Wideoszkolenie

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 11/2018 [dodatek: Ściąga dla kadrowego], data dodania: 30.10.2018

Nowe zasady przechowywania i prowadzenia dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał wybór, czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Od tego dnia będą też obowiązywały nowe okresy przechowywania dokumentów kadrowych. Zasadniczo termin przechowywania tej dokumentacji zostanie skrócony z 50 do 10 lat.

I. Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie zależał od okresu, w jakim trwał stosunek pracy. Przedstawia to poniższa tabela.

Okresy przechowywania dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r.

Okres przechowywania dokumentacji

Dokumenty objęte przechowywaniem

1

2

10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany

Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.

10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy nawiązany ponownie w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy

Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy:

nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., a także
trwających 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS

50 lat liczonych od dnia zakończenia stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dokumentacji płacowej

Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. (wyjątek odnosi się do stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.)

10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony przez pracodawcę do ZUS

Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.

50 lat liczonych od zakończenia stosunku pracy

1. Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty osób, których stosunek pracy był nawiązany:

przed 1 stycznia 2019 r.,
po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS.

2. Dokumentacja pracownicza pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z praca? górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów takiej pracy

Do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony

Gdy pracodawca jest stroną postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem

12 miesięcy po upływie podstawowych 10 lat, a także przez kolejnych 30 dni, liczonych od dnia zawiadomienia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji i o jej zniszczeniu w razie nieodebrania; zawiadomienie ma być wysłane po upływie przedłużonego okresu archiwizacji

Gdy pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem

II. Przejście z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną - procedura

Pracodawca będzie mógł zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed czy od 1 stycznia 2019 r.

Pracodawca, który chce przejść z formy papierowej dokumentacji pracowniczej na formę elektroniczną, powinien:

Krok 1. Zeskanować dokumenty pracownicze i je podpisać

Jeśli pracodawca będzie chciał przejść z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną, będzie musiał odwzorować cyfrowo oryginały dokumentów kadrowych, czyli przede wszystkim je zeskanować. Można też zastosować inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowana? pieczęcią elektroniczna? pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Krok 2. Poinformować obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca będzie musiał zawiadomić o zmianie sposobu przechowywania dokumentów kadrowych, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Pracownikom powinien przekazać informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając takie informacje na tablicy ogłoszeń, e-mailem czy w intranecie). Natomiast byłym pracownikom wysyła taką informację albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia kierowana do byłych pracowników powinna zawierać informację o możliwości odbioru dokumentacji i wskazanie 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności.

Przykładowy wzór informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

infoRgrafika

Krok 3. Wydać dokumentację pracowniczą w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:

● dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,

● przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

● małżonka (wdowy i wdowca),

● rodziców, w tym ojczyma i macochy, oraz osób przysposabiających.

W przypadku przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną wydanie dokumentów papierowych powinno polegać na przekazaniu oryginałów tych dokumentów.

Krok 4. Zniszczyć nieodebraną dokumentację kadrową

Jeśli w wyznaczonym terminie poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć. Zniszczenie dokumentacji pracowniczej powinno nastąpić w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Należy uznać, że pracodawca powinien dysponować dowodami wskazującymi na zniszczenie dokumentacji pracowniczej. Powinien zatem sporządzić protokół jej zniszczenia.

Dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Nie ma zatem przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej.

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK