Wideoszkolenie

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 3/2019, data dodania: 20.02.2019

Jak prowadzić akta osobowe po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Obowiązkiem pracodawcy jest założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika akt osobowych, będących częścią dokumentacji pracowniczej. Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe powinny się składać z 4 części: A, B, C i D, a nie - tak jak dotychczas - tylko z 3 części. Jednak nowe zasady prowadzenia akt osobowych stosujemy jedynie do pracowników, którzy zostali zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.  

Zatrudniając przynajmniej jedną osobę fizyczną na podstawie stosunku pracy, zatrudniający staje się pracodawcą ze wszystkimi tego konsekwencjami wynikającymi z przepisów prawa pracy. Część obowiązków, o których mowa w przepisach prawa pracy, powstaje wcześniej, zanim osoba ubiegająca się o zatrudnienie formalnie zostanie zatrudniona. Przykładem może być kierowanie osoby ubiegającej się o zatrudnienie na wstępne profilaktyczne badania lekarskie czy prowadzenie procesu rekrutacji w zakresie określonym w przepisach Kodeksu pracy oraz w oparciu o przepisy unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, tzw. RODO. Uzyskanie statusu pracodawcy, czyli formalne zatrudnienie pracownika, obliguje pracodawcę do założenia i prowadzenie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników - czyli dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza jest pojęciem zbiorczym obejmującym akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).

Przez lata obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej regulowały przepisy rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowa regulacja - rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie nowego rozporządzenia jest konsekwencją i stanowi doprecyzowanie zmian przepisów Kodeksu pracy związanych z elektronizacją dokumentacji pracowniczej oraz skróceniem okresu jej przechowywania.

Założenie oraz prowadzenie akt osobowych

Obowiązkiem każdego pracodawcy, bez względu na wielkość zatrudnienia czy formę organizacyjno-prawną, jest prowadzenie w sposób oddzielny dla każdego pracownika akt osobowych. Przepisy posługują się określeniem "pracodawca prowadzi", co może sugerować, że jego rola jest ograniczona wyłącznie do prowadzenia już założonych akt osobowych. Niezależnie od przyjętego w przepisach prawa pracy uproszczenia rolą pracodawcy jest oczywiście założenie dla każdego pracownika odrębnych akt osobowych oraz ich prowadzenie (kontynuowanie prowadzenia).

Odrębność akt osobowych oznacza zakaz ich prowadzenia w ujęciu zbiorczym - niezależnie od zachowania porządku i chronologii dokumentów. Tym samym zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami pracodawca prowadzi dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 4 części.

Podział i zawartość akt osobowych po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Część A

Część B

Część C

Część D

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania i orzeczenia związane z profilaktycznymi badaniami lekarskimi - zarówno osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i pracownika

oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub wynikającej z przepisów odrębnych, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

Założenie części A i B akt osobowych nie budzi wątpliwości co do niezwłoczności. Pracodawca może mieć jednak wątpliwość czy zasadnym postępowaniem będzie założenie i oczekiwanie na prowadzenie części C i D akt osobowych. Jak wiadomo, w części C gromadzone są dokumenty związane z końcową fazą zatrudnienia - z jego rozwiązaniem lub wygaśnięciem, natomiast część D zarezerwowana jest dla dokumentów związanych z dyscyplinowaniem pracownika w ramach pracowniczej odpowiedzialności porządkowej. Istnieje duża szansa, że część C akt osobowych przez wiele lat będzie pusta, a część D - nigdy nie będzie wykorzystana w związku z nienagannym postępowaniem pracownika. Odnosząc się do omawianych wątpliwości należy uznać, że niezależnie od tego w jakim czasie części C i D będą uzupełnione odpowiednią dokumentacją, powinny być założone od razu - choć trudno mówić o ich prowadzeniu w sytuacji, gdy pracownik kontynuuje zatrudnienie w sposób niedający podstaw np. do nałożenia kary porządkowej.

Chronologia, numeracja oraz wykaz dokumentów

Podział akt osobowych każdego pracownika na 4 części to nie wszystko w zakresie zapewnienia porządku prowadzonej dokumentacji. Dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponad wszelką wątpliwość chronologia ułożenia akt osobowych powinna obrazować faktyczny przebieg zatrudnienia. Dokumenty powinny być więc poukładane zgodnie z kolejnością wystąpienia zdarzeń, których dotyczą. Taki sposób ułożenia dokumentów pozwoli na odtworzenie przebiegu zatrudnienia (w tym relacji poprzedzających zatrudnienie) zgodnie ze stanem faktycznym.

Dokumenty umieszczone w aktach osobowych powinny być ponumerowane w sposób ciągły. Przepisy - podobnie jak w przypadku obowiązku zachowania chronologii - nie regulują szczegółowo kwestii numerowania zawartości teczek akt osobowych. Przyjmuje się, że wraz z dołączaniem do akt kolejnych dokumentów powinno się nadawać im kolejny numer.

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji, wskazując na obowiązek numerowania zawartości akt osobowych, nie odpowiada na pytanie w zakresie kwestii technicznych związanych z nanoszeniem numeracji. W praktyce może powstać więc wątpliwość, czym dokumentacja powinna być numerowana. Wykorzystanie długopisu nie budzi większych zastrzeżeń. Jednak czy dopuszczalną praktyką będzie posłużenie się w tym przypadku ołówkiem? Mimo faktu, że przepisy nowego rozporządzenia (jak i poprzedniego) nie zabraniają (ani nie pozwalają) nadawania numerów za pomocą ołówka, jednak taką praktykę należy uznać za dość kontrowersyjną. Oczywiście wykorzystanie ołówka nie pozwala na postawienie pracodawcy zarzutu braku numerowania zawartości akt osobowych. Niestety, taki sposób numerowania nie jest do końca pewny pod względem trwałości numeracji, co może sprzyjać manipulacjom - np. dokument opatrzony numerem z wykorzystaniem ołówka mógłby zostać usunięty, a numeracja bez problemu zmodyfikowana. Dlatego dokumentacji pracowniczej nie należy numerować ołówkiem.

Każda teczka akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów oraz oświadczeń. Nie jest to wykaz sporządzony raz na zawsze. Mogą bowiem wystąpić sytuacje, które będą wymuszały modyfikację wykazu.

Wydzielone części akt osobowych

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej daje możliwość przechowywania oświadczeń lub dokumentów w częściach A, B i C akt osobowych w sposób powiązany ze sobą tematycznie. W takim przypadku wydzielone części powiązane tematycznie poszczególnych akt osobowych oznacza się odpowiednio poprzez stosowanie numeracji A1, B1, C1 i kolejne.

W przypadku przechowywania w poszczególnych częściach akt osobowych dokumentów powiązanych tematycznie dokumenty w obrębie poszczególnych części powiązanych tematycznie powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, numerowane w ramach każdej wydzielonej części. Każda z takich części powinna mieć ponadto osobny wykaz dokumentów lub oświadczeń.

Możliwość przechowywania dokumentów w wydzielonych częściach akt osobowych wymaga zachowania "związku tematycznego". Kłopot w tym, że przepisy nie precyzują dokładnie, jak należy to rozumieć.

Przykład

Pracodawca w teczce A akt osobowych gromadzi m.in. dokumentację związaną z profilaktycznymi badaniami lekarskimi - skierowania na badania oraz orzeczenia lekarskie. Pracodawca uznał, że będzie przechowywał w osobnych, wydzielonych częściach skierowania na badania, a w innych wydzielonych częściach - orzeczenia lekarskie. Odnosząc się do proponowanego przez pracodawcę podziału można uznać, że ogólny "związek tematyczny" jest zachowany - osobno przechowywane są skierowania, a osobno orzeczenia. Należy jednak uznać, że w omawianym przypadku optymalną praktyką będzie nietworzenie wydzielonych części tematycznych - osobnej dla skierowań i osobnej dla orzeczeń. Wynika to z faktu, że każde orzeczenie jest konsekwencją wydania wcześniejszego skierowania na dane, konkretne badanie profilaktyczne. Istnieje bardzo ścisła zależność między orzeczeniem lekarskim, a poprzedzającym go skierowaniem na badania. Lekarz medycyny pracy wydaje bowiem orzeczenie, oceniając możliwość świadczenia pracy w konkretnych warunkach środowiska pracy - opisanych w skierowaniu na badania. Dlatego prawidłowym rozwiązaniem będzie przechowywanie łącznie skierowań i orzeczeń dotyczących badań lekarskich.

Grupowanie w części A, B i C akt osobowych wyodrębnionych części pogrupowanych tematycznie jest pozostawione swobodnemu uznaniu pracodawcy. Jest to rozwiązanie zalecane ze względów praktycznych, jednak w żadnym razie nie można pracodawcy postawić zarzutu nieprawidłowego prowadzenia akt osobowych, jeżeli w jego ocenie wystarczające będzie zachowanie ogólnej chronologii w poszczególnych częściach akt osobowych, bez wyodrębniania części powiązanych tematycznie.

Przykład

Część B akt osobowych zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r. zasadami zawiera m.in. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami oraz zasadami bhp, o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą, jak również dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia bhp. W tym przypadku zasadnym postępowaniem będzie wyodrębnienie z części B akt osobowych wydzielonej oznaczonej części, która będzie zawierała komplet dokumentów związanych z technicznym bezpieczeństwem pracy. Uwzględniając zakres kontroli inspektorów pracy, nastawiony w dużej mierze na problematykę bhp, pozwoli to na szybkie odnalezienie wymaganych dokumentów dotyczących szkoleń bhp czy potwierdzeń zapoznania się przez pracownika z przepisami bhp.

Obok możliwości przechowywania dokumentów w części A, B i C w częściach powiązanych ze sobą tematycznie przepisy wprowadzają obowiązek przechowywania dokumentów w częściach osobnych - dotyczy to części D akt osobowych, gdzie gromadzone są dokumenty związane z nakładanymi na pracownika karami porządkowymi. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary. Przyporządkowuje się im odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Jeżeli inspektor pracy kontrolujący prawidłowość prowadzenia akt osobowych ustali, że dokumenty dotyczące poszczególnych kar nie są uporządkowane w ramach wyodrębnionych części, wówczas wyda polecenie ustne lub wystąpienie zobowiązujące pracodawcę do stosowania się do zasad dotyczących przechowywania dokumentacji znajdującej się w tej części akt osobowych.

UWAGA!

W części D akt osobowych dokumenty przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne.

Przykład

Pracodawca w ciągu pół roku nałożył na pracownika dwie kary porządkowe - upomnienie i naganę. Z oczywistych względów kary mają charakter niezależny, zostały nałożone za osobne przewinienia porządkowe w ramach odrębnych postępowań w sprawie nałożenia kary porządkowej. W omawianym przypadku dokumentacja związana z pierwszą karą będzie przechowywana w części D1, natomiast z kolejną karą - w części D2.

Przykład

Pracodawca założył część D akt osobowych. Podzielił ją na następujące wydzielone części:

D1 - wnioski o nałożenie kary porządkowej,

D2 - protokoły wysłuchania pracownika,

D3 - zawiadomienia o ukaraniu,

D4 - sprzeciwy od nałożonych kar,

D5 - korespondencja z reprezentującą pracownika organizacją związkową.

W takim przypadku, mimo zachowania związku tematycznego poszczególnych wyodrębnionych części, nie można mówić o prawidłowym postępowaniu pracodawcy. W przypadku części D akt osobowych obowiązuje nie tyle związek tematyczny w zakresie poszczególnych rodzajów dokumentów, ile związek dokumentów z konkretnym przewinieniem porządkowym, które stanowiło powód uruchomienia procedury nakładania w danym przypadku kary porządkowej.

W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Przykład

Pracodawca nałożył na pracownika karę porządkową. Dokumentacja wraz z odpisem zawiadomienia o ukaraniu znalazła się w części D akt osobowych - w części wydzielonej oznaczonej symbolem D1. Kilka miesięcy później pracownik dopuścił się kolejnego przewinienia, co spowodowało nałożenie kolejnej kary i brak możliwości zatarcia pierwszej kary po roku nienagannej pracy. Dokumentacja dotycząca drugiej kary została złożona w wydzielonej części D2. Z racji nienagannego wykonywania pracy po nałożeniu drugiej kary pierwsza kara porządkowa uległa zatarciu - po roku nienagannej pracy, licząc od daty nałożenia drugiej kary porządkowej. W części D akt osobowych została zachowana część oznaczona jako D2. Pracodawca nie dokonał korekty numeracji. W takim przypadku brak korekty w zakresie ponumerowania pozostawionej w części D akt osobowych wyodrębnionej części odnoszącej się do kary, która oczekuje na zatarcie, nie jest postępowaniem prawidłowym. Pozostawienie jedynej w aktach osobowych części oznaczonej jako D2 może sugerować, że wcześniej na pracownika była nałożona kara porządkowa i nie do końca powoduje zatarcie kary. Tym samym obowiązkiem pracodawcy jest taka korekta wydzielonych części w części D akt osobowych, aby ich oznaczenie nie sugerowało, że pracownik wcześniej był obciążony karą, która uległa zatarciu.

Odpisy lub kopie

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w formie papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Przepisy nowego rozporządzenia nie definiują, czym jest odpis lub kopia dokumentu. W powszechnym znaczeniu odpis lub kopia są używane zamiennie w celu odróżnienia dokumentu oryginalnego od takiego, który został sporządzony w oparciu o oryginał lub stanowi jego odzwierciedlenie zgodne z oryginałem. Przyjmuje się, że odpis dokumentu stanowi każde odwzorowanie, które wiernie oddaje treść dokumentu oryginalnego. Kopia jest natomiast "rzeczą" dokładnie odtworzoną z oryginału - poprzez powielenie oryginału za pomocą np. kserokopiarki. Odpis może zatem zostać wykonany odręcznie, przykładowo w nagłych przypadkach, gdy z różnych względów nie ma możliwości sporządzenia kopii. Kopia jest natomiast wykonywana przy użyciu urządzeń technicznych.

Przepisy wymagają, aby odpis lub kopia dokumentu przedłożonego przez ubiegającego się o zatrudnienie lub pracownika zostały poświadczone. Czynność ta może być dokonana przez pracodawcę osobiście, co będzie miało miejsce w przypadku mniejszych pracodawców. W przypadku pracodawców będących jednostkami organizacyjnymi poświadczeń będą dokonywały z reguły osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych pracowników, jakimi są osoby umocowane do dokonywania czynności w zakresie prawa pracy w imieniu pracodawcy.

Regulacja nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zobowiązująca pracodawcę do poświadczenia odpisów lub kopii dokumentów nie normuje strony technicznej tej czynności. Wobec braku szczegółowych uregulowań można przyjąć, że wystarczającym zabiegiem będzie posłużenie się pieczątką "za zgodność z oryginałem (z dokumentem przedłożonym przez pracownika)" ze wskazaniem imienia, nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby poświadczającej.

Właściwe warunki przechowywania dokumentacji

Akta osobowe powinny być przechowywane we właściwych warunkach (§ 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Rolą pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację przechowywaną w formie papierowej przed:

  • zniszczeniem,
  • uszkodzeniem,
  • utratą,
  • dostępem osób nieupoważnionych.

Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w pomieszczeniu, co wyklucza możliwość jej przechowywania w prowizorycznych i tymczasowych miejscach, takich jak np. kontenery czy wiaty. W pomieszczeniu powinna być zapewniona odpowiednia wilgotność, temperatura oraz zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych.

Przepisy nie definiują poszczególnych sytuacji, przed którymi pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć dokumentację. Zniszczenie dokumentacji to pozbawienie jej cech umożliwiających skorzystanie z niej - przykładem może być spalenie czy przypadkowe wrzucenie dokumentów do niszczarki. Uszkodzeniem może być "zniszczenie częściowe", np. zalanie części dokumentacji, co może spowodować brak możliwości odtworzenia jej zapisów w części. Utrata dokumentacji może być utożsamiana z jej zagubieniem - przemijającym lub trwałym, jak również z utratą w wyniku kradzieży czy wyniesienia przez pracownika.

Odrębną kategorią zdarzeń związanych z naruszeniem bezpieczeństwa akt osobowych jest dostęp do nich przez osoby nieupoważnione. Prowadzenie akt osobowych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Tym samym niezbędne jest zapewnienie, aby czynności przetwarzania, na każdym ich etapie, były realizowane przez osoby przez pracodawcę upoważnione - w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Regulacje przejściowe w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r. (§ 19 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy.

Przykład

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę 3 grudnia 2018 r. Z treści umowy wynikało, że pracownik ma rozpocząć pracę 2 stycznia 2019 r. Natomiast 4 grudnia 2018 r. pracownik został skierowany na profilaktyczne badania lekarskie, w wyniku których nie stwierdzono przeciwwskazań do pracy. Orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy zostało pracodawcy dostarczone 5 grudnia 2018 r. Pracodawca założył pracownikowi akta osobowe z podziałem na 3 części A, B i C 7 grudnia 2018 r. W takim przypadku, uwzględniając, że stosunek pracy został nawiązany 2 stycznia 2019 r., nie było podstaw do zakładania akt osobowych przed tym terminem zgodnie z przepisami uchylonego rozporządzenia. Jeżeli pracodawca założył pracownikowi akta osobowe 7 grudnia 2018 r., to niezbędne będzie ich niezwłoczne dostosowanie do wymogów nowego rozporządzenia, zgodnie z którym przepisy w nim zawarte stosuje się do dokumentacji osób zatrudnionych w charakterze pracowników od 1 stycznia 2019 r.

Warto zauważyć, że w kontekście stosowania przepisów nowego rozporządzenia w zakresie prowadzenia akt osobowych nie ma znaczenia zawarcie przed 1 stycznia 2019 r. umowy przedwstępnej. W żadnym razie jej zawarcie w 2018 r. nie powoduje możliwości założenia i prowadzenia akt osobowych zgodnie z przepisami uchylonego rozporządzenia, w sytuacji gdy stosunek pracy został rozpoczęty w 2019 r.

Do akt osobowych pracowników pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku do dokumentów zgromadzonych przed dniem wejścia w życie nowych przepisów stosuje się zasady wynikające z uchylonego rozporządzenia. Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku dostosowania akt osobowych w zakresie dokumentacji prowadzonych przed 1 stycznia 2019 r. do wymogów wynikających z przepisów nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nie ma przeszkód, aby pracodawca dostosował akta osobowe prowadzone przed 1 stycznia 2019 r. do wymogów wynikających z nowego rozporządzenia. Jest to jednak pozostawione swobodnemu uznaniu pracodawcy, co oznacza, że za niedostosowanie się do nowych przepisów nie grożą pracodawcom żadne sankcje prawne ze strony organów kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy.

Do dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., która powstała po dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia należy stosować nowe regulacje.

Przykład

Pracodawca zastosował karę upomnienia wobec pracownika, który dotychczas wykonywał pracę w sposób nienaganny. Przewinienie porządkowe i proces nałożenia kary porządkowej miał miejsce w styczniu 2019 r. W tym przypadku obowiązkiem pracodawcy będzie założenie części D akt osobowych i wyodrębnienie w niej części, w której będą zgromadzone wszystkie dokumenty związane z nałożoną karą. Całość powinna być oznaczona symbolem D1.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, że stosunek pracy zatrudnionego ustał przed wejściem w życie przepisów nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku do akt osobowych należy stosować przepisy uchylonego rozporządzenia. Tym samym dla pracownika, którego stosunek pracy ustał najpóźniej 31 grudnia 2018 r., pracodawca nie będzie miał obowiązku zakładania części D akt osobowych - w ramach prowadzonej dokumentacji archiwalnej - ani dostosowywania zawartości poszczególnych części akt osobowych do zasad wynikających z nowego rozporządzenia.

Fakt, że stosunek pracy ustał przed wejściem w życie przepisów nowego rozporządzenia, nie powoduje, iż nowe regulacje zupełnie nie będą miały zastosowania do akt osobowych. Obowiązkiem pracodawców jest bowiem dostosowanie warunków przechowywania akt osobowych wytworzonych w ramach stosunku pracy, który ustał przed 1 stycznia 2019 r., do nowych wymogów - w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów.

Stosowanie przepisów przejściowych w zakresie prowadzenia akt osobowych

Okres zatrudnienia pracownika

Stosowane przepisy

Akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Zastosowanie mają w sposób kompleksowy przepisy nowego rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., którzy pozostają w zatrudnieniu od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja wytworzona przed 1 stycznia 2019 r. jest prowadzona według zasad obowiązujących w okresie jej wytworzenia. Nie ma obowiązku dostosowywania jej do nowych wymogów obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy mogą ją jedynie dostosować do nowych zasad według własnego uznania.

Dokumentacja gromadzona po 31 grudnia 2018 r. pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.

Akta osobowe prowadzone zgodnie z nowymi zasadami wynikającymi z rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ustanie zatrudnienia przed 1 stycznia 2019 r.

Akta osobowe prowadzone zgodnie z zasadami obowiązującymi do 31 grudnia 2018 r.

Brak obowiązku zakładania nowych akt osobowych

W okresie obowiązywania wcześniejszych regulacji dotyczących prowadzenia akt osobowych pojawiały się w praktyce wątpliwości, czy trzeba tworzyć nowe akta osobowe, jeżeli stosunek pracy ulegał rozwiązaniu, a następnie po dłuższym lub krótszym okresie strony ponownie zaczynały współpracować w ramach stosunku pracy. Kwestię tę rozstrzygnęła nowelizacja przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (art. 945 § 1 Kodeksu pracy).

Podstawa prawna:

§ 1-6, § 8, § 19-23 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

art. 94 pkt 9a, art. 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

§ 1-8a uchylonego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894

Sebastian Kryczka,

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK