny charakter, bowiem pracownik młodociany uczy się i jednocześnie odbywa przygotowanie zawodowe, czyli nie wykonuje pracy w celach zarobkowych; natomiast wykonywanie innej pracy zarobkowej przez dziecko poniżej 16 roku życia na rzecz podmiotu prowadzącego działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową - nie ma na celu przygotowania zawodowego do przyszłej pracy, ale jest wykonywaniem pracy.

Ponadto, w przypadku pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe - w ramach stosunku pracy - Kodeks pracy gwarantuje im szereg szczególnych ustawowych uprawnień pracowniczych, mających na celu ich ochronę (np. w zakresie czasu pracy, ochrony zdrowia, urlopu wypoczynkowego czy prac wzbronionych do wykonywania). Natomiast w przypadku dzieci wykonujących inne prace zarobkowe - na podstawie umów cywilnoprawnych - o możliwości podjęcia takich zajęć, dopuszczalnym okresie wykonywania pracy oraz dopuszczalnym dobowym wymiarze pracy decyduje inspektor pracy w drodze zezwolenia wydawanego po przedstawieniu pisemnej zgody przedstawiciela ustawowego, opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej, orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania przez dziecko pracy lub innych zajęć zarobkowych oraz opinii dyrektora szkoły, dotyczącej możliwości wypełniania przez dziecko tego obowiązku w czasie wykonywania przez nie pracy.

Wydaje się zatem, że jeżeli wiek dziecka wykonującego pracę zarobkową na podstawie art. 3045 Kodeksu pracy zostałby obniżony do 15 lat stanowiłoby to pogorszenie jego ochrony, bowiem w takim przypadku do dzieci powyżej 15 roku życia wykonujących zajęcia zarobkowe miałyby zastosowanie ogólne przepisy, które nie wymagają uzyskiwania zezwolenia inspektora pracy na wykonywanie przez nich pracy. (...)

4.6. W jakiej wysokości zasiłek chorobowy przysługuje pracownikowi, który wcześniej był zatrudniony jako młodociany

Od 1 września 2018 r. zatrudniamy w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika za wynagrodzeniem w kwocie 3200 zł, który do 31 sierpnia 2018 r. świadczył u nas pracę w ramach przygotowania zawodowego. W grudniu 2018 r. osoba ta stała się niezdolna do pracy z powodu choroby. Jest to jej pierwsza niezdolność do pracy. Z jakiego okresu powinniśmy ustalić wysokość przysługującego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego?

Należy przyjąć, iż podstawę wymiaru przysługującego Państwa pracownikowi wynagrodzenia chorobowego należy ustalić na podstawie wynagrodzenia należnego mu za okres od grudnia 2017 r. do listopada 2018 r. Ustalona w ten sposób podstawa wymiaru świadczenia chorobowego nie może być jednak niższa od minimalnego wynagrodzenia, po odliczeniu kwoty stanowiącej 13,71 tego wynagrodzenia.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego Państwa pracownikowi należy ustalić, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W podstawie wymiaru świadczenia za okres choroby uwzględnieniu podlega wynagrodzenie uzyskane u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 i 4 ustawy zasiłkowej). Przed zawarciem umowy o pracę pracownik był u Państwa zatrudniony w ramach przygotowania zawodowego. Może zatem powstać wątpliwość, czy przy zmianie statusu osoby zatrudnionej z młodocianego na pracownika mamy do czynienia ze zmianą wymiaru czasu pracy tej osoby. Zmiana etatu powoduje bowiem, że wysokość świadczenia chorobowego należy ustalać dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana powstała w miesiącu niezdolności do pracy lub w miesiącach poprzedzających (maksymalnie 12) (art. 40 ustawy zasiłkowej). W tym zakresie należy odnieść się do przepisów Kodeksu pracy regulujących czas pracy pracowników młodocianych.

Jeżeli młodociany ukończył 16 lat, jego czas pracy nie może przekroczyć 8 godzin na dobę. Do czasu pracy młodocianego wlicza się czas nauki w wymiarze wynikającym z obowiązkowego programu zajęć szkolnych, bez względu na to, czy odbywa się ona w godzinach pracy. Zatem po ukończeniu 16 roku życia czas pracy i nauki nie mogą łącznie przekroczyć 40 godzin tygodniowo. Do tego czasu są również wliczane zajęcia szkolne. Pozwala to na wywnioskowanie, że pracownik przed 1 października 2018 r. również świadczył pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, jednak właściwym dla młodocianego. Przy ustalaniu zasiłku chorobowego należy zatem uwzględnić wynagrodzenie uzyskane przez tego pracownika za okres od grudnia 2017 r. do listopada 2018 r., a więc również wypłacone na podstawie umowy o pracę zawartej w celu przygotowania zawodowego.

Obliczona na podstawie wskazanego wynagrodzenia podstawa wymiaru świadczenia chorobowego może okazać się niższa od najniższej obowiązującej pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. W takiej sytuacji podstawę tę należy podwyższyć do minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 tego wynagrodzenia (art. 45 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

PRZYKŁAD 50

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy zawartej w celu przygotowania zawodowego do 31 sierpnia 2018 r. Od 1 września 2018 r. osoba ta jest zatrudniona u tego samego pracodawcy na umowę o pracę na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem miesięcznym w kwocie 3200 zł. Ostatnie wynagrodzenie tego pracownika zatrudnionego jako młodociany (III rok nauki) było ustalone w wysokości 6 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale. Pracownik stał się niezdolny do pracy w grudniu 2018 r. Podstawę wymiaru świadczenia za czas niezdolności do pracy należy ustalić na podstawie wynagrodzenia należnego za okres od grudnia 2017 r. do listopada 2018 r.

Za okres od 1 grudnia 2017 r. do 31 sierpnia 2018 r. wynagrodzenie wyniosło łącznie 2411,13 zł, a za okres od 1 września do 30 listopada 2018 r. - łącznie 9600 zł. Przeciętne wynagrodzenie stanowiło 1000,93 zł (12 011,13 zł : 12 miesięcy), a po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (13,71 podstawy wymiaru) - 863,70 zł. Jest zatem niższe od najniższej podstawy wymiaru, która w 2018 r. wynosi 1812,09 zł (2100 zł - 287,91 zł). Do ustalenia wysokości świadczenia chorobowego należy więc przyjąć kwotę 1812,09 zł. Jeżeli w 2019 r. pracownik nadal będzie niezdolny do pracy, najniższą podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku będzie 1941,52 zł (2250 zł - 308,48 zł).

4.7. Jak obliczyć odprawę emerytalną pracownika, który otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia

Z końcem stycznia 2019 r. pracownik samorządowy przeszedł na emeryturę. Otrzymywał on stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3000 zł oraz zmienne składniki wynagrodzenia, tj. premię za październik 2018 r. - 300 zł, za listopad 2018 r. - 450 zł, oraz za grudzień 2018 r. - 450 zł. Poza tym w ramach umowy o pracę wykonywał prace nad projektem realizowanym przez jednostkę w ramach unijnej dotacji, za które w październiku 2018 r. otrzymał wynagrodzenie 1000 zł, a w grudniu 2018 r. - 5600 zł. Suma obu wynagrodzeń za projekt dotyczy pierwszego półrocza 2018 r. Czy słusznie uważamy, że podstawa obliczenia odprawy emerytalnej powinna wynosić 4500 zł?

Tak, pod warunkiem że w przyjętym do podstawy okresie nie wystąpiły absencje. W przeciwnym razie zmienne składniki wynagrodzenia należałoby uzupełnić.

W związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy pracownikowi samorządowemu przysługuje jednorazowa odprawa emerytalno-rentowa, którą oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy i wypłaca w dniu ustania stosunku pracy.

Odprawę emerytalną obliczamy więc jak ekwiwalent za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy. W tym wypadku należy zastosować § 14-19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).

Sposób obliczania odprawy emerytalnej

Zakładając, że w okresie przyjętym do podstawy pracownik był obecny w pracy, i biorąc pod uwagę dane z pytania, przy ustalaniu odprawy należy uwzględniać składniki o charakterze stałym oraz zmiennym, pamiętając, że:

● składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej wlicza się do podstawy emerytalnej w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do odprawy: 3000 zł;

● składniki zmienne przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc (w przypadku opisanym w pytaniu są to premie), wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc odejścia pracownika na emeryturę, uwzględnia się przy ustalaniu odprawy w średniej wysokości z tego okresu:

300 zł + 450 zł + 450 zł = 1200 zł,

1200 zł : 3 miesiące = 400 zł;

● składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc (w stanie faktycznym jest to wynagrodzenie za realizację półrocznego projektu), wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu odprawy w średniej wysokości z tego okresu:

1000 zł + 5600 zł = 6600 zł,

6600 zł : 6 miesięcy = 1100 zł.

Tak obliczone składniki należy zsumować, dzięki czemu uzyskamy podstawę do obliczenia odprawy:

3000 zł + 400 zł + 1100 zł = 4500 zł.

Następnie uzyskaną kwotę pomnożymy w zależności od stażu pracy pracownika samorządowego:

● po 10 latach pracy - 200 podstawy;

● po 15 latach pracy - 300 podstawy;

● po 20 latach pracy - 600% podstawy.

Jeżeli okres 3 miesięcy (w odniesieniu do składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc) lub 12 miesięcy (w przypadku składników za okresy dłuższe niż miesiąc) nie był w pełni przepracowany, trzeba dokonać tzw. dopełnienia (uzupełnienia) podstawy przyjętej do naliczania odprawy. Polega ono na:

● podzieleniu faktycznie uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało,

● pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie by pracownik przepracował (w okresie 3 lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Wynagrodzenie z unijnych dotacji

Wątpliwości może budzić, czy przysługujące pracownikowi samorządowemu wynagrodzenie za wykonywanie zadań wynikających z projektu finansowanego ze środków unijnych i finansowane również z tych środków należy uwzględnić przy ustalaniu podstawy wymiaru odprawy emerytalnej dla tego pracownika.

Według § 6 rozporządzenia urlopowego ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (a więc także odprawę emerytalną) ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia oraz innych świadczeń ze stosunku pracy. Przepis ten wskazuje też świadczenia, których nie bierze się pod uwagę, ale nie ma wśród nich wynagrodzeń wypłacanych pracownikowi za wykonywanie przez niego dodatkowych zadań. Z powyższego wynika, że wynagrodzenie takie, nawet jeżeli jest finansowane z pieniędzy zewnętrznych, należy uwzględnić przy ustalaniu wysokości odprawy. Istotne jest bowiem nie źródło finansowania tych składników, tylko ich tytuł. Jeżeli jest to składnik traktowany jako element wynagrodzenia ze stosunku pracy, to należy go wliczyć do odprawy emerytalnej.

4.8. W jakim terminie wystawić zaświadczenie o przychodzie dla osoby uprawnionej do świadczenia przedemerytalnego

Zatrudniamy kobietę uprawnioną do świadczenia przedemerytalnego. Do kiedy musimy wystawić zaświadczenie o przychodzie w celu rozliczenia z ZUS i za jaki okres? Czy zaświadczenie musimy sami wysłać do ZUS?

Zaświadczenie o przychodzie za poprzedni rok rozliczeniowy należy wystawić w takim terminie, aby pracownik mógł dostarczyć je do ZUS do 31 maja 2019 r. Obowiązek poinformowania o rocznym przychodzie osoby uprawnionej do świadczenia przedemerytalnego ciąży odpowiednio na pracodawcy, zleceniodawcy, a w przypadku gdy chodzi o osobę pełniącą służbę - na właściwej jednostce organizacyjnej, jeśli u tych podmiotów świadczeniobiorca osiąga przychód mający wpływ na zawieszenie lub zmniejszenie świadczenia przedemerytalnego.

W praktyce wystarczy, gdy płatnik składek (m.in. pracodawca) wystawi osobie ubezpieczonej (m.in. pracownikowi) zaświadczenie o wysokości przychodu osiągniętego w poprzednim roku rozliczeniowym oraz upewni się, że dostarczyła ona to zaświadczenie do ZUS. Nie ma przy tym znaczenia, czy zaświadczenie przedłoży w ZUS sam świadczeniobiorca, czy uczyni to za pośrednictwem płatnika składek. Ważne, aby zostało przekazane do organu rentowego najpóźniej 31 maja br.

4.9. Czy zaświadczenie o przychodzie należy wystawiać tylko na żądanie pracownika

Od 1 marca 2018 r. zatrudniamy osobę uprawnioną do świadczenia przedemerytalnego. Czy zaświadczenie o przychodzie powinniśmy sporządzić dopiero wtedy, gdy pracownik tego zażąda? Na jakie formalności powinniśmy zwrócić uwagę przy wystawianiu zaświadczenia?

W celu rozliczenia przychodu po zakończeniu roku rozliczeniowego płatnik składek zatrudniający osobę uprawnioną do świadczenia przedemerytalnego jest zobowiązany wystawić tej osobie zaświadczenie potwierdzające wysokość zarobków, jakie wypłacił jej w całym poprzednim roku rozliczeniowym. Powinien to zrobić zawsze na wniosek ubezpieczonego. Jeśli jednak ubezpieczony nie zgłosi takiego żądania, to płatnik powinien wystawić taki dokument z własnej inicjatywy i dostarczyć go następnie do ZUS do końca maja roku, w którym zakończył się rok rozliczeniowy (przychód za okres od 1 marca 2018 r. do 28 lutego 2019 r. należało rozliczyć do końca maja 2019 r.).

Przepisy nie przewidują wzoru zaświadczenia, na którym trzeba wykazać przychód osoby uprawnionej. Urzędowego formularza nie opracował również ZUS. Płatnik składek może więc poświadczyć zarobki osoby ubezpieczonej w dowolnej pisemnej formie. Zaświadczenie o przychodzie powinno jednak spełniać określone wymagania formalne. Płatnik składek musi podać w nim swoje dane - nazwę i adres, zamieścić pieczątkę, jak również podać dane osoby ubezpieczonej (jej imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr dokumentu tożsamości, nr PESEL). Warto też, aby podał numer świadczenia, do którego jest uprawniona osoba ubezpieczona. Główną częścią zaświadczenia jest wykazanie przychodu osoby uprawnionej do świadczenia.

Zaświadczenie musi być podpisane przez upoważnioną do tego osobę, a także opatrzone imienną pieczątką tej osoby oraz pieczątką pracodawcy.

4.10. Wypłaty z jakiego okresu należy uwzględnić w zaświadczeniu wystawianym w celu rozliczenia z ZUS

Zatrudniamy pracownicę uprawnioną do świadczenia przedemerytalnego. Wynagrodzenie zasadnicze wypłacamy jej ,,z dołu", do 5 dnia następnego miesiąca. W marcu 2018 r. wypłaciliśmy jej pensję za luty 2018 r., a w marcu 2019 r. wynagrodzenie za luty 2019 r. Czy obydwie wypłaty powinniśmy uwzględnić w zaświadczeniu wystawianym w celu rozliczenia z ZUS?

Nie. W zaświadczeniu należy uwzględnić wypłatę należną za luty 2018 r., natomiast pominąć wypłatę należną za luty 2019 r. Wystawiając zaświadczenie, płatnik powinien przyporządkować poszczególne wypłaty do miesiąca, w którym zostały wypłacone (postawione do dyspozycji osoby ubezpieczonej). Wyjątek od tej zasady dotyczy wyłącznie przychodu z tytułu działalności wykonywanej przed ustaleniem prawa do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego albo po ustaniu tych uprawnień.

Ze względu na to, że w wystawianym zaświadczeniu pracodawca powinien uwzględnić kwoty przychodu wypłaconego w okresie podlegającym rozliczeniu, tj. w analizowanym przypadku w okresie marzec 2018 r. - luty 2019 r., powinni Państwo wykazać w nim wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w marcu 2018 r. (przysługujące za luty 2018 r.) oraz pominąć pensję wypłaconą w marcu 2019 r. (przysługującą za luty 2019 r.).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 190, art. 191 § 1 pkt 2, art. 193, art. 2001-2002, 201, 203, 205 i 229 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1043

● art. 6 i 8a ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177

● § 5 i załącznik nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z 26 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1509

● art. 2a, 5 i 15-16, art. 19 ust. 1, art. 20c i 21-22, art. 49 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1172

● art. 103-105 i 127 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 752

● art. 6, 8-9, 11-14, 18-18a, 36-36a, 41-44, 47 i 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 300; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730

● art. 66 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1078

● § 1-9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 22 lipca 1992 r. w sprawie szczegółowych zasad zawieszania lub zmniejszania emerytury i renty - Dz.U. Nr 58, poz. 290; ost.zm. Dz.U. z 1998 r. Nr 162, poz. 1118

● § 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

1 Kwota obniżenia stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów, nie może być wyższa niż 50% kwoty należności za zakup określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług, z uwzględnieniem korekt tej faktury (art. 22 ust. 5 ustawy o rehabilitacji).

2 11 czerwca 2019 r. Rada Ministrów przyjęła założenia do projektu budżetu państwa na 2020 r., przedłożone przez Ministra Finansów. Zapisano w nich wprost zniesienie ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

3 Kwota maksymalnego zmniejszenia emerytur i rent ogłoszona 1 marca 2019 r. obowiązuje do 29 lutego 2020 r. W tabeli 17 podano kwoty obliczone na rok 2019.

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK